للحصول على تحصيلات النشاط بالكامل و تقارير الحسابات المستحقة الدفع في الوقت المحدد، فسيكون مفيدا السيولة النقدية لأي عمل تجاري،
لذلك يعد التأخير في الدفع والديون المعدومة تهديدا مستمرا، وتعد تقارير الحسابات المدينة أدوات رئيسية تمكن الشركات من إدارة رصيدها المدين،
والحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء، وتوقع تدفقات نقدية في القريب العاجل،
من خلال تنبيه الشركات بالمدفوعات المتأخرة، وتساعد تقارير الحسابات المدينة الشركات على تجنب الديون المعدومة.
في السنوات الأخيرة، كان طبيعة تقارير الحسابات المدينة تتطور في العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم بما يتسارع به وتيرة عمل هذه المؤسسات،
بدلا من الوثائق المطبوعة بشكل دوري والتي يتم تذكيرنا بها بمصطلح “التقارير”، فتتحول تقارير الحسابات المدينة إلى استعلامات في الوقت الحقيقي لبيانات الحسابات المدينة،
والنتائج التي تعطي لمديري الأعمال فستكون بيانات فورية، بحيث تكون عمليات الدفع والتحصيل مع العملاء مدعومة بأدق المعلومات الممكنة.
تجد في هذا المقال
أي نوع من التقارير هو مهم للحسابات مستحقة القبض؟
“الحسابات المدينة” وهى باختصار المبالغ المستحقة لشركتك من قبل عملائها عن طريق المبيعات،
ويتم تسجيل المديونية في قسم “الأصول الجارية” في ميزانية الشركة لأنها عادة ما تستحق الدفع خلال عام واحد،
وإدارة المديونية جزء من عمليات المحاسبة للشركة، وإذا كانت المبيعات قوية، يمكن أن تزداد المديونية في الأصول في الميزانية،
ولكن المديونية الكبيرة جنبا إلى جنب مع رصيد نقدي منخفض يمكن أن تكون علامة تحذيرية على أن الشركة لا تدير اعمالها في إصدار الفواتير وجمع الأموال بكفاءة، لذا،
ومن المهم أن يكون لديك تقارير تظهر المديونية لإبلاغ مديري المديونية، الذين يمكنهم بعد ذلك اتخاذ الإجراء المناسب،
هناك ثلاثة أنواع رئيسية: تقارير المديونية للعملاء، تقارير الشيخوخة، وتقارير تاريخ الدفع.
تقارير المديونية للعملاء:
يتم تقسيم رصيد الحسابات المستحقة القبض حسب كل عميل،
وعندما تتخذ تقارير مستحقات العملاء شكل عرض للمستحقات المالية في الوقت الفعلي بدلا من الورق المطبوع،
فيكون للشركات الحق في أن ترى كيف تتغير المستحقات مع وصول مدفوعات العملاء ويتم مطابقتها مع الفواتير،
وتشمل تقارير مستحقات العملاء المستحقات المفتوحة التي تنتظر الدفع في الوقت الحالي،
والمبالغ المستحقة القبض التي تم دفعها مسبقا وتقارير أخرى، مثل البنود التي لم يتم إصدار فواتير لها بعد (الطلبات غير المسددة).
تقارير الديون القديمة
يتم أيضا تقسيم الفواتير الغير المدفوعة حسب الوقت أي إذا ما إذا كانت متأخرة ولمدة زمنية من الوقت،
تظهر مدى ومدة المدفوعات المتأخرة، والتي يمكن للشركات استخدامها لاتخاذ إجراءات تحصيل مناسبة وتقدير الديون المعدومة،
عندما تصدر الشركة فاتورة، فإنها عادة ما تحدد شروط الدفع، الثلاثين يوما هو المعيار التقليدي،
ولكن يوجد فترات زمنية أقصر وأطول شائعة أيضا، تقارير الديون القديمة الملخصة تصنف الفواتير غير المدفوعة في فترات زمنية استنادا إلى حالة الدفع،
والفترات الزمنية المعتادة هي الحالية (أي أنها ليست متأخرة)، في فترة من 1-30 يوم، ومن 31-60 يوما، ومن 61-90 يوما وأكثر من 90 يوما،
تعرض تقارير الديون المعدومة الملخصة عادة المبلغ الإجمالي المدرج بالفاتورة مستحق في كل فترة زمنية،
بينما تقوم تقارير الديون المعدومة التفصيلية بسرد الفواتير الفعلية المستحقة في كل فترة،
فيمكن أيضا تنظيم تقارير الديون المعدومة حسب اي متغيرات أخرى بالإضافة إلى حساب العميل،
مثل مندوب المبيعات، المنطقة، رقم الفاتورة ووكيل التحصيل.
تقارير تواريخ الدفعات:
إن عرض تاريخ الدفعات الفردية للعملاء، هو أمر مهم لإدارة العملاء الدائمين، خاصة إذا كان لديهم حدود ائتمانية،
وتأتي تقارير تاريخ الدفعات في شكلين: تاريخ الدفعات حسب الدفعة المستحقة وتاريخ الدفعات حسب الفاتورة.
كيف يتم استخدام تقارير حسابات العملاء المستحقة؟
توفر تقارير حسابات العملاء المستحقة رؤية لحالة دفع العملاء مقابل الفواتير الحالية،
وتستخدم لإدارة علاقات العملاء وحجم السيولة النقدية،
وكذلك لتقييم كفاءة عمليات إصدار الفواتير والرقابة على الائتمان في الأعمال التجارية.
وعندما يتعلق الأمر بعلاقات العملاء، يحتاج مديرو الأعمال إلى معرفة المبلغ المستحق من كل عميل وموعد استحقاق الأموال،
ومن المفيد أن تشمل تقارير العملاء المستحقة عبر الإنترنت أو الرقمية تنبيهات للدفعات التي تتأخر،
حتى يتمكن مديرو حسابات العملاء المستحقة من متابعة العملاء بسرعة، وتوضح تقارير العملاء المستحقة أيضا العملاء الذين يدينون بأكبر مبلغ،
حتى يمكن لمديرو الأعمال أن يساعدوا في تحسين السيولة النقدية عن طريق التركيز على الحصول على دفعات سريعة من المدينين الكبار،
ويتم تحليل تقارير العملاء المستحقة بناء على بعض الفلاتر، مثل المنطقة أو مندوب المبيعات أو مبلغ الإيرادات.
التقارير القديمة المستحقة ستكون مفيدة لتوقعات السيولة النقدية،
وتدعم مديرو الأعمال في توجيه جهود التحصيل لتقليل الديون المعدومة وتساعد في تقدير تدفقات النقد المستقبلية،
بالإضافة إلى التقارير الورقية التقليدية،
وتقوم الشاشات الرقمية بعرض المعلومات في الوقت الحقيقي ليتمكن مديرو الأعمال الدراية الكاملة بالنقد الوارد المتوقع،
ويقوم مديرو الأعمال باستخدام التقارير القديمة المستحقة لتحديد العملاء الذين يستغرقون وقتا طويلا في الدفع واتخاذ إجراءات فورية لمنع المبالغ المستحقة من أن تصبح ديونا لا يمكن استردادها،
ويمكن استخدام تكتيكات مختلفة بناء على مدى التهميش،
وقد يشير الكمية الكبيرة للمبالغ المستحقة أيضا إلى أن الشركة تحتاج إلى تشديد سياسات الائتمان للعملاء الجدد والحاليين.
وتساعد تقارير تاريخ الدفعات مديري الأعمال على فهم جودة علاقاتهم مع العملاء وفعالية عمليات الفواتير والرصيد،
وتتتبع تقارير الدفعات الجزئية والكاملة وتسلط الضوء على الرصيد والتعديلات،
ويساعد تاريخ الدفع في تقييم القيمة العادلة لعلاقات العملاء لدى الشركة، وعلى الرغم من أن كل شركة تحب أن تمتلك عملاء منتظمين،
إلا أن العملاء الذين يتأخرون باستمرار في الدفع أو لديهم تاريخ من الديون المعدومة يمكن أن يسببوا مشاكل أكثر مما يستحقونه،
وتعطي تقارير الدفع أيضا نظرة على مشكلات الفواتير، مثل الأخطاء وإعادة العمل،
بالإضافة إلى ذلك، قد تشير المستويات العالية من تعديلات الفواتير إلى مشاكل في عمليات الفواتير في الشركة أو تحقيق المنتجات أو وعود المبيعات المختلفة،
وإذا كان العديد من العملاء يستغرقون وقتا طويلا للدفع، فهذا أمر سيئ لسيولة الأموال في الشركة.
عندما تكون البيانات التي تدخل في مثل هذه التقارير متاحة عبر برامج المحاسبة في الوقت الحقيقي،
يمكن أن تساعد في إدارة عمليات الائتمان والتحصيل بكفاءة أكبر، على سبيل المثال،
يمكن لمدير الأعمال الاستعلام من البرنامج بقائمة بجميع فواتير العملاء التي تجاوزت 30 يوما أو أكثر من الموعد النهائي و / أو فرز القائمة من الأكثر إلى الأقل حسب المبلغ المستحق،
وتساعد المعلومات الناتجة عن ذلك في توجيه جهود التحصيل للحسابات المدينة،
قد يكون لأي شركة فردية العديد من الطرق المختلفة لتحليل عمليات الحسابات المدينة الخاصة بها وعدد متساو من تقارير الحسابات المدينة الداعمة لها،
ولكن الأنواع الستة التالية من تقارير الحسابات المدينة هي الأكثر استخداما من قبل الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.
سجل الحسابات المدينة:
تقرير سجل الحسابات المدينة هو قائمة بجميع الأنشطة التي لها فواتير لفترة معينة،
والأهم من ذلك، فإن الإدخالات في التقرير تمثل المبالغ المستحقة من العملاء عن شراء المخزون أو السلع أو الخدمات،
وتشمل بيانات ملخصة من الفواتير الأساسية، مثل رقم الفاتورة واسم العميل والتاريخ ومبلغ البيع،
ومع ذلك، يتضمن سجل الحسابات المدينة أيضا تعديلات الفواتير ومذكرات الائتمان ومدفوعات العملاء،
ويمكن ترتيب سجل الحسابات المدينة بعدة طرق، مثل الحسابات المدينة المغلقة أو الحسابات المدينة المفتوحة في انتظار الدفع،
ويشار إلى سجل الحسابات المدينة أحيانا بأنه الدفتر الفرعي،
لأنه يعرض جميع المعلومات التفصيلية وراء المجاميع التي يتم نشرها في الحسابات المدينة للشركة في دفترها العام.
تقرير الحسابات المدينة حسب العميل:
هذا التقرير مشابها لتقرير المبيعات المعلقة أو تقرير المبيعات المعلقة في أنه يعرض الأرصدة المعلقة حسب العميل المدين للفواتير،
ويتم تقديم تقرير المدينون حسب العميل عادة حسب اسم العميل أو رقم العميل،
لاستكماله، ويشمل فواتير غير مدفوعة إذا تم تسليم السلع / الخدمات،
وعلى الرغم من أنه قد يتعين إضافتها يدويا كقيود يومية، وتنخفض الأرصدة المعلقة تلقائيا عندما يتم تطابق المدفوعات الواردة مع المدينة،
وتسطيع الشركات استخدام هذا التقرير كجزء من إدارة الائتمان وعمليات تحصيل المديونيات.
تقرير الفواتير القديمة:
يوضح تقرير ملخص الفواتير القديمة المدينة والفواتير الغير المدفوعة ورسوم البيانات، مجمعة حسب مدة تأخر الفاتورة عن الدفع، ويظهر التقرير لكل عميل مدين بالمبلغ المالي الذى يدين به للفترة الحالية وما إذا كان قد دفع أي شيء من الفواتير السابقة، فبرامج الحسابات عادة ما توضح الحسابات المدينة في فترات قياسية بمدة 30 يوما، مثل 1-30 يوما، 31-60 يوما و 61-90 يوما، وتعرض الفواتير الأقدم عادة في فئة عامة تحمل علامة “أكثر من 90 يوما”، ويعرض التقرير الفواتير الغير المدفوعة في الفترة الزمنية التي يتم فيها الاستحقاق، بحيث، على سبيل المثال، في تقرير مؤرخ يوم 31 يوليو 2023، سيتم عرض فاتورة غير مدفوعة كان يجب أن تكون مستحقة للدفع في 29 أبريل 2022 – بمعنى آخر، بعد 91 يوما.
تقرير إعمار الديون:
يعمل تقرير تفاصيل إعمار الديون بنفس الطريقة مثل تقرير الفواتير القديمة ولكنه يعرض الفواتير الغير المدفوعة ورسوم البيانات الفردية بدلا من المجاميع حسب العميل، يتم تجميع الفواتير وجمعها حسب العميل ثم يتم جمع المجموع الكلي للفترة، ويعرض المعلومات التالية لكل عملية تعامل للعميل:
| اسم العميل | الاسم القانوني للعميل. |
| نوع العملية | نوع عملية العميل، مثل الفاتورة أو رسوم البيان أو رصيد العميل. |
| التاريخ | التاريخ الذي تم فيه إدخال العملية في النظام. |
| رقم | عدد العملية، محدد لنوع العملية |
| رقم الطلب | رقم طلب الشراء للعملية. |
| تاريخ الاستحقاق | التاريخ الذي كان يجب أن يتم فيه الدفع. |
| فترة التأخير | عدد الأيام المتأخرة. |
| المبلغ المستحق | المبلغ المستحق. |
تاريخ سجل المدفوعات حسب الفاتورة:
يوفر هذا التقرير نظرة على سجل دفعات كل عميل مرتبة حسب رقم الفاتورة، ويوضح كيف تم تسويتها تلك الفواتير، فهذه المعلومات تكون مفيدة عند تسوية حسابات العملاء.
تاريخ سجل المدفوعات حسب الدفعة:
يوفر هذا التقرير نظرة على سجل دفعات كل عميل مرتبة حسب الدفعة، بما في ذلك كيفية تطبيق تلك الدفعات على الفواتير، ويشمل هذا التقرير جميع وسائل الدفع ويكون مفيدا عند تسوية أو تتبع طريقة دفع العميل خلال عملية دفع الفواتير المستحقة.
تطوير النشاط مع تقارير الحسابات المدينة وبرامج المحاسبة:
في الماضي، كان إعداد تقارير الحسابات المدينة عملية يدوية تستغرق وقتا طويلا تتضمن توفيق دفعات العملاء والفواتير والحفاظ على سجل كامل للمدفوعات المتأخرة، ولكن لم يعد ذلك ضروريا الآن، فيقوم برنامج المحاسبة الآلي بأداء هذه التوفيقات في الوقت الفعلي، حيث يقوم بمطابقة دفعات العملاء مع الفواتير عند دخولها للنظام ويوفر لمديري الأعمال رؤية فورية لحركة الحسابات المدينة، وتتيح لوحة تحكم الحسابات المدينة للمديرين رؤية المؤشرات الرئيسية بلمحة والتفصيل في التقارير المخصصة والقابلة للتحصيل للحسابات المدينة والتقارير التاريخية.
السيولة النقدية هي المؤشر لأي عمل تجارى، وعلاقات الشركة مع العملاء الجيدة ضرورية للنمو، فتساعد تقارير الحسابات المدينة الشركات في إدارة جمع النقد بكفاءة، والحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء وتقليل الديون المعدومة، وهذا يساعد المنظمات على تحقيق نمو مستدام وعوائد قوية على المدى الطويل.
