ادارة المخزون.. أفضل طرق إدارة وحساب تكلفة المخزون

ماهي ادارة المخزون؟

إدارة المخزون تُعرف بأنها عملية تنظيم وتنسيق المخزون في المستودعات، بهدف تحديد نوعية البضائع المطلوبة من الموردين، كمياتها، وجدول زمني لتسليمها.

تشمل هذه العملية أيضًا تتبع المنتجات من لحظة استلامها حتى بيعها للمستهلكين، وتتطلب إجراءات إدارية دقيقة لضمان النجاح، مثل اختيار التقنيات الفعّالة التي تلبي احتياجات العملاء وتتماشى مع أنماطهم الاعتيادية.

اهمية ادارة المخزون

• إدارة المخزون ضرورية لضمان استقرار مالي الشركة من خلال تحقيق توازن مثالي في كميات المنتجات الموجودة في المستودعات.
• تهدف إلى تفادي تراكم الكميات الزائدة التي قد تؤثر سلبًا على عمليات البيع والتخزين، وتجنب النقص الذي يمكن أن يؤدي إلى عدم قدرة الشركة على تلبية احتياجات السوق.
• تقلل من مخاطر النفاذ المفاجئ للمنتجات وتقليل نسبة الأخطاء في سجلات الشركة، مما يعزز من كفاءة العمليات ويحافظ على جودة الخدمة للعملاء.
• تساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل التكاليف الناتجة عن إدارة غير فعّالة للمخزون.

 انواع المخزون 

المخزون يتكون من مجموعة واسعة من الأنواع، تشمل:

• المواد الخام: تُستخدم في عمليات التصنيع أو الإنتاج.
• المنتجات تحت التصنيع: لم تكتمل بعد وتخضع لعمليات التجميع والتصنيع.
• المنتجات الجاهزة للبيع: تم تصنيعها بالكامل وجاهزة للتسويق والبيع للعملاء.
• فصل المخزون: يخصص لتقسيم المنتجات أو التصنيفات المختلفة داخل المستودعات.
• مخزون الأمان: إضافي لتغطية الاحتياطيات والاحتمالات غير المتوقعة في الطلب.
• التعبئة والتغليف: يتضمن المواد اللازمة لتغليف المنتجات الجاهزة للسوق.
• مخزون الخدمة: يُخصص للأقطار الاحتياطية لصيانة المعدات وتلبية الخدمات الفنية.
• المخزون الدوري: يتم مراجعته وإعادة تعبئته بانتظام حسب الجدول الزمني.
• مخزون العبور: يُستخدم للمنتجات التي تمر عبر المخزون نحو الوجهة النهائية.
• المخزون النظري: يُقدر بناءً على النماذج الرياضية أو التوقعات لاحتياجات المخزون.
• المخزون الفائض: الكميات الزائدة عن الحاجة الفعلية للسوق أو الشركة.
• صيانة وتشغيل: المواد المستخدمة في صيانة المعدات والأنظمة وفقًا للجدول الزمني المحدد.

 طرق ادارة المخزون

إدارة المخزون تشمل عدة طرق وإستراتيجيات لضمان توفير المخزون بكفاءة وتحقيق أهداف الأعمال بأقل تكلفة ممكنة. هنا بعض الطرق الشائعة لإدارة المخازن:

• نماذج التنبؤ بالطلب : استخدام تحليل البيانات التاريخية والاتجاهات لتوقع الطلب المستقبلي، مما يساعد في تحديد مستويات المخزون المطلوبة.
• تقنيات إدارة المخزون: تشمل تقنيات مثل ABC Analysis (تحليل ABC) لتصنيف السلع بناءً على أهميتها والاستفادة من ذلك في تخصيص الجهود والموارد.
• مستويات الطلب الآمن: تحديد مستويات الطلب الآمن (Safety Stock) التي تحافظ على توفر المخزون أثناء التقلبات في الطلب أو التسليم.
• إدارة دورة حياة المنتج: مراقبة وإدارة مراحل حياة المنتجات من الإنتاج إلى التوزيع والبيع، بما في ذلك التخطيط لنهاية العمر الافتراضي للمنتج.
•  التخطيط للاحتياجات: استخدام أنظمة التخطيط للموارد المؤسسية (ERP) والبرمجيات الخاصة بإدارة سلسلة التوريد لتنسيق النشاطات وتحديد الاحتياجات بدقة.
• التحسين المستمر: مراجعة وتحسين العمليات والإجراءات المتعلقة بإدارة المخزون بناءً على تقييمات الأداء وتغذية ردود الفعل.

تطبيق هذه الطرق بشكل فعال يساعد الشركات على تحقيق توازن مثالي بين توفير ما يكفي من المخزون لتلبية الطلب وتجنب التكاليف الزائدة والتخزين الزائد.

 طرق حساب تكلفة المخزون

تكلفة المخزون هي مجموع التكاليف التي يتم استخدامها لاحتساب قيمة المواد المخزنة في الأعمال التجارية. هناك عدة طرق لحساب تكلفة المخزون، وأبرز هذه الطرق هي:

• طريقة التكلفة القياسية (FIFO – First In, First Out)

تفترض هذه الطريقة أن أول الكمية التي تُدخل إلى المخزون هي أول الكمية التي تخرج منه.

يتم حساب تكلفة المخزون باستخدام تكلفة الوحدات الأولى التي تم شراؤها.

•  طريقة التكلفة المتوسطة (Weighted Average Cost)

تحتسب هذه الطريقة تكلفة المخزون بجمع تكاليف جميع الوحدات المخزنة ثم تقسيمها على عدد الوحدات.

تُعد هذه الطريقة سهلة الاستخدام ومناسبة للأعمال التي تعمل بمنتجات متشابهة.

•  طريقة التكلفة الأخيرة المعتدلة (LIFO – Last In, First Out)

تفترض هذه الطريقة أن آخر الكمية التي تم شراؤها هي أول الكمية التي تخرج من المخزون.

تستخدم عادة في الأسواق حيث يكون هناك ارتفاع في تكاليف المواد.

اختيار الطريقة المناسبة لحساب تكلفة المخزون يعتمد على عدة عوامل مثل نوع الصناعة، وطبيعة المواد المخزنة، والتأثيرات الضريبية والمالية.

 انواع انظمة ادارة المخزون

 

الخصائص	الجرد اليدوي	الجرد الدوري	الجرد الدائم
الوصف	عد العناصر فعليًا وتسجيلها على الورق أو في جدول بيانات.	هو تسجيل تفاصيل العناصر مع تحركاتها داخل وخارج المخزون.	يوفر بيانات المخزون في الوقت الفعلي باستخدام RFID.
الدقة والتطور	الأقل دقة وتطورًا.	مستوى متوسط من الدقة والتطور.	الأكثر دقة وتطورًا.
الميزات	لا يتطلب تقنيات متقدمة.	يستخدم الباركود وتحتوي قاعدة البيانات على سجلات المخزون والمواقع.	يستخدم علامات RFID النشطة للسماح بتحديثات مستمرة، RFID السلبية ترسل معلومات المخزون.
الاستخدام	الشركات الصغيرة التي لا تحتاج إلى أنظمة متقدمة.	الشركات المتوسطة التي تحتاج إلى تحديثات دورية.	الشركات الكبيرة التي تحتاج إلى تتبع دقيق وفوري للمخزون.
الملاءمة وحجم الشركة	مناسب للشركات الصغيرة.	مناسب للشركات المتوسطة.	مثالي للشركات الكبيرة.

 

 عواقب سوء ادارة المخزون على نشاطك التجاري

• الإفراط في التخزين والتقادم

وجود مخزون زائد يمكن أن يؤدي إلى كبر حجم المنتجات وتجاوز فترة صلاحيتها. وتضطر الشركات لبيع المنتجات بأسعار منخفضة أو شطبها، مما يؤدي إلى خسائر مالية كبيرة.

• زيادة تكاليف الاحتفاظ

وجود مخزون زائد يربط رأس المال.و يرفع تكاليف التخزين والصيانة، مما يزيد من النفقات الإجمالية ويقلل من الأرباح المحتملة.

• نفاذ المخزون والمبيعات المفقودة

  نقص المخزون عند الحاجة مما يؤدى الى فقدان فرص المبيعات وضرر بسمعة الشركة، مما قد يدفع العملاء للبحث عن بدائل لدى المنافسين.

• استياء العملاء

عدم توفر المنتجات عند الطلب.وبالتالى يعمل على تأخير التسليم وزيادة الاستياء لدى العملاء، مما يضر بسمعة العلامة التجارية ويؤثر على ولاء العملاء.

• التأثير على التدفق النقدي

ربط رأس المال بالمخزون بشكل غير فعال، مما يعطل تدفق النقد، مما يصعب إدارة العمليات اليومية والاستثمار في النمو المستقبلي.

كيفية تحسين ادارة المخزون

إدارة المخزون بكفاءة تعتبر عنصرًا حاسمًا في نجاح أي عمل تجاري. تحسين المخزون يمكن أن يؤدي إلى تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة وتحسين خدمة العملاء. هنا بعض النصائح لتحسين إدارة المخازن:

•  تحديد مستويات المخزون المثلى: تحديد الحد الأدنى والحد الأقصى من المخزون لضمان وجود كمية كافية من المنتجات دون زيادة كبيرة في المخزون.
•  استخدام نظام إدارة المخزون : تبني نظام إدارة المخازن الرقمي يساعد في تتبع المخزون بدقة وتحديث الكميات المتوفرة بشكل آني.
•  التنبؤ بالطلب: استخدام البيانات التاريخية والنماذج التنبؤية لتقدير الطلب المستقبلي وتخطيط المخزون وفقًا لذلك.
•  التنويع في الموردين: العمل مع أكثر من مورد لتجنب التوقف عن العمل في حالة حدوث مشكلة مع أحد الموردين.
• دورة حياة المنتجات: فهم دورة حياة المنتجات وإدارة المخزون بناءً على مرحلة المنتج (إطلاق، نمو، نضوج، تراجع).
•  المراجعة والتدقيق الدوري: إجراء عمليات جرد دورية للتحقق من دقة السجلات الإلكترونية ومطابقتها مع المخزون الفعلي.
•  تطبيق مبدأ “FIFO” (First In, First Out): ضمان تصريف المخزون الأقدم أولاً لتجنب انتهاء صلاحية المنتجات.
• استخدام التكنولوجيا الحديثة: تطبيق تقنيات مثل RFID والباركود لتتبع المخزون بدقة وسرعة.

 مثال عملى على ادارة المخزون بطريقة صحيحة

متجر “الإلكترونيات الحديثة” يبيع مجموعة متنوعة من المنتجات مثل الهواتف الذكية، أجهزة الكمبيوتر المحمولة، والملحقات. الخطوات: 1. تحديد المنتجات والمستويات الأساسية الهواتف الذكية (المنتج A) أجهزة الكمبيوتر المحمولة (المنتج B) الملحقات (المنتج C)    يتم تحديد الحد الأدنى والحد الأقصى لمستويات المخزون لكل منتج.    المنتج A: الحد الأدنى = 10 وحدات، الحد الأقصى = 50 وحدة    منتج B: الحد الأدنى = 5 وحدات، الحد الأقصى = 30 وحدة    واخيرا منتج C: الحد الأدنى = 20 وحدة، الحد الأقصى = 100 وحدة 2. نظام تسجيل الدخول والخروج    يتم تسجيل جميع العمليات عند إضافة المخزون (التوريد) أو سحبه (البيع).    يستخدم نظام الباركود لتتبع المنتجات بسهولة. 3. المراقبة الدورية    يتم إجراء جرد دوري للمخزون للتحقق من الكميات الفعلية مقابل السجلات.    يتم إجراء جرد أسبوعي للتأكد من عدم وجود اختلافات كبيرة. 4. نظام الإنذار المبكر    يتم إعداد نظام إنذار عندما يصل المخزون إلى الحد الأدنى.    على سبيل المثال، إذا وصل مخزون الهواتف الذكية (المنتج A) إلى 10 وحدات، يتم إرسال إشعار لإعادة الطلب. 5. إدارة الطلبات    يتم تقديم طلبات جديدة للموردين بناءً على تقارير المخزون.    يُفضل استخدام نمط “الطلب التلقائي” عند الوصول إلى حد معين.    مثلاً، إذا انخفض عدد أجهزة الكمبيوتر المحمولة إلى 5 وحدات، يتم تقديم طلب تلقائي لجلب 25 وحدة إضافية. 6. تحليل البيانات    يتم استخدام تقارير المبيعات وتحليل البيانات لتحديد الأنماط الموسمية والمنتجات الأكثر مبيعًا.    يساعد ذلك في تحسين التخطيط للمخزون في المستقبل. النتائج المتوقعة  تجنب نقص المخزون: من خلال إعداد نظام الإنذار المبكر وإدارة الطلبات، يتم تجنب نقص المخزون المفاجئ الذي قد يؤثر على المبيعات.  تقليل الفائض:  من خلال تحليل البيانات والتخطيط الجيد، يتم تقليل الفائض في المخزون الذي قد يؤدي إلى تكاليف تخزين إضافية. زيادة الكفاءة:  باستخدام نظام تسجيل الدخول والخروج ونظام الباركود، يتم تحسين الكفاءة والدقة في إدارة المخزون. بهذه الخطوات، يمكن لمتجر “الإلكترونيات الحديثة” إدارة مخزونه فاعلية، مما يعزز من قدرته على تلبية طلبات العملاء وزيادة رضاهم.

ماهى ادارة المخزون فى DEXEF ؟

برنامج DEXEFهو نظام إدارة حسابات ومخزون يستخدم لتبسيط عمليات إدارة المخزون والأصول والحسابات المالية في الشركات. من خلال برنامج DEXEF، يمكنك القيام بالعديد من المهام المتعلقة بإدارة المخازن بشكل فعال ودقيق.

ميزات إدارة المخزون في برنامج DEXEF

 تتبع المخزون

1. مراقبة مستويات المخزون في الوقت الفعلي.
2. تسجيل كل عملية دخول وخروج للمخزون.
3. تقديم تقارير تفصيلية عن المخزون الحالي والتغيرات فيه.

 إدارة الموردين

1. تخزين معلومات الموردين وتاريخ التوريد.
2. متابعة أوامر الشراء والتوريدات المستقبلية.
3. تقييم أداء الموردين.

•  إدارة العملاء

1. تسجيل بيانات العملاء وتاريخ الشراء.
2. تتبع طلبات العملاء ومعالجة الطلبات بسرعة ودقة.

•  تقارير وتحليلات ادارة المخزون

1. إنشاء تقارير مخصصة حول المخزون، مثل تقارير الجرد وتحليل المبيعات.
2. توفير رؤى حول الأنماط الشرائية ومعدلات الاستهلاك.

•  تنبيهات ادارة المخزون

1. إعداد تنبيهات لمستويات المخزون الدنيا والقصوى.
2. إشعارات بالمنتجات التي تحتاج إلى إعادة الطلب.

•  تكامل ادارة المخزون مع الحسابات

1. تحديث تلقائي للحسابات المالية بناءً على حركات المخزون.
2. محاسبة تكلفة البضائع المباعة.

كيفية استخدام برنامج DEXEF لإدارة المخزون

• إعداد النظام: تحميل وتثبيت برنامج DEXEF على جهاز الكمبيوتر أو السيرفر وإدخال بيانات الشركة وتخصيص إعدادات النظام وفقًا لاحتياجات الشركة.
•  إدخال بيانات المخزون: يتم إدخال تفاصيل الأصناف، بما في ذلك الأكواد والوصف والأسعار والكميات وتحديد مواقع التخزين وإعداد التصنيفات والفئات.
•  إدارة عمليات المخزون: يتم تسجيل كل عملية استلام وتسليم للمخزون وتحديث الكميات بشكل دوري من خلال عمليات الجرد اليدوية أو باستخدام ماسحات الباركود.
• استخدام التقارير: يتم استخراج تقارير المخزون لتحليل مستويات المخزون واستهلاك الأصناف واستخدام التحليلات لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الشراء وإدارة المخزون.

وفي الختام ،إدارة المخزون تلعب دوراً حاسماً في نجاح عملك، وتكون أكثر فعالية عندما تختار الطرق والتقنيات المناسبة التي تتناسب مع طبيعة وحجم عملك. من المهم أن تقوم بمراجعة مستمرة لاختياراتك، حيث قد يتطلب منك التكيف مع المتغيرات الجديدة تغيير التقنيات المستخدمة في إدارة المخزون.