أرباحك غير واضحة؟ نظم حسابات كافيهك وتعرف على الأرقام الحقيقية

٢. فوائد تنظيم الأكواد وتحديثها بانتظام

• سرعة البحث: الربط الفوري بين الحركة المالية والكود يختصر عليك دقائق من البحث اليومي.

• دقة التقارير: عند استخراج قائمة الدخل وتقارير التدفقات النقدية، لن تحتاج لتصفية يدوية لتجميع الأرقام.

• منع الازدواج: مراجعة شهرية للأكواد تضمن عدم تكرار حسابات فرعية أو دمج موزّع بشكل خاطئ.

2. تسجيل المبيعات اليومية بدقة

المبيعات هي مصدر دخلك الأول… لكن بدون تسجيلها لحظة بلحظة، تصبح الأرباح مجرّد تخمين.
في الكافيهات، طبيعة التشغيل سريعة ومليئة بالتفاصيل: طلبات تيك أواي، أوردرات داخلية، خصومات، عروض مؤقتة… كل هذا يتكرر عشرات المرات يوميًا.

❌ الاعتماد على التقدير أو الذاكرة في نهاية اليوم قد يفقدك نصف الصورة، أو يظهر أرباحًا وهمية لا تعبر عن الواقع.
وهنا تبدأ الفوضى: الأرقام غير منضبطة، المصروفات تتجاوز الإيرادات دون مبرر، والقرارات المالية تصبح عشوائية.

 الحل: استخدام نظام بيع أو برنامج كاشير

• يسجل كل فاتورة لحظيًا

• يربط المبيعات بالمخزون تلقائيًا

• يظهر تقارير فورية عن الإيرادات، الأصناف الأكثر مبيعًا، وأداء الموظفين

📌 مثال تطبيقي:
تم بيع 10 أكواب لاتيه – البرنامج يسجل العملية، يخصم البن والحليب من المخزن، ويضيف قيمة البيع مباشرة إلى الإيرادات اليومية.

💡 لماذا هذا مهم؟

لأن تسجيل المبيعات بشكل دقيق:

1. يمنحك رؤية واضحة لحجم البيع اليومي

2. يساعدك على مراقبة الأداء وتحديد الأصناف الرابحة

3. يمنع التلاعب أو نسيان الفواتير

4. يسهل تقديم بيانات دقيقة عند المحاسبة أو إعداد الضرائب

3. حصر المصروفات التشغيلية أولًا بأول

الأرباح لا تقاس بالمبيعات فقط، بل بما يتبقى بعد تغطية المصروفات.
قد يكون الدخل اليومي مرضيًا، لكن تسربات صغيرة في المصروفات قد تلتهم جزءًا كبيرًا من أرباحك دون أن تلاحظ.

🔎 في الكافيهات، هناك نوعان من المصروفات يجب تتبعهما بدقة:

أولًا: المصروفات الثابتة

(تدفع شهريًا ولا تتغير كثيرًا)

• الإيجار

• الكهرباء والمياه

• الرواتب

• الضرائب أو التأمينات

• الاشتراكات (برامج محاسبة – صيانة – الإنترنت)

 هذه البنود يجب أن تكون مسجّلة في جدول ثابت، وتخصم مباشرة من الأرباح عند التقييم الشهري.

ثانيًا: المصروفات المتغيرة

(تتغير يوميًا أو أسبوعيًا)

• مشتريات المواد الخام (بن – حليب – سكر – فواكه)

• مستلزمات التغليف (أكواب، أغطية، مناديل)

• مواد تنظيف

• مصاريف طوارئ (إصلاحات، غرامات، توصيلات إضافية)

خطورة هذه المصروفات أنها كثيرة وصغيرة… لكن عند جمعها، تشكّل جزءًا كبيرًا من التكلفة.

ما الذي يجب فعله عمليًا؟

1. سجّل أي صنف يتم إتلافه فورًا في سجل خاص بالهدر (يدويًا أو عبر البرنامج).

2. وثّق المرتجعات من الموردين مع تحديد السبب والكمية، وأرفقها بالفاتورة المرتبطة.

3. اربط هذه البيانات بالتقارير الشهرية حتى تظهر في تحليل الربح والخسارة بدقة.

4. راقب الاتجاهات المتكررة (مثل تكرار تلف نوع معين من الحليب)، لمعالجة السبب من جذوره.

6. تحليل الأرباح والخسائر شهريًا: هل تربح فعلاً أم تتوهم ذلك؟

المبيعات المرتفعة لا تعني دائمًا أرباحًا مرتفعة.
لفهم الأداء المالي الحقيقي للكافيه، لا بد من تحليل العلاقة بين الإيرادات والمصروفات شهريًا، ومعرفة ما يتبقى فعليًا بعد خصم التكاليف.

 ما الذي يجب تحليله شهريًا؟

• إجمالي الإيرادات: مجموع المبيعات اليومية خلال الشهر

• إجمالي المصروفات: تشمل التشغيل، الرواتب، المشتريات، الهدر، إلخ

• هامش الربح: الفرق بين الإيرادات والمصروفات مقسومًا على الإيرادات

 مثال توضيحي لتحليل شهر كامل:

 ماذا يعني هذا الجدول؟

• صافي الربح = الإيرادات – المصروفات

• هامش الربح = (22,000 ÷ 90,000) × 100 = 24.4%

إذا لاحظت أن الهامش أقل من المتوقع، فهنا تبدأ مراجعة التفاصيل:
هل المصروفات مرتفعة؟ هل تكلفة صنف معين غير مبررة؟ هل هناك هدر لم يعالج؟