.عملية الإغلاق المالي هي عملية حاسمة لأي منظمة أو شركة، وتشمل هذه العملية العديد من الخطوات الحيوية

مثل التدقيق المالي، والتقارير المالية، وإعداد القوائم المالية السنوية، والتحقق من الامتثال للقوانين واللوائح المالية. وتلعب هذه العملية دوراً حاسماً في ضمان دقة البيانات المالية والامتثال للمعايير المحاسبية.

من الضروري أيضاً أن تتم هذه العملية بشكل منتظم وفي الوقت المحدد، حيث تساهم في تمكين اتخاذ القرارات الاستراتيجية بشكل صحيح وفي الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك، يعتمد النجاح المالي للشركة بشكل كبير على كفاءة ودقة هذه العملية.

وتواجه فرق المالية أيضا ضغوطا لإكمال هذه المهام بسرعة وبدون أخطاء. حتى يتم إرسال التقارير المالية، من الصعب أن تكون سريعا وخاليا من الأخطاء في نفس الوقت حتى في أفضل الظروف.

وفي العالم الحقيقي، حيث لا تكون الظروف مثالية أبدا، فإن تحقيق هذا النوع من الكمال يكون أكثر صعوبة، بالنسبة لقسم المحاسبة الذي يعاني من موارد محدودة وعمليات غير فعالة وبرامج قديمة، فإنه يكاد يكون مستحيلا تقريبا.

5 علامات تدل على أن عملية الإغلاق المالي الخاصة بك غير دقيقة

ليس من السهل دائما الاعتراف بأن النهج المجرب والمعتاد لا يعمل، وتستمر عمليات الإغلاق المالي ، على الرغم من عيوبها، ببساطة لأن هذا هي الطريقة التي يتم اتباعها دائما.

يقبل الناس أن الأخطاء وتأخيرات التقارير في كل عملية إغلاق هي “طبيعية”، ونتيجة لذلك، يفوتون الفرص للتحسين وتفادى الأخطاء.

ولحسن الحظ، هناك عدة إشارات حمراء تشير إلى أن عملية إغلاق الشركة المالية غير دقيقة وهى:

1.    النقص فى وجود وثائق:

تبدأ العملية المعروفة بمجموعة من الخطوات المحددة بوضوح، وترتيبها بالشكل الذي يجب أن تُنفذ به، وفي أفضل الحالات، جدول زمني لإكمالها. وبدون هذا النوع من الهيكلة، يصعب معرفة ما إذا كانت العملية تسير بسلاسة أم لا، أو تحديد المشاكل التي قد تؤثر على الأداء.

ومع ذلك، في العديد من المؤسسات، لا يتم توثيق عملية الإغلاق المالي. غالباً ما يفترض مديرى المحاسبة أن الأشخاص في فريقهم يعرفون ما يحتاجون إلى فعله، لذا لا يحتاجون إلى توثيق. أو أنهم قد يفتقرون ببساطة إلى القدرة على توثيق العملية. بغض النظر عن السبب، فإن المهام من المرجح أن تُغفل، أو تُكمل بشكل غير صحيح عندما لا يكون مديرى المحاسبة قد حددوا الخطوات.

2.عدم وجود آلية للتشغيل التلقائي:

يعتبر قسم المحاسبة حارس سجل رئيسي للأعمال ومسؤولا عن ضمان تسجيل ونشر جميع المعاملات المالية بشكل صحيح في اليومية العامة، ، وعندما تكون هذه العملية يدوية، حيث يقضي المحاسبون معظم وقتهم في مراجعة الوثائق الورقية وإجراء إدخال البيانات يدويا، وهذا يزيد من مخاطر الأخطاء المحاسبية.

3.الاعتماد المفرط على جداول البيانات:

استخدام تطبيق جداول البيانات لأداء المهام المحاسبية الروتينية، مثل تكاليف الاستهلاك وإدارة الإيرادات أو تتبع الاستهلاك، هو علامة أخرى على عملية إغلاق مالي معطلة، فيجب إدخال المعلومات الموجودة في هذه الجداول في النظام المحاسبي مثل Dexef One – لتفادى المخاطر الغير ضرورية لعملية الإغلاق المالي.

4.توفر البيانات:

يتعامل الإغلاق المالي مع العديد من الإدارات، قد يحتاج قسم المحاسبة إلى معلومات من قسم المبيعات أو إدارة المشاريع لإعداد فواتير العملاء، قد يتطلبون تأكيدا على استلام السلع لدفع الموردين أو تتبع بيانات المخزون للميزانية، استتبع بيانات المخزون لورقة الميزانية، فالانتظار لتلقي هذه التفاصيل يعد إحباطا كبيرا لموظفي المحاسبة ويمكن أن يضيف أياما إلى عملية الإغلاق.

في الواقع، يجب أن تكون هذه المعلومات متاحة بسهولة من مكان مركزي، ومع ذلك، لا يوجد دائما مصدر واحد للبيانات، غالبا ما تكون لدى الشركات أنظمة متعددة لإدارة عمليات الأعمال المختلفة: نظام CRM للمبيعات ودعم العملاء، ونظام لإدارة المخزون ولتتبع المخزون، أو قد يكون لديهم أنظمة محاسبة أو ERP متعددة مثل Dexef ERP.

فسحب المعلومات من أماكن متعددة وإعادة تنسيقها وتحميلها إلى اليومية العامة يستغرق وقتا ويتطلب خبرة تقنية ليست لدى الجميع، فنقل البيانات بين الأنظمة يزيد أيضا من مخاطر الأخطاء التي يمكن أن تظهر في التقارير المالية إذا لم يتم اكتشافها وتصحيحها.

5.    ضعف التحكم:

نقص التحكم الكافي هو علامة مؤكدة على أن عملية الإغلاق المالي للشركة معطلة، فيجب أن يكون لدى كل شركة تسلسل تعريفها للموافقة على طلبات الشراء ودفع فواتير الموردين. ويجب اتباع متطلبات الموافقة وحدود التفويض بشكل متناسق في جميع أنحاء المنظمة دون استثناءات، ويجب أيضا على مديري المحاسبة الحفاظ على الفصل المناسب بين موظفي الحسابات المدينة والدائنة. فالضوابط السليمة لا تحمي فقط الأعمال التجارية ولكنها تلعب أيضا دورا هاما في ضمان نزاهة البيانات المالية.

هل هناك شيء خاطئ في عملية إغلاقك المالي؟

هناك بعض العلامات التي قد تشير إلى وجود مشكلة في عملية الإغلاق المالي، يمكنك مراجعة النص السابق للاطلاع على بعض العلامات المحتملة. كما يمكنك التحقق من عملية الإغلاق المالي الخاصة بك من خلال مراجعة العمليات والإجراءات الحالية وتحليل الأداء المالي ومقارنته بالمعايير والأهداف المحددة. إذا لاحظت أي مشاكل أو تحسينات ممكنة، يمكنك مراجعتها واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين عملية الإغلاق المالي.

تقوم Dexef  بتوفير عملية الإغلاق تلقائيا

يقوم برنامج إدارة الأعمال المالية والمحاسبية ل  Dexefبتوفير عملية الإغلاق تلقائيا، مما يساعد في ضمان الجدية والدقة في التقارير المالية، مع Dexef، يمكن لإدارة المحاسبة أن تتوقف عن الاعتماد على جداول البيانات. فيعتمد النظام على الإيرادات والاهلاك وعمليات المحاسبة الأخرى داخل نظام المحاسبة، فيوفر الوقت ويقلل من مخاطر الأخطاء اليدوية.

وتساعد قدرات Dexef في الإدارة المؤسسية وإدارة المخاطر في تحقيق أهداف إدارة المخاطر من خلال عمليات مدمجة وضوابط تلقائية مصممة لمعالجة تعقيدات اللوائح والعمليات ومتطلبات الصناعة المتزايدة.

وأخيراً

يدمج منصة إدارة الأعمال الموحدة فى Dexef المحاسبة والمبيعات والشحن والأقسام الأخرى، وتوفر مصدرا واحدا للبيانات يزيل العقبات والإحباط والتأخير الناجم عن تخزين المعلومات في أقسام الإدارة المختلفة. وتتيح هذه القدرات للشركات القدرة على تسريع عملية الإغلاق من خلال ضمان اكتمال المهام بدقة وفي الوقت المحدد.