من المهم فهم أساسيات المحاسبة لتحقيق الاحتراف في مجال المحاسبة بشكل جيد والاستفادة من المفاهيم الرئيسية. فيمكن للأفراد الراغبين في تطوير مهاراتهم المحاسبية الاستفادة من أكثر من 20 مفهوماً مختلفاً لتحسين فهمهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام جداول البيانات المجانية لتطبيق هذه المفاهيم وتحليل البيانات المالية بشكل أفضل.
ومن الأمور الهامة للتركيز عليها عند تعلم المحاسبة هي فهم مبادئ المحاسبة الأساسية مثل الميزانية والدخل والتدفق النقدي . وكما يجب أيضاً فهم مفاهيم مثل القيمة الحالية والتكلفة الفعلية والتكلفة الفردية والتكلفة الثابتة والمتغيرة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للأفراد الاستفادة من فهم مفاهيم الضرائب والتقارير المالية والتحليل المالي لتطوير مهاراتهم بشكل أفضل.
باستخدام الجداول البيانية المجانية، يمكن للأفراد تطبيق هذه المفاهيم وتحليل البيانات المالية بشكل عملي. إذ يمكنهم تتبع الإيرادات والمصروفات وتحليل الأرقام لفهم أداء الشركة بشكل أفضل. وبهذه الطريقة، يمكن تطبيق المفاهيم النظرية في بيئة عملية والاستفادة القصوى من تعلم المحاسبة.
دعنا نشبه العمل كالسيارة، فالبدء والتشغيل بكفاءة، يحتاج إلى شيئين: الطاقة والصيانة.
فإن أكبر المشاكل لأصحاب الأعمال الصغيرة هي:
- اكتساب العملاء
- فهم أساسيات المحاسبة مثل التدفق النقدي والمصروفات والضرائب.
لكن المزيد من الوقود لا يجعل السيارة تعمل لفترة أطول، لكن الصيانة المستمرة هى التي تحافظ على تشغيل السيارة لسنوات بعد عمرها الافتراضى المتوقع.
وبطريقة مماثلة، يحافظ نظام المحاسبة الجيد على سلسة سير عملك، فإنها عملية تجميع للمعلومات وتضعها في المكان المناسب وتبلغك بمعلومات مفيدة.
وسترى تعريفا أكثر تفصيلا للمحاسبة ادناه:
وللحفاظ على سيارتك على الطريق ، فالصيانة الدورية أمر لا بد منه، وينطبق الشيء نفسه على نظام المحاسبة الخاص بك.
ما هي الأنظمة المحاسبية؟
الأنظمة المحاسبية هي نظام أو برنامج محاسبة يستخدم لتسجيل اشياء كثيرة أكثر من مجرد المعاملات المالية، فإذا تم ذلك بشكل صحيح، فإن المحاسبة المالية:
- تتعقب وتحلل المعاملات التجارية إجمالا
- تقيس وتحسن حالة الأعمال
- بالإضافة إلى تقارير النتائج المالية للمستثمرين والدائنين والمنظمين.
مشكلات يتناولها نظامك المحاسبى:
- المركز المالي اعتبارا من تاريخ محدد: الميزانية العمومية
- الربح أو الخسارة لفترة زمنية محددة: قائمة الدخل
- التدفقات النقدية الداخلة والخارجة لمدة شهر أو سنة: قائمة التدفقات النقدية
فيتطلب منك النظام أداء العمل بترتيب معين ، وهنا يأتي دور الدورة المحاسبية.
كيف تدير دورة المحاسبة الخاصة بك؟
مفاهيم المحاسبة الأساسية
مفاهيم المحاسبة الأساسية هي مجموعة من المفاهيم والمبادئ التي تشكل أساس المحاسبة وتستخدم لتسجيل وتتبع النشاطات المالية للشركات وتقديم التقارير المالية، وفيما يلي بعض المفاهيم الأساسية في المحاسبة:
- المبدأ المحاسبي: يشير إلى القاعدة الأساسية التي يتم بموجبها تسجيل العمليات المالية، فيعتمد المبدأ المحاسبي على مبدأ الاستمرارية، حيث يفترض أن الشركة ستستمر في العمل لفترة طويلة.
- المبدأ المالي: يشير إلى أن المحاسبة تهتم بتسجيل العمليات المالية وتأثيرها على الموارد المالية للشركة، فتهدف المحاسبة إلى توفير معلومات مالية دقيقة وموثوقة للمستخدمين داخل وخارج الشركة.
- مبدأ التكلفة: يشير إلى أن الأصول يجب أن تسجل بتكلفتها الأصلية وأنه يجب أن يتم تقييمها بناء على التكلفة التاريخية وليست القيمة السوقية الحالية.
- مبدأ التوافق: يشير إلى أن العمليات المالية يجب أن تسجل وفقا للمبادئ المحاسبية المعترف بها والتوافق مع المعايير المحاسبية القياسية.
- المبدأ الفاصل: يشير إلى أن التعاملات التجارية يجب أن يتم تسجيلها بشكل منفصل عن الأعمال الشخصية لأصحاب العمل.
- المبدأ الفعلي: يشير إلى أن العمليات المالية يجب أن تسجل بناءاً على الأدلة الفعلية والوثائق الداعمة.
- المبدأ الاقتصادي: يشير إلى أن العمليات المالية يجب أن تسجل بناء على قيمتها الاقتصادية الحقيقية بدلا من القيم القانونية.
هذه هي بعض المفاهيم الأساسية في المحاسبة، وتستخدم هذه المفاهيم للتسجيل والتحليل المالي وتقديم التقارير المالية للشركات.
شجرة الحسابات
شجرة الحسابات هى قائمة بكل حساب مطلوب لإدارة الأعمال ورقم الحساب المقابل.
فمع نمو شركتك ، يمكنك إضافة أو خصم أو تغيير الحسابات اللازمة لتسجيل المعاملات.
يقوم مخطط الحسابات النموذجي بتعيين أرقام الحسابات لحسابات الميزانية العمومية أولا ، تليها حسابات قائمة الدخل.
نصيحة احترافية:
من المهم إزالة الحسابات التي لا تحتاج إليها، إذا توقفت عن بيع خط معين من المنتجات، فقم بإزالة حسابات المخزون ذات الصلة من المخطط.
عندما تقضي على فوضى الحسابات الإضافية ، يكون تسجيل المعاملات المحاسبية أسهل، اجعلها نقطة لمراجعة شجرة الحسابات كل شهر.
تسهل شجرة الحسابات المتماسكة استخدام محاسبة القيد المزدوج لترحيل قيود دفتر اليومية
محاسبة القيد المزدوج:
تبدأ محاسبة القيد المزدوج بمعادلة الميزانية العمومية:
الأصول - الخصوم = حقوق الملكية
فكر في المعادلة بهذه الطريقة: تخيل أنك تبيع جميع أصول شركتك نقدا ، وتستخدم النقد لسداد جميع أرصدة حساباتك المستحقة الدفع وديونك طويلة الأجل، فأي نقد متبقي هو حقوق الملكية الخاصة بك ، وهي القيمة الحقيقية لعملك.
وتحافظ الحسابات ذات القيد المزدوج على توازن هذه المعادلة بحيث يساوي إجمالي المبلغ بالجنيه (الأصول – الخصوم) إجمالي حقوق الملكية.
فالديون ووالحسابات المستحقة الدفع هي أدوات محاسبية تحتاجها الحسابات ذات القيد المزدوج.
قواعد الخصم والائتمان:
تساعدك هذه القواعد على ترحيل إدخالات دفتر اليومية التي تحافظ على توازن معادلة الميزانية العمومية:
- مدخلات الحسابات المدينة: يتم ترحيل إدخالات الخصم على الجانب الأيسر من كل إدخال في دفتر اليومية، تتم زيادة حسابات الأصول والمصروفات مع طبيعة الحساب مدين ، مع بعض الاستثناءات.
- مدخلات الحسابات الدائنة: يتم ترحيل إدخالات الائتمان على الجانب الأيمن من كل قيد في دفتر اليومية، يتم زيادة حسابات الخصومات والإيرادات مع طبيعة الحساب دائن ، مع بعض الاستثناءات.
- الإجماليات: يجب أن يساوي المبلغ الإجمالي للمدين بالجنيه دائما للجانب الدائن، لحسن الحظ ، فيتطلب برنامج محاسبه مجانى من كل إدخال في دفتر اليومية تسجيل مبلغ متساو بالجنيه من المدين والدائن .
واحد من كل منها: يحتوي كل قيد في دفتر اليومية على قيد مدين واحد وقيد دائن واحد على الأقل .
ميزان المراجعة:
ميزان المراجعة هو قائمة بكل حساب ورصيد الحساب الجاري.
تحدد شجرة الحسابات الخاصة بك كيفية عمل ميزان المراجعة، يقدم سرد حسابات الميزانية العمومية أولا ، بناء على الترتيب الذي تظهر به في الميزانية العمومية.
ويسرد ميزان المراجعة حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية أولا، ثم يسرد التقرير حسابات الإيرادات والمصروفات الموجودة في بيان الدخل.
قبل أن تتمكن من إنشاء البيانات المالية ، تحتاج إلى ترحيل التسويات على ميزان المراجعة باستخدام طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق.
المحاسبة على أساس الاستحقاق
تتطلب طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق من الشركة تسجيل الإيرادات عند كسبها ، والمصروفات عند تحملها، وتطبق هذه الطريقة مبدأ المطابقة ، الذي يطابق الإيرادات مع المصروفات المتعلقة بجنى الإيرادات.
ويقدم أساس الاستحقاق صورة أكثر دقة لصافي الدخل ، وتتجاهل هذه الطريقة توقيت التدفقات النقدية الداخلة والخارجة.
لذلك ، قبل أن تتمكن من استخدام ميزان المراجعة لإنتاج البيانات المالية ، يجب أن تطبق جميع معاملاتك طريقة الاستحقاق وليس طريقة المحاسبة النقدية.
ما هو الفرق بين طريقة الاستحقاق وطريقة المحاسبة النقدية؟
تتعلق الاختلافات بين طريقة الاستحقاق والطريقة النقدية بتوقيت الإيرادات والمصروفات، فسيكون صافي الدخل باستخدام طريقة الاستحقاق مختلفا عن صافي الدخل الناتج باستخدام الطريقة النقدية.
طريقة المحاسبة النقدية
طريقة المحاسبة النقدية هي إحدى الطرق المستخدمة في إدارة الحسابات المالية للشركات والمؤسسات. وتعتمد هذه الطريقة على تسجيل العمليات المالية والتحليل النقدي للتدفقات النقدية الواردة والصادرة. ويتم تقييم أداء الشركة وتحليل قدرتها على تحصيل النقدية وإدارتها بشكل فعال من خلال هذه الطريقة. تعتبر طريقة المحاسبة النقدية أداة مهمة لاتخاذ القرارات المالية الصائبة وضمان استدامة الأعمال التجارية.
ماذا لو استخدمت دفتر الشيكات الخاص بك لتسجيل الإيرادات والمصروفات؟
فعندما يدفع لك العميل نقدًا، تزداد الإيرادات. ويتم تسجيل المصروفات عندما تدفع نقداً.
بالتأكيد، إنها عملية بسيطة، ولكنها لا تتناسب مع الإيرادات التي حققتها مقابل المصروفات المتعلقة. فعلياً، فلا تعرف ما هو ربحك في معاملة معينة.
طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق
هي إحدى الطرق المستخدمة في مجال المحاسبة لتحديد الدخل والمصروفات بناءاً على الوقت الذي يتم فيه استحقاق الدفعات المالية.
ويتم احتساب الدخل عندما يتم استحقاقه وليس عندما يتم استلامه، والعكس ينطبق على المصروفات. فهذه الطريقة تساعد في تحديد الأداء المالي الفعلي للشركة وتوفر صورة دقيقة عن الأرباح والخسائر.
والآن تشعر وكأنك كنت على الطريق لفترة من الوقت؟ حسنا ، لقد اقتربت من وجهتك.
البيانات المالية للمحاسبة الأساسية
يتم مراجعة دفتر الأستاذ العام وهى من أساسيات المحاسبة، لتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى ترحيل أي إدخالات تعديل، فيتم ترحيل أو تعديل الإدخالات لتتوافق مع طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق.
فكر في تعديل الإدخالات كطريقة للصيانة المطلوبة لسجلاتك المحاسبية.
فبمجرد ترحيل إدخالات التعديل ، يتم استخدام ميزان المراجعة المعدل لإنتاج بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفقات النقدية.
قائمة الدخل:
هل كسبت أي أموال الشهر الماضي؟ تحقق من قائمة الدخل.
فتقارير قائمة الدخل تتمحور حول الإيرادات والمصروفات وصافي الدخل (الربح) أو الخسارة لفترة محددة
الإيرادات - المصروفات = صافي الدخل أو (الخسارة)
قائمة الدخل متعددة الخطوات
يتم تقسيم الدخل إلى فئات تشغيلية وغير تشغيلية في قائمة الدخل المتعددة الخطوات، وتساعدك هذه المعلومات على فهم الأنشطة التي تعمل على جنى الأرباح.
ابدأ من أعلى قائمة الدخل.
كما ترون، يتدفق معظم أنشطة العمل من خلال الربح الإجمالي:
مبيعات بقيمة 520,000 جنيه - تكلفة المبيعات بقيمة 420,000 جنيه = الربح الإجمالي بقيمة 100,000 جنيه
المواد والأجزاء وتكاليف العمالة التي تتكبدها لإجراء الصيانة تُرحل إلى تكلفة المبيعات.
فهذه التكاليف مرتبطة مباشرة بالإنتاج. فكلما قمت بإجراء المزيد من الإصلاحات، زادت المصروفات على المواد والألات والعمالة.
وهناك مصروفات أخرى لتشغيل العمل، بما في ذلك الرواتب ، ومدفوعات التأمين، وعقد الإيجار للمبنى. فيتم خصم مصروفات التشغيل من الربح الإجمالي لحساب الدخل الصافي:
الربح إجمالي بقيمة 100,000 جنيه – مصروفات التشغيل بقيمة 90,000 جنيه = دخل صافي بقيمة 10,000 جنيه
فيجب علىك أن تكون قادر على جنى معظم الدخل الصافي من إصلاح المركبات لأن عملية الإصلاح دائمة. ويعرف المحاسبون أن الدخل الصافي والمستدام باسم الدخل التشغيلي.
والدخل غير التشغيلي ليس ثابتاً أو قابلاً للتوقع.
فلا يمكن لأي شركة البقاء على المدى الطويل من خلال الاعتماد على الدخل غير التشغيلي لتحقيق الأرباح. فإذا باعت شركتك قطعة من المعدات بمكسب، يُعتبر الربح دخلاً غير تشغيلياً.
فقائمة الدخل متعددة الخطوات هى نوع من التقارير المالية التي تعرض الإيرادات والمصروفات والأرباح والخسائر لفترة محددة، وتتكون قائمة الدخل متعددة الخطوات من عدة خطوات تساعد في فهم وتحليل أداء الشركة، وفيما يلي المكونات الرئيسية قائمة الدخل متعددة الخطوات:
- الإيرادات: وتشمل جميع الدخل المحصل من العمليات التجارية الأساسية للشركة، مثل مبيعات المنتجات أو الخدمات.
- تكلفة المبيعات: وتشير إلى التكاليف المباشرة المرتبطة بإنتاج أو تقديم المنتجات أو الخدمات المباعة، وتشمل تكلفة المواد الخام وتكلفة العمالة وتكلفة التصنيع.
- هامش الربح: ويتم حسابه عن طريق خصم تكلفة المبيعات من الإيرادات، ويعكس هامش الربح الإجمالي الذي تحققه الشركة قبل خصم المصروفات العامة والمصروفات الأخرى.
- المصروفات العامة والإدارية: وتشمل جميع المصروفات التي لا يمكن تخصيصها مباشرة للإنتاج أو البيع، مثل رواتب الموظفين الإداريين وتكاليف الإيجار والمصروفات العامة .
- الربح التشغيلي: يتم حسابه عن طريق خصم المصروفات العامة والإدارية من الهامش الإجمالي، ويعكس الربح التشغيلي الربح الذي تحققه الشركة من عملياتها التجارية الأساسية.
- الربح غير التشغيلي: ويشمل الربح أو الخسارة الناتجة عن أنشطة غير تجارية، مثل الاستثمارات أو العمليات الأخرى التي لا تتعلق بالنشاط الأساسي للشركة.
- الضرائب على الدخل: وتشمل الضرائب التي يتعين على الشركة دفعها على الدخل الإجمالي.
- الربح الصافي: ويتم حسابه عن طريق خصم الضرائب على الدخل من الربح التشغيلي، ويعكس الربح الصافي الربح الفعلي الذي يتبقى بعد خصم الضرائب.
الميزانية العمومية
الميزانية العمومية هي صورة من المركز المالي للشركة في تاريخ محدد، وتعكس أصول الشركة وخصومها وأرصدة حقوق الملكية.
وفيما يلي مكونات الميزانية العمومية لنشاطك التجاري:
- الأصول: هي الموارد المستخدمة لإنتاج الإيرادات.
- الخصوم: المبالغ التي يجب أن يدفعها نشاطك التجاري لأطراف أخرى، تشمل الخصومات: الحسابات المستحقة الدفع والديون طويلة الأجل.
- حقوق الملكية: حقوق الملكية هي الفرق بين الأصول والخصوم ، ويمكنك التفكير في حقوق الملكية على أنها القيمة الحقيقية لعملك.
ومعادلة الميزانية العمومية:
الأصول = الخصوم + حقوق ملكية المالك
فقائمة الدخل متعددة الخطوات توفر صورة شاملة لأداء الشركة وتساعد في تحليل العوامل التي تؤثر في الأرباح والأداء المالي.
الأصول المتداولة
- النقدية: وهى المبلغ الإجمالي للأموال المتاحة.
- الحسابات المدينة: وهو المبلغ الذي يدين به لك عملاؤك بعد شراء سلعك أو خدماتك عن طريق الائتمان.
- المخزون: العناصر المشتراة لإعادة بيعها للعملاء.
- المصروفات المدفوعة مسبقا: وهى المصروفات التي دفعتها مقدما، مثل ستة أشهر من أقساط التأمين.
- الاستثمارات: وهى أرصدة حسابات سوق المال والأسهم والسندات، ويمكن تصنيف بعض الاستثمارات على أنها طويلة الأجل ، ولكن معظمها أصول قصيرة الأجل.
- الحسابات مستحقة القبض: وهى المبالغ المستحقة لك والتي سيتم دفعها في غضون 12 شهرا.
فهذه هي حسابات الأصول المتداولة الأكثر استخداما.
فإذا كنت تتساءل عما إذا كان أصل معين هو أصل متداول ، ففكر في مدى سرعة تحويل الأصل إلى نقدية، فإذا كان التحويل سيحدث في غضون عام ، فهو أصل متداول.
الأصول غير المتداولة:
- الأصول الملموسة: وتشمل الأصول الثابتة المركبات والمعدات والمباني المستخدمة لإنتاج الإيرادات، وتنخفض قيمة هذه الأصول بمرور الوقت، ولهذا السبب ، يتم ترحيل مصروفات الاهلاك لتسجيل الانخفاض في قيمة الأصول الثابتة.
- الأصول غير الملموسة: وتندرج الأصول التي ليس لها مظهر مادي ، مثل الشهرة وبراءات الاختراع وحقوق النشر والعلامات التجارية ضمن هذه الفئة.
فإذا كنت قادرا على استخدام أحد الأصول على مدار عدة سنوات ، فمن المحتمل أنه أصل طويل الأجل.
فالدائنون لديهم مطالبة على بعض أصول شركتك، إذا لم تدفع للدائن ، فيمكن للشركة مقاضاتك وتطلب من المحكمة منح الشركة بعض أصولك.
وتسمى هذه المطالبات بالخصوم.
الخصوم:
- الخصوم المتداولة: وهي المبالغ الواجب دفعها في غضون عام ، مثل الحسابات المستحقة الدفع (المبالغ التي تدين بها للموردين)، والتزامات كشوف المرتبات، والمبالغ المستحقة على القروض التجارية قصيرة الأجل.
- الخصومات طويلة الأجل: وهى المبالغ الواجب دفعها في غضون عام أو أكثر ، بما في ذلك القروض طويلة الأجل ومدفوعات الرهن العقاري ومزايا الموظفين المستقبلية، وهذه الخصومات تعتبر غير متداولة ، ولكن غالبا ما يتم تعريف الفئة على أنها “طويلة الأجل” في الميزانية العمومية.
فإذا قمت ببيع جميع أصول شركتك واستخدمت العائدات لسداد جميع الخصومات ، فاعتبار أي نقد متبقي فهو رصيد حقوق الملكية الخاص بك.
قائمة التدفقات النقدية
تشير قائمة التدفقات النقدية إلى التدفقات النقدية الداخلة والخارجة لأنشطة التشغيل والتمويل والاستثمار.
ويتم الافصاح عن التدفقات النقدية للمدد الزمنية المحددة ، مثل شهر أو سنة.
فيتم تعيين التدفقات النقدية إلى واحدة من ثلاث فئات:
- التدفقات النقدية من العمليات: تشير العمليات إلى الأنشطة اليومية لإدارة الأعمال، وهى عمليات موثوقة لديها تدفقات نقدية لمدفوعات العملاء ، والتدفقات النقدية الخارجة لشراء قطع الغيار ، وتمويل الرواتب مثلا.
- التدفقات النقدية من الاستثمار: إذا قامت شركة بشراء أو بيع أصل نقدا .
- التدفقات النقدية من التمويل: عندما تجمع الشركة أموالا من المستثمرين أو تقترض الأموال أو تدفع على قرض ، فيتم تصنيف المعاملات النقدية على أنها أنشطة تمويلية.
نهاية الطريق المحاسبي فإنها مجرد البداية:
لقد شاهدت الدورة المحاسبية ، وتعرفت على مبادئ المحاسبة ، وراجعت البيانات المالية.
فإذا كان لديك نظام محاسبى مثل Dexef ERP ينتج بيانات مالية دقيقة ، فيمكنك اتخاذ قرارات أكثر فعالية.
قرارات العمل المدروسة هى الأفضل فتزيد من أرباحك.
وباختصار،
فإن فهم الأساسيات وتطبيق المفاهيم الرئيسية للحسابات وتحليل البيانات المالية باستخدام الجداول البيانية ستساعد الأفراد والمحاسبين في تحسين مهاراتهم المحاسبية بشكل كبير.
