إدارة الورديات.. القوانين والتشريعات لإدارة أفضل

إدارة الورديات هي جزء أساسي يؤثر على كفاءة وفعالية الشركات. فهي ليست فقط لتنظيم الجداول، بل تتطلب تخطيطًا جيدًا وتنسيقًا فعالًا لتلبية احتياجات العمل وتطلعات الموظفين

في هذا المقال، سنتناول بعمق مفهوم الورديات وأساليب إدارتها التي تعزز الإنتاجية وترفع معنويات العمل. سنشرح كيفية إعداد الورديات بشكل صحيح وكيف يمكن لبرنامج DEXEF مساعدتك في تحقيق ذلك بكفاءة وسهولة.

ما هي الورديات ؟

ورديات العمل هي مصطلح يستخدم لوصف تقسيم فترة العمل في يوم واحد إلى فترات زمنية متفاوتة. عادةً ما يتم تقسيم اليوم الواحد إلى ورديات أو شفتات عمل مختلفة حسب طبيعة العمل والاحتياجات الخاصة بالمؤسسة أو المنظمة.

على سبيل المثال، في بعض الشركات، يعمل الموظفون بورديات نهارية تمتد من الصباح حتى المساء، حيث يتم تبادل الموظفين لتغطية ساعات العمل. بينما في مجالات أخرى مثل الصحة أو الأمن، يمكن أن تكون هناك ورديات ليلية تعمل خلال ساعات الليل.

الهدف من ورديات العمل هو ضمان توافر الخدمات على مدار الساعة وتوفير التغطية لكافة ساعات العمل اللازمة، بما يتناسب مع احتياجات المؤسسة ومتطلبات العمل.

أهمية إدارة الورديات

أهمية إدارة الورديات  تتجلى في عدة جوانب وهي :

• توفير الخدمة على مدار الساعة:

  تستخدم الورديات لضمان توفير الخدمات بشكل مستمر على مدار 24 ساعة في المؤسسات مثل المستشفيات، خدمات الطوارئ، والمصانع.

• زيادة الإنتاجية:

  تساهم الورديات في زيادة الإنتاجية، خاصة في المهام التي تتطلب تركيزًا عاليًا، حيث يُقسم العمل إلى فترات قصيرة لتحسين الأداء وتحقيق أهداف الإنتاج.

• تلبية احتياجات العملاء:

  تلبي الورديات احتياجات العملاء الذين يتطلبون الخدمة في أوقات مختلفة، مثل المتاجر والمطاعم ، مما يعزز رضا العملاء ويسهم في الحفاظ على قاعدة عملاء راضية.

• مرونة العمل:

  تتيح الورديات للموظفين فرصة العمل في أوقات تتناسب مع احتياجاتهم الشخصية مثل رعاية الأطفال أو متابعة الدراسات، مما يعزز التوازن بين الحياة الشخصية والمهنية للموظفين.

انواع إدارة الورديات

يوجد أنواع مختلفة من الورديات، وتختلف حسب الصناعة واحتياجات الشركة. ومن بعض أنواع الورديات الشائعة:

•  ورديات النهار:

  تتضمن فترة العمل خلال ساعات النهار، وهى الاكثر انتشارا في العديد من الصناعات مثل التجزئة والخدمات اللوجستية.

•  ورديات الليل:

  تكون فى خلال ساعات الليل، وتكون منتشرة في الصناعات التي تعمل على مدار الساعة مثل الطب والفنادق والأمن.

•  ورديات الثلاثينية:

  تمثل العمل لمدة ثلاثين يومًا متواصلة ثم راحة لمدة ثلاثين يومًا، وهي تشمل  بعض الصناعات مثل النفط والغاز.

•  ورديات الـ12 ساعة:

  تتضمن فترات عمل تستمر لمدة 12 ساعة على مدار اليوم، وتعتبر هذه الورديات شائعة في الصناعات التي تتطلب تشغيل مستمر مثل الصناعات الثقيلة والطب.

•  ورديات متغيرة:

  تشمل جداول عمل تتغير بشكل منتظم وفقًا لاحتياجات العمل والموظفين، وهي شائعة في الصناعات التي تتعرض لتقلبات كبيرة في الطلب مثل الخدمات اللوجستية والتجزئة عبر الإنترنت.

هذه الأنواع تتفاوت في مدى توافقها مع احتياجات العمل وقدرة الموظفين على التكيف معها.

القوانين و التشريعات المتعلقة بالورديات

القوانين والتشريعات المرتبطة بالورديات تختلف من بلد لآخر وحتى من قطاع لآخر داخل نفس البلد.

إليك بعض النقاط المتشابهة التي يمكن أن تشملها هذه القوانين والتشريعات:

1.  ساعات العمل والراحة:

   تحدد القوانين الحد الأقصى لساعات العمل في اليوم أو في الأسبوع، وتهتم بتوفير راحة منتظمة بين فترات العمل.

2.  الأجور والإضافي:

   تنص القوانين على الحد الأدنى للأجور ودفع الإضافي للعمال الذين يعملون في ورديات أو ساعات إضافية.

3.  السلامة والصحة المهنية:

   تنص القوانين متطلبات لضمان سلامة وصحة العمال، مثل توفير معدات الوقاية الشخصية وتطبيق تدابير السلامة المناسبة.

4.  التأمين الصحي والاجتماعي:

   تصر القوانين على توفير التأمين الصحي والاجتماعي للعمال الذين يعملون في ورديات، بما في ذلك التأمين على الحوادث الشغلية.

5. حقوق العمال والعمالة الشريفة:

   تشمل القوانين على حماية حقوق العمال ومعالجة أي انتهاكات محتملة، مثل الحق في الراحة والإجازات السنوية والإجازات المرضية.

من الضروري البحث عن القوانين المحلية المعمول بها في منطقتك أو القطاع الذي تعمل فيه للامتثال لهذه التشريعات بشكل كامل.

كيفية اعداد ورديات بشكل صحي و سليم

إدارة الورديات الفعالة ليست مجرد عملية ميكانيكية، بل فن يوازن بين احتياجات التشغيل للمؤسسة ورفاهية موظفيها. لتحقيق التميز في هذا المجال، من الأهمية بمكان تنفيذ أفضل الممارسات التالية:

• الاستفادة من الحلول التقنية 

برنامج جدولة الموظفين: استخدم برامج جدولة الموظفين المتقدمة لتبسيط صياغة جداول التحول بمراعاة عوامل مثل توفر الموظفين والمهارات والامتثال.

أدوات تتبع الوقت والحضور: تعزز أدوات تتبع الوقت والحضور المساءلة وتوفر بيانات قيمة لتحليل أداء الموظفين وأنماط الحضور.

• تمكين الموظفين 

إشراك الموظفين في عملية الجدولة: استفد من رؤى عمال المناوبة لتوفير نظرة ثاقبة لتفضيلاتهم والقيود التي يواجهونها.

السماح بتبديل المناوبات وجدولة الخدمة الذاتية: زود موظفيك بالمرونة من خلال السماح لهم بتبادل المناوبات وطلب التغييرات بأنفسهم.

• المراجعة المنتظمة والتحسين:

تحليل أداء الجدول الزمني وفعاليته: قم بمراجعة أداء جداول التحول بانتظام لتحديد فعالية نهجك الحالي.

• إجراء التعديلات بناءً على التعليقات والبيانات:

اعتمد على تعليقات الموظفين وتحليل بيانات الأداء لتوجيه التعديلات على جداول الورديات الخاصة بك وضمان ملائمتها وفعاليتها.

كيف يساعدك DEXEF في ادارة الورديات؟

برنامج DEXEF لإدارة الحسابات يحتوي على ميزات متقدمة لإدارة الورديات، ما يساعدك في تنظيم وتنسيق العمل بطريقة فعّالة.

إليك بعض المزايا :

1. تنظيم الورديات:

يسمح بجدولة الورديات بشكل دقيق، مما يضمن تغطية العمل بشكل متواصل.

2. إدارة الموظفين:

يمكن متابعة دوام الموظفين وتسجيل الحضور والانصراف.

3. تقارير مفصلة:

يقدم تقارير مفصلة عن الورديات، مما يساعد في تحسين الكفاءة وتحليل الأداء.

4. تكامل مع نظام الرواتب:

يمكن ربط إدارة الورديات بنظام الرواتب لحساب الأجور بدقة.

5. إشعارات وتنبيهات:

يرسل إشعارات وتنبيهات لتذكير الموظفين بالورديات ولتجنب التأخير.

كيفية اعداد ورديات العمل في برنامج DEXEF

1. قم بتسجيل الدخول إلى برنامج DEXEF باستخدام بيانات حسابك .

2. من قائمة ملف ، اختر الخصائص ثم صلاحيات المستخدمين ثم ورديات العمل.

3. اضغط على “جديد” ثم أدخل التفاصيل مثل اسم الوردية، وقت البدء والانتهاء، وأي تفاصيل إضافية مثل فترات الاستراحة.

4. عند الانتهاء قم بالحفظ .

5. يمكننك تحديد هذه الورديات للموظفين المراد اختيارهم .

6. يمكنك الاانتقل إلى قسم التقارير للحصول على تقارير مفصلة حول أداء الورديات ودوام الموظفين.

في الختام، تعتبر إدارة الورديات من العناصر الحيوية لضمان استمرارية العمل وتنظيمه بكفاءة. باستخدام برنامج حسابات DEXEF ، يمكن للشركات تحسين إدارة الورديات بسهولة من خلال ميزاته المتقدمة التي تتيح جدولة الورديات بدقة، تتبع الحضور والانصراف، وتوليد تقارير تفصيلية. هذا التكامل يسهم في تحسين إنتاجية الموظفين ويضمن سير العمل بسلاسة وفعالية.

إن الاستثمار في نظام متكامل لإدارة الورديات يعزز من قدرة الشركات على مواجهة تحديات العمل اليومية بكفاءة أكبر، مما ينعكس إيجاباً على الأداء العام للشركة.