الدورة المستندية للمخازن وتأثيرها على مبيعاتك ومشترياتك بالأمثلة

تلعب الدورة المستندية للمخازن دوراً حيوياً في إدارة المخزون. حيث تعتبر هذه أساساً لتسجيل ومراقبة حركات المنتجات داخل المخازن، مما يسهم في تقدير القيمة الفعلية للمخزون وضمان سلامة المنتجات المخزنة.

من خلال تنظيم وتوثيق جميع العمليات المتعلقة بالمخزون، يمكن للشركات تحقيق توازن دقيق بين العرض والطلب، وتقليل التكاليف الناتجة عن التخزين غير الضروري، وتجنب فقدان المنتجات أو تلفها.

في هذا المقال، سنستعرض بشكل شامل أهمية الدورة المستندية للمخازن، وإجراءاتها، وكيفية تحسينها لتحقيق أعلى مستويات الكفاءة والدقة في إدارة المخزون.

ما هي الدورة المستندية للمخازن؟

  هي عمليه تبدأ بعد انتهاء عملية شراء المنتجات من المورد واستلامها ، وبعد ذلك يتم فحص المنتجات من اجل إعطاء قرار بشأن المنتجات المستلمة هل سيتم قبولها ام سيتم رفضها وقد تختلف الدورة المستندية من نشاط تجاري لأخر ولكن هناك مجموعه من الأساسيات المتبعة مهما اختلف المجال التجاري.

كيف يتم عمل دورة مستندية للمخازن؟

يتم عمل دوره مستنديه للمخازن من خلال مجموعه من الخطوات:

• فحص واستلام البضاعة المخزنية:  حيث يتم في هذه المرحلة فحص المنتجات الموردة قبل قبولها بهدف التأكد من جودتها وسلامتها وتسجيل الكميات المقبولة في المخزون

• تعريف الأصناف:  يتم إنشاء بيان صنف لكل منتج ويتضمن ذلك تفاصيل كاملة عن هذا المنتج مما يساهم ذلك في تتبع المخزون وإدارته بشكل فعال.

• سند الإضافة: هو مستند يثبت استلام المنتجات بشكل نهائي ويتحمل المسؤولية عنها من قبل المخزن.

• سند رد الصنف إلى المورد: يتم اللجوء الي ذلك في حالة وجود منتجات تالفة أو غير مطابقة للمواصفات فيتم إرجاعها إلى المورد.

• سند الارتجاع من العميل: عندما يرفض العميل المنتج أو يكتشف عيوبًا فيه يتم إرجاعه للمخزن وإصدار مستند يثبت ذلك.

• إذن الصرف للعميل: يتم عمله عند تسليم المنتجات للعميل سواء كانت بيعًا مباشرًا أو لاحقًا.

• التحويل بين المخازن الفرعية:  في حالة وجود عدة مخازن يتم توثيق عمليات نقل البضائع بينها.
•  سابات مراقبة المخزون والجرد: تستخدم لتقييم ومراقبة المخزون وضمان دقة الجرد .

اهميه الدورة المستندية للمخازن ؟

توثيق دورة المخازن بالمستندات يوفر العديد من المعلومات الهامة التي تسهم في فهم وتحسين عمليات الإدارة والمحاسبة.

إليك بعض النقاط الرئيسية حول أهمية توثيق دورة المخازن:

•  توفير معلومات تنظيمية وتشغيلية:  يساعد توثيق الدورة المستندية للمخازن في توفير معلومات تنظيمية وتشغيلية واضحة لكل جزء من عمليات المخازن
• زيادة مستوى الرقابة والمراقبة:  من خلال وجود مستندات متسلسلة لكل خطوة في دورة المخازن وبالتالي تقليل فرص الأخطاء والتلاعب.
• بسيط الاتصال وتوضيح العلاقات: يساعد توثيق الدورة المستندية في توضيح العلاقات بين الإدارات المختلفة وتبسيط عمليات الاتصال ونقل المعلومات بينها
• توفير بيانات دقيقة وموثوقة: تسجيل وتوثيق المعاملات والعمليات يضمن توفير بيانات دقيقة وموثوقة يمكن استخدامها في إعداد التقارير المالية واتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة.
• تحقيق الامتثال للقواعد المحاسبية: توثق الدورة المستندية الامتثال للمعايير المحاسبية والقوانين الضريبية ويعزز من مستوى الشفافية في إدارة المخازن.
• توفير سجلات محددة للمسؤوليات :  يمكن من خلال توثيق الدورة المستندية تحديد المسؤوليات لكل قسم وموظف لتتبع الأخطاء وتحديد المسؤوليات في حالة وجود مشكلات

يتضح لنا من خلال ذلك ان توثيق دورة المخازن بالمستندات يعتبر أمرًا حيويًا لضمان سير العمل بفعالية وفعالية وتوفير البيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة في إدارة المخازن والمحاسبة.

أنواع الدورة المستندية للمخازن

يتم تقسيم الدورة المستندية للمخازن إلى قسمين رئيسيين وفقًا لنوع العمليات المرتبطة بها

الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات

يتم توثيق كل العمليات المتعلقة بعمليات الشراء بدءًا من إرسال أوامر الشراء إلى الموردين حتى استلام المنتجات وإضافتها إلى المخزون

 كما تشمل هذه العمليات تحديد المنتجات والكميات المطلوبة وإجراء الفحص والمراجعة للمنتجات عند استلامها وإصدار المستندات اللازمة لتسجيل العمليات والحفاظ على الشفافية والتتبع.

إليك مراحل الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات:

1. إنشاء طلب الشراء

•   تبدأ العملية بطلب شراء البضائع من موردين مختلفين
•  ثم يتم إنشاء طلب الشراء من قبل الإدارة المختصة بالشراء، ويتضمن تحديد الكميات المطلوبة والبيانات اللازمة للتعامل مع الموردين.

2. استلام البضائع

• بعد استلام الشحنات من الموردين يتم التحقق من البضائع ومطابقتها مع طلب الشراء
• يتم تسجيل البضائع في سجل الاستلام والمتسلمات ويتم تخزينها في المخازن بشكل منظم

3.  إنشاء الفواتير

•  بناءً على الشحنات المستلمة يتم إنشاء الفواتير المالية لتسوية المدفوعات للموردين
•   يجب أن تحتوي الفواتير على تفاصيل دقيقة حول الكميات المستلمة والأسعار وشروط الدفع

4. تسجيل البضائع في الأنظمة المحاسبية

•    يتم تسجيل البضائع المستلمة في نظام المحاسبة بشكل دقيق وفقًا للقواعد المحاسبية المعتمدة
• يتم تسجيل البضائع بالكميات والقيم المستلمة والتكاليف المتعلقة بها

5. مراقبة المخزون

• يتم مراقبة المخزون باستمرار لضمان توفر البضائع بالكميات المطلوبة وتجنب نقص أو فائض في المخزون
•  يتم إجراء عمليات جرد دورية للتحقق من دقة البيانات والتأكد من عدم وجود أي فقدان أو تلف للبضائع

 وتعد هذه الخطوات تساهم في تحقيق الشفافية والدقة في عمليات المشتريات وإدارة المخزون بشكل عام

• الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات

وهنا يتم توثيق كل العمليات المتعلقة ببيع المنتجات سواء كانت مبيعات مباشرة للعملاء أو نقل المنتجات للمخازن الفرعية أو لقسم التصنيع

  تشمل هذه العمليات إصدار إذن صرف المنتجات ومراجعة متطلبات العملاء وإصدار الفواتير والوصوليات وتوثيق عمليات النقل بين المخازن

تتبع كل من هذه الدورتين المستندية سلسلة من الإجراءات المحددة التي تهدف إلى توثيق وتسجيل كل عملية بشكل دقيق، مما يضمن الشفافية والموثوقية في إدارة المخازن والحفاظ على التوازن بين الإيرادات والمصروفات.

مراحل الدورة المستندية في حالة البيع 

1. إنشاء طلب البيع

يتم بدء العملية بتلقي طلبات البيع من العملاء، سواء كانت طلبات مباشرة أو عبر وسائل التواصل الإلكتروني كما انه يتم إنشاء طلبات البيع في النظام الخاص بالمبيعات، مع تحديد البضائع المطلوبة والكميات والأسعار

تجهيز البضائع

   من خلال طلبات البيع يتم استخراج البضائع المطلوبة من المخزن وتجهيزها للشحن

   يتم التحقق من دقة وكميات البضائع المجهزة ومطابقتها مع طلبات البيع

3.  إصدار فواتير المبيعات

   إنشاء فواتير المبيعات يتم لتسوية المدفوعات من العملاء تحتوي الفواتير على تفاصيل دقيقة حول البضائع المباعة والأسعار وشروط الدفع

4.  تسجيل العمليات في الأنظمة المحاسبية

   يتم تسجيل عمليات البيع في نظام المحاسبة بشكل دقيق وفقًا للقواعد المحاسبية وأيضا يتم تسجيل البضائع المباعة بالكميات والقيم وتحديد التكاليف المتعلقة بها

مراقبة المخزون

   يتم  في هذه المرحلة مراقبة المخزون باستمرار لضمان توفر البضائع المطلوبة للبيع وتجنب نقص في المخزون ويتم ذلك عن طريق عمل عمليات جرد دورية للتحقق من دقة البيانات والتأكد من عدم وجود أي فقدان أو تلف للبضائع.

هذه الخطوات تساهم في توثيق ومراقبة حركة البضائع في حالة البيع، وتضمن دقة البيانات المالية والمستندات المرتبطة بها، وهي جزء أساسي من عملية إدارة المخازن والمبيعات بشكل عام. ي حاله البيع

الدورة المستندية للمخازن في حاله الصرف من المخازن

هي عملية تسجيل وتوثيق العمليات المالية والمخزنية المتعلقة بالمواد أو السلع التي تم صرفها من المخازن ، ويتم ذلك من خلال إصدار المستندات المالية والمخزنية المناسبة مثل فواتير البيع أو أوامر الصرف أو إيصالات الاستلام وغيرها

.تعد هذه الدورة جزءًا هامًا من إدارة المخازن والمشتريات ، حيث يتم من خلالها تسجيل الكميات المباعة أو المستخدمة من المواد .

بجانب تحديث السجلات المالية والمخزنية  بهدف إلى ضمان دقة البيانات المالية والمخزنية وتفادي الأخطاء والاختلافات في المخزون والتكاليف

هناك مجموعه من الخطوات الأساسية في الدورة المستندية لحالة الصرف من المخازن:

1. إعداد طلب الصرف أو فاتورة البيع.
2.  التأكد من صحة الطلب وتوقيعه.
3.  صرف المواد أو السلع من المخزن بناءً على الطلب.
4.  تسجيل الصرف في سجلات المخزون.
5.  إصدار فاتورة بيع أو إيصال استلام للعميل.
6.  تسجيل العملية في السجلات المالية وتحديثها.

الدورة المستندية للمخازن في حالة البضاعة المرتجعة او التالفة

في حالة البضائع المرتجعة أو التالفة تصبح دورة المستندات للمشتريات والمخازن تحتاج إلى إجراءات إضافية لضمان تسجيل ومتابعة هذه العمليات بشكل صحيح وفعال ويتضح ذلك من خلال مجموعه من الإجراءات الأساسية التي قد تشملها دورة المستندات في هذه الحالة:

1. توثيق البضائع المرتجعة أو التالفة

 يجب على أمين المخزن توثيق البضائع التي تعاد إلى المورد أو التي تعتبر تالفة بشكل دقيق وتحديد أسباب الإرجاع أو التلف وتسجيلها في السجلات المحاسبية

2. إصدار مستندات الإرجاع

حيث يجب إصدار مستندات رسمية توضح التفاصيل المتعلقة بالبضائع المرتجعة أو التالفة مثل فاتورة الإرجاع أو مذكرة الائتمان وتحديد الكميات والقيم المرتجعة

3. تحديث السجلات والمخزون

 يجب تحديث سجلات المخزون وقواعد البيانات لتعكس البضائع المرتجعة أو التالفة وحساب كمياتها المتبقية في المخزون

4. التواصل مع الموردين

 يتطلب إرجاع البضائع المرتجعة التواصل مع الموردين وترتيب عملية الإرجاع بناءً على شروط الاتفاقية وسياسة الإرجاع للشركة

5. التدقيق والمراجعة

يجب على إدارة الشركة التدقيق في جميع الوثائق والمستندات المتعلقة بالبضائع المرتجعة أو التالفة لضمان دقة وموثوقية السجلات المالية

مثال توضيحي للدورة المستندية للمخازن

مثال : لو نفترض بان لديك متجرًا لبيع الملابس وترغب في عمل دورة مستندية للمخازن الموجودة لديك فسوف تقوم بمجموعه منم الإجراءات لعمل ذلك  إنشاء طلب الشراء    حيث يأتي العملاء إلى المتجر أو يتصلون عبر الهاتف لطلب الملابس التي يرغبون في شرائها وبعد ذلك يتم تسجيل طلب الشراء في نظام المبيعات مع تحديد البنود المطلوبة والأحجام والألوان إن كانت متوفرة.  تجهيز الطلبية  يقوم فريق المبيعات بجمع القطع المطلوبة من المخزن وتجهيزها للتسليم كما انه يتم التحقق من دقة الأحجام والألوان وجودتها قبل تسليم الطلبية لضمان عدم وجود أي أخطاء في مواصفات الطلبية.  إصدار فاتورة المبيعات    يتم إنشاء فاتورة المبيعات لكل عميل تحتوي على تفاصيل البنود المباعة والأسعار والمبالغ المستحقة للدفع. تسجيل البيانات    تسجيل جميع العمليات المتعلقة بالمبيعات والمخزون في نظام المحاسبة للمتجر وتحديث مستويات المخزون لكل بند مباع بشكل تلقائي.  تسليم الطلبية  تسليم الطلبية للعميل يتم في المتجر أو عن طريق شركة الشحن إذا كان العميل طلب توصيل المنتجات. مراقبة المخزون     يتم مراقبة مستويات المخزون باستمرار لضمان توفر البضائع وتجنب نقصها

ما هي المستندات والنماذج المستخدمة في الدوره المستندية؟

يتم استخدام مجموعة متنوعة من المستندات والنماذج في الدورة المستندية وذلك بهدف توثيق العمليات وتسجيل البيانات بشكل صحيح وفعال وتعد هذه المستندات والنماذج هي ابرز النماذج التي قد تستخدم في الدورة المستندية:

• طلب الشراء:    يستخدم لطلب المواد أو البضائع من الموردين وتحديد الكميات المطلوبة والأسعار وشروط الشراء.

• إذن الشحن: يستخدم لتوثيق البضائع المرسلة من المورد إلى المشتري كما انه يحتوي على تفاصيل الشحنة مثل الكميات والأصناف ووجهات الشحن.

• فاتورة المبيعات: تستخدم لتسوية المبيعات مع العملاء من اجل توثيق كافة التفاصيل المالية للمبيعات علي سبيل المثال البنود المباعة والاسعار والمجموع المستحق لدفع.

• إذن الصرف:    يستخدم لتوثيق تسليم البضائع من المخزن إلى العميل ويتضمن هذا الاذن تفاصيل الشحنة وتوقيع العميل على استلام البضائع.

• اذن التحويل:   يستخدم لتوثيق نقل البضائع بين المخازن الداخلية للشركة ويعمل علي تحديد البنود المحولة والمخازن المصدر والمستلمة.

• مستندات الجرد: تشمل سجلات المخزون وسجلات الجرد التي تسجل تدفق البضائع داخل المخازن وتحديثات المستويات.

الدورة المستندية مع DEXEF

الدورة المستندية للمخازن في برنامج حسابات DEXEF هي إحدى الميزات الهامة التي توفرها البرنامج لإدارة المخازن بشكل متكامل وفعال. سأقدم لك شرحًا عن المزايا في هذا الموديول :

•  إدارة شاملة للمخزون: توفر الدورة المستندية للمخازن في DEXEF إمكانية إدارة جميع جوانب المخزون بدقة، بدءًا من استلام البضائع وحتى صرفها.
•  تسجيل دقيق للحركات: يمكنك تسجيل كافة الحركات الواردة والصادرة للمخزون بشكل دقيق، مما يسهل عليك متابعة الكميات المتاحة والمباعة.
•  إنشاء تقارير واضحة: يمكن للدورة المستندية في DEXEF إنشاء تقارير شاملة تتضمن حركات المخزون، مما يساعد في اتخاذ القرارات الاستراتيجية بناءً على بيانات دقيقة.
•  مراقبة الكميات والأصناف: تساعدك على مراقبة كميات الأصناف الموجودة في المخزن بشكل مستمر وتنظيمها بفعالية.
•  تحسين كفاءة العمل: بفضل الدورة المستندية، يمكنك تحسين كفاءة إدارة المخزون وتقليل الفقدان والهدر.

وفي الختام ،تعد الدورة المستندية للمخازن عنصرًا هامًا في أي نظام مُنظم لإدارة المخزون، فهي تسهم بشكل كبير في ضمان دقة وسلامة المخزون، وتحسين كفاءة العمليات، وتعزيز الرقابة الداخلية.

من خلال فهم مفهوم الدورة المستندية للمخازن ومراحلها، يمكن للمنشآت تحقيق أفضل استفادة من مواردها وتحسين أرباحها بشكل مستدام وفعّال.