كيفية إدارة السوبرماركت بفاعلية؟ 10 استراتيجيات لنجاح مشروعك

هل تدير سوبر ماركت وتريد التفوق على منافسيك؟ النجاح يتطلب فهم العملاء، متابعة المخزون بدقة، وبرامج ولاء فعّالة. في هذا المقال، نرشدك لخطوات عملية لإنشاء وإدارة السوبر

ماركت وتحقيق أرباح مستمرة.

1. كيف تخطط لإنشاء وإدارة السوبرماركت؟

لنجاح مشروع السوبرماركت، يجب وضع خطة عمل واضحة ومبسطة تشمل:

• ملخص تنفيذي: عرض سريع لرؤيتك للسوبرماركت واتجاهات السوق الحالية.

• تحديد نوع المتجر: متجر بقالة تقليدي أم يستهدف شريحة معينة من المجتمع؟

• تحليل العملاء: شرائح العملاء المستهدفة، متوسط الدخل، العمر، وعدد السكان لتحديد الماركات المناسبة.

• التحليل التنافسي: تحديد المنافسين المباشرين وغير المباشرين ضمن دائرة نصف قطرها 5 كم، وتوضيح ميزتك التنافسية.

• خطة التسويق: المنصات المناسبة، ميزانية التسويق الشهرية، والأهداف المراد تحقيقها.

• نظام العمل: ساعات التشغيل وعدد الموظفين اللازمين.

• الخطة المالية: مصادر الإيرادات، حجم رأس المال المطلوب، بيانات الدخل والميزانية والتدفق النقدي.

• تكاليف بدء التشغيل والجارية: كل المصاريف المتوقعة لتجنب المفاجآت بعد الافتتاح،.

1. تحديد تكاليف بدء التشغيل والتكاليف الجارية

يجب أن تضع في اعتبارك أي تكلفة تخطر ببالك حتى لا يكون لديك أي مفاجآت بعد فتح متجرك، مثل تكاليف الافتتاح – تجهيز السوبر ماركت.

وأي نفقات ستحتاجها للعمل خلال السنة الأولى للمشروع، ولا تنسَ التكاليف الجارية، الاشتراك في برامج المحاسبة وأجور الموظفين والضرائب والمرافق .

وذلك بجانب:.

• المخازن وأدوات التخزين.
• الأجهزة (الارفف، علب الطعام ، إلخ.)
•  نظام نقاط البيع

• الإيجار والتأمين
• مصاريف التراخيص والتصاريح القانونية لمزاولة النشاط التجاري.

2. الهيكل الإداري والقانوني لإدارة السوبرماركت

1. الكيان القانوني

: تحديد شكل النشاط التجاري يؤثر على الضرائب والمسؤوليات القانونية.

• ملكية فردية: المالك مسؤول 100٪ عن العمل وأي دعاوى.
• شراكة عامة: شخصان أو أكثر يساهمون بالمال أو الخبرة ويشاركون الأرباح والخسائر.
• شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC): مالكون قد يكونون أفرادًا أو شركات أخرى.

ملحوظة: استشر محاسب أو خبير مالي لتحديد الهيكل الأمثل لمشروعك.

2. التصاريح والتراخيص

• ترخيص متجر لبيع المواد الغذائية بالتجزئة.
• تصريح وزارة الصحة عند تقديم طعام جاهز.

3. التأمين

• تأمين المسؤولية العامة لحماية المتجر من الحوادث والالتزامات.
• التأمين الصحي والاجتماعي للموظفين لضمان الرعاية المالية والصحية عند الإصابات.

 2. فتح حساب بنكي خاصة بالنشاط التجاري

بمجرد تسجيل هيكل عملك، وإنهاء إجراءات إنشائه، واستخراج الأوراق اللازمة لذلك، ستحتاج إلى حسابان مصرفيان تجاري وائتماني؛ لحماية أصولك الشخصية.

أخيرًا، قم بإعداد محاسبة الأعمال، والتأكد من تسجيل النفقات والدخل المختلفة لجعل حياتك أسهل عند تقديم إقرارك الضريبي السنوي.

1. شراء معدات ومستلزمات التشغيل

ستحتاج إلى معدات كثيرة لبدأ مشروع سوبر ماركت، ويعتمد ذلك على المنتجات التي تخطط لبيعها، ولكن بشكل عام، يشمل ذلك:

• وحدات التبريد والمجمدات.
• ارفف المنتجات.
• مستلزمات التنظيف الصناعي.
• لافتات إرشادية.
• مستلزمات قسم الأغذية الجاهزة.
• عربات وسلات التسوق.
• تغليف المواد الغذائية والمنتجات وغيرهم.

2. إدارة السوبرماركت من خلال نظام نقاط البيع

• وهنا يجب التأكيد على اختيار نظام نقاط البيع الحديث والقوي بما يجعل إدارة السوبر ماركت أسهل كثيرًا.
• هذا النظام سيوفر لك مميزات وفوائد إدارة المخزون وتتبعه، وإدارة الموظفين وكشوف المرتبات، وإدارة البائعين .
• ويضاف إلى الفوائد السابقة: معالجة المدفوعات، وبرامج ولاء العملاء، وطباعة الملصقات المخصصة، وقاعدة بيانات غير محدودة للمنتجات.

1. تسويق العلامة التجارية

• حدد رسالة علامتك التجارية، مثل التركيز على المنتجات الطبيعية أو المصادر المحلية للمواد الغذائية.

• ابدأ باختيار اسم وشعار ومكونات العلامة التجارية الأخرى.

• حدّد أساليب التسويق المناسبة لمشروعك، مثل الموقع الإلكتروني وخدمات التوصيل.

• استخدم الرسائل البريدية لإرسال القسائم والخصومات، وأطلق برنامج ولاء للعملاء.

3. استراتيجيات لزيادة المبيعات في السوبرماركت

1. إدارة السوبرماركت والجرد

• الجردوالإشراف أساسي لتتبع المخزون وطلبات العملاء.

• يمكن اتخاذ قرارات سريعة: زيادة الكميات، استبدال المنتجات الراكدة، أو إيقاف الأصناف غير المطلوبة.

• يساهم النظام في تجنب المشكلات مثل نقص البضائع أو تأخر الطلبات.

2. التناسق بين الجرد والمخزون

• غياب التناسق يؤدي إلى خسائر وهدر.

• معلومات المخزون غير المحدثة تجعل العملاء يشكون في قدرة المتجر على تلبية احتياجاتهم.

• الجرد الدوري وتحديث البيانات يضمن دقة العمليات اليومية.

3. دور برنامج إدارة المخازن

• متابعة المخزون في الوقت الفعلي لضمان توفر المنتجات الأكثر طلبًا ومنع نفادها.

• إصدار تقارير دقيقة عن مستويات المنتجات والكميات المطلوبة لإعادة التوريد.

• تحسين كفاءة سلسلة التوريد وتقليل الفاقد الناتج عن سوء التنظيم أو التكرار.

بعد وضع استراتيجيات واضحة لزيادة المبيعات، تأتي أساسيات إدارة السوبرماركت كخطوة مكملة لضمان استدامة النجاح، من خلال تنظيم المخزون، وتحليل الأداء اليومي، وتحسين تجربة العملاء.

 4. 10 أساسيات إدارة السوبرماركت

1. التصنيف الديناميكي

• يُقصد به إمكانية تتبع كمية كل صنف ومعدل السحب منه.

• يتم ذلك من خلال تصميم ديناميكي يصنف المنتجات وفق معدل استخدامها وتكرار بيعها.

• يساعد برنامج إدارة المخزون على إنشاء كتالوجات تفصيلية من حيث الكمية، العدد، والحجم.

• يتيح تتبع مستويات المخزون بدقة لتجنب النقص أو الزيادة غير المبررة.

2. منع تكدس المخزون

• تكدس المخزون يؤدي إلى خسائر كبيرة بسبب استهلاك المساحة وزيادة احتمالية التلف.

• من أساسيات إدارة السوبرماركت استخدام برنامج مخزون يُحدّث البيانات في الوقت الفعلي.

• يساعد البرنامج على تحديد المنتجات منخفضة المخزون أو منتهية الصلاحية لإعادة ترتيبها بكفاءة.

3. تحليل البيانات اليومية

• الأرباح في البيع بالتجزئة تأتي من التحسينات الصغيرة اليومية.

• يعتمد نجاح إدارة السوبرماركت على تحليل البيانات لتحديد سلوك المشتري والمنتجات الأعلى مبيعًا.

• يُستخدم التحليل لتحديد المنتجات التي تحتاج إلى عروض ترويجية لزيادة المبيعات.

4. إدارة التلف وتجديد المخزون

• برنامج إدارة المخازن يمكنه التنبؤ بالتلف المستقبلي وإعادة الطلب قبل فساد المخزون.

• يضع علامات على المنتجات التي يجب بيعها بسرعة لتجنب الخسائر.

5. تقديم الاقتراحات للعملاء

• العملاء يستجيبون بشكل أفضل عند عرض خيارات متنوعة تناسب احتياجاتهم.

• تدريب البائعين على فهم رغبات العملاء وتقديم اقتراحات ملائمة جزء أساسي من إدارة السوبرماركت.

• يُستحسن استخدام برامج خدمة العملاء لتسجيل تفضيلات العملاء وأوقات زياراتهم.

6. عروض المجموعات البيعية

• لمواجهة ركود بعض المنتجات، يمكن دمجها مع منتجات أخرى أكثر مبيعًا في عروض مشتركة.

• هذا الأسلوب يزيد المبيعات الكلية ويقلل من بقاء المنتجات الأقل طلبًا في المخزون.

7. البيع عبر الإنترنت

• التحول الرقمي جعل من الضروري أن يكون السوبرماركت حاضرًا بقوة على الإنترنت.

• يجب دعم أنماط الشراء الحديثة مثل:

  • BOPIS: الشراء عبر الإنترنت والاستلام من المتجر.

  • ROPO: البحث عبر الإنترنت والشراء من المتجر.

  • BIMBO: تصفح المتجر على الهاتف والشراء عبر الإنترنت.

  • BORIS: الشراء عبر الإنترنت والإرجاع في المتجر.

• يُفضل استخدام نظام ERP لتكامل الطلبات والأسواق وضمان سرعة التسليم.

8. متابعة ملاحظات العملاء

• الاستماع لتقييم العملاء لخدمات إدارة السوبرماركت أمر ضروري لتحسين الأداء.

• اسأل العملاء عن مدى رضاهم واقتراحاتهم، وامنحهم الوقت للتعبير عن آرائهم بصدق

9. تغيير مواقع العناصر

• حسّن المبيعات بتغيير موقع المنتجات الأكثر مبيعًا أو شعبية بشكل دوري (شهريًا أو ربع سنوي).

• هذه الطريقة تجعل العملاء يلاحظون منتجات أخرى أثناء البحث، مما يزيد فرص الشراء.

• أحيانًا يصبح منتج قديم شائعًا مجددًا بمجرد نقله إلى رف مختلف.

10. الأسعار التنافسية

• قدم أسعارًا تنافسية وعروضًا ترويجية منتظمة.

• احرص على جودة المنتجات وود موظفيك لتحسين تجربة العملاء.

5. إدارة السوبرماركت وتخطيط الممرات للعملاء

يجب تصميم ممرات واسعة وممتعة توفر العديد من الخيارات. هذا يجعل التسوق سهلاً، عادةً ما تتضمن الممرات الشائعة التي تسهل من عملية إدارة السوبرماركت، على الأصناف التالية:

• الخبز
• المشروبات
• خبز
• حبوب الإفطار
• الحلوى والوجبات الخفيفة
• البضائع المعلبة
• بهار
• ألبان
• البضائع الجافة
• المنتجات الورقية ومواد التنظيف
• رعاية شخصية

توفير سهولة الوصول وتجربة العميل

• أماكن للسيارات: توفير ساحات انتظار آمنة وكافية لتسهيل وصول العملاء.

• كفاءة الموظفين: عدد كافٍ من الموظفين لضمان سرعة إنهاء عمليات الدفع وخدمة العملاء.

• تجربة العميل: تقديم منتجات عالية الجودة مع فريق عمل محترف يزيد من ولاء العملاء.

• تحسين الدفع والخروج: استخدام أجهزة الدفع المحمولة للطلبات الصغيرة ووضع منتجات إضافية عند منطقة الخروج لتعزيز المبيعات

كيف تقيس رضا العميل عن السوبرماركت؟

• النظافة والتخطيط: متجر نظيف ومرتب يسهل حركة العملاء ويترك انطباعًا إيجابيًا.

• خدمة العملاء: استجابة سريعة واقتراحات مناسبة تعزز العلاقة مع العملاء.

• إدارة الوقت: ساعات عمل مناسبة وتقليل وقت الانتظار عند الدفع.

• جودة المنتجات: تقديم منتجات عالية الجودة يرفع رضا العميل ويكسب ثقته.

• التواجد أون لاين: توفير خدمة الشراء عبر الإنترنت يزيد الراحة والولاء للمتجر.

• تقييم الرضا: استخدام استبيانات مطبوعة أو إلكترونية لمتابعة رضا العملاء وقياس فعالية إدارة المتجر.

1. كيفية زيادة هامش الربح في إدارة السوبرماركت

هامش الربح هو صافي الإيرادات بعد خصم تكلفة المنتجات. لزيادة هامشه:

• قلل التكاليف التشغيلية لأدنى مستوى ممكن.

• لا تعتمد على عدد الفروع فقط؛ فرع واحد مُدار جيدًا قد يحقق أرباحًا أعلى من عدة فروع.

• استخدم برامج نقاط البيع لمتابعة المبيعات، المخزون، الأصناف الأكثر مبيعًا، والمنتجات القريبة من انتهاء الصلاحية.

2. نصائح للتعامل مع العملاء الغاضبين

1. التزم بالهدوء: العميل غاضب من المشكلة، ليس منك شخصيًا.

2. استمع جيدًا: فهم كلامه ولغة جسده يساعدك على الاستجابة بشكل صحيح.

3. قسّم المشكلة: حل كل جزء على حدة مع تحديد خطوات واضحة.

4. كرر ما يقوله العميل: لتأكيد اهتمامك بالمشكلة.

5. اشكره: على لفت الانتباه للمشكلة.

6. تابع الحل: حدد موعدًا للمتابعة والتأكد من حل المشكلة.

أكثر 9 شكاوي لعملاء ستواجهك عن إدارة السوبر ماركت

1. المنتج غير متوفر في المخزون
   العملاء يشتكون عند عدم توفر المنتجات المطلوبة لفترة طويلة.

2. عيوب أو تلف المنتج
   الحصول على منتجات بها أعطال أو غير صالحة للاستخدام.

3. المنتج لا يلبي توقعات العميل
   المنتج لا يحقق ما كان متوقعًا من جودة أو فائدة.

4. طرق الدفع غير متوفرة
   عدم توفر خيارات الدفع التي يفضلها العميل.

5. أوقات الانتظار الطويلة
   الانتظار لفترات طويلة قبل الخدمة أو الشراء.

6. خدمة العملاء غير فعّالة
   عدم الاهتمام الكافي بمشكلات العملاء أو استفساراتهم.

7. اضطرار العميل لتكرار مشكلته
   يجب على العميل شرح مشكلته عدة مرات للفريق.

8. عدم حل المشكلة في الاتصال الأول
   تظل المشكلة قائمة بعد التواصل الأول مع خدمة العملاء.

9. عدم الوفاء بالوعود
   الالتزامات أو الوعود المقدمة للعملاء لا يتم تنفيذها.

كيف تبني ولاء العميل عند إدارة السوبرماركت

لأن برامج الولاء هي حافز قوي لعملاء المتاجر، فيجب الاهتمام به عند إدارة السوبرماركت، فهناك نصائح يمكن اتباعها في برامج الولاء.

1. تسهيل عملية التسوق على العملاء،  من خلال إتاحة التسوق عبر المنصات المختلفة مثل السوشيال ميديا والمتاجر الإلكترونية.
2. الاهتمام ببرامج الولاء التي تقدم قيمة فعلية للعملاء.
3. تقديم نقاط إضافية أو حوافز أخرى للعملاء الذين يحيلون الأصدقاء وأفراد العائلة المتجر.
4. امنح أعضاء برنامج الولاء تجربة سداد أكثر سلاسة في المتجر مثل القدرة على الدفع باستخدام الرمز الشريطي أو رمز الاستجابة السريعة أو التطبيق نفسه.

ولكنك مع كل ذلك تحتاج إلى نظام إداري محاسبي قوي يساعدك على تحليل البيانات بشكل صحيح، ولكن كيف تحدد أفضل برنامج لادارة  مخزون السوبر ماركت.

كيف تختار برنامج لادارة مخزون السوبر ماركت:

يمكن أن يؤدي المخزون الذي تتم إدارته بشكل سيئ إلى خسارة  في المبيعات وإهدار في الموارد فهذا قد يؤدي الإفلاس، ولذلك عن اختيار برنامج إدارة مخزون يجب وضع هذه النصائح في الاعتبار:

1. واجهة برنامج إدارة السوبرماركت

ينصح باختيار برنامج إدارة السوبرماركت يتمتع بواجه بديهية وسهلة الاستخدام، تمتحك القدرة على الوصول إلى القوائم والتقرير بسرعة وسهولة.

2. قوائم البرامج:

فى برنامج محاسبة DEXEF لكل مجال له بنود معينة يجب أن تتوفر في كل برنامج إدارة مخزون سوبرماركت،  فيجب التأكد من ذلك بما يتناسب مع احتياجاتك.

بجانب توفر العديد من المميزات الأخرى مثل إمكانية الربط بين الفروع ومخازنها، دعمه للارتباط بالعديد من الأنظمة الأخرى.

يجب مراجعة جميع قوائم البرنامج قبل الاعتماد عليه، والتأكد من المميزات التي يوفرها لك، وقدرته على تحليل البيانات بشكل صحيح ودقيق

تحتاج إلى الاستثمار في نظام يوفر تحليلات شاملة وميزات إعداد التقارير التي يمكن أن تساعد في تقليل المخاطر وهذا متاح لك فى برنامج محاسبة مجانى DEXEF

3. الدعم الفني وبرامج إدارة السوبرماركت

• الدعم الفني: تحقق من توافر الدعم عبر الهاتف أو الدردشة أو البريد الإلكتروني وجودته خلال ساعات العمل.

• التطوير والتحديثات: اختر برنامجًا يتم تطويره وتحسينه بانتظام مع إطلاق ميزات جديدة وإصلاح الأخطاء.

• السعر: الأرخص ليس دائمًا الأفضل، والأغلى ليس دائمًا الأفضل؛ اختر حسب احتياجاتك وميزات البرنامج.

4. ما هو أنظمة نقاط البيع الخاصة بمحلات السوبر ماركت

هو برنامج نقاط البيع، أو كما يطلق عليه الكثيرون برنامج الكاشير ، وهو برنامج متخصصة في إتمام عمليات البيع مع العملاء داخل السوبرماركت

ويمكن للبرنامج إدارة المخازن وإدارة حسابات العملاء والموردين وإدارة الحسابات بما فيها ضريبة القيمة المضافة والعملات، وأيضا برامج الولاء.

تعد أنظمة نقاط البيع الحديثة مزيجًا من الأجهزة والبرامج التي غالبًا ما تشتمل على ماسح ضوئي للرموز الشريطية وقارئ بطاقات ودرج نقدي وطابعة إيصالات.

أفضل برامج إدارة السوبرماركت

• Oracle POS: برنامج قوي لإدارة المخزون وبرامج الولاء مع تقارير تحليلية للأصناف الأكثر مبيعًا، يبدأ من 50 دولار شهريًا.

• Shopify POS: يدعم السحابة ومزامنة البيانات، إدارة المخزون والمبيعات، ويمكن استخدامه على الهاتف أو الكمبيوتر، بأسعار من 30 إلى 200 دولار شهريًا.

• Dexef One: يغطي جميع ميزات البرامج السابقة، مع تقارير مفصلة عن المخزون والمبيعات والتوريدات، ودعم فني متواصل 24/7، ويتميز بسعر منافس.

أسئلة شائعة عن كيفية إدارة السوبرماركت

كيف ابدا مشروع سوبر ماركت صغير؟

أي مشروع يحتاج إلى الدراسة والتخطيط، وفيجب دراسة السوق أولا، وتحديد المنافسين والمنتجات الرائجة لديهم، ونقاط قوتهم وضعفهم، وتحديد احتياجات السوق، ومن هم العملاء المستهدفون، سثم تبدأ في تحديد المكان والمنتجات التي ستبعها فيه، اتباع أجراءات استخراج الأوراق والرسمية التصريحات الخاصة بموزاولة العمل، ثم الاستقرار على برنامج أدارة السوبرماركت لإدارة المخازن والموردين واصدار الفواتير.

ازاي اعمل سيستم لسوبر ماركت؟

توجد العديد من الشركات البرمجية التي تقدم سيستم لسوبر ماركت، وسبق أن رشحنا لك في هذا المقال أشهر الشركات العالمية والمصرية التي يمكن استخدام برامجها المحاسبية.

كيف تحسب ارباح السوبر ماركت؟

حساب الربح الصافي من السوبر ماركت هو أجمالي المبيعات مطروح منها أجمالي التوريدات والإيجارات والرواتب، ولكن مع البرامج المحاسبية المقدمة مع شركة ديكسيف، لن تحتاج إلى إجراء هذه العملية بشكل ورقي، فمع برنامج ديكسيف كاشير يمكن معرفة صافي الربح بضغة زر واحدة، ويمكن تتبع هذه الربح في أي وقت تريده.

كم تكلفة فتح سوبر ماركت صغير؟

تكلفة افتتح السوبر ماركت تختلف من مكان لأخر، حيث الأمر يتعلق بالإيجارات والرواتب، وأسعار التوريدات الخاصة بالمنتجات، وعدد الأصناف التي سيتعم السوبر ماركت على بيعها. بالاضاف إلى مصروفات استخراج الأوراق الرسمية والحسابات البنكية، بالاضافة إلى الخدمات التي سيقدمها السوبر ماركت، فالأمر يحتاج إلى دراسة متأنية لكل هذه الأمور.

وفي ختام  حديثنا عن إدارة السوبرماركت لا يبقى لنا عزيزي القارئ سوى التأكيد على أهمية الاعتماد على برنامج نقاط البيع الذي سيساعدك في أنجاز الكثير من المهام والاقتراحات السالف ذكرها في هذا المقال.

ويمكنك الآن تحميل برنامج Dexef one وتجربته مجانا لمدة 14 يوما، للتأكد من صحة ماذكر في هذا المقال.