ما هو جرد المخزون واهميته وكيف يتم تحسينه؟

جرد المخزون هو عملية تحديد الكمية الفعلية للمنتجات أو السلع المخزنة في المستودعات أو المتاجر.

ويتم ذلك عن طريق إجراء عد وفحص دقيق للمخزون المتاح، وتحديد الكميات المتبقية والمباعة والتالفة والمنتهية الصلاحية.

ويعتبر جرد المخزون أداة مهمة لإدارة المخزون وضمان توفر المنتجات والسلع بشكل دائم للعملاء، كما يساعد على اتخاذ القرارات المناسبة بشأن إعادة تجديد المخزون والتخلص من المنتجات الغير مرغوب فيها.

ويمكن إجراء جرد المخزون بشكل دوري أو عند الحاجة، ويتم استخدام أنظمة مختلفة لتسهيل هذه العملية مثل برامج إدارة المخزون والباركود.

وإمكانية جرد المخزون تشير إلى قدرة الشركة على فهم المخزون المتوفر لديها، وحالته، ومكان تخزينه.

ويعتمد العملاء أيضاً على إمكانية جرد المخزون للعثور على المنتجات التي يرغبون في شرائها في أي من متاجر الشركة المختلفة.

ويشمل المخزون السلع والقطع والمواد الخام المعروضة للبيع أو المستخدمة لبناء منتجات جديدة. فهناك أنواع رئيسية من المخزون:

أنواع المخزون

1. مخزون المواد الخام :
   وهى المواد التي يستخدمها نشاطك التجاري لإنتاج السلع الخاصة، وهي المواد التي تستخدمها الشركة لإنشاء المنتجات وإنهائها..
2. مخزون العمل الجاري :
   يتكون مخزون العمل الجاري من البضائع المنتهية جزئياً، أي تلك البضائع التي لم تكتمل تصنيعها
3. مخزون المنتج النهائي:
   يشمل مخزون المنتجات الكاملة الجاهزة للتسويق والبيع.
4. مخزون مواد التعبئة والتغليف :
   وهو المخزون الذي تستخدمه المنشأة لتعبئة وشحن البضائع الجاهزة
5. مخزون مستلزمات الصيانة والإصلاح والتشغيل :
   وهي عناصر يتم وضعها للحفاظ على المهام في عملية الإنتاج، وعادة ما تكون هذه السلع مكونًا رئيسيًا في عملية الإنتاج ولكنها ليست جزءاً مباشراً من المنتج النهائي.
6. مخزون الأمان :
   هو مقدار المخزون الذي تحتفظ به في متناول اليد والذي يتجاوز ما يحتاجه عملك لتلبية الطلب المنتظم.

ما هو جرد الطلبات؟

تُظهر جرد الطلبات للشركات متى تم تقديم الطلبات، ومتى سيتم تنفيذها، وكيف سيتم شحنها.

فمن خلال جرد الطلبات، يمكنك تتبع تنفيذ الطلبات طوال عملية الشحن حتى التسليم النهائي.

وجرد الطلبات هي العنصر الأساسي لتقديم خدمة عملاء ممتازة لأنها يمكن أن تقلل من أسئلة العملاء وشكاويهم، وهذا، بدوره، يقلل من تكاليفك.

كيف تراقب المخزون؟

تستخدم الشركات استراتيجيات وأنظمة إدارة المخزون لمراقبة المخزون.

تساعد هذه الطريقة في تقليل نقص البضائع والفائض منها، والتحكم في التكاليف، وإرضاء العملاء.

تشمل الخطوات الأساسية لإدارة المخزون التي تحسن الجرد:

• تسجيل تفاصيل دقيقة عند الاستلام لتحسين دقة البيانات.
• الاستثمار في برامج إدارة المخزون لضمان أن لديك جرد للأصناف في جميع المواقع وقنوات البيع.
• استخدام الماسحات الضوئية المحمولة داخل مستودعات ومناطق التوصيل لتتبع حركة الأصناف.
• اختيار تقنيات إدارة المخزون المناسبة لعملك.
• فحص المخزون بانتظام وإجراء عدادات دورية.

لماذا يعتبر جرد المخزون مهم؟

إن جرد المخزون أمر أساسي لرضا العملاء، مما يحسن في النهاية فرص شركتك للنجاح.

فهي تتيح للشركات وعملائها معرفة ما هو متوفر في المخزون، وأين يتواجد، وكمية ما هو متاح. هذا الجرد أمر حاسم لتجار التجزئة.

وعلى الرغم من أهمية جرد المخزون، فهناك العديد من تجار التجزئة الصغيرة لا تزال تستخدم طرق يدوية أو لا تتتبع المخزون على الإطلاق.

وبالمثل، يقول العديد من تجار التجزئة في جميع أنحاء العالم أن الأصناف تصل متأخرة لأنهم يبيعون عناصر غير متوفرة حالياً في المخزون.

كما أن جرد المخزون مهم لموزعي الجملة للمساعدة في إدارة التكاليف وتلبية الطلب، وبالنسبة للمصنعين لضمان أن لديهم دائماً الوصول إلى المواد الخام المطلوبة في عملية التصنيع.

وفي العديد من الحالات، يمكن لبرامج تتبع المخزون المساعدة في خفض التكاليف.

وبصرف النظر عن الشحن في الوقت المحدد، إليك كيف يمكن لجرد المخزون الأفضل المساعدة في نمو الأعمال:

• تضمن عدداً دقيقاً للمخزون عبر جميع المواقع وقنوات البيع، بما في ذلك المتاجر الفعلية وعبر الإنترنت، مما يوفر تجربة عميل أفضل.
• تساعد في تحديد المشاكل التي تسبب التأخير، حتى تتمكن من إجراء التعديلات لتلبية الولاء بالطلبات.
• توفر جرد حقيقي حول أي المنتجات هي الأكثر مبيعًا أو تتجه للأعلى.
• تحديد فرص لتوفير التكاليف.
• توفر رؤية شاملة في الوقت الحقيقي حول الطلبات والشحنات لتوفير معرفة مسبقة موثوقة حول موعد وصول البضائع.
• تحسن رضا العملاء من خلال مشاركة مجموعة كاملة من المنتجات المتاحة، وخيارات الولاء، وموعد وصول الشحنة.

فوائد جرد المخزون

يؤثر جرد المخزون مباشرة على إنجاز الطلبات، والتي في النهاية تؤثر على الأرباح.

فهناك العديد من الفوائد للشركة التي تعرف كم هى عدد وحدات الصنف التي تحتفظ بها وما إذا كانت في مستودع أو متجر أو مع شريك في الشحن المباشر.

ما هي فوائد جرد المخزون؟

• الكفاءة التشغيلية:
يوفر الوقت الذي ينفق في البحث عن الأصناف أو الرد على استفسارات العملاء حول الطلبات المتأخرة.
• مستويات للمخزون/الأصناف:
عندما تعرف ما لديك وأين يوجد، فإنك لا تطلب مخزوناً زائداً، الأمر الذي يمكن أن يتحول إلى مخزون منتهي الصلاحية. بدلاً من ذلك، تقوم بتعويض الأصناف المنخفضة بسرعة.
• زيادة الأمان والتحكم في المخزون:
جرد المخزون والتحكم في المخزون أمران حاسمان للصناعات التي تخضع لتنظيم صارم، مثل الكيماويات والغذاء والصناعات الدوائية، والتي تتطلب تتبعاً صارماً للأصناف والكميات.
• تحسين القدرة على تلبية الطلب:
الجرد الجيد يعني وجود ما يكفي من الأصناف المحلية لتلبية الطلب. فالمعلومات الدقيقة حول جداول الإنجاز تحسن تجربة العملاء.
• تحسين/تخصيص توزيع الموارد:
تشجيع الجرد الأفضل يحسن إدارة المخزون من خلال إرسال الكمية المناسبة من الأصناف إلى نقاط البيع بالتجزئة والتجارة الإلكترونية.
• توقعات دقيقة أكثر:
يتتبع التحكم في المخزون الأصناف الواردة والصادرة، والأصناف المحتفظ بها، ويجري تدقيقات دورية للمخزون. فتتبع البيانات يسهم في شراء المخزون وتحسين التوزيع.
• شفافية سلسلة التوريد:
يرغب العملاء في معرفة حالة طلباتهم أثناء تقدمها من خلال سلسلة التوريد.
• تحسين رضا العملاء:
الجرد الأفضل يجعل مشاكل المنتج والتسليم ظاهرة قبل وصولها إلى العميل. والجرد أيضاً يساعد الشركات على تقديم مزيد من المنتجات للعملاء وتلبية احتياجاتهم.
• زيادة استجابة السوق:
تزود البيانات الشركات بالمعرفة التي تحتاجها للتنبؤ بتحولات الطلبات الاستهلاكية.
• القدرة على التكيف مع الأحداث غير المتوقعة:
يمكن للشركات التكيف بشكل أسرع مع الاتجاهات وانقطاعات سلسلة التوريد.
• وجهات نظر مرنة:
تتطلب بعض الأحداث فحص البيانات التاريخية والخارجية لمنع البيع الزائد وفقدان المبيعات.
• تحسين عائد الاستثمار:
لأن المخزون الذي يبقى في المستودع يمثل نقودا مربوطة، فتريد أن تحتفظ بأقل كمية من الأصناف ممكنة مع خدمة احتياجات العملاء.

تحديات جرد المخزون

تجلب التجارة الإلكترونية العديد من خيارات الولاء للعملاء. فيمكن للمنتجات أن تصل إلى العملاء من خلال عمليات الشراء في المتجر، شراء عبر الإنترنت واستلامها في المتجر نفسه، والشحن من مستودع، او الشحن من المتجر أو الشحن المباشر.

تشمل التحديات الرئيسية لتحقيق جرد دقيق ما يلي:

• التغييرات غير المسجلة دفتريا:
فالتغييرات التي تتم في المخزون مثل السرقة أو الكسر غير المبلغ عنه أو التلف تعيق التخطيط والوفاء بالطلبات.
• العمليات اليدوية:
يعتبر العد اليدوي الدوري والتتبع في عصر الباركود والعد الآلي غير فعال.
• عدم الجرد:
عدم القدرة على تتبع المنتج عبر عدة تطبيقات مثل ERP و SCM و CRM داخلياً وداخل النظام المستخدم يمكن أن يتسبب في تأخير غير ضروري وتوفير تجربة سيئة للعملاء.
• الإدارة السيئة:
عندما يتلقى المديرون إخطاراً متأخراً بالأحداث غير المخطط لها ، فلا يمكنهم دائماً استخدام الأنظمة الموجودة للرد اللحظي.
• عدم التأكد من وجود الطلب:
فعندما لا يوجد جرد في المخزون ، فيمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة المخزون وزيادة الطلب الاستثماري.
• عدم وجود البيانات:
يمكن أن يؤدي عدم توفر المعلومات الحرجة عند الحاجة للمديرين إلى فقدان المبيعات والنفاد من المخزون والتخفيضات وتقليل المخزون.
• مشاكل التنفيذ:
عندما لا يعرف المديرون أين وما هي الكمية المتوفرة من المخزون للتنفيذ في كل وقت ، فلا يمكن أن يتخذوا قرارات مدروسة بعناية.
• الأصناف التي نفدت من المخزون:
فالعملاء الذين لا يستطيعون الحصول على ما يحتاجونه منك سوف يستبدلون علامتك بعلامات تجارية أخرى أو يشترون من المنافسين.
• قيمة الوقت:
فعندما يقضي الموظفون وقتاً في جمع البيانات ذات القيمة القليلة وبذل جهود كبيرة ، فهم لا يركزون على أولوياتهم ويقومون بعملهم كما ينبغي.
• التخطيط السيئ:
عدم التخطيط لمستويات المخزون، صعودا وهبوطا، يمكن أن يؤدي إلى نقص في المخزون، ويليها تعويض زائد وفائض. ويمكن أن تؤدي هذه المشكلات إلى زيادة مستوى التخفيضات للمخزون البطيء والغير مستعمل.
• منصات تتبع المخزون القديمة غير كافية:
منصات التجارة الإلكترونية القديمة، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) القديمة غالباً لا توفر التحديثات الفورية التي تحتاجها الشركات متعددة التخصصات.

ما الذي يمنع الشركات من تحقيق جرد المخزون الشامل من البداية إلى النهاية؟

تواجه التجار مخاوف بشأن التكاليف والمهارات المتاحة وتكامل البرامج الذي يعيقهم جميعا عن الحصول على جرد مخزون كامل. وتمنع هذه المخاوف عدم استخدام الأدوات المناسبة لتوفير الجرد الشامل من البداية إلى النهاية.

تحديات تحقيق جرد المخزون في الوقت الحقيقي:

• يمكن أن تكون تكاليف التكنولوجيا الأولية كبيرة.
• استمرار استخدام أنظمة التتبع اليدوية.
• عدم فهم التحول الرقمي كطريقة لتحسين للمبيعات.
• صعوبات في دمج أنظمة البرامج القديمة مع برامج إدارة المخزون.
• مشاكل في إدخال البيانات الدقيقة في النظام.

كيفية تحسين جرد المخزون

إن الأدوات والتقنيات التي تتتبع البضائع عبر سلسلة التوريد يمكن أن توفر جرد أفضل للمخزون. فيمكن للشركة التي تستطيع تتبع مخزونها من مصدره حتى التسليم أن تساعد في تلبية الطلب المتزايد من العملاء على التنوع والخدمة السريعة والفعالة.

طرق لتحسين جرد المخزون:

• استخدام أجهزة قارئات الباركود:
توفر عمليات المسح تحديثات فورية مع تحرك المخزون من مكان إلى آخر أو داخل مبنى ما. وتقلل هذه الأدوات من تكاليف العمالة لعمليات الإحصاء، وتزيد من دقة المخزون وتضيف التحكم في الجودة.
• أنظمة تتبع مخزون متقدمة:
استخدام أدوات يدوية مثل جداول البيانات والبريد الإلكتروني لإدارة مواقع التخزين المتعددة والطرق المختلفة للبيع ومراقبة سلسلة التوريد يكاد يكون مستحيلا. فتحتاج الشركات إلى أدوات رقمية حديثة لتحقيق النجاح.
• إضافة نظام إدارة المستودعات :
يتحكم نظام إدارة المستودعات في أنشطة المستودع، بدءاً من التخطيط العام،ومكان الصنف إلى عمليات اختيار الأصناف والتعبئة والإحصاء الدوري.
• تنفيذ برامج إدارة المخزون:
تدير هذه البرامج الأنشطة في سلسلة التوريد التي تكون خارج المستودع. ويستخدم المديرون أيضاً هذه الأداة للمساعدة في توقع الطلب المستقبلي من خلال جمع بيانات المخزون. ومع ذلك، سيوفر تنفيذ برامج إدارة المخزون التي تتكامل مع نظام إدارة المستودعات مزيداً من المعلومات حول توفر المخزون وموقعه.
• استخدام منصة تخطيط موارد المؤسسة (ERP):
تقوم هذه المنصات القوية بجمع البيانات وإدارة الإنتاج والمشتريات والمبيعات والمحاسبة والمخزون وأكثر من ذلك. وتساعد هذه الأدوات في التغلب على اضطرابات سلسلة التوريد وضبط الطلبات التكميلية تلقائياً مع تغير مستويات المخزون. ويتحكم نظام ERP في المخزون عبر الأقسام والتخصصات، بما في ذلك عمليات النقل عبر التخصصات. لتصبح أكثر كفاءة في برامج ERP، تعرف على المزيد حول العمليات التي تُدار بواسطة نظام DEXEF ERP.

• تحسين جميع العمليات:
تعتمد العمليات الفعالة على البيانات الكاملة. وتستخدم الشركات هذه المعلومات لضمان مستويات الجرد الكافية. للالتزام بالخطة، مع الاستثناءات الموافق عليها فقط، ويسمح لك بتقييم الفعالية.

• تحسين عمليات العد:
يقلل التحسين في عمليات العد اليدوي من تكاليف العمالة ويزيد من دقة المخزون ومستويات الأصناف. فسيكون للموظفين المزيد من الوقت للقيام بمهام ربحية مثل تنفيذ الطلبات. كما يقلل التشغيل التلقائي من المشاكل الثانوية المتعلقة بعدم دقة المخزون والتكاليف الغير مباشرة الناجمة عن أخطاء البيانات.

• تحسين استغلال المساحة:
يقلل التصميم المنظم للمستودع من الوقت الذي يقضيه العاملون في البحث عن الأصناف ويزيد من دقة الولاء.

• تنفيذ نظام إدارة الطلبات:
فجرد الطلبات للعملاء أمر أساسي. ويوفر نظام إدارة الطلبات العالمي (DOM) جرد عام لجميع أنظمة سلسلة التوريد المستخدمة لإعادة تعبئة الطلبات. ونظام إدارة الطلبات (OMS) يرتب الطلبات في تسلسل قوى فعال.

5 طرق يقوم بها نظام ال ERP جرد المخزون:

للتحقق من المخزون في جميع المواقع في أي وقت، تحتاج الشركات إلى أنظمة ERP موثوقة لتتبعه وإدارته عبر سلسلة التوريد. وتقدم DEXEF ERP هذه الوظيفة وأكثر.

فوائد دمج نظام تخطيط موارد المؤسسات لزيادة جرد المخزون:

• عمليات تلقائية:
تقلل الأخطاء اليدوية وتزيد الكفاءة، مما يعني المزيد من الإيرادات.
• حل المشاكل غير المتوقعة:
تضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أن يتطابق المخزون دائمًا مع الإنتاج أو الطلب الاستهلاكي، بغض النظر عن الظروف. ويساعد الشركات في الالتزام بخطتها للمخزون.
• تحسين المخزون في الوقت المناسب:
عندما تطلب الشركات وتستلم المنتجات حسب الحاجة، يقلل ذلك من تكاليف نقل المخزون. وامتلاك الكمية المناسبة من المخزون، المعروفة أيضا باسم المخزون في الوقت المناسب، ويساعد أيضاً على تقليل الوقت المهدر في التعامل مع النقص أو الفائض.
• تقديم رؤى قابلة للتطبيق:
يمكن للمديرين العثور على بيانات سلسلة التوريد العالمية والتحليلات على شاشة واحدة. الوصول إلى هذه المعلومات عندما يحتاجون إليها أمر حاسم في اتخاذ قرارات تجارية أفضل.
• دعم تنقلات الموظفين في مكان:
فنظام تخطيط موارد المؤسسات القائم على السحابة يساعد فريق المبيعات وخدمة العملاء العمل في أي مكان. فيمكن للموظفين الاستمرار في توفير المعلومات الحديثة للعملاء حول المخزون وتفاصيل الطلبات لحظياً.

يوفر برنامجDEXEF ONE جرد المخزون بشفافية عبر سلسلة التوريد، مما يحسن خدمة العملاء والتنبؤات والعمليات العامة.

أسئلة يتم طرحها للمساعدة في الاعتماد على البرمجيات لجرد المخزون

1. كم ساعة تقضي كل جرد ربع سنوي للقيام بجرد المخزون؟ وكم يمكن للبرمجيات تقليل ذلك؟
2. كم ساعة ستوفرها إذا قمت باستبعاد عمليات العد اليدوي؟
3. كم المبيعات التي فقدتها بسبب عدم توفر المخزون؟
4. هل زار متسوقو الإنترنت متجرك الفعلي ليتبين لهم أن العنصر متاح فقط عبر الإنترنت؟
5. كم من الوقت يقضي خدمة العملاء في الرد على أسئلة حول الطلبات المتأخرة أو التعامل مع شكاوى حول الطلبات الغير صحيحة أو التالفة؟
6. ما هي العقوبات التي تفرضها لعدم القدرة على تتبع منتج مرتجع أو معيب؟
7. هل عليك البحث في الملفات وإرسال البريد الإلكتروني لمعرفة موعد وصول البضائع؟
8. كمية رأس المال لديك المرتبطة بالمخزون ذي الطلب الضئيل؟

عندما تحصل على الإجابات على هذه الأسئلة كما تنطبق على عملك، ستكون جاهزاً لتقديم حالة قوية للاستثمار في برمجيات جرد المخزون.

تسهيل جرد المخزون مع DEXEF ERP
جرد المخزون أمر ضروري لازدهار أعمالك في سوق البيع متعدد التخصصات. وتقدم DEXEF إدارة المخزون وتوفر جرد عن طريق توفير بيانات في الوقت الحقيقي لجميع مواقع المخزون. وتوفر DEXEF منصة ERP موحدة تجمع بين نظام إدارة المستودعات ، جنباً إلى جنب مع البيانات المالية والعملاء والتي توفر جرد للمخزون لكل جزء من المؤسسة في الوقت الحقيقي.