تتكون دورة المحاسبة من سلسلة من الخطوات المتتابعة لتسجيل ومعالجة العمليات المالية للشركة، ويتم اتباع دورة المحاسبة لضمان دقة السجلات المالية للشركة،
ولتوفير معلومات مالية دقيقة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية، وتعتبر عملية متكاملة ومتكررة،
حيث يتم تنفيذها بشكل دوري ومستمر للحفاظ على سجلات الشركة وتحديثها،
وبالتالي، فإن اتباع دورة المحاسبة بشكل صحيح يعزز النزاهة المالية للشركة ويساهم في تحقيق الاستدامة المالية لها.
وهذه ثماني خطوات لالية دورة المحاسبة بدلا من قيام موظفي المحاسبة بأداء المئات من المهام المتكررة اليدوية لإكمالها.
خطوات دورة المحاسبة الآلية:
تحديد التعاملات:
تبدأ دورة المحاسبة بتحديد التعاملات التجارية ذات الصلة من الناحية المالية، وهذا يعني أي معاملة تعتمد على جمع أو صرف الأموال،
ويعتمد جمع هذه المعلومات على العمل مع عديد من الأشخاص في عديد من الأقسام وقد يتطلب من فريق المحاسبة الوصول إلى أنظمة آلية متعددة،
وتأتي هذه البيانات ذات الصلة أيضا بتنسيقات مختلفة، بما في ذلك تفاصيل فواتير البائعين، وتقارير مصروفات الموظفين، وكشوفات البنوك وغيرها من الوثائق.
تسجيل التعاملات في اليومية:
وهي تسجيل هذه التعاملات في يومية الشركة، في الماضي، كانت إدخالات دفتر اليومية مكتوبة يدويا،
والآن، تستخدم معظم المنظمات اليوم سجلات تعاملات آليه،
والتي يمكن أن تكون بسيطة مثل جدول بيانات،
الامر الذي تغير هو كمية الجهد المطلوب لتسجيل إدخالات اليومية،
خاصة عندما يتم تخزين تفاصيل التعاملات في العديد من الأنظمة المختلفة أو توجد فقط على الورق،
وكان يتطلب الحصول على المعلومات في نظام المحاسبة القديم إدخال البيانات يدويا،
وهو عمل ممل ويستغرق وقتا طويلا مما يزيد من مخاطر الأخطاء المحاسبية.
تسجيل التعاملات في دفتر الأستاذ العام:
بمجرد الموافقة على التعاملات، يتم تسجيل القيود اليومية في دفتر الأستاذ العام آليا في برامج المحاسبة، وكانت سابقا تتم يدويا،
حيث يقوم موظفو المحاسبة بتسجيل كل إدخال بشكل منفصل،
وهذه العملية المرهقة شائعة في طرق المحاسبة على مستوى الدخل وكانت تستغرق وقتا طويلا جدا عند معالجة المئات من التعاملات.
إعداد ميزان المراجعة غير المعدل:
مع اقتراب نهاية فترة المحاسبة، يقوم فريق المحاسبة المالية بإعداد ميزان المراجعة للتحقق مما إذا تم تسجيل جميع التعاملات بشكل صحيح أم لا آليا للتأكد من توازن الحسابات،
كانت العديد من أنظمة المحاسبة تجعل هذا الأمر صعبا من خلال مطالبتها بأن تستخدم الشركات رموز حساب طويلة ومعقدة .
إذا كانوا يرغبون في تتبع التكاليف والمبيعات والتعاملات الأخرى حسب الإدارة أو الموقع أو فئة أخرى.
مراجعة الحسابات:
عندما لا تتوازن الحسابات وهذا يحدث كثيرا لبعض الشركات يجب على فريق المحاسبة أن يحدد مصدر المشكلة،
ونظرا لأن هذه المراجعة تتم عادة في نهاية كل شهر، فهناك ضغط كبير لإنهاء المهمة بسرعة، وهو أمر أسهل قولا من الفعل،
فمسؤولية المحاسبة الأولى هي ضمان الدقة، وكانت هذه المراجعة اليدوية لآلاف الحسابات تستغرق وقتا طويلا،
لكن مع أنظمة المحاسبة الآلية فلن تأخذ وقت سوى ضغطة زر.
إجراء بعض التعديلات:
بالإضافة إلى تصحيح الأخطاء، قد تحتاج المحاسبة أيضا إلى إنشاء قيود يدوية تعديلية لتسجيل التأجيلات والاستحقاقات والمصروفات غير النقدية مثل الاهلاك،
وتتم تسجيل هذه القيود عموما وفقا لجدول زمني محدد،
على سبيل المثال، قد تدفع الشركة قسط التأمين السنوي في بداية العام وتسجل هذه المصروفات بمقادير متساوية على مدار اثني عشر شهرا،
ونظرا لاستخدام جداول البيانات بشكل متكرر لتتبع هذه الجداول الزمنية، فيوجد خطر كبير من وقوع أخطاء إدخال البيانات وأخطاء الحسابات.
اعداد الكشوف المالية:
بمجرد إجراء التعديلات وتصحيح أرصدة الحسابات، فيتم استخراج الكشوف المالية أخيرا، وأحيانا تتطلب الشركات في عدة تقارير،
ان تتماشي مع طلبات المديرين للتغييرات الطفيفة قبل تحديد الأرقام النهائية، وقد يكون البرنامج المحاسبي الذي لا يتسم بالمرونة في خيارات نوعية التقارير المطلوبة،
فمن الصعب تلبية احتياجات كل من يطلب تقارير معينة ليست موجودة بالبرنامج المحاسبي.
إغلاق الفترة المحاسبية:
آخر خطوة هي إغلاق الحسابات، إذ يمكن للشركات ذات الأداء الأفضل تحقيق ذلك في غضون ثلاثة أو أربعة أيام بعد نهاية كل فترة،
وقد وجد أن أكثر من نصف المنظمات تستغرق أكثر من أربعة أيام لإغلاق الحسابات،
بالنسبة للشركات ذات الأنظمة الحسابية المحدودة، يمكن أن يستغرق الإغلاق ستة أيام أو أكثر.
ونلخص هذا في أن العمليات اليدوية تستغرق وقتا طويلا وتتطلب الكثير من العمل الشاق،
مما يضع ضغطا على موارد المحاسبة، وتزيد من خطر الأخطاء، وتؤخر التقارير وطول عملية الإغلاق،
إذ توفر آلية دورة المحاسبة الوقت وتحسن من دقة البيانات المخرجة وتقلل من خطر تأخير التقارير.
وتتيح آلية دورة المحاسبة الى توفير الوقت الثمين وزيادة كفاءة فريق المحاسبة من خلال القضاء على المهام المكلفة بالوقت والعمالة،
وتشمل هذه القدرات على:
- قاعدة بيانات مالية مركزية للبيانات المالية والتشغيلية وتمنح فريق المحاسبة رؤية لكل عملية تجارية.
- تطابق التعاملات بناءا على قواعد إدخال القيود المحاسبية تلقائيا للحد من مخاطر الأخطاء عن طريق تقليل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويا.
- جداول زمنية آلية لضمان تسجيل الاهلاك وسداد الديون والتأجيل والتراكم بشكل منظم وتطبيقها على مراكز التكلفة المناسبة.
- تبسيط حسابات الدفع مع المسح الآلي للفواتير وتعيين رمز دفتر الأستاذ العام ومطابقة الفواتير ثلاثية الأطراف والدفع التلقائي.
- أدوات وتقارير مرنة تجعل من السهل تطوير تخطيطات مخصصة لتلبية متطلبات ما لكي النشاط المختلفين.
