الجرد السنوي للمخازن .. أهم 3 طرق يمكن اتباعهم

هل ترغب في تحسين دقة تقييماتك للمخزون؟ هذا السؤال يتبادر إلى الأذهان عندما ننظر إلى تحديات إدارة المخازن في العصر الحالي. ففي عالم الأعمال المتطور، يعتبر الجرد السنوي للمخازن أساسياً للغاية

إذ يساعد على تحقيق الكفاءة والفعالية في إدارة الموارد. يتيح الجرد السنوي للشركات فرصة لاستعراض مواردها بدقة، وتحديد مدى التوافق بين الكميات المتاحة والمطلوبة، مما يسهم في تحسين العمليات التشغيلية وتقليل التكاليف الزائدة.

وفي هذا المقال ، سنتعرف علي ما هو الجرد السنوي والغرض منه وطرق الجرد السنوي , بالاضافة الي كيف يمكن ان ساعدك DEXEF في الجرد السنوي

ما هو الجرد السنوي للمخازن ؟

الغرض من الجرد السنوي للمخازن

الجرد السنوي يعتبر خطوة حيوية في تشغيل أي شركة، إذ يتطلب تنفيذه جهداً ملموساً وتخطيطاً جيداً، يشمل هذا العمل الضخم مراجعة المخزون للشركة مرة واحدة في السنة، قبل انتهاء السنة المالية.

يساعد الجرد السنوي على تحديد الكميات الفعلية للمخزون في الشركة، مما يمكنك من مقارنتها بالكميات المسجلة في نظامك.

فوائد الجرد السنوي للمخازن

يعد جرد مخزون متجرك أمرًا أساسيًا لضمان سلاسة عملك التجاري.

إجراء هذا الجرد بانتظام، سواء كان سنويًا أو شهريًا، يسهم في فهمك للقيمة الحقيقية لأصولك، وتجنب الأخطاء المحاسبية، والامتثال للتشريعات المحلية.

إليك أربعة فوائد لإجراء جرد المخازن:

•  تحسين دقة السجلات المخزنية

يقوم جرد المخازن بالتحقق من دقة السجلات والمعلومات المخزنة، مما يقلل من الأخطاء والفجوات التي قد تؤثر سلباً على إدارة المخزون اليومية.

• تحديث البيانات والمعلومات

يساهم جرد المخازن في تحديث البيانات المتعلقة بالمخزون، مثل الكميات المتاحة والمواد المخزنة والمنتجات المتاحة، مما يسهل إدارة المخزون ويزيد من فعاليتها

• كشف الفجوات والخلافات

يمكن لجرد المخازن كشف الفجوات والخلافات بين الكميات المتوفرة فعلياً في المخزن وتلك المسجلة في السجلات، مما يمكن الشركة من اتخاذ الإجراءات اللازمة لحلها وتفادي المشاكل المحتملة في المستقبل

• تحسين استراتيجيات الإدارة والتخطيط

من خلال دقة وشمولية البيانات التي يوفرها، يمكن لجرد المخازن مساعدة الشركات في تحسين استراتيجيات إدارة المخزون وتخطيط الإنتاج، وبالتالي تحسين رضا العملاء وتلبية احتياجاتهم بشكل أفضل 

طرق الجرد السنوي للمخازن .

طريقة FIFO (الأولوية للدخول):

الوصف: تفترض طريقة FIFO أن العناصر التي تم شراؤها أولاً هي العناصر التي يتم بيعها أولاً. يعني هذا أن تكلفة المنتجات المباعة تستند إلى تكاليف الشراء الأقدم.

مثال عملي:
لنفترض لدينا مخزن للمنتج X، ونعتبر التحركات التالية:

في يوم 1: شراء 100 وحدة بتكلفة 10 دولار للوحدة.
يوم 10: شراء 200 وحدة بتكلفة 12 دولار للوحدة.
في يوم 20: بيع 150 وحدة.بطريقة FIFO:

تكاليف المنتجات المباعة هي:
100 وحدة من الشراء الأول بتكلفة 10 دولار/وحدة.
50 وحدة من الشراء الثاني بتكلفة 12 دولار/وحدة.
تكلفة المنتجات المباعة = (100 وحدة × 10 دولار/وحدة) + (50 وحدة × 12 دولار/وحدة) = 1000 دولار + 600 دولار = 1600 دولار.

طريقة LIFO (الأخيرة للدخول):

الوصف: تفضل طريقة LIFO بيع العناصر الأحدث أولاً، مما يعني أن تكلفة المنتجات المباعة تستند إلى تكاليف الشراء الأحدث.

مثال عملي:
باستخدام نفس التحركات من المثال السابق، ولكن باستخدام LIFO:

تكاليف المنتجات المباعة هي:
150 وحدة من الشراء الثاني بتكلفة 12 دولار/وحدة.
تكلفة المنتجات المباعة = 150 وحدة × 12 دولار/وحدة = 1800 دولار.\

طريقة المتوسط ​​المرجح:

الوصف: تستخدم طريقة المتوسط ​​المرجح لتحديد تكلفة المنتجات المباعة والمخزون المتاح، حيث يتم حساب المتوسط ​​المرجح للتكاليف على أساس الوحدات المتاحة في كل فترة.

مثال عملي:
لنفترض نفس التحركات:

المتوسط ​​المرجح للتكلفة = ((100 وحدة × 10 دولار/وحدة) + (200 وحدة × 12 دولار/وحدة)) / (100 وحدة + 200 وحدة) = (1000 دولار + 2400 دولار) / 300 وحدة = 3400 دولار / 300 وحدة = 11.33 دولار/وحدة.

تكلفة المنتجات المباعة = 150 وحدة × 11.33 دولار/وحدة = 1700.5 دولار.

كل من هذه الطرق لها تأثيرات مختلفة على التقارير المالية والضرائب، وتختلف في كيفية تقدير تكاليف المنتجات المباعة وقيمة المخزون المتاح.

 الجرد الدوري مقابل الجرد السنوي

1. الجرد الدوري (Periodic Inventory):
   • الوصف: في الجرد الدوري ، يتم التحقق من كميات المخزون وتقدير قيمتها بانتظام بنهاية فترة معينة (شهرية أو ربع سنوية). لا تسجل تكاليف المبيعات أو تقدير قيمة المخزون إلا عند إجراء الجرد.
   • مثال: يتم حساب تكلفة البضائع المتبقية في نهاية كل شهر باستناد إلى أسعار الشراء الفعلية لكل صنف.
2. الجرد السنوي (Perpetual Inventory):
   • الوصف: في الجرد السنوي، يتم تحديث سجل المخزون باستمرار بعد كل عملية شراء أو بيع. تقدر تكاليف المبيعات وتقدير قيمة المخزون المتبقي في الوقت الفعلي باستخدام أسعار الشراء الحالية أو المتوسط المرجح.
   • مثال: يمكن للشركات التي تستخدم الجرد السنوي تحديث تقاريرها المالية بشكل دوري ودقيق على مدار السنة.
3. الفروق بينهما:
   • تكاليف المبيعات: يقدر تكاليف المبيعات في الجرد الدوري في نهاية كل فترة، بينما يتم تحديثها باستمرار في الجرد السنوي.
   • تقدير قيمة المخزون المتبقي: يقدر في الجرد الدوري بعد إجراء الجرد، بينما يتم تحديثه باستمرار في الجرد السنوي.
   • تأثيرات على التقارير المالية: الجرد الدوري يمكن أن يؤدي إلى اختلافات في تقارير المبيعات والمخزون في فترات معينة، بينما يوفر الجرد السنوي دقة عالية واستمرارية في التقارير المالية.

اختيار نوع الجرد المناسب يعتمد على نوع العمل وحجم المخزون ومتطلبات التقارير المالية لضمان دقة وفعالية الإدارة المالية.

الجرد السنوي اليدوي

عادةً ما تقوم الشركات بإجراء جرد سنوي قبل تحضير التقارير المالية السنوية.

ومع ذلك، فإن الاعتماد على إجراء جرد مرة واحدة في السنة قد لا يكون كافيًا لضمان الحصول على نتائج دقيقة دائمًا. لذا، تختلف أفضل ممارسات جرد المخزون باختلاف نوع عملك وأهدافك.

تشمل الشركات التي تقوم بعمليات جرد سنوية تجار التجزئة والمصنعين وموزعي الجملة والشركات التي تعمل في مجال التجارة الإلكترونية.

يمكن لهؤلاء الشركات إما إجراء جرد كامل مرة واحدة أو الاعتماد على الجرد الدوري. في الجرد الدوري، يقوم الموظفون بإحصاء أقسام المخزون بانتظام وبناءً على جدول زمني محدد.

حتى لو كان لديك نظام إلكتروني يدير مخزونك مثل وازن، يتفق الخبراء على أهمية إجراء بعض العمليات اليدوية للجرد على الأقل.

فعلى الرغم من التقدم التكنولوجي، لا يمكن للنظام المحوسب أن يحل محل الجرد الفعلي للمخزون بالكامل. ولذا، قد تفضل الشركات التي تمتلك كميات صغيرة من المخزون إجراء عمليات جرد يدوي سنوية

خطوات الجرد السنوي للموارد

فيما يلي ست طرق لتسهيل عملية جرد المخزون الخاص بك:

1. عد كل عنصر: قم بجمع وعد كل عنصر موجود في متجرك، بما في ذلك المخزن الخلفي، للحصول على جرد شامل ودقيق.
2. استخدام التكنولوجيا: استفد من الأدوات التكنولوجية المتاحة لتسهيل عملية جرد المخزون، مثل برامج نقاط البيع التي تمكنك من تتبع المخزون بدقة وفعالية.
3. تنظيم وتصنيف: قم بتنظيم منتجاتك وتقسيمها إلى فئات وفئات فرعية لتسهيل عملية الجرد وزيادة الكفاءة.
4. تتبع ما يتم حسابه: تأكد من تحديث المخزون أثناء الجرد وتجنب عد نفس العنصر أو المنتج عدة مرات.
5. إشراك موظفيك: قم بتوظيف موظفيك للمساعدة في عملية الجرد لتسريعها وتحسين الكفاءة.
6. تحديد وقت محدد: حدد وقتًا محددًا لجرد المخزون وتحديد تكراره وفقًا لاحتياجاتك، مع التركيز على إجرائه بشكل سنوي في نهاية السنة الضريبية.

أخطاء يجب تجنبها عند القيام بالجرد السنوي

• استخدام أدوات مثل Excel لإجراء الجرد السنوي يمكن أن يكون أقل تكلفة مقارنة ببرامج إدارة المخزون مثل DEXEF، ولكنه يأتي مع حدود تؤثر على سلاسة عملياتك.
• Excel لا يتمكن من تحديث المعلومات في الوقت الفعلي، مما يزيد من احتمالات وقوع أخطاء بسيطة التي قد تكلفك الكثير من الوقت والمال، مثل تقديم طلب لمنتج معين رغم توفره بالفعل في المخزون.
• Excel لا يوفر سجلًا دقيقًا للإجراءات المتعلقة بالمواد، مما يؤدي إلى تقديم معلومات قديمة بسرعة ويقلل من كفاءة تحديث البيانات.
• لذا، من الضروري استخدام برنامج مثل DEXEF لتحقيق جرد سنوي دقيق وسهل، حيث يتيح لك تحديث البيانات في الوقت الفعلي ويساعد في تجنب الأخطاء البشرية بفضل وظائفه المتقدمة والمرنة في إدارة المخزون.

كيف يساعدك DEXEF في ادارة الجرد السنوي؟

DEXEFهو برنامج إدارة المخزون الذي يساعدك في إدارة الجرد السنوي بعدة طرق:

1. تحديث البيانات في الوقت الفعلي: يتيح DEXEFتحديث البيانات في الوقت الفعلي، مما يساعدك على الحصول على صورة دقيقة للمخزون في أي وقت تحتاج فيه. هذا يقلل من فرص حدوث أخطاء بشرية ويسمح لك باتخاذ القرارات الاستراتيجية بناءً على معلومات حديثة ودقيقة.
2. توفير سجل دقيق للعمليات:نتيح لك الوصول إلى سجل دقيق لجميع العمليات المتعلقة بالمواد، بما في ذلك عمليات الشراء، والمبيعات، والتخزين. هذا يضمن تتبعًا دقيقًا لكل عملية ويسهل إدارة الجرد وتحديثه.
3. تحليل البيانات والتقارير: نوفر لك تحليلات مفصلة وتقارير مخصصة حول حركة المخزون وأداء العمليات. يمكنك استخدام هذه التقارير لتحديد الاتجاهات والنماذج وتحسين عمليات الجرد في المستقبل.
4. تنظيم وتصنيف البيانات: يمكنك استخدام DEXEFلتنظيم وتصنيف بياناتك بطريقة منظمة، مما يجعل عملية جرد المخزون أكثر كفاءة وسهولة. يساعدك هذا في العثور على المعلومات بسرعة واتخاذ القرارات السريعة والدقيقة.