تطبيق التقارير من DEXEF… تجارتك في جيبك

1. ما هي التقارير الأساسية التي يجب أن أتابعها في مشروعي؟

هناك مجموعة من التقارير التي تُعد أساسية لأي نشاط تجاري، مهما كان حجمه. من أبرزها:

تقرير المبيعات اليومية: يُظهر لك كم بعتَ اليوم، وما هي الأصناف التي تحركت، ومن باعها. هذا التقرير مهم لفهم النشاط اليومي وضبط عمليات البيع.

تقرير الأرباح والخسائر: لا يكفي أن تعرف كم بعت، الأهم هو: كم ربحت؟ هذا التقرير يحسب الإيرادات ويخصم منها التكاليف والمصروفات ليعطيك صورة واقعية لصافي الربح.

تقرير حركة المخزون: يساعدك على معرفة الأصناف التي تنفد بسرعة، والأصناف الراكدة، لتقرر متى تشتري ومتى تتوقف.

تقرير حسابات العملاء والموردين: يوضح لك من لم يسدد مستحقاته، ومن لك عليه دين، لتتابع التحصيل وتنظّم التدفقات النقدية.

تقرير المرتجعات: يُظهر لك كم تم إرجاعه من البضاعة، ولماذا، ومن العميل الذي يُرجع كثيرًا، حتى تعالج سبب المشكلة سواء في الجودة أو الخدمة.

متابعة هذه التقارير بانتظام تساعدك على رؤية مشروعك من أعلى، واتخاذ قرارات بناءً على أرقام واضحة، وليس على الشعور أو التقدير الشخصي.

2. ما الفرق بين تقرير المبيعات وتقرير الأرباح؟

الفرق بين التقريرين كبير، ولكل منهما دور مختلف في إدارة النشاط:

تقرير المبيعات يُظهر إجمالي قيمة المبيعات التي تمت خلال فترة معينة (يومية، أسبوعية، شهرية...). هذا الرقم هو "الإيراد" الذي دخل للمحل أو الشركة، سواء تم الدفع نقدًا أو بالآجل.

أما تقرير الأرباح فهو يُظهر "الربح الصافي" بعد خصم جميع التكاليف المرتبطة بتلك المبيعات.
هذه التكاليف تشمل:

تكلفة شراء البضاعة (تكلفة المخزون)

المصروفات الثابتة والمتغيرة (إيجار، كهرباء، مرتبات)

الخصومات والعروض

المرتجعات

أي مصاريف إضافية

بمعنى آخر:
قد يكون تقرير المبيعات عاليًا، لكن تقرير الأرباح منخفض أو سلبي… وهذا ما يقع فيه الكثير من أصحاب المحلات عندما يحكمون على المشروع بالمبيعات فقط، دون النظر للتكلفة والربحية الحقيقية.

3. هل من الضروري مراجعة التقارير يوميًا أم أسبوعيًا يكفي؟

الجدول المثالي لمراجعة التقارير يختلف حسب حجم النشاط، لكن كقاعدة عامة:

المبيعات والمخزون: يُفضّل مراجعتها يوميًا. لأن أي تأخير في اكتشاف التراجع أو وجود نقص في صنف مهم قد يكلّفك فرص بيع، أو يسبب تكرار خسارة دون أن تشعر.

الأرباح، والمصاريف، والتقارير المالية التفصيلية: يُنصح بمراجعتها أسبوعيًا على الأقل، لأن هذه التقارير تحتاج قراءة أعمق ولا تتغيّر بشكل يومي كبير.

تقرير الحسابات (العملاء والموردين): يُفضّل مراجعته أسبوعيًا، لكن لو كان عندك تعاملات آجل كثيرة، يفضل تتابعه كل 3 أيام.

الفكرة الأساسية:
كلما كان اتخاذ القرار عندك سريعًا ومعتمدًا على بيانات محدثة، زادت فرصك في النجاح وتجنّب الخسائر. ولو اعتمدت على مراجعة أسبوعية فقط، قد تمر 6 أيام من الخسارة قبل أن تنتبه.