أحد أكبر علامات الشركات الصغيرة هو وجود “الشخص الذي يرتدي العديد من الأقنعة” في كل مكان،
وهذا غالبا ما يكون صحيحا سواء كانت الشركة لشخص واحد أو لديها عدد كبير من الموظفين،
فالمشكلة في ارتداء العديد من الأقنعة في العمل هي أنه لا يتم توجيه اهتماماتك الكاملة لمسؤولياتك الأساسية،
وعادة ما يكون لهذا الوضع نتيجتان: إما أن تعمل طوال الوقت (أنت وزملاؤك)، أو أن تفشل الأمور كلها ويكون النشاط متأخرا إلى الأبد.
ونتيجة لذلك، و مع عدم وجود عمليات قياسية للمهام الأساسية في العمل،
قد يتم تخطي بعض التفاصيل أو الخطوات، أو تجاهلها، أو تكرارها بشكل غير ضروري، أو تركها قبل الانتهاء منها،
وتشمل عمليات الأعمال التجارية التقيد بالتكرار وعدم التغيير،
ونظرا لأن بعض العمليات متكررة ولا تتغير، فهي تعتبر من أهم النقاط الرئيسية للتطوير.
ولحسن الحظ، فإن أدوات التطوير ليست مخصصة فقط للشركات الكبيرة – فقد أصبحت بسيطة وليست مكلفة،
لذا فهي تناسب ميزانية العديد من الشركات الصغيرة، وهذا يعني أنه يمكنك التطوير بشكل كبير والتركيز على المبادرات الاستراتيجية التي ستدعم نمو نشاطك،
وسوف توفر الجمع بين مواهب موظفيك والتطوير مع الوقت مع تعزيز نشاطك للنمو.
فهناك نوعان من وظائف العمل: الوظائف الأساسية والوظائف الداعمة، الوظائف الأساسية هي الأنشطة التي تجنى الدخل للشركة،
وهي السبب الأساسي لوجود الشركة، والوظائف الداعمة هي الأنشطة الثانوية التي تدعم الوظائف الأساسية،
إذ يمكن للشركات التطوير بخطوات اساسية في كل من الوظائف الأساسية والداعمة لزيادة الكفاءة وتقليل التكاليف،
وفي نهاية المطاف، فإن التطوير الآلي للشركة يجعلها أكثر تنافسية ويضعها على مسار النجاح.
تجد في هذا المقال
أنواع التقنيات التي يجب على الشركات الصغيرة استخدامها
غالبا ما تستفيد النشاطات الصغيرة والمتوسطة من البرامج التي تقوم بآلية العمليات وتحقق نتائج وتقارير في لوحة تحكم سهلة الاستخدام.
ويمكن لحل واحد أن يقوم بآلية مهام عديدة عبر الأقسام وأن يحقق فارقا كبيرا في انجاز العمل،
على سبيل المثال، يمكن لأنظمة إدارة علاقات العملاء الرائدة أن تقوم بآلية العمليات المتعلقة بالتسويق والمبيعات والعمليات ودعم العملاء،
بينما هناك العديد من أنواع الآليات والتقنيات التي يمكن للشركات الصغيرة استخدامها ويجب عليها استخدامها في الوقت الحالي،
فإنها تندرج في إحدى الفئات الثلاث الرئيسية للنشاط: التسويق والعمليات والمبيعات.
أنواع التقنيات المستخدمة في التسويق للشركات الصغيرة:
لقد كان التسويق التلقائي موجودا لفترة طويلة وأصبح شديد الشهرة،
عن طريق ارسال رسائل بريد إلكتروني عبر منصة التسويق التلقائي مثلا،
فمن المحتمل أنك قد تلقيت مثل هذه الرسائل من قبل،
فالتسويق التلقائي هو أداة قوية للشركات الصغيرة لأنه ينسق رسائل التسويق ويسلمها للعملاء عبر العديد من القنوات وفقا لجدول زمني محدد.
وترتبط حلول التسويق التلقائي بشكل وثيق بأنظمة إدارة علاقات العملاء وتقوم منصة التسويق التلقائي بجلب البيانات من نظام إدارة علاقات العملاء ،
وتحتوي العديد من حلول إدارة علاقات العملاء الشهيرة على قدرات تسويق البريد الإلكتروني التي تساعد الشركات على استهداف العملاء المحتملين أو العملاء الحاليين بعروض تسويقية ذات صلة بالنشاط.
ويساعد التسويق التلقائي في:
إدارة العملاء:
بمجرد الحصول على عملاء جدد، يمكن لنظام التسويق التلقائي تتبع هؤلاء العملاء المحتملين أثناء تقدمهم في دورة المبيعات.
وسيرتب النظام العملاء في فئات مختلفة: عملاء مؤهلين تسويقيا، عملاء مؤهلين تجاريا، وهكذا، وسيتم تسجيل أي تواصل أو تطورات معهم بكل دقة.
وبعض الأنظمة ستسند للعملاء تصنيفا يعتمد على إمكانياتهم ليصبحوا عملاء دائمين.
حملات البريد الإلكتروني:
يساعد برنامج التسويق التلقائي في تنسيق حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني وزيادة فعاليتها من خلال مقاييس مستوى الأداء.
على سبيل المثال، يمكن أن يتتبع تاريخ شراء العميل لثلاجة وإرسال الاشعارات الصيانة السنوية أو إعلامهم بالمنتجات المكملة المتاحة حاليا بتخفيضات خاصة.
إعلانات العرض:
من المحتمل ان يتحول العملاء المحتملين للتحويل لنشاط آخر عندما يرون رسائل متعددة عبر قنوات دعائية مختلفة.
وتعد إعلانات العرض على مواقع الويب أو منصات وسائل التواصل الاجتماعي وسيلة فعالة أخرى للوصول إلى جمهورك.
إذ يمكن للتسويق التلقائي الوصول الى العملاء المحتملين الذين يتابعون إعلاناتك.
على سبيل المثال، يمكن للشركة استهداف شخص ما قام بالنقر على رسالة بريد إلكتروني حول منتجات جديدة بإعلان فيسبوك مثلا.
منشورات وسائل التواصل الاجتماعي:
يساعد نظام التسويق التلقائي الشركات في إدارة منشوراتها عبر المنصات وجدولة المنشورات المستقبلية، فإنه مكان مركزي للجميع لرؤية النشاط ووسائل التواصل الاجتماعي للشركة.
حملات البريد المباشر:
يقوم النظام، على سبيل المثال، بتنشيط إرسال قسيمة خصم للعملاء الذين يقومون بتنزيل تطبيق العلامة التجارية.
روبوتات الدردشة:
حققت روبوتات الدردشة شعبية بسرعة لأنها تتيح للشركات التحدث مع المحتملين والعملاء دون مساعدة موظفين.
ويمكن لروبوت الدردشة الإجابة على أسئلة حول المنتج، والمساعدة في حل المشكلات المتعلقة بالطلب أو حتى الترويج لبعض السلع أو الخدمات.
وتتكامل العديد من مزودي روبوتات الدردشة مع منصات التسويق التلقائي الرائدة.
وتشير شركة Invesp إلى أن الشركات التي تتبنى التسويق التلقائي تشهد زيادة بنسبة تبلغ 14.5٪ في إنتاجية المبيعات وتقليل بنسبة 12.2٪ في المصروفات التسويقية.
وكان هذا رأى 80٪ من الشركات التي اعتمدت التسويق التلقائي فتمت زيادة عدد العملاء المحتملين، وشهد 77٪ منها زيادة في معدل نسبة التحويل.
أنواع التشغيل الآلي لعمليات الأعمال التجارية الصغيرة
فيمكن للشركات الصغيرة أن تقوم بالاعتماد الآلي لجميع العمليات وتطبيق العديد من العمليات التشغيلية لتوفير وقت الموظفين وضمان الامتثال للقوانين وحتى تنفيذ المهام أثناء عدم وجود العمال.
أنواع المجالات التي يمكن للشركات أن تقوم بتطبيق تقنية التشغيل الآلي:
نص مركز الاتصال والتعديل التلقائي:
يمكن للبرامج تزويد عملاء مركز الاتصال ببيانات العملاء والمنتجات في نص مركز الاتصال بحيث لا يحتاج الوكلاء إلى البحث عن المعلومات لتقديم الدعم للعملاء أو اكتشاف فرص البيع المتميزة أو التعامل مع مشاكل الضمان.
وفي حالة عدم تمكن الوكيل من حل مشكلة العميل، يمكن أن يتم تصعيد المكالمة تلقائيا إلى وكيل دعم ذو خبرة أكثر أو إلى مدير الدعم،
الرواتب والجداول الزمنية للحضور والانصراف:
يمكن للموظفين أن يقوموا بتقديم تقارير عن أنشطتهم وساعات العمل عبر الإنترنت، ليقوم بتغذية الجداول الزمنية ونظام الرواتب الآلي.
ويتم بعد ذلك حساب الضرائب والفوائد المتعلقة بالموظف وخصمها من الراتب، ويتم توزيع الرواتب تلقائيا على كل موظف.
الموارد البشرية:
يتيح التوظيف الآلي للموارد البشرية للموظفين تقديم معلوماتهم الشخصية بسهولة وسرعة عبر الإنترنت لحساب الضرائب والخصومات المتعلقة بالفوائد، بواسطة برامج إدارة الموارد البشرية، ويمكن للموظفين أيضا جدولة أيام الإجازة وفقا لقواعد صاحب العمل واحتياجات التوظيف في كل فترة.
البرامج والتحديثات الأمنية:
سيقوم حل برنامج كخدمة (SaaS) بتحديث البرامج وتصحيحات ثغرات الأمان تلقائيا، وهذا يضمن حماية معلوماتك ويتيح لك الاستفادة من أحدث المميزات، وهو عمل يمكن أن يتم تجاهله عندما يكون الموظفون مشغولين في مكان آخر.
سلسلة التوريد:
فتتم عمليات طلبات الشراء تلقائيا بناء على الحاجة الحالية للشركة للمواد الاستهلاكية أو المخزون.
على سبيل المثال، يمكن للنظام طلب المواد الخام تلقائيا من الموردين الموثوقين لضمان توفر كاف استنادا إلى جدول الإنتاج للمصنع، أو، تخيل متجر بقالة يمكنه تلقي طلبات إعادة التعبئة تلقائيا لمطابقة مبيعات الوقت الفعلي حتى لا تكون الرفوف فارغة ولكن لا تكون المستودعات مليئة بالمنتجات الراكدة.
تخطيط / جدولة السفر التجاري:
يسمح التخطيط الآلي للسفر في العمل والجدولة الزمنية للموظفين بجدولة ومصروفات سفر العمل ضمن القواعد وميزانيات المصروفات التي يحددها صاحب العمل.
وهذا يحرر المديرين من التركيز على المهام الرئيسية التي تتطلب خبرتهم وليس هذه الأنشطة الإدارية المشتتة،
إدارة المصروفات:
يمكن للموظفين التقاط صورة لإيصالات السفر أو الوجبات أو المصروفات الأخرى وتقديمها من خلال تطبيق لسير العمل للموافقة والتعويض والنشر في سجلات المحاسبة الخاصة بالشركة.
الاستفادة من الموظفين:
إذ يمكن للأنظمة الآلية حساب عدد الموظفين اللازمين لفترات زمنية محددة بناء على البيانات التاريخية والخطط اليومية.
ويمكن للحلول إظهار الموظفين المتاحين فقط، مع مراعاة أوقات الإجازة وجداول السفر والإجازات الأخرى المسموح بها.
حتى يتمكن أصحاب العمل من تعيين فترات العمل وفقا لذلك، علاوة على ذلك، يمكن تصنيف الموظفين وفقا لمستويات إنتاجيتهم.
أنواع التحكم الآلي في مبيعات الأعمال الصغيرة
يعتقد الكثيرون أن التجارة الإلكترونية هي المقصود بها عند الحديث عن التحكم الآلي في المبيعات،
فمن المهم أن نتذكر أن بعض شركات ومحلات التجزئة يمكن أيضا أن تكون آلية،
على سبيل المثال، فكر في ورشة إصلاح ترسل رسالة نصية إلى العميل بانتهاء التصليح أو الصيانة.
تستمر الخطوط بين المتاجر الإلكترونية والمتاجر الفعلية في التلاشي بمرور الوقت حيث يستخدم المزيد من العملاء قنوات متعددة في بعض الأحيان في نفس العملية،
على سبيل المثال، قد يقوم العملاء بطلب منتج عبر الإنترنت ثم يستلمونه من الخارج أو يقومون بطلب منتج عبر الإنترنت داخل المتجر بمساعدة موظف لمنتج غير متوفر،
عندما تتدفق المعلومات بين هذه القنوات، يجب أن تؤدي إلى تجربة عملاء سلسة سواء في وقت الشراء أو بعدها.
المجالات المناسبة للتحكم الآلي في المبيعات تشمل:
تتبع تقدم المبيعات:
يمكن لأدوات التحول الرقمي تتبع وقياس تقدم المبيعات بحيث يمكن لأفراد المبيعات تحديد حالة العملاء المحتملين أو العملاء المحددين وأداء المبيعات العام.
الاتصال:
يمكن لأداة التشغيل الآلي في المبيعات إرسال رسائل بريد إلكتروني تلقائيا والاشعارات للاجتماعات المستقبلية بعد أن يعبر العميل المحتمل عن اهتمامه بمنتج أو خدمة، فإذا مر وقت طويل منذ آخر تفاعل بين المندوب والعميل المحتمل، يمكن للنظام أن يذكر المندوب بإعادة المحاولة.
التعاملات:
يكمل نظام التشغيل الآلي تفاصيل التعاملات من الدفعة في وقت الشراء إلى فحص الائتمان التلقائي وإرسال الفواتير وفقا لشروط المبيعات.
إدارة العقود:
تحول ألية التشغيل الآلي الامتثال لقواعد عقد الأعمال لتجنب المشاكل في المستقبل.
ويمكن أيضا تشغيل تنبيهات للمساعدة في ضمان الامتثال للشروط من قبل الشركة والعميل.
زيادة المبيعات الإلكترونية والإشعارات:
يمكن للنظام زيادة فرص زيادة المبيعات أو الترويج المشترك من خلال عرض توصيات تلقائية.
مثل “العملاء الذين اشتروا هذا اشتروا أيضا”، “الأجزاء الإضافية أو أدوات التجميع المطلوبة” أو “بسبب إعجابك بـ X، نعتقد أنك ستحب Z”، يمكن أيضا للعملاء تلقي الاشعارات بريد إلكتروني تلقائية حول عنصر قاموا بعرضه أو وضعه في عربة التسوق ولكنهم لم يشتروه.
الرسائل والترويج في المتجر:
بحصول الشركة على هواتف المستهلكين عندما يدخلون إلى المتجر أثناء التسجيل.
سيؤدي إلى تنشيط قسائم الخصم أو الحوافز الأخرى التي يتم توصيلها مباشرة إلى هواتفهم.
تطوير الاقتراحات:
يمكن للتحول الرقمي ملء الحقول مسبقا لتخصيص الاقتراحات وغيرها من الاتفاقيات مع العملاء مع الامتثال لقواعد الشركة المتعلقة بالتسعير والخصومات والعروض الخاصة الأخرى.
فوائد الانتقال للتحول الرقمي للشركات الصغيرة
هناك العديد من الفوائد التي تأتي مع تطوير كل اعمال النشاط، وتنطبق العديد من تلك الفوائد على الشركات من جميع الأنواع والأحجام>
بينما تكون بعضها فريدة لصناعة محددة، فيما يلي أكبر خمس فوائد للتطوير التلقائي للشركات الصغيرة:
الإنتاجية:
يتم تسريع العمليات باستخدام تقية التحول الرقمي، بحيث يتم الانتهاء من العمل بشكل أسرع ويمنع العمل المتكرر.
مثل إعادة إدخال البيانات، كما أنه يزيد بشكل كبير من الإنتاجية في جميع مجالات عملك.
بما في ذلك المبيعات والتسويق والرواتب والمحاسبة وسلسلة التوريد ومعالجة التحصيلات المالية.
الرؤية:
عندما تكون المعلومات متاحة لجميع الأقسام لأنها تتدفق تلقائيا بين الأنظمة.
فيكون هناك رؤية محسنة لجميع العمليات داخل النشاط، وهذا يجعل من السهل تحديد مصدر المشاكل وتحسين العمليات.
تحسين تحليل البيانات:
يتيح لك التطوير أيضا اكتشاف مزيد من الأفكار وتحليل المزيد من البيانات مقارنة بما ستفعله إذا كنت تتتبع أداء عملك يدويا.
على سبيل المثال، يمكنك معرفة ما إذا كان عمال الصيانة أو التركيب وصلوا في الموعد المحدد أو متأخرين.
ويمكنك مسبقا معرفة ما إذا كنت ستبيع كل المنتج قبل وصول الشحنة الجديدة.
ويمكنك بسهولة تحديد التغييرات التي ستزيد من أرباحك، سواء كان ذلك باستخدام بائع مختلف أو رفع الأسعار.
الاتصال:
يمكن للتطوير تتبع المبيعات أو حالة مشروع ما، وإعلام الفريق بالتقدم وإرسال الاشعارات وتلميحات مهمة للموظفين والعملاء.
وهذا يزيد من التنظيم ويسهل تشغيل وتنمية عملك.
على سبيل المثال، إذ يمكن للبرنامج إنشاء تلقائيا معالم زمنية وتقارير تقدم ومشاركتها وفقا لجدول زمني تنظمه الشركة.
ويمكن تجديد الإمدادات تلقائيا، وجدولة المكالمات التجارية تلقائيا، وإعلام الموردين بتغييرات سياسة الشراء، ومشاركة بيانات العملاء بين الأقسام.
تقليل تكاليف الرواتب:
يتيح التطوير تحرير جداول عمل الموظفين، مما يسمح للشركات بزيادة إنتاج العمل دون توسيع القوة العاملة أو الحاجة إلى دفع العمل الإضافي.
وعلى العكس من ذلك، يمكن للشركات خفض تكاليف الرواتب والحفاظ على نفس مستوى الإنتاجية من خلال التطوير.
كفاءة التشغيل:
تتوقع شركة فوريستر أن يمكن للتطوير تقليل تكاليف التشغيل بنسبة 90%، ولكن بغض النظر عن توفير المال.
يمكن للتطوير أن يمنحك الطمأنينة بمعرفة أن عملك متوافق مع القوانين واللوائح.
وأن هناك أقل قدر من الأخطاء وأن شيئا لم يسقط، نظرا لأن التطوير يتيح للموظفين الانتهاء من عملهم بشكل أسرع، يمكنهم الاستمتاع بتوازن أفضل بين العمل والحياة.
