الدورة المحاسبية .. الأهمية والأنواع والمراحل وأهم تقاريرها

عندما تبحث عن الدورة المحاسبية، فإنك تسعى للتميز في عالم المحاسبة، هنا، سنقدم لك نظرة سريعة على المميزات الرئيسية لهذه الدورة، بالإضافة إلى مفاجأة لن تتوقعها، بعد ذلك، سنستعرض لك ما ستتعلمه وكيف يمكن لهذه الدورة أن تغير مسار مستقبلك المهني.

في عالم يتسم بالتنافسية، تكمن أهمية الحصول على المهارات المحاسبية اللازمة لتحقيق النجاح في مجال الأعمال، إذا كنت تشعر بالقلق بشأن كيفية البدء في هذا المجال أو كيفية تحقيق التميز فيه، فإن هذه الدورة المحاسبية قد تكون الحل الذي تبحث عنه.

ما هي الدورة المحاسبية؟

الدورة المحاسبية هي سلسلة من الخطوات التي تقوم بها الشركات لإنشاء سجل دقيق لمركزها المالي، وتلخيصه في البيانات المالية.

تشمل هذه الخطوات تسجيل المعاملات المالية في الدفتر اليومي ، ثم نقل التفاصيل إلى دفتر الأستاذ العام ، وتحليل القيود وضمان توازن الدفاتر وخلوها من الأخطاء قبل إعداد البيانات المالية وإغلاق الدفاتر للفترة.

اهداف الدورة المحاسبية

تعد الدورة المحاسبية وسيلة فعالة للشركات لتسجيل جميع المعاملات المالية بشكل منهجي خلال الفترة المحاسبية.

كما تساعد الدورة المكونة من ثماني خطوات الشركات على التأكد من صحة معلوماتها المالية قبل إغلاق دفاترها ثم إعادة تعيينها للفترة المحاسبية التالية. فاهداف الدورة المحاسبية يمكن تلخيصها في النقاط التالية:

•  تسجيل العمليات المالية : تهدف الدورة المحاسبية إلى تسجيل جميع العمليات المالية التي تتم في الشركة بدقة وفي الوقت المناسب.

•  تحليل الأداء المالي : توفير بيانات مالية دقيقة وموثوقة لتحليل أداء الشركة واتخاذ القرارات الاستراتيجية الصائبة.

•  ضمان الامتثال للتشريعات المحاسبية: التأكد من أن جميع العمليات المالية تتم وفقًا للتشريعات والمعايير المحاسبية المعتمدة.

•  توفير الشفافية المالية: تسهيل فهم النشاط المالي للشركة وتوفير بيانات مالية شفافة للمساهمين والجهات الخارجية.

• تقديم المعلومات لاتخاذ القرارات: تزويد الإدارة والمسؤولين بالمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية المدروسة والمبنية على البيانات.

•  ضمان الاستخدام الفعال للموارد: مساعدة الشركة في التخطيط الاقتصادي واستخدام الموارد المالية والبشرية بكفاءة وفعالية.

•  تحقيق الأهداف المالية: تسهيل تحقيق أهداف النمو والربحية والاستدامة المالية للشركة.
•  توفير المعلومات للتقارير الضريبية والقانونية: توفير البيانات الضريبية والقانونية الضرورية للالتزام بالتشريعات والقوانين المحلية والدولية.

هذه الأهداف تشكل أساساً لعملية المحاسبة وتساهم في تحقيق استقرار ونجاح الشركات في بيئة الأعمال المعاصرة.

متى يتم اعداد الدورة المحاسبية؟

يتم اعداد الدورة المحاسبية على أساس دوري، عادةً بانتظام في نهاية كل فترة محاسبية.

وتختلف فترات الإعداد حسب سياسة الشركة والمتطلبات القانونية والتنظيمية في البلدان المختلفة. ومعظم الشركات تعتمد الفترة المحاسبية الشهرية أو الربع سنوية أو السنوية.

 

• الدورة المحاسبية الشهرية : في هذه الحالة، يتم اعدادها في نهاية كل شهر مدني. وتتضمن هذه الدورة عمليات مثل إغلاق الدفاتر، وإعداد القوائم المالية ، وإجراء التحليلات اللازمة.
• الدورة المحاسبية الربع سنوية: في هذه الحالة، يتم اعدادها في نهاية كل ربع سنة، مما يعني أنها تتم كل ثلاثة أشهر. وتشمل هذه الدورة عمليات مشابهة لتلك في الدورة الشهرية ولكن بتركيز على الإعداد للتقارير الربع سنوية.
•  الدورة المحاسبية السنوية: في هذه الحالة، يتم اعدادها في نهاية كل سنة مالية. وتكون هذه الدورة أكثر تعقيدًا حيث يتعين على الشركات إجراء إجراءات إضافية مثل التقارير السنوية للمساهمين وإعداد الإقرارات الضريبية.

المراحل المختلفة لإعداد الدورة المحاسبية 

تحتوي الدورة المحاسبية على خطوات مختلفة توفر لأصحاب الأعمال تقارير شاملة عن الأداء المالي لتحليل الأعمال. :

• تحديد وتسجيل المعاملات​

الخطوة الأساسية في الدورة المحاسبية هي تحديد وتسجيل المعاملات. تتضمن هذه المرحلة التأسيسية التقاط كل نشاط مالي يحدث داخل الشركة.

وتشمل هذه المعاملات مجموعة واسعة من الأنشطة، من المبيعات والمشتريات إلى النفقات والمدفوعات.

تشبه كل معاملة قطعة من اللغز المالي، ويعد التقاط هذه الأجزاء بدقة أمرًا ضروريًا لبناء صورة شاملة وموثوقة للصحة المالية للشركة.

وبمجرد تحديدها، يتم تسجيل هذه المعاملات في دفاتر الشركة. ويتعلق هذا التسجيل أكثر بإنشاء سجل منظم يلتقط التفاصيل الأساسية.

يضمن هذا التسجيل التفصيلي عدم إغفال أي شيء، ويمهد الطريق لإعداد التقارير والتحليلات المالية الدقيقة.

• تنظيم المعاملات

تلعب إدخالات دفتر اليومية دورًا حيويًا في الدورة المحاسبية ، حيث تعمل كآلية لتنظيم المعاملات المحددة في الخطوة السابقة.

تشبه هذه الخطوة نظام حفظ الملفات في المكتبة، حيث يتم تعيين فئة أو حساب محدد لكل معاملة، مما يؤدي إلى إنشاء مستودع منظم للبيانات المالية.

يتم فصل وتصنيف كل معاملة يتم التقاطها خلال مرحلة تحديد الهوية بعناية بناءً على طبيعتها.

على سبيل المثال، سيتم تسجيل عملية البيع التي تمت للعميل في حساب المبيعات ، والدفعة للمورد في حساب الحسابات الدائنة ، والاستثمار في حساب الأصول .

ويضمن ذلك تجميع المعاملات المتشابهة معًا، مما يسهل تتبع الأنشطة المالية وتحليلها.

• الترحيل إلى حسابات دفتر الأستاذ

يتضمن ذلك نقل المعلومات من إدخالات دفتر اليومية إلى حسابات دفتر الأستاذ المعنية. حيث يقوم بإنشاء سجل مفصل ومنظم للمعاملات المالية للشركة لكل فئة حساب.

اعتبر حسابات دفتر الأستاذ بمثابة فصول فردية في كتاب، كل منها مخصص لجانب معين من الأنشطة المالية للشركة.

على سبيل المثال، سيكون هناك حسابات دفتر أستاذ منفصلة للنقد، وحسابات القبض، والحسابات المستحقة الدفع، وما إلى ذلك، اعتمادًا على طبيعة العمل.

يتضمن كل إدخال تاريخ المعاملة ووصفها والقيمة النقدية. تتيح هذه البيانات الشاملة للشركات تحليل الاتجاهات وتحديد مجالات القوة أو الاهتمام واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن مستقبل الشركة.

• ميزان المراجعة

ويأتي ذلك بعد تحديد المعاملات وتسجيلها في دفتر اليومية ونشرها في حسابات دفتر الأستاذ المعنية.

يتم تنظيم ميزان المراجعة بتنسيق بسيط، مع أعمدة لأسماء الحسابات، ومبالغ الخصم، ومبالغ الائتمان. يسمح هذا التخطيط الواضح للمحاسبين بتقييم ما إذا كانت المجاميع على كلا الجانبين متطابقة بشكل مرئي.

إذا كان ميزان المراجعة متوازنا، فإنه يشير إلى أن إجمالي الديون يساوي إجمالي الاعتمادات،

مما يوحي بأن دفاتر الشركة واضحة. ومع ذلك، إذا كان ميزان المراجعة غير متوازن، فهذا يشير إلى وجود أخطاء تحتاج إلى تحديدها وتصحيحها.

قد تتضمن الأخطاء الشائعة تبديل الأرقام أو إدخال مفقود أو تصنيف حساب غير صحيح.

• ضبط الإدخالات

تعتبر هذه الإدخالات مهمة للتأكد من أن البيانات المالية تعكس الوضع المالي للشركة وأدائها المالي، مع الأخذ في الاعتبار العناصر التي ربما لم يتم تسجيلها خلال المراحل السابقة من العملية المحاسبية.

فهي تساعد في تسجيل المعاملات والأحداث التي تحدث خلال الفترة المحاسبية، والتي ربما لم يتم تسجيلها في البداية.

وتعد هذه التعديلات ضرورية لأنها تمكن الشركات من الإبلاغ عن أنشطتها المالية بطريقة تتوافق مع الواقع الاقتصادي، حتى لو لم يتم تداول الأموال النقدية بعد.

تعد الدقة والاهتمام بالتفاصيل أمرًا بالغ الأهمية عند إجراء الإدخالات الصحيحة. تضمن هذه التعديلات أن البيانات المالية تعكس حقًا الوضع المالي للشركة.

يمكن لأي أخطاء في هذه المرحلة أن تؤثر على الصورة العامة المعروضة في بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفق النقدي .

• الشهادة المالية

البيانات المالية هي تتويج للدورة المحاسبية، حيث تقدم نظرة شاملة عن الأداء المالي للشركة ومركزها وتدفقاتها النقدية خلال فترة محددة. كما ان هذه البيانات تعتبر اداة حيوية لأصحاب المصلحة. فهي توفر رؤى أساسية حول صحة الشركة والمساعدة في اتخاذ القرار.

البيانات المالية الأولية التي تعدها الشركات عادة هي بيان الدخل، والميزانية العمومية، وبيان التدفق النقدي . تقدم هذه البيانات المالية بشكل جماعي نظرة شاملة للأداء المالي للشركة وموقعها وكفاءة عملياتها.

• الادخالات الختامية

الإدخالات الختامية هي الخطوات النهائية في الدورة المحاسبية، والتي تحدث في نهاية الفترة المحاسبية.

إنهم يلعبون دورًا حاسمًا في ضمان دقة السجلات المالية والتحضير للفترة القادمة. تشبه هذه الإدخالات دفتر الملاحظات الذي يكمل العملية المحاسبية ويجعل الدفاتر جاهزة للفترة المحاسبية الجديدة.

الهدف من إغلاق القيود هو إعادة الحسابات المؤقتة وتحديدا حسابات الإيرادات والمصروفات إلى الصفر.

تلتقط هذه الحسابات المؤقتة المعاملات التي تحدث خلال الفترة المحاسبية، ويجب تصفية أرصدتها لبدء الفترة الجديدة بسجل نظيف.

أهمية الدورة المحاسبية في النظام المالي للمنشاة

الدورة المحاسبية هي عملية أساسية في عالم المال والأعمال. وتتضمن سلسلة من الخطوات التي تتبعها المؤسسات لتسجيل معاملاتها المالية وتحليلها والإبلاغ عنها،

كما تلعب هذه الدورة دورًا محوريًا في الحفاظ على سجلات مالية دقيقة وتوفير رؤى مهمة لاتخاذ قرارات عمل مستنيرة.

نناقش هنا سبب أهميتها من منظور الأعمال:

•  الحفاظ على سجلات مالية دقيقة

في قلب أي عمل تجاري ناجح، يتم حفظ السجلات المالية بدقة. وتضمن الدورة المحاسبية تسجيل كل معاملة مالية، سواء كانت عملية بيع أو شراء أو حساب، بشكل صحيح في الدفاتر.

ويوفر هذا التسجيل الدقيق صورة واضحة عن الوضع المالي للشركة، مما يساعد أصحاب المصلحة على فهم أدائها واتخاذ خيارات استراتيجية.

•  تتبع أداء الأعمال

تمكن الدورة المحاسبية الشركات من تتبع أدائها على مدى فترات محددة، وعادة ما تكون شهرية وربع سنوية وسنوية. ومن خلال تحليل البيانات المالية، يمكن للمؤسسات تحديد الاتجاهات وتقييم الربحية وتقييم فعالية استراتيجياتها.

كما تسمح لهم هذه الرؤية بإجراء التعديلات اللازمة للحفاظ على قدرتهم التنافسية وتحقيق النمو على المدى الطويل.

• التدقيق المطلوب

في عالم التمويل المعقد، هناك العديد من اللوائح والمعايير التي يجب على الشركات الالتزام بها.

تضمن الدورة المحاسبية تسجيل جميع المعاملات المالية وفقًا لهذه اللوائح، مثل مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا

(GAAP) أو المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية (IFRS). إن الالتزام بهذه المعايير لا يحافظ على مصداقية المنظمة فحسب، بل يساعد أيضًا في منع المشكلات القانونية.

•  اتخاذ القرار الفعال​

إن اتخاذ القرار الفعال هو حجر الزاوية في الأعمال التجارية الناجحة. توفر الدورة المحاسبية البيانات الأساسية التي يستخدمها المديرون لاتخاذ خيارات مستنيرة.

سواء كان الأمر يتعلق بالتوسع في أسواق جديدة أو تقييم جدوى المشروع، فإن الحصول على معلومات مالية دقيقة وحديثة أمر بالغ الأهمية. تقدم الدورة المحاسبية هذه المعلومات بطريقة منظمة وفي الوقت المناسب.

•  الميزانية والتخطيط

تعد الميزانية جانبًا حاسمًا في إدارة أي منظمة. حيث تضمن الدورة المحاسبية حصول الشركات على البيانات التي تحتاجها لإنشاء ميزانيات واقعية وتوقعات مالية.

فهي تسمح لهم بتخصيص الموارد بكفاءة، وتحديد أهداف قابلة للتحقيق، ومراقبة التقدم. ويساعد هذا التخطيط الاستراتيجي الشركات على البقاء مستقرة ماليًا وقادرة على التكيف مع ظروف السوق المتغيرة.

•  كشف الأخطاء والاحتيال

يمكن أن يكون للأخطاء في السجلات المالية عواقب وخيمة على الأعمال التجارية. بالإضافة إلى ذلك، يعد الاحتيال مصدر قلق دائم في عالم الأعمال.

تتضمن الدورة المحاسبية خطوات للتسوية والتدقيق الداخلي والضوابط والأرصدة التي تساعد في اكتشاف المخالفات. ومن خلال تحديد هذه المشكلات ومعالجتها مبكرًا، يمكن للمؤسسات التخفيف من المخاطر والحفاظ على الثقة.

أنواع الحسابات في الدورة المحاسبية

في الدورة المحاسبية، تتضمن الحسابات عدة أنواع تستخدم لتسجيل المعاملات المالية وتعكس حالة المركز المالي للشركة. هذه الأنواع تشمل:

• حسابات الأصول (Assets).

تشمل هذه الحسابات الموارد المالية التي تمتلكها الشركة والتي لها قيمة اقتصادية مستقبلية متوقعة، مثل النقد والأرصدة القابلة للتحويل والأصول الثابتة مثل العقارات والمعدات.

• حسابات الخصوم (Liabilities).

تمثل هذه الحسابات الالتزامات المالية للشركة تجاه الأطراف الخارجية، مثل الديون والتزامات الدفع المستقبلية.

• حسابات حقوق الملكية (Equity).

تشمل هذه الحسابات استثمارات المساهمين في الشركة والأرباح المتراكمة أو الخسائر.

• حسابات الإيرادات (Revenues) .

تسجل هذه الحسابات الدخل الناتج عن أنشطة الشركة، مثل مبيعات البضائع أو الخدمات المقدمة.

• حسابات المصروفات (Expenses) .

تسجل هذه الحسابات التكاليف التي تتكبدها الشركة في سبيل إنتاج الإيرادات، علي سبيل المثال تكاليف المواد الخام والأجور والإيجارات.

• حسابات الربح والخسارة (Profit and Loss Accounts) .

تشمل هذه الحسابات جميع الإيرادات والمصروفات خلال فترة زمنية معينة، ويتم استخدامها لحساب صافي الربح أو الخسارة.

هذه الحسابات تعمل معًا في إطار الدورة المحاسبية لتسجيل وتتبع المعاملات المالية وتوليد البيانات المالية اللازمة لاتخاذ القرارات التنظيمية والمالية.

متى تبدأ الدورة المحاسبية ومتى تنتهي؟

تبدأ الدورة المحاسبية وتنتهي في تواريخ محددة وفقًا لطبيعة الدورة وأهدافها. بشكل عام، يمكن تقسيم الدورة المحاسبية إلى عدة مراحل رئيسية، وكل مرحلة تتضمن مجموعة من الأنشطة المحاسبية:

•  بداية الدورة المحاسبية

• بداية الفترة المحاسبية: تبدأ الدورة المحاسبية عادةً في بداية الفترة المحاسبية، والتي يمكن أن تكون بداية السنة المالية أو بداية الربع المالي أو أي فترة زمنية محددة.
• جمع البيانات المالية: يبدأ المحاسبون بجمع البيانات المالية من مختلف الأنشطة التجارية، مثل المبيعات، المشتريات، المصروفات، والإيرادات.

معالجة البيانات المحاسبية

• تسجيل العمليات : تسجيل جميع العمليات المالية في السجلات المحاسبية باستخدام المستندات المثبتة.
• تسوية الحسابات: إجراء التسويات المحاسبية للتأكد من أن جميع الحسابات تمثل الوضع المالي الحقيقي بنهاية الفترة.

 

  إعداد التقارير المالية

• مراجعة البيانات: مراجعة وتدقيق البيانات المالية للتأكد من دقتها وصحتها.
• إعداد القوائم المالية: إعداد القوائم المالية الرئيسية مثل قائمة الدخل، قائمة المركز المالي (الميزانية العمومية)، وقائمة التدفقات النقدية.

• نهاية الدورة المحاسبية

• إغلاق الحسابات: إغلاق الحسابات المؤقتة وتحويل الأرصدة إلى الحسابات الدائمة.
• توزيع التقارير: توزيع التقارير المالية على الأطراف المعنية مثل الإدارة، المستثمرين، والجهات التنظيمية.
• تنتهي الدورة المحاسبية في نهاية الفترة المحاسبية المحددة (مثل نهاية السنة المالية)، وعندها تبدأ دورة جديدة للفترة المحاسبية التالية.

الفرق بين الدورة المحاسبية والدورة المستندية

الدورة المحاسبية والدورة المستندية هما مفهومان أساسيان في المحاسبة والإدارة المالية، ولكل منهما دور خاص في تنظيم وتسجيل المعاملات المالية. إليك الفرق بينهما:

الدورة المحاسبية .

 من حيث التعريف

عملية تسجيل المعاملات المالية من لحظة حدوثها حتى إعداد التقارير المالية النهائية.

من حيث مراحلها 

• تحليل المعاملات المالية
• تسجيل القيود اليومية
• ترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ
• إعداد ميزان المراجعة
• إجراء التسويات المحاسبية
• إعداد القوائم المالية
• إغلاق الحسابات

من الهدف منها.

ضمان تسجيل دقيق للمعاملات وإعداد تقارير مالية تعكس الوضع المالي للشركة.

الدورة المستندية.

من حيث التعريف

سلسلة إجراءات توثيق وتسجيل المعاملات المالية والإدارية داخل الشركة.

من حيث مراحلها 

• جمع المستندات
• مراجعة المستندات
• إرسال المستندات للأقسام المعنية
• تسجيل المستندات
• أرشفة المستندات

من حيث هدفها .

توفير وسيلة منظمة لتوثيق وحفظ المعلومات المالية والإدارية، مما يسهل عملية المراجعة والتدقيق.

الفرق الأساسي .

الدورة المحاسبية تركز على تسجيل وتحليل المعاملات المالية وإعداد التقارير، بينما الدورة المستندية تركز على توثيق وتنظيم وحفظ المستندات المتعلقة بالمعاملات.

الدورة المحاسبية في  DEXEF

هنا تشمل الدورة المحاسبية مجموعة من الخطوات والإجراءات التي تهدف إلى تسجيل، تصنيف، تلخيص، وإعداد التقارير المالية.

فيما يلي خطوات عامة للدورة المحاسبية باستخدام برنامج DEXEF:

•  إنشاء الشجرة المحاسبية

• تعريف الحسابات: يبدأ إعداد النظام المحاسبي بإنشاء شجرة حسابات تشمل جميع الحسابات الرئيسية والفرعية التي تحتاجها الشركة.
• تصنيف الحسابات: تصنيف الحسابات إلى مجموعات مثل الأصول، الالتزامات، حقوق الملكية ، الإيرادات، والمصروفات.

•  تسجيل القيود اليومية

• إدخال العمليات: إدخال العمليات المالية اليومية مثل المبيعات، المشتريات، المصاريف، والعمليات النقدية في دفتر اليومية.
• التأكد من التوازن: التأكد من أن جميع القيود اليومية متوازنة حيث يجب أن يكون مجموع المدينين يساوي مجموع الدائنين .

•   ترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ

• تحديث الأرصدة: تحديث أرصدة الحسابات بعد كل عملية ترحيل.

ترحيل الحسابات: ترحيل كافة القيود اليومية من دفتر اليومية إلى الحسابات المعنية في دفتر الأستاذ.

 

•   إعداد ميزان المراجعة

• جمع البيانات: إعداد ميزان المراجعة عن طريق جمع أرصدة جميع الحسابات من دفتر الأستاذ.
• مراجعة التوازن: التأكد من توازن ميزان المراجعة، حيث يجب أن يكون مجموع الأرصدة المدينة يساوي مجموع الأرصدة الدائنة.

•   إعداد القوائم المالية

• قائمة الدخل: إعداد قائمة الدخل لعرض الإيرادات والمصروفات وصافي الربح أو الخسارة لفترة معينة.
• الميزانية العمومية: إعداد الميزانية العمومية لعرض الأصول والالتزامات وحقوق الملكية في نهاية الفترة المالية.
• قائمة التدفقات النقدية: إعداد قائمة التدفقات النقدية لعرض التدفقات النقدية الداخلة والخارجة خلال الفترة المالية.

•  تسويات نهاية الفترة

• تسوية الحسابات: إجراء تسويات نهاية الفترة للحسابات لضمان الدقة، مثل تسوية المصروفات المقدرة والإيرادات المستحقة.
• إقفال الحسابات: إقفال الحسابات المؤقتة مثل الإيرادات والمصروفات لنقل صافي الربح أو الخسارة إلى حقوق الملكية.

•   التقارير المالية

إعداد التقارير: إعداد التقارير المالية المختلفة التي يحتاجها الإدارة لاتخاذ القرارات، مثل تقارير الأداء المالي، وتحليل النسب المالية.

مراجعة وتحليل: مراجعة وتحليل التقارير المالية لتحديد النقاط القوية والضعيفة في الأداء المالي للشركة.

باختتام الدورة المحاسبية، يتضح بوضوح أنها تمثل العمود الفقري لنجاح أي منظمة مالية. ومع كل خطوة تمت في هذه الدورة، تزداد دقة واستقرار التقارير المالية،

مما يمكن الشركة من اتخاذ القرارات الاستراتيجية بثقة وفعالية. بالتالي، تصبح الدورة المحاسبية ليست مجرد إجراءات، بل هي مسار يؤدي إلى تحقيق الأهداف المالية والإدارية للمؤسسة.

في غمرة هذه العمليات، وفي ظل اتباع مراحلها بدقة، نستشعر أننا بالفعل نحقق التوازن المالي والاستقرار المالي المنشود.