الجرد المخزون هو عملية تحديد وتسجيل الكميات المتوفرة من المنتجات أو العناصر في المستودعات أو المخازن بشكل دقيق في نقطة زمنية محددة.
وتهدف عملية جرد المخزون إلى تقليل الفجوة بين البيانات المسجلة والواقعية، وبالتالي تحسين إدارة المخزون وتقليل التكاليف الناتجة عن الأخطاء والفقدان.
في هذا المقال سوف نتعرف علي الجرد المخزني و اهميته و طرق حسابه DEXEF ادارة تلك العملية .
ما هي عملية الجرد ؟
عملية الجرد تتمثل في حساب المواد الخام والمنتجات المتاحة في المخازن بالإضافة إلى الإنتاج الجديد، مع تتبع المبيعات وتحديد الكميات المتبقية.
تهدف هذه العملية إلى ضمان توفر مخزون كافٍ لتلبية الطلبات المستقبلية، وتحديد الفترات المحتملة لنقص المخزون.
تنطبق عملية التفقد على مخازن الشركات بمختلف أنواعها، بدءًا من الشركات الصغيرة وحتى الشركات الكبيرة، وتختلف طرق تنفيذها وفقًا لاحتياجات وإدارة كل مشروع أو شركة.
ماهي اهمية جرد المخزون؟
الجرد له أهمية كبيرة في العديد من المجالات، بما في ذلك الأعمال التجارية والمؤسسات والحياة اليومية. إليك بعض الأسباب التي تجعل التفقد أمرًا مهمًا:
وتكمن أهمية جرد المخازن الخاصة بكل بالمؤسسات فيما يلي :
بفضل الفحص، يمكن توفير الوقت والجهد الذي يستغرقه البحث عن العناصر المطلوبة أو إعادة تنظيم المخزون بشكل متكرر.
ما هي طرق حساب جرد المخزون؟
تعتمد إدارات المشروعات الأساسية على عدة طرق لجرد المواد في مخازنها، ومن أبرز هذه الطرق:
-
طريقة الدخول أولًا إلى الخارج أولًا (FIFO)
تعتمد هذه الفكرة على فكرة أن المواد التي يتم تخزينها أولًا هي التي تباعًا.
مع وجود هذه الطريقة في العثور على تسجيلات في المخزون نظرًا لبساطتها، يمكنك تطبيقها.
تغطي بشكل خاص في الشركات التي غنية بالمنتجات الخفيفة للتلفاز.
وكما هو الحال في النماذج المختلفة، تكون تكلفة البضائع في المخازن أقل وضوحا وأقل انخفاضا قبل زيادة، مما يزيد من خسائر الربح عند شرائها بأسعار مرتفعة،
ولكن ذلك يؤدي أيضا إلى زيادة المسؤوليات الضريبية.
-
طريقة الدخول أخيرًا إلى الخارج أولًا (LIFO)
ووفقا لهذه الطريقة، تباع أولًا المنتجات التي تم تخزينها منذ فترة، في حين لا يزال المخزون غير معروف لسبب بسيط.
لتتمكن من هذه الطريقة عندما تكون منتجات غير قابلة للتلف.
ومع ذلك، نادرًا ما تعتمد الشركات على هذه الطريقة لأن المنتجات القديمة قد للأسف أحيانًا غير قابلة للبيع، مما قد يؤدي إلى القتل.
وهذه هي الطريقة الأولى أيضًا في التأثير، حيث تنتج المنتجات بتكلفة منخفضة، مما يؤدي إلى ارتفاع تكلفة البضاعة وتقليل الربح، وبالتالي تقليل الضرائب المستحقة على الشركة.
-
طريقة التكلفة المتوسطة
تقوم هذه الطريقة بحساب تكلفة المواد المخزنة بشكل جماعي. وبعد فصل المواد يمكن تخزينها عن بعضها البعض،
ويصعب تطبيق أي نظام فردي لحسابها. يتم حساب متوسط التكلفة لكل وحدة باستخدام التالية:
متوسط تكلفة الوحدة = تكلفة البدء في تخزينها ÷ إجمالي عدد الوحدات المخزنة
ما هي أفضل طريقة للجرد ؟
يجب على إدارة الشركة اختيار الطريقة الأنسب لجرد المخزون التام، نظرًا لتأثيرها المباشر على الهامش الربحي وتكلفة البضائع المباعة والصافية الدخل والرصيد الفائق للمخزون.
كل طريقة لجرد مخزونها من مزاياها وعيوبها.
على سبيل المثال، استخدام طريقة (لينكسين أخيرا، خارج أولًا ) يمكن أن يكون يؤدي إلى اشتراك أقل .
في المقابل، طريقة (الداخل أولًا، خارج أولًا) تضمن تحقيق ربح أعلى لأن العناصر الأقدم تكون عادة أقل تكلفة.
معايير اختيار طريقة جرد المخزون المثلى
- توقعات تكاليف المخزون .
إذا كانت توقعاتك تشير إلى زيادة تكاليف المخزون، فإن طريقة “LIFO” هي الأنسب.
ولكن ان كانت التكاليف منخفضة، فإن طريقة “FIFO” تعتبر الخيار الأفضل.
- تحليل إيجابيات وسلبيات كل طريقة .
يجب على إدارة الشركة إجراء تحليل شامل لمزايا وعيوب كل طريقة، واختيار الأسلوب الأمثل بناءً على وضع العمل والرؤية المستقبلية.
اختيار الطريقة المثلى لجرد المخزون يتطلب دراسة دقيقة للوضع المالي وتوقعات السوق، لضمان تحقيق أفضل النتائج المالية والحفاظ على كفاءة التشغيل في الشركة.
سياسات جرد المخزون
هناك سياسات وقواعد تنظم عملية جرد المخزون في كل مؤسسة، ويجب على الموظفين أن يتعرفوا عليها ويتبعوها بدقة قبل بدء الجرد، وتشمل هذه السياسات:
- اختيار موظفين غير مسؤولين عن العهدة: يفضل اختيار موظفين غير مسؤولين عن إدارة العهدة لجرد المخزون لضمان الشفافية وتجنب تضارب المصالح.
- تحديد مرات الفحص والفترات الزمنية: يلزم يجب تحديد مرات إجراء الفحص وتحديد الفترات الزمنية لضمان دقة العملية وتجنب التأخير .
- تحديد معدات الجرد المطلوبة: يجب تحديد المعدات والأدوات اللازمة لفريق التفقد قبل البدء في العملية لضمان سلامة وفعالية الفحص.
- تحديد مستويات المخزون المطلوبة: كما يجب تحديد الحد الأدنى والأقصى لمستويات المخزون والحد الآمن لضمان عملية الإنتاج بسلاسة.
- تحديد ميزانية الجرد: يجب تحديد تكلفة جرد المخزون وتضمينها في الميزانية السنوية للشركة .
ماهي توقيتات الفحص المثالية
توقيتات الفحص تختلف وفقًا لاحتياجات كل شركة ونوعية المنتجات أو السلع التي تمتلكها. ومع ذلك، هناك بعض التوقيتات الشائعة لجرد المخزون تشمل:
- جرد دوري سنوي: يتم إجراء هذا النوع من الفحص مرة واحدة في السنة عادةً، ويمكن أن يكون في نهاية السنة المالية أو في وقت مناسب بالنسبة لعمليات الشركة.
- جرد دوري ربع سنوي أو نصف سنوي: في حالة الشركات التي تحتاج إلى متابعة المخزون بشكل أكثر تكرارًا، يمكن أن يجرى الفحص بشكل دوري كل ثلاثة أو ستة أشهر.
- جرد دوري شهري: تقوم بعض الشركات التي تتعامل مع منتجات متغيرة بشكل سريع أو تحتاج إلى رصد مخزونها بشكل مستمر بجرد دوري شهري.
- جرد دوري أسبوعي: يمكن للشركات ذات العمليات السريعة التي تتطلب متابعة دقيقة للمخزون إجراء جرد دوري أسبوعيًا.
اختيار التوقيت المناسب لجرد المخزون يعتمد على حجم وطبيعة العمليات التجارية للشركة، وعلى الأهداف المحددة للجرد، مثل تحديد النقاط الضعيفة في عملية الإمداد والطلب أو تحديد الفجوات في التخزين والتوزيع.
من يقوم بعملية جرد المخزون ؟
عندما يتعلق الأمر بعملية الجرد، يجب أن يكون التنظيم والتنسيق دقيقا .
لذلك يتم تعيين فريق مخصص يتولى مهمة تنفيذ التفقد بدقة وفعالية، مما يسهم في ضمان دقة وسلامة البيانات المالية والتشغيلية للشركة.
و يشمل هذا الفريق محاسبي الشركة الذين يقومون بالتحقق من صحة البيانات المالية المتعلقة بالمخزون وتوافقها مع السجلات المحاسبية،
وكذلك موظفي المخازن والمستودعات الذين يقومون بتنظيم وتقييم البضائع بشكل دقيق.
إليك توضيح لبعض الوظائف والأدوار الرئيسية في عملية الفحص في الشركات والمصانع:
- مدير الجرد (Inventory Manager): يتولى مدير الجرد التخطيط والتنظيم والتنفيذ لعملية الفحص. يكون مسؤولاً عن تحديد أهداف التفقد وتخصيص الموارد اللازمة لتحقيقها. يدير أيضًا فريق التفقد ويتحقق من سلامة البيانات المحصلة.
-
فريق الجرد (Inventory Team): يتألف من مجموعة من الموظفين المكلفين بتنفيذ العملية الفعلية للجرد. يشمل الفريق عادة مشرفين وموظفين ميدانيين يقومون بعمليات العد والتسجيل والتحقق.
-
مراقب الجودة (Quality Controller): يتحقق من جودة المنتجات أو المواد المخزنة أثناء عملية الفحص. يتأكد من أن المنتجات تتوافق مع المعايير المحددة وأنها تصلح للاستخدام أو البيع.
-
محاسب (Accountant): يتحقق المحاسب من تطابق الأرقام المالية المسجلة في السجلات مع البيانات الفعلية للجرد. يسجل أي اختلافات ويعمل على توضيحها وتحليل تأثيرها على الميزانية العامة للشركة.
-
مدير الإنتاج (Production Manager): في حال كانت العملية تتم في مصنع، يلعب مدير الإنتاج دورًا مهمًا في توجيه الفريق وتخصيص الموارد الضرورية للسماح بسير العملية بسلاسة خلال فترة الجرد.
مدير المخزون (Warehouse Manager): يساعد في تنسيق تحرك الأصول داخل المستودعات وتوفير الوثائق اللازمة لعملية الفحص. يتحقق من سلامة وتنظيم المستودعات.
-
مدير الجودة الصناعية (Industrial Quality Manager): يسهم في ضمان جودة المنتجات والمواد الخام التي تدخل في عملية الفحص، ويقدم توجيهات لتحسين عمليات التصنيع والمراقبة.
هذه بعض الأدوار الرئيسية التي يمكن أن تشملها عملية الجرد، ويمكن أن تختلف تلك الأدوار والوظائف باختلاف نوع الصناعة وحجم الشركة أو المصنع.
كيف اضغط على برنامج DEXEF علي ادارة عملية جرد المخزون.
يوفر برنامج DEXEF العديد من الميزات التي تسهل إدارة إدارة جرد ليس فقط. إليك كيف يمكنك النقر :
-
تتبع السجلات بدقة : يمكنك استخدام DEXEF لتسجيل جميع المعاملات المتعلقة بالمخزون، مثل عمليات الشراء، والمبيعات، والإعادة، مما يسمح بمراقبة الأنشطة والحركات في المستودع بدقة.
-
إدارة الكميات والأصناف : يتيح DEXEF تتبع الكميات الموجودة من كل صنف في المخزون، بما في ذلك تحديث الكميات بشكل تلقائي عند كل عملية دخول أو خروج.
-
توليد التقارير والتحليلات : يمكن لبرنامج DEXEF إنشاء تقارير مفصلة حول حركة المخزون، مما يساعد في فهم الاتجاهات وتحليل الأداء واتخاذ القرارات الاستراتيجية بناءً على البيانات.
-
ضبط المخزون : يوفر DEXEF أدوات لإدارة تنظيم المخزون وضبطه، مثل تحديد مستويات الإعادة الطلب، وتحديد الحدود الدنيا والعليا للمخزون.
-
تكامل مع أنظمة أخرى : يمكن لبرنامج DEXEF التكامل مع أنظمة البيع والشراء والمحاسبة الأخرى، مما يسهل عملية تبادل البيانات وتحسين تنسيق العمليات.
اليك كيفية تسجيل عمليات الجرد في برنامج DEXEF:
- من الصفحة الرئيسيه قم باختيار قائمة المخازن ثم التسويات الجرديه ثم جديد
- ابدأ بتحديد الفترة التي ترغب في إجراء جرد للمخزون خلالها
- اختر الأصناف التي ترغب في جردها، ويمكنك تحديدها بناءً على الفئات، أو الأقسام، أو حتى الأصناف الفردية.
- قم بتسجيل الكميات الموجودة من كل صنف في المخزون، سواء كانت كميات فعلية أو مقدرة.
- قم بمطابقة البيانات المسجلة خلال عملية الجرد مع البيانات الفعلية الموجودة في المخزون.
- ght;”> بمجرد الانتهاء من عملية الجرد، قم بإنشاء التقارير اللازمة لتسجيل النتائج ومراجعتها.
- قم بتحليل النتائج واتخاذ الإجراءات اللازمة بناءً على الاختلافات بين الكميات المسجلة والفعلية، مثل ضبط المخزون أو تحديث البيانات.
في نهاية المقال </strong>، يعد الجرد جزءًا محددًا من عمليات إدارة المخزون لأي شركة. من خلال تنظيم النظافة والتنسيق الفعال، يمكن للشركة ضمان جودة ممتازة للبيانات المالية والتشغيل،
ولا يوجد نقص في المخزون اللازم للعمليات. إدارة فريق مخصص للجرد بشكل شامل يضمن تنفيذ التفقد وبدقة عالية، مما يقلل من زيادة موثوقية المعلومات المحاسبية ويهدف إلى تحقيق الفعالية.
بالإضافة إلى ذلك، تقديم برنامج حسابات DEXEF لحلول مبتكرة مبتكرة في مجال الابتكار الجديد.
