من المؤكد أن شركتك تقوم بعمل رائع يستحق الثناء عليه، ولديها أعضاء فريق مخلصين وتخدم مجموعة رائعة من العملاء،
ولكن إذا كانت نظام الفواتير لا يعمل بشكل صحيح، فللأسف، فلن تستمر شركتك في الأعمال التجارية لفترة طويلة.
نظام الفواتير هو النظام الأساسي لأي شركة، كما يتطلب الدقة والتوقيت لإنهاء العملية،
فإذا اخطأت فيها، فلن تحصل على أموالك أو ستتأخر في الحصول عليها مما يؤثر بشكل كبير على السيولة النقدية للشركة،
وعندما لا تحصل على أموالك، فلا يمكنك دفع رواتب موظفيك أو تغطية النفقات العامة.
وتثير الأخطاء في نظام الفواتير شكوك العملاء حول ممارسات عملك،
وسوف ترفع هذه الأخطاء المتكررة تلك الشكوك إلى أعلى حد وتجبر عملائك على إعادة التفكير فيما إذا كانوا يرغبون في التعامل معك (أو لا).
الخبر الجيد هو أن هناك خطوات يمكنك اتخاذها لتقليل أخطاء الفواتير وإيجاد معدل عال من الثقة داخل قاعدة عملائك.
مشاكل في الفواتير وطرق حلها:
الفواتير المفقودة:
إذا لم تصل الفواتير إلى المستلمين المقصودين، فلن يتم دفعها،
وإذا كنت تستخدم شروطا للدفع بعد 30 يوما مع عملائك – ولا تتلقى تأكيدا تلقائيا بتحصيل الفاتورة – فقد يمر شهر أو أكثر قبل أن تدرك حتى أن الفاتورة مفقودة،
ويؤثر ذلك بشكل كبير على التدفق النقدي ، ناهيك عن إجبارك على إعادة إصدار الفواتير من جديد.
تجنب هذه المشكلة باستخدام برنامج مالي يرسل الفواتير تلقائيا إلى الشخص المناسب في قسم حسابات العميل المدين،
وينبهك أيضا عندما يتم فتح وعرض الفاتورة، وتأكد من أن العنوان البريدي الصحيح مرتبط بحساب كل عميل وأنك تتحقق بانتظام من الفواتير “غير المعروضة”،
إن ذلك إشارة إلى أنها لم تصل أو لم يتم مراجعتها، ابحث عن نظام آلي يمكن ضبطه لينبهك عندما تظل الفواتير غير معروضة لفترة معينة من الوقت.
الفواتير المحيرة:
في حين أن اللغة المستخدمة في الفواتير قد تكون واضحة بما فيه الكفاية بالنسبة لك ،
قد ينظر العملاء إلى تلك الرسائل من خلال عدسة مختلفة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى الارتباك فيما يتعلق بالفواتير،
وهو أمر سوف يشكل مشكلة خصوصا إذا كنت تبيع منتجات أو خدمات مختلفة لنفس العميل، وتصدر لهم فواتير مختلفة عدة مرات.
البيانات المفقودة:
إذا كنت ترغب في أن تم دفع فواتيرك في الوقت المحدد ودون الحاجة إلى تدخل بشري إضافي،
يجب أن تكون دقيقا، وعندما تكون البيانات التي يحتاجها العملاء لمعالجة الفواتير مفقودة، فسوف يتأخر تحصيل الفواتير حتى يتم حل المشكلة.
على سبيل المثال، بدلا من استخدام “الدفع عند الاستلام” كتاريخ استحقاق، كن محددا جدا بشأن متى يجب دفع الفاتورة،
سيساعد ذلك عملائك في إدارة جداول الدفع الخاصة بهم دون الحاجة إلى تخمين متى تستحق الفاتورة فعليا،
ضع في اعتبارك أي خصومات أو حوافز للدفع المبكر وكذلك العقوبات للدفع المتأخر وأنواع الدفع المقبولة.
إن وجود بيانات منظمة ومحدثة عبر أنظمتك أمر بالغ الأهمية،
فيساعدك إذا كان لديك نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) لربط كل شيء معا، ويجب أن يقوم النظام الآلي الخاص بك بإشارة إلى هذه الأنواع من المشكلات،
أو يمكنك مراجعتها بنفسك للتأكد من ملء جميع الحقول بمعلومات منطقية وذات صلة،
على أي حال، يجب أن يكون لديك عملية محددة لمراجعة بيانات الفاتورة بدقة قبل النقر فوق “إرسال”.
أخطاء في الفاتورة:
ربما تحدث الأخطاء، إذا نسيت تفاصيل الخدمات التي قد قام بها الفريق،
أو ربما لم تدرك أن عميلك يحتاج إلى طباعة أمر الشراء الخاص به على الفاتورة بطريقة محددة،
وربما قمت بالتحصيل مرتين لنفس المنتج أو الخدمة، أو ربما وضعت الفاصلة العشرية في المكان الخطأ .
مما يحول هذه الخدمة من قيمة 1000 إلى التزام بالدفع ل قيمة 10000.
إذ يمكنك تقليل أو القضاء على أخطاء الفاتورة عن طريق استخدام منصة مالية آلية تقوم بالحسابات بالنيابة عنك،
وتنبهك عند ترك حقول النموذج فارغة وتدمج متطلبات العملاء الخاصة، مثل رقم أمر الشراء المطلوب،
وإذا كنت تدير الفواتير يدويا، فتأكد من التحقق مرتين من الحسابات والتأكد من تعبئة جميع الحقول قبل الإرسال.
من خلال إلقاء “نظرة أخيرة” على نشاطك، ستتمكن من التقليل بشكل كبير عدد المدفوعات المؤجلة بسبب أخطاء الفاتورة.
أخطاء الفواتير المتكررة:
كما ذكر، يمكن أن يؤدي التسعير غير الصحيح، والحسابات غير الدقيقة،
ونسيان تواريخ الدفع وغيرها من الإغفال إلى تأخير المدفوعات التي لا يمكن لأي شركة تحملها،
وعندما تحدث هذه الأخطاء مرارا وتكرارا، فإنها تؤدي إلى عدم الثقة في قاعدة عملائك،
وعندما يضطر المحاسب المالي لقضاء وقت أطول لمعرفة المشكلة، وتحديد عدد الحسابات التي تأثرت،
والتأكد من عدم حدوثها مرة أخرى، فإنك تكلف هذا العميل الكثير من الوقت،
وحتى عندما تكون الأخطاء غير مقصودة، يمكن أن تتسبب في إفساد العلاقة أو حتى فقدان هذا العميل.
ولمنع الأخطاء المتكررة، حدد الأسباب الجذرية، لأن الإصلاحات المؤقتة تضيع وقت الجميع ببساطة،
على سبيل المثال، إذا كانت النظام الآلي الخاص بك يستخلص معلومات الأسعار من قاعدة بيانات لم تق بتحديثها منذ ستة أشهر مثلا،
فقم بإيقاف إصدار الفواتير حتى يتم تحديث قاعدة البيانات، أو إذا كانت الفواتير التي تم إنشاؤها يدويا عرضة لمشاكل في الحسابات،
فقم بالتحقق المزدوج من كل واحدة قبل الإرسال،
وعندما يكون لديك عميل سعيد يدفع في الوقت المناسب فيستحق الوقت الإضافي المستغرق قبل الارسال.
معلومات الاتصال الخاطئة أو المفقودة:
معظم الشركات لديها صندوق بريد إلكتروني محدد أو موظف لاستقبال جميع الفواتير الواردة،
وقد تكون لدى الشركات الكبيرة عدة أشخاص يتولون هذه المهمة عبر تقسيمات الشركة المختلفة،
وإذا لم تصل الفاتورة إلى الشخص المناسب، فهناك فرصة لأن تفقدها في “كومة الرسائل المفقودة” من الفواتير التي لا تحصل على دفعها أبدا،
إذا لم تكن تتوقع الحصول على الدفع حتى بعد 30 يوما من إرسال الفاتورة، فسيستغرق الأمر على الأقل شهرا قبل أن تكتشف المشكلة.
قم بحل المشكلة بشكل استباقي عن طريق تأكيد وإعادة تأكيد المستلم الصحيح لفواتيرك،
علما بأنه قد يكون هناك عدة موظفين مختلفين معينين لحسابك، اعتمادا على تنوع منتجاتك وخدماتك،
كما أنه يجب أن تدرك أن الأشخاص ينتقلون إلى وظائف جديدة أو يغادرون الشركات احيانا،
لذا قم بمراجعة وتحديث جهات الاتصال بشكل منتظم ، مثلا كل ستة إلى 12 شهرا، إذا كنت ترتكب أي من الأخطاء المتعلقة بالفواتير المذكورة في هذه المقالة،
فكر في كيفية تأثير هذه الأخطاء البسيطة على التدفق النقدي والأرباح الصافية،
والأهم من ذلك، فكر في كيفية تأثيرها السلبي على علاقاتك مع العملاء، من خلال اتباع النصائح المذكورة هنا في المقال،
فيمكنك تجنب العديد من هذه المشكلات، وتحسين علاقاتك مع العملاء وتشغيل منظمة أكثر ربحية.
