مهام المحاسب للشركات الصغيرة: هنا كل ما ينبغي أن تفعله

يقوم المحاسب بإعداد التقارير المالية للوضع المالي الحالي بالمؤسسة عن طريق دراسة وجمع وتحليل البيانات التي تقدم معلومات ورؤى كافية عن الأداء و المركز المالي والسيولة والتدفقات النقدية ، ناهينا عن توقع المستقبل المالي للمؤسسة، كما يقوم بإعداد الميزانيات العامة والخاصة وقوائم الدخل وتقارير الأرباح والخسائر و الإيرادات والمصاريف، وكافة التقارير المالية الممكنة.

الخطوات الدقيقة التي ستتخذها الشركات الصغيرة عندما يتعلق الأمر المحاسبة ستختلف العمليات وفقا للصناعة وحجم فريق الأعمال والمحاسبة ،

تطور النظام المحاسبي وعوامل أخرى، ولكن لا يزال هناك خطوات مشتركة يجب على كل شركة اتباعها لضمان ممارسات مسك الدفاتر السليمة.

المهام المحاسبية والمحاسبية للشركات الصغيرة:

‏المحاسبون مسؤولون عن العديد من المهام ، وفي الشركات الصغيرة بعض المسؤوليات تقع على المالك أيضا، 

المحاسبة الفعاله سيتتبع ما تدين به الشركة للآخرين ، وما هو مستحق لها ،

ويضمن دفع الفواتير في الوقت المحدد ويدفع العملاء في الوقت المحدد ، وحساب ودفع الضرائب ،

وتقديم لقطة عن الحالة المالية للشركة،

وفي هذا المقال سنقلي نظرة على الخطوات الرئيسية في العملية المحاسبية من خلال مراجعة مختلف المهام التي يؤديها المحاسبون للشركات الصغيرة حسب الفترة الزمنية :

مهام المحاسب اليومية :

كل يوم ، يحتاج المحاسب إلى إكمال المهام المرتبطة بتسجيل المعاملات

تسجيل المدفوعات : إيداع جميع المدفوعات النقدية والشيكات المستلمة من العملاء في حساب النشاط التجاري و أدخل جميع بطاقات الائتمان للمعاملات لبدء تحويل الأموال من العميل،

القيام بذلك يوميا يعطي الشركة صورة محدثة عن النقدية المتاحة لديها.

 تسجيل ودفع الفواتير : تسجيل جميع الفواتير الواردة والصادرة على النظام المحاسبي والاحتفاظ بجميع الايصالات والمستندات الأخرى ذات الصلة الضريبية للرجوع اليها ف حالة وجود أخطاء.

 تجميع المبيعات النقدية لهذا اليوم : ملخص يومي للإيصالات النقدية مفيد لأنه يعطي صاحب العمل فكرة عن مقدار الأموال التي استغرقها في ذلك اليوم و يمكن أن يساعد الشركة على فهم وضعها النقدي الحالي.

مهام المحاسب الأسبوعية

مرة واحدة على الأقل في الأسبوع ، يحتاج المحاسب إلى التأكد من إضافة جميع الأرقام وهناك ما يكفي من النقدية لتغطية النفقات.

تسوية الحسابات البنكية : قارن الودائع المدرجة في كشف البنك مع الودائع المعروضة في نظام المحاسبة، تسهل التكامل مع تغذية البنك هذه العملية من خلال توفير رابط رقمي بين الحساب المصرفي وبرنامج المحاسبة واستيراد المعاملات المصرفية يوميا،

وهذا يعني أن الحاسب المحاسب ليس مضطرا لتنزيل كشف البنك يدويا واستيراده، يمكن للشركة تحديد قواعد المطابقة في النظام للمصالحة، مما يبسط العملية،

لا تسمح لنفس الشخص الذي يتعامل مع النقدية بإجراء المصالحة المصرفية، إذا كان هناك حجم نقدي عال، قم بإجراء المصالحة يوميا.

تحقق ما عليك دفعه ومن لم يدفع لك : تحديد العملاء الذين لم يدفعوا الفواتير في الوقت المحدد وقم بمتابعتهم عبر البريد الإلكتروني والهاتف

تحديد الفواتير غير المدفوعة : تحدد الفواتير التي ستستحق بعد ذلك ووضع خطة لدفعها، على غرار الحسابات المدينة ، يمكن للشركة إعداد تقرير عمر الحسابات المدفوعة في نظام الحسابات الخاص بها لتتبع المبالغ المستحقة وتواريخ الاستحقاق، يجب على الموظفين تسوية الفواتير مع أوامر الشراء وتأكيد استلام البضائع قبل الدفع (أي مطابقة ثلاثية)، تأكد من أن هناك أشخاصا مختلفين يقومون بقطع وتوقيع الشيكات لمنع الاحتيال.

الحفاظ على الأمور المالية : يجب أن يخصص وقتا كل أسبوع لإجراء مهام متنوعة في مجال المحاسبة مثل إرسال بيانات حساب العملاء عبر البريد الإلكتروني.

مهام المحاسب الشهرية :

مع اكتمال أعمال مسك الدفاتر هذه ، حان الوقت للتفكير في المزيد من المهام المشاركة حوالي نهاية الشهر.

موازنة او مراجعة السجلات : العمل على مراجعة تسوية جميع حسابات البنوك وبطاقات الائتمان كما يجب أن تكون في أعلى قائمة مهام صاحب العمل في نهاية الشهر .

كما يضمن ذلك تتبع وتسجيل جميع الإيرادات الواردة والنفقات الصادرة بشكل صحيح وأن الشركة لا تنفق أكثر من اللازم و التأكد من أن كشف الحساب ودفتر الشيكات والدفتر العام يعكسون

نفس الأرقام و تحقق من مبلغ المال الموجود في الحساب، وتأكد من أن دفتر الشيكات والسجلات تعكس جميع رسوم البنك والرصيد الصحيح في الحساب وقم بتصحيح أي أخطاء.

مراجعة مدفوعات بطاقات الائتمان : التأكد من أن مدفوعات بطاقات الائتمان  لديك تم إيداعها في الحساب المصرفي للتحقق من عدم وجود أي مشاكل ومعالجتها بالطريقة الصحيحة.

مراجعة الحسابات المستحقة لحل الفواتير المتأخرة : تحديد العملاء الذين لم يدفعوا بحلول الموعد المحدد وإرسال الاشعارات وفواتير متأخرة إلى العملاء المتخلفين عن السداد.

 معالجة ومراجعة كشوف المرتبات: تقوم العديد من الشركات بالاستعانة بمصادر خارجية ‏‏لعمليات كشوف المرتبات‏‏ بسبب التعقيد من إدارة ‏‏ضرائب الرواتب‏‏، كشوف المرتبات تشمل المعالجة اقتطاع ضريبة الرواتب والإبلاغ عنها وإيداع ضريبة الدخل ، وغيرها من المدفوعات المتعلقة بالضرائب،

مراجعة بيانات المخزون : يتم من خلال تنفيذ جرد بصفة مستمرة من اجل تحديد تكلفة البضاعة المباعة ويساعد تحليل بيانات المخزون في تحديد المخزون الزائد وتحديد المنتجات للترويج او خفض أسعارها.

اعداد البيانات المالية : بمجرد تتبع جميع هذه الأرقام ، يمكنك إنشاء بيان الدخل الشهري والميزانية وبيان التدفقات النقدية والمقارنة بين الأرقام الفعلية مع المصروفات المقررة والمقارنة بين الميزانية الشهرية الخاصة بك مع الشهر السابق، انظر إلى الأرقام التي تتغير والسبب في ذلك – هل هو نتيجة لعملاء يدفعون ببطء أم زيادة في المصروفات؟

تقديم بيان الأرباح والخسائر: عرض الإيرادات والمصروفات وتقديم تلك الأرقام لقادة الأعمال على بيان الأرباح والخسائر وتوضح هذه الأرقام الوضع المالي الحالي للشركة وتعتبر أساسا لتوقع الإيرادات والمصروفات المستقبلية.

مهام المحاسب الربع سنوية :

يجب على المحاسبين (باستخدام القليل من المساعدة من المحاسب الموظف أو الاستشاري)  من اجل حساب الضرائب وقد يقومون أيضا بإعداد البيانات المالية الفصلية.

حساب ودفع الضرائب الفصلية : الشركات ذات الأشخاص الاعتبارية والأفراد، بما في ذلك أصحاب الشركات الفردية والشركاء ومساهمو الشركات ذات الشخصية القانونية الصغيرة ، عموما يجب أن يقوموا بدفع الضرائب المقدرة من اجل تفادي وقوع أي غرامات مالية بسبب التأخير.

دفع الضرائب الولائية : دفع جميع الضرائب الولائية اللازمة – والتي تختلف في كل ولاية ولكن يمكن أن تشمل ضريبة المبيعات والضرائب الانتقائية وغيرها، ستخضع الشركات أيضا للضرائب على المستوى المحلي وتحتاج إلى دفع ضرائب الممتلكات.

مهام المحاسب السنوية :

يجب على المحاسبين إكمال المهام المتعلقة بالضرائب وإغلاق نهاية السنة والتي تستغرق وقتا أطول

مراجعة الأصول الثابتة : على الأقل مرة واحدة في السنة ، يجب على الشركات أن تنظر بعناية في أصولها الثابتة للتأكد من أن الأصول المكتسبة حديثا مدرجة في السجلات المحاسبية وأن تلك التي لم يعد يتم استخدامها تمت إزالتها.

اعداد وإصدار نماذج للموظفين والمقاولين: تقول مصلحة الضرائب الأمريكية إن أصحاب العمل يجب أن يكملوا ويقدموا هاتين النموذجين الضريبيين ،

إما إلكترونيا أو عن طريق البريد، يظهر نموذج W-2 ، أو بيان الأجور والضرائب ، الأجور المدفوعة والضرائب المستقطعة للسنة، بالنسبة للمقاولين ، يلخص نموذج 1099 الدخل الذي تلقاه المقاولون من شركتك ويوفر معلومات مهمة لأغراض الضرائب.

تقديم اقرارت الضرائب: تحتوي مصلحة الضرائب على معلومات مفصلة حول كيفية ومتى تقديم الضرائب وأنواع الضرائب المطلوبة اعتمادا على هيكل العمل التجاري و يستخدم معظم الشركات الصغيرة محاسب ضرائب خلال موسم الضرائب للتأكد من أن جميع مستنداتهم دقيقة ومقدمة بشكل صحيح.

الاستعداد لأغلاق نهاية السنة: إعداد حسابات الدفتر العام لتقديم البيانات المالية وبدء الفترة المحاسبية التالية، يجب أن يتم تصفير حسابات بيان الدخل استعدادا للفترة المحاسبية التالية ، وتحمل الأرصدة إلى الميزانية المالية.

وفي الختام تختلف الخطوات الدقيقة التي ستتخذها الشركة الصغيرة فيما يتعلق بعمليات المحاسبة .

المحاسبة وفقا للصناعة وحجم الشركة وفريق المحاسبة وتطور نظام المحاسبة وعوامل أخرى، ولكن هناك خطوات مشتركة يجب على كل شركة اتباعها لضمان ممارسات المحاسبة السليمة.