المصروفات العامة هي التكاليف التي تتحملها المنظمة بغض النظر عن طبيعة نشاطها، وتشمل مثلًا تكاليف الإدارة والصيانة.
بينما المصروفات المقدمة تمثل تكاليف مدفوعة مسبقًا لخدمات أو سلع لم تستلم بعد.
قد يكون التحكم في النفقات والمصروفات أمرًا معقدًا، ولكن يمكن أن يكون مفتاحًا للبقاء على قيد الحياة في بيئة الأعمال التنافسية.
في هذا المقال، سنناقش كيفية إدارة هذه المصروفات بشكل فعال لتحسين أداء المنظمة وتحقيق أهدافها المالية.
ما هي المصروفات العامة ؟
تشير المصروفات العامة، المعروفة أيضًا بتكاليف التشغيل، في المجال المحاسبي إلى النفقات الدورية التي تعزز استمرارية عمليات الشركة، كتكاليف الإيجار والمرافق،
وتعتبر هذه التكاليف أساسية لوجود أي شركة، رغم أنها تحدث خلف الكواليس. يعتبر فهمك لهذه التكاليف أمرًا ضروريًا كصاحب عمل، حيث يساعدك في الحفاظ على ميزانية متوازنة ودقيقة،
ويساعدك في تحديد السعر الذي يجب أن تبيع به منتجاتك أو خدماتك.
ببساطة، يجب أن يكون إجمالي الدخل أكبر من إجمالي التكاليف لتحقيق الربح. تساعدك التكاليف العامة في تحديد كمية الوحدات التي يجب بيعها (حجم الإنتاج) وبأي سعر لضمان تحقيق الربح.
أنواع المصروفات العامة (Overhead Expenses) .
مصروفات الإدارة والإدارة العامة (Administrative Costs) .
تتضمن تكاليف الرواتب والأجور للموظفين الإداريين والإشرافيين، ونفقات المكتب مثل اللوازم والأثاث وتكنولوجيا المعلومات.
مصروفات الإيجار والعقارات (Rent and Real Estate Costs) .
تشمل تكاليف إيجار المكاتب أو المباني والمرافق المستخدمة في العمليات اليومية.
مصروفات المرافق (Utilities Costs) .
تتعلق بتكاليف الكهرباء والماء والغاز وخدمات الصيانة للمرافق والبنية التحتية.
مصروفات الشحن وتوزيع (Shipping and Distribution Costs) .
تشمل تكاليف توزيع المنتجات إلى العملاء والموردين .
مصروفات التأمين (Insurance Costs) .
تشمل تكاليف التأمين على الممتلكات، والمسؤولية، والعمال، والصحة.
مصروفات الأمان والسلامة (Security and Safety Costs).
تتعلق بالتدابير الأمنية والسلامة للمباني والموظفين والممتلكات.
مصروفات التدريب والتطوير (Training and Development Costs).
تتضمن تكاليف تطوير مهارات الموظفين وتحسين أدائهم.
مصروفات الإدارة المالية (Financial Management Costs).
تشمل تكاليف الحسابات والتقارير المالية وإدارة الضرائب.
مصروفات الإدارة القانونية والتنظيمية (Legal and Regulatory Costs).
تتضمن تكاليف الاستشارات القانونية والامتثال للقوانين واللوائح.
مصروفات الإدارة العامة للشركة (General Management Costs).
تتعلق بالتخطيط الإستراتيجي وتطوير السياسات والإجراءات.
المصروفات الثابتة (Fixed Costs) .
النفقات الثابتة تشير إلى التكلفة التي لا تتأثر بتغير حجم الإنتاج أو المبيعات، بمعنى آخر،
تبقى ثابتة بغض النظر عن كمية السلع أو الخدمات المنتجة أو المباعة. تعد التكاليف الثابتة جزءًا لا يتجزأ من التكاليف التشغيلية،
وتتعلق بالنفقات التي يتعين على الشركة تحملها بشكل ثابت سواء كانت تقوم بإنتاج كميات كبيرة أو صغيرة.
مثل : تكاليف الإيجار والرواتب الثابتة للموظفين وتكاليف الصيانة المستمرة
للمزيد عن المصروفات يمكنك متابعة المقال التالي : دليل شامل عن الإيرادات والمصروفات
المصروفات العامة الغير الشائعة .
– مصروفات الصيانة والإصلاح (Maintenance and Repairs).
للممتلكات والمعدات والأصول المادية.
تكنولوجيا المعلومات (Information Technology).
وتكلفة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والأجهزة والبرمجيات.
الإدارة والإشراف (Management and Supervision).
وتشمل أجور ومكافآت الإدارة والمشرفين على العمليات اليومية.
– نفقات السفر والنقل (Travel and Transportation).
للموظفين أثناء أداء الأعمال.
– تكاليف الاستشارات (Consulting).
والخدمات المهنية المقدمة للشركة.
المصروفات المتغيرة (Variable Costs) .
المصروفات المتغيرة هي تلك التكاليف التي تتغير بناءً على حجم إنتاج الشركة؛ حيث تزيد مع زيادة الإنتاج وتقلص مع انخفاضه.
تتأثر التكاليف المتغيرة بعوامل مثل كمية الوحدات المنتجة، أو مستوى المبيعات، أو حجم الخدمات المقدمة. ترتفع هذه التكاليف أو تنخفض بناءً على تغيرات في مستوى الإنتاج أو النشاط التجاري
الأمثلة الشائعة للتكاليف المتغيرة .
تكلفة المواد الخام، وأجور العمالة المباشرة، وعمولات المبيعات، ومواد التعبئة والتغليف، وتكاليف الشحن، واستهلاك الكهرباء المرتبط بشكل مباشر بالإنتاج.
فهم التكاليف المتغيرة يعتبر أمرًا حيويًا للشركات لتحليل هيكل التكلفة، وتحديد استراتيجيات التسعير، وإجراء تحليل نقطة التعادل، واتخاذ القرارات المتعلقة بمستويات الإنتاج والربحية. من خلال تحديد وإدارة التكاليف المتغيرة بشكل فعال، يمكن للشركات تحسين عملياتها وتعزيز أدائها المالي.
ها هي بعض الأمثلة التوضيحية عن التكاليف المتغيرة وكيف يمكن تغييرها بناءً على مستوى الإنتاج أو النشاط:
تكلفة المواد الخام .
– إذا كنت تستخدم مواد خام لإنتاج المنتجات، يكون لديك تكلفة متغيرة يمكن حسابها بناءً على كمية المنتجات المنتجة.
على سبيل المثال، إذا كانت تكلفة المادة الخام للوحدة الواحدة 5 دولارات، وأنت أنتجت 100 وحدة،
فإن تكلفة المواد الخام الإجمالية ستكون 5 دولار × 100 وحدة = 500 دولار.
ولكن إذا زاد الإنتاج إلى 150 وحدة، ستصبح التكلفة 5 دولار × 150 وحدة = 750 دولار.
تكلفة العمالة المباشرة .
– قد تضطر إلى دفع أجور للعمالة المباشرة المشاركة في إنتاج المنتجات.
إذا كانت تكلفة العمالة المباشرة للوحدة الواحدة 10 دولارات، وأنت أنتجت 50 وحدة،
ستكون التكلفة الإجمالية للعمالة المباشرة 10 دولار × 50 وحدة = 500 دولار.
ولكن إذا انخفض الإنتاج إلى 40 وحدة، ستصبح تكلفة العمالة 10 دولار × 40 وحدة = 400 دولار.
تكلفة الطاقة والكهرباء .
– خلال عملية الإنتاج، يمكن أن تتغير تكاليف الطاقة والكهرباء بناءً على استهلاك المعدات.
على سبيل المثال، إذا كانت تكلفة الكهرباء 0.1 دولار لكل كيلووات ساعة واستهلكت 500 كيلووات ساعة،
ستكون التكلفة 0.1 دولار × 500 كيلووات ساعة = 50 دولار.
تكلفة الشحن والنقل .
– عند نقل المنتجات، يمكن أن تكون لديك تكاليف متغيرة للشحن بناءً على كمية المنتجات والمسافة.
على سبيل المثال، إذا كانت تكلفة الشحن 2 دولار لكل وحدة وشحنت 200 وحدة،
ستكون التكلفة الإجمالية للشحن 2 دولار × 200 وحدة = 400 دولار.
المصروفات شبه الثابتة (Semi-variable Costs) .
التكلفة المختلطة، أو التكلفة شبه المتغيرة، هي نوع من التكاليف التي تتألف من تجميع بين التكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة.
تظهر هذه التكلفة عندما يكون لديك جزء من التكاليف يظل ثابتًا حتى تصل إلى مستوى محدد من الإنتاج أو الاستهلاك، ثم يصبح متغيرًا بعد تجاوز هذا المستوى.
في حالة عدم وجود نشاط، مثل عدم الإنتاج، يستمر الجزء الثابت من هذه التكلفة في التكبد.
تتحمل الشركة الجزء الثابت من التكلفة المختلطة بغض النظر عن حجم النشاط، بينما يتغير الجزء المتغير من التكلفة تبعًا للتغير في حجم النشاط.
يمكن لإدارة الشركة تحليل مستويات مختلفة من النشاط بتعديل مستوى الإنتاج لتغيير التكاليف المتغيرة.
تعتبر هذه التكلفة المختلطة ذات التكاليف الثابتة المنخفضة مناسبة للأعمال التجارية، حيث تكون “نقطة التعادل” (break-even) لها أقل.
امثله المصروفات شبه الثابتة (Semi-variable Costs ) .
التكلفة المختلطة، أو التكلفة شبه المتغيرة، تظهر عندما تتألف من تجميع بين التكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة، حيث يظل جزء من التكلفة ثابتًا عند مستوى محدد من الإنتاج، ويصبح متغيرًا بعد تجاوز هذا المستوى. إليك بعض الأمثلة التوضيحية:
- تكلفة الكهرباء .
– في حالة توفير الإضاءة وتشغيل المبنى بحد أدنى من المتطلبات، قد تكون تكاليف الكهرباء ثابتة عند إنتاج 1000 وحدة، مثل 100 ريال شهريًا.
– ولكن عند زيادة الإنتاج وتشغيل معدات إضافية، قد ترتفع تكلفة الكهرباء إلى 180 ريال شهريًا.
- العمل الإضافي في خط الإنتاج .
– تكلفة العمالة للحد الأدنى من الإنتاج هي تكلفة ثابتة.
– أما أي إنتاج إضافي يتطلب عملاً إضافيًا، فيتسبب في تكاليف متغيرة.
- فواتير الهاتف المحمول .
– تتضمن فاتورة الهاتف المحمول رسومًا ثابتة شهرية.
– لكن في حالة تجاوز حد استهلاك البيانات، قد تظهر رسوم إضافية تعتبر تكاليف متغيرة.
- راتب مندوب المبيعات .
– الراتب هو جزء ثابت من التكلفة، بينما العمولة تعتبر متغيرة تعتمد على حجم المبيعات.
- تكاليف تشغيل مركبات الأعمال .
– قسط قرض السيارة وتأمينها يعتبران ثابتين.
– بينما تكاليف البنزين والصيانة قد تعتبر متغيرة.
عبر حسابيًا، يمكن التعبير عن التكلفة المختلطة كالتالي:
التكلفة الإجمالية=التكلفة الثابتة+(التكلفة المتغيرة×عدد الوحدات المنتجة)
هذه الأمثلة توضح كيف يتم حساب التكلفة المختلطة وكيف يمكن أن تتغير بناءً على مستويات الإنتاج أو الاستهلاك المختلفة.
أهمية المصروفات العامة .
النفقات أو المصروفات العامة (Overhead Expenses) تحمل أهمية كبيرة في إدارة الأعمال وضمان استمرارية العمليات وتحقيق الأهداف المؤسسية. إليك بعض الأسباب التي تجعل النفقات العامة ذات أهمية فائقة:
-
تسهيل التشغيل السلس والفعال .
– تغطي النفقات العامة تكاليف الإدارة والبنية التحتية، مما يساهم في تسهيل العمليات اليومية وتحقيق فعالية أكبر.
-
تطوير وصيانة البنية التحتية .
– تخصص النفقات لبناء وصيانة البنية التحتية، مما يُمكن الشركة من التكيف مع التحديات والتغييرات في البيئة التجارية.
-
ضمان السلامة والأمان .
– تشمل النفقات العامة تكاليف السلامة، ما يعزز بيئة العمل الآمنة ويحمي الموظفين والممتلكات.
-
دعم وتمكين الإدارة .
– تكفل النفقات العامة دعم الإدارة وتزويدها بالأدوات والموارد الضرورية لاتخاذ القرارات الفعالة.
-
تحسين جودة المنتجات والخدمات .
– يمكن استخدام النفقات في تحسين جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة، مما يعزز رضا العملاء ويحافظ على تفوق التنافس.
-
تعزيز الفعالية والإنتاجية .
– يسهم الاستثمار في التدريب والتكنولوجيا والبنية التحتية في تعزيز فعالية الموظفين وزيادة الإنتاجية.
-
تحقيق التنمية المستدامة .
– توفير النفقات لتنفيذ مبادرات مستدامة يعكس التزام الشركة بالمسؤولية الاجتماعية والبيئية.
-
الالتزام بالقوانين واللوائح .
– تسهم النفقات في تحقيق الامتثال للقوانين واللوائح، ما يقلل من المخاطر القانونية ويحقق الشفافية.
باختصار، النفقات العامة تعد عنصرًا أساسيًا لتحقيق الاستدامة والنجاح في الأعمال، حيث تدعم العمليات الروتينية وتمكن الشركة من التحديث والتطوير المستمر.
في الختام .
باختصار، تعد إدارة النفقات والمصروفات العامة أمرًا حيويًا في رحلة الاستقرار المالي.
إذا تمكنت من الحفاظ على ميزانية متوازنة وتخطيط مالي جيد، فسوف تكون قادرًا على بناء الثروة وتحقيق الأهداف المالية الخاصة بك بفعالية أكبر.
لذا، يجب عليك السعي لزيادة الإيرادات بالتزامن مع تقليل النفقات غير الضرورية، وتحديد الأولويات المالية المناسبة التي تساعدك على تحقيق التوازن المالي والاستقرار المالي على المدى الطويل.
استخدم أدوات إدارة الميزانية والموارد المالية بحكمة، واستثمر في نفسك وفي مجالات تعزز من قدرتك على كسب الدخل. بتبني هذه النهج، يمكنك الارتقاء بوضعك المالي وتحقيق النجاح المالي الذي تسعى إليها.
