تحويل الطلب الى نقد (OTC) (الدورة المستندية)

تحويل الطلب الى نقد هو عملية تتضمن جميع الخطوات من تلقي الطلبات من العملاء وحتى استلام الدفعات، وتعتبر هذه العملية أساسية لنجاح الشركة وتحقيق الأرباح.

فيحتاج كل نشاط إلى معالجة طلبات العملاء بكفاءة والحصول على أموال مقابلها في الوقت المناسب، وتتضمن دورة تحويل الطلب الى نقد OTC-(Order to Cash) جميع الخطوات التي تحقق ذلك، بدءا من تقديم الطلب وحتى الدفع.
فيمكن أن توفر دورة OTC الآلية المبسطة مجموعة من الفوائد، بما في ذلك التدفق النقدي الأفضل والعملاء الأكثر سعادة.

وفيما يلي نظرة متعمقة على خطوات دورة OTCومراجعة لأفضل الممارسات ودليل التحول الرقمي لهذه العملية.

ما هو تحويل الطلب الى نقد OTC أو O2C ؟

يشير “تحويل الطلب الى نقد”، والذي يتم اختصاره عادة باسم OTC أو O2C، إلى جميع الخطوات المتضمنة في معالجة طلبات العملاء من لحظة قيام العميل بتقديم الطلب إلى وقت استلام الدفعات وتطبيقه على الحسابات المستحقة القبض.

وتتضمن خطوات دورة OTC إدارة الطلب وتلبية الطلب، وإعداد الفواتير، ومعالجة الدفع، وإعداد التقارير.

وتعد دورة OTC السريعة والفعالة أمرا بالغ الأهمية للحفاظ على تدفق نقدي صحي لأنها تقلل الوقت بين تلقي الطلبات والحصول على الأموال.

ويمكنه أيضا تحسين الإيرادات من خلال ضمان عدم تسلل فواتير العملاء عبر الشقوق وعدم دفعها.

تحويل الطلب الى نقد مقابل عرض السعر إلى النقد

يتمحور Order-to-Cash حول معالجة الطلبات والدفع، بينما يصف( عرض سعر الى نقد) Quote-to-Cash مجموعة أوسع من الخطوات المستخدمة من قبل الشركات التي تقدم سلعًا أو خدمات تتضمن تسعير متغير.
يضيف QTC عدة خطوات أولية، مثل إعداد العرض، إلى عملية OTC، فهذه الخطوات تشمل تكوين عرض لتلبية احتياجات العميل، وإعداد وعرض عرض السعر، والتفاوض على التسعير أو جوانب أخرى من العرض. وبمجرد تحديد الشروط النهائية وقيام العميل بتقديم الطلب، تكمل الشركة بقية الدورة كـ OTC.

ما هي عملية “من تحويل الطلب الى نقد”؟

تضمن دورة OTC الفعالة معالجة جميع الطلبات وتنفيذها وإصدار فواتيرها ودفعها في أسرع وقت ممكن ويجب أن تهدف أيضا إلى تحسين تجربة العميل بدءا من الطلب وحتى التسليم والدفع.

تسع خطوات في دورة تحويل الطلب الى نقد:

تتضمن عملية OTC النموذجية هذه الخطوات التسع والتي تبدأ بمجرد قيام العميل بتقديم الطلب.

1. مرحلة شراء العملاء :

تختلف عملية الشراء حسب الصناعة والشركة، بدءا من الطلبات البسيطة عبر الإنترنت وحتى المبيعات المعقدة التي تتطلب محادثة مع أحد شركاء المبيعات.
وبغض النظر عن طريقة الشراء المستخدمة يجب أن تكون الشركة قادرة على تجميع جميع المعلومات ذات الصلة بدقة والبدء بسرعة في خطوات معالجة الطلب اللاحقة واستيفاء الطلب .

2. إدارة الطلب :

بمجرد قيام العميل بإجراء عملية الشراء، تقوم إدارة الطلب بنقل الطلب خلال بقية دورة OTC، لمعالجة الطلبات بسرعة وكفاءه، فتقوم عملية إدارة الطلب بتتبع الطلب في كل مرحلة.
وتبقي العميل على علم بتقدم الطلب وتحدد أي مشاكل وتقوم بحلها، مثل العناصر غير المتوفرة في المخزون.
حيث تقوم عملية الطلب الفعالة بفحص مستويات المخزون قبل تقديم الطلب للتأكد من أن العنصر ليس خارج المخزون مؤقتا أو غير متوفر بشكل دائم.

3. إدارة التقسيط :

إذا كانت الشركة تقوم بالمبيعات بالتقسيط فمن المهم تقييم المخاطر المالية للعملاء بالنسبة للعملاء الجدد، فقد تقوم الشركات بإجراء فحوصات ائتمانية أو تتطلب مراجع قبل تمديد شروط دفع القسط.
فيمكن أن يساعد الاهتمام الدؤوب بإدارة التقسيط في تقليل احتمالية وجود أرصدة متأخرة من عملاء غير موثوقين.

4. وفاء النظام :

يتضمن تنفيذ الطلب اختيار العناصر المطلوبة وتعبئتها وشحنها إلى العميل.

5. طلب الشحن :

بمجرد شحن العناصر يجب إخطار العميل وإعطائه تاريخ وصول تقديري للشحنة، فيمكن أن تكون اعتبارات الشحن معقدة خاصة بالنسبة للشركات التي تبيع منتجاتها دوليا، حيث يمكن للشركات التي تقوم بشحن العناصر بشكل متكرر الاستفادة من البحث عن طرق شحن منخفضة التكلفة وفعالة بالنسبة للشحن الدولي.
وغالباً تحتاج الشركات إلى مراعاة الإقرارات الجمركية وأوقات الشحن الممتدة أيضا.

6. الفواتير :

تساعد الفواتير السريعة على تسريع دورة تحويل الطلب الى نقد وتحسين التدفق النقدي – فلا يمكن للعملاء دفع الفاتورة حتى يحصل على الشحنة، ولذلك فمن المهم القضاء على التأخير بين التنفيذ وإنشاء الفاتورة، من أجل توصيل الفواتير إلى أيدي العملاء في الوقت المناسب.
ولتسريع عملية إعداد الفواتير يجب أن تكون المعلومات الداعمة مثل أوامر المبيعات أو الشراء متاحة بسهولة.

7. الحسابات مستحقة الدفع :

بمجرد إنشاء الفاتورة وإرسالها إلى العميل يكون الأمر متروكا لفريق الحسابات المدينة (المستحقة الدفع)، للتأكد من تحصيل الدفع.
ويمكن أن يساعد برنامج الإدارة المالية في تسهيل عملية الحسابات المدينة من خلال تتبع تواريخ استحقاق الفاتورة تلقائيا وإنشاء تنبيهات.

8. تحصيلات الدفع :

إنها حقيقة مؤسفة أنه ليس كل العملاء يدفعون الفواتير في الوقت المحدد، يحتاج فريق الحسابات المدينة إلى تتبع الحسابات المتأخرة بدقة واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحصيل المدفوعات عند الضرورة.
ويمكن أيضا وضع علامة على حساب العميل المتأخر لمنعه من إجراء المزيد من عمليات الشراء.

9. إعداد التقارير :

وبمساعدة البرمجيات، يمكن للشركات تحليل كفاءة كل مرحلة في دورة OTC وتحديد مجالات التحسين.
وتعد الإدارة المتكاملة للبيانات أمرا بالغ الأهمية لتسهيل إعداد التقارير والتحليل، ويمكن لبرنامج Dexef ERP بدمج البيانات من جميع أنحاء الشركة ويوفر إمكانات إعداد تقارير قوية، تساعد الشركة على تتبع المقاييس الرئيسية، مثل إجمالي وقت دورة الطلب ونسبة دوران الطلب.

أفضل طرق لتحويل الطلب الى نقد :

يمكن أن يؤدي تحسين عملية OTC إلى تحسين التدفق النقدي عن طريق تسريع المدفوعات، ويمكن أن يزيد الإيرادات عن طريق تقليل الديون المعدومة.

وفيما يلي خمس أفضل الممارسات لتحسين دورة OTC الخاصة بك:

1. تحليل كل خطوة في العملية:

ألق نظرة فاحصة على كيفية عمل كل خطوة في دورة OTC، على سبيل المثال، بعد أن يقدم العميل طلبا، هل يتم تشغيل عملية تنفيذ الطلب تلقائيا أم أنها تتطلب إدخالا يدويا؟ وهل يتم إرسال الفواتير تلقائيا؟ وما هي آلية تحصيل الفواتير المتأخرة السداد؟
فينبغي أن يسلط التحليل الضوء على المجالات التي يمكن فيها تبسيط العملية وتحويلها الى آليه قدر المستطاع.

2. دمج العمليات والبيانات مع تخطيط موارد المؤسسات (ERP):

تتطلب دورة OTC السلسة والفعالة تكامل البيانات والعمليات عبر النشاط، وغالبا ما يكون هذا صعبا عندما تستخدم الشركات برامج مختلفة لكل وظيفة، ويوفر برنامج ERP DEXEF مجموعة متكاملة من تطبيقات الأعمال التي تستخدم قاعدة بيانات واحدة وموحدة.

مما يساعد الشركات على التسريع والتحول الرقمي لدورة OTC بأكملها، وتتضمن الحلول الرائدة أيضا لوحات معلومات متقدمة وإمكانيات إعداد التقارير التي تساعد الشركات على مراقبة الاتجاهات وتحديد المشكلات بسرعة وتحليل كفاءة العملية.

3. الاستماع إلى العملاء والموظفين.

يمكن لعملائك وموظفيك تقديم رؤيتهم حول نقاط القوة والضعف في عملية OTC الخاصة بك، وإذا اشتكى العملاء بشكل متكرر من تأخيرات الشحن أو أخطاء الفوترة فمن المنطقي إعطاء الأولوية لهذه الإصلاحات.

وإذا لم يتمكن موظفو المستودع من العثور بسرعة على المخزون المطلوب، فقد يكون الاستثمار في نظام أفضل لتتبع المخزون وإدارة المستودعات فعالا من حيث التكلفة.

تحويل الطلب الى نقد في شركات الاشتراكات الشهرية والسنوية :

شركات الاشتراكات تواجه تحديات في دورة الطلب إلى النقدية، فالفواتير تصبح أكثر تعقيدًا واعتراضًا وتكون عمليات الفوترة يدويا في جداً صعبة، والخدمات الاشتراكية تزيد من حجم الفواتير وتتطلب إعداد الفواتير بشكل تكراري بفواصل زمنية ثابتة.
والفواتير يمكن أن تختلف في المبلغ من فاتورة إلى أخرى، فإن الخصومات الترويجية والفترات التجريبية المجانية تجعل الفوترة أكثر تحديًا، والفوترة التلقائية ضرورية لضمان الدقة والتوسع.

الأسئلة الشائعة حول “من تحويل الطلب الى نقد”:

ما هو P2P وO2C؟

O2C تعني “من تحويل الطلب الى نقد”، وهو تسلسل الخطوات المتضمنة في معالجة طلبات العملاء يتم اختصارها أحيانا OTC، وتبدأ دورة O2C بتقديم الطلب وتنتهي باستلام الدفع من ناحية أخرى.
ويشير P2P إلى الشراء الى دفع ، وهي العملية المقابلة التي تتبعها الشركات عند شراء السلع والخدمات واستلامها ودفع ثمنها.

ما هي عملية ” تحويل الطلب الى نقد”؟

تتضمن عملية OTC النموذجية تسع خطوات، والتي تبدأ بمجرد قيام العميل بتقديم الطلب وتشمل الخطوات إدارة الطلب وتنفيذه، وإعداد الفواتير، والدفع، وإعداد التقارير.

ما هي تكلفة أمر الشغل؟

تكلفة أمر العمل هي طريقة تستخدمها الشركات لتسعير وتتبع تكاليف المنتجات والخدمات المخصصة ويتم استخدامها بشكل شائع من قبل الشركات التي تنفذ مشاريع معقدة لمرة واحدة أو تصنع منتجات متخصصة لتلبية متطلبات العميل.