إدارة الفواتير، بلا شك، تعد العمود الفقري لأي نشاط تجاري ناجح. بفضل هذه العملية الأساسية، يمكن للشركات الكبيرة والصغيرة حفظ سجلات دقيقة للمدفوعات والفواتير المستحقة، مما يعزز من مستوى الشفافية والثقة لدى العملاء والشركاء التجاريين.
ومن خلال استكشاف ماهي إدارة الفواتير وأهميتها في سياق الأعمال الحديثة، سنسلط الضوء على كيفية تحسين العمليات وزيادة الكفاءة من خلالها. 
ما هي إدارة الفواتير .
هي العملية التي تشمل إصدار الفواتير للعملاء واستلام المدفوعات المستحقة وتتبع المصروفات المرتبطة بالعمليات التجارية. بالإضافة إلى تحليل البيانات المالية المتعلقة بالفواتير والمدفوعات. و الهدف من إدارة الفواتير هو تحسين كفاءة عملية جمع الأموال وتوفير رؤى مالية مهمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية.
اهمية إدارة الفواتير .
إدارة الفواتير لها أهمية كبيرة في العمليات التجارية، حيث تتجاوز مجرد تسجيل المبيعات.
تشمل أهميتها وفوائدها ما يلي:
- تساعد الفوترة في مراقبة المخزون المتاح، والتأكد من تلبية طلبات العملاء، وتخطيط الاحتياجات المستقبلية بدقة.
- توفر سجلات الفوترة معلومات دقيقة حول المبيعات، بما في ذلك السلعة أو الخدمة المباعة، والعميل، والكميات، ومواعيد الاستحقاق، مما يساعد في تتبع المدفوعات بدقة ومنع التأخير.
- يتيح الاحتفاظ بسجل يومي للفواتير تحليل البيانات للحصول على رؤى حول السلع الأكثر طلباً، وأوقات الشراء المثلى، وأنماط الشراء، مما يساعد في تطوير استراتيجيات تسويقية فعالة.
- تعد الفاتورة دليلاً قانونياً على البيع، مما يسهل تحصيل المدفوعات ويجنب المشاكل القانونية التي قد تنشأ عن عدم إصدار الفواتير.
- إدارة الفواتير بكفاءة تساهم في تحسين العمليات التجارية وتدعم النمو المستدام للشركة.
أنواع الفواتير.
إليك الأنواع التسعة الرئيسية للفواتير التي يتعامل معها أصحاب الأعمال الصغيرة خلال حياتهم التجارية اليومية:
- الفاتورة المبدئية: تقديرية ترسل قبل انتهاء العمل لتحديد التكلفة المحتملة للعميل، ولا تسجل كحسابات مستحقة القبض.
- الفاتورة المؤقتة: تستخدم في المشاريع الكبيرة لتقسيم المبلغ الإجمالي إلى دفعات شهرية، مما يساعد على التدفق النقدي وتقليل مخاطر عدم الدفع.
- الفاتورة النهائية: تصدر بعد انتهاء المشروع وتحدد المبلغ الإجمالي المستحق مع تاريخ الاستحقاق وطرق الدفع.
- الفاتورة المتكررة: تستخدم للشركات القائمة على الاشتراك أو الخدمات الشهرية، حيث تصدر الفواتير بانتظام وبنفس المبلغ.
- الفاتورة التجارية: تستخدم للشحن الدولي وتتضمن تفاصيل إضافية مثل بلد المنشأ والمقصد والشاحن والمرسل إليه.
- فاتورة الجدول الزمني: تستخدم للأنشطة التي تحسب بالساعة، مثل المستقلين والمحامين والمستشارين، وتتضمن سعر الساعة ومجموع الساعات والتواريخ.
- الفاتورة المتأخرة: تصدر لتذكير العميل بفاتورة تجاوزت تاريخ الاستحقاق، وتضم رسوم التأخير والفائدة المناسبة.
- فاتورة الائتمان: تستخدم لتعديل فاتورة سابقة عند وجود خطأ أو تلف في المنتج، وتظهر بإجمالي سلبي.
- فاتورة الخصم: تستخدم لزيادة الرسوم ضد العميل عند الحاجة إلى تعديل الفاتورة بزيادة الساعات أو الخدمات.
- الفاتورة الإلكترونية: تصدر وتسلم إلكترونيًا، مما يسرع عملية الدفع ويعد بديلاً أسرع للفواتير الورقية.
عمليات إدارة الفواتير.
تتنوع طرق إدارة الفواتير بين المؤسسات، ولكن غالبًا ما تتبع سير عمل مشابه كالآتي:
- استلام الفواتير :
ترسل الفواتير من الموردين والبائعين عبر البريد الإلكتروني، او عبر الإنترنت قد تكون هناك نقطة اتصال واحدة أو عدة أشخاص في الشركة يستقبلون الفواتير ويوجهونها إلى قسم الحسابات لادخال بيانات الفاتوره في برنامج الحسابات.
- لامراجعة الفاتورة والموافقة عليها :
يطابق موظفو الحسابات الفاتورة مع أمر الشراء وإيصالات التسليم للتحقق من صحتها. بعد التحقق، ترسل الفاتورة للموظفين المعنيين للموافقة النهائية.
- دفع الفواتير:
بعد الموافقة، يقوم قسم الحسابات بدفع الفواتير. يمكن إعداد شيكات ورقية للتوقيع أو استخدام طرق الدفع الإلكترونية لتحقيق كفاءة أكبر وإمكانية تتبع أفضل.
- حفظ السجلات وإعداد التقارير:
يُحتفظ بسجلات جميع الفواتير والمدفوعات لتسهيل استرجاعها وتدقيقها. قد تكون هذه السجلات ورقية أو رقمية، حسب نظام إدارة الشركة.
التحديات الشائعة في إدارة الفواتير.
قد تبدو إدارة الفواتير عملية بسيطة، إلا أنها تفتح الباب للعديد من الأخطاء المحتملة. وفيما يلي بعض التحديات الشائعة التي تواجهها المؤسسات:
-
ادخال الفواتير بطريقة يدوية
إدخال الفواتير، وترميزها، والتحقق منها يدوياً يتطلب وقتاً وجهداً كبيرين. يمكن لموظف الحسابات الدائنة معالجة خمس فواتير يدوية فقط في الساعة، بتكلفة تتراوح بين 2.07 دولار و10 دولارات لكل فاتورة. إذا كانت الشركة تستخدم أوامر الشراء، يجب مطابقة كل فاتورة يدوياً بأمر الشراء المرتبط بها، مما يزيد من تعقيد العملية خاصة عند استخدام إيصالات لتتبع الكميات المستلمة.
-
عرضة للخطأ البشر:
عمليات الحسابات الدائنة اليدوية معرضة لأخطاء إدخال البيانات وفقدانها. يمكن أن يؤدي الخلط البسيط في الأرقام إلى أخطاء مكلفة. استخدام برامج مثل Excel في المحاسبة يزيد من احتمال وجود أخطاء، حيث وجدت دراسة أن 90٪ من جميع جداول البيانات تحتوي على أخطاء تؤثر على النتائج النهائية.
التأخير في المعالجة:
تستغرق الموافقات اليدوية وقتاً طويلاً، حيث يتعين على فريق الحسابات تأكيد الفواتير مع الموظفين المسئولين، مما يؤدي إلى التأخير خاصة عند إرسال الفواتير بالبريد أو طباعتها.
4.احتمال تكرار الفواتير أو فقدانه
المعالجة اليدوية تعرض الفواتير لخطر التكرار أو الفقدان، سواء من خلال الاحتيال أو الخطأ. فشل تتبع المعلومات يؤدي إلى معالجة غير فعالة للفواتير، مما يكلف وقتاً إضافياً ويزيد من التكاليف، وقد يتسبب في تلف العلاقات مع الموردين الرئيسيين. بتجنب هذه التحديات، يمكن للمؤسسات تحسين كفاءة إدارة الفواتير وضمان دقة وسرعة العمليات المالية.
استراتيجيات لتحسين إدارة الفواتير.
يوفر برنامج إدارة الفواتير مزايا عديدة مقارنة بالعمليات التقليدية. إليك نظرة على بعض فوائد إدارة الفواتير وكيف يمكن أن تعزز الكفاءة والدقة والأمان في مؤسستك
- تبسيط إدخال البيانات والموافقات
يتيح برنامج إدارة الفواتير استيراد الفواتير بسرعة دون الحاجة للإدخال اليدوي، مما يُبسط عملية الموافقة. كما يمكن دمجه مع برامج المحاسبة، مثل QuickBooks وOracle Netsuite وXero وSage وMicrosoft، لتقليل الإدخال اليدوي وتسريع تسويات الحسابات.
- وفورات في التكاليف
تساعد معالجة الفواتير على تقليل الوقت الذي يقضيه الفريق في معالجة كل فاتورة، مما يخفض التكاليف. وفقاً لدراسة أجرتها APQC، انخفضت التكلفة المتوسطة لكل فاتورة من 3.94 دولار إلى 2.80 دولار بين عامي 2018 و2022 بفضل معالجه الفواتير . يمكن لهذه المدخرات أن تتراكم بشكل كبير عند معالجة مئات أو آلاف الفواتير شهرياً. بالإضافة إلى ذلك، تتيح معالجه الفواتير الاستفادة من خصومات الدفع المبكر وتجنب الرسوم المتأخرة
- تحسين دقة الحسابات الدائنة
يساعد برنامج إدارة الفواتير الآلي الموردين على إرسال فواتير رقمية لتسهيل المعالجة والتتبع، ويسهل المطابقة بين الفواتير وأوامر الشراء وإيصالات التسليم، مما يساعد في تجنب المدفوعات المكررة وتقليل تكاليف تصحيح الأخطاء.
- الحماية من الاحتيال
يسمح نظام إدارة الفواتير بإنشاء نقطة واحدة لاستلام الفواتير (مثل البريد الإلكتروني )، مما يدعم الإدارة الآمنة وتخزين الفواتير ووثائق الشركة الأخرى
إدارة الفواتير الإلكترونية.
فيما يلي الخطوات الأساسية لاداره الفوتره الإلكترونية والبدء في استخدامها.
-
إبلاغ الموردين والبائعين
تتمثل الخطوة الأولى في بدء استخدام الفواتير الإلكترونية في التواصل مع شركاء عملك. تأكد من استعدادهم لتلقي الفواتير بهذه الطريقة. تحقق من معلومات الاتصال لكل مورد وتحقق مرة أخرى من ذلك مقابل برنامج الفواتير الخاص بك
-
إعداد الفوترة
الإلكترونية تأكد من أن تنسيق الفاتورة الإلكترونية الذي اخترته يتضمن جميع المعلومات الضرورية. يجب أن تتضمن الفواتير ، على الأقل:
-
تفاصيل المعاملة
- هوية المشتري والبائع
- طرق الدفع المقبولة
- الضرائب والخصومات المطبقة
-
إنشاء الفواتير الإلكترونية
نظرا لأنه يتم التخلص من الخطوات اليدوية وإدخال البيانات يدويا أو تقليلها ، تصبح عملية AP بأكملها أكثر كفاءة بشكل كبير من معالجة الفواتير اليدوية. وفقا لدراسة أجرتها مجموعة Hackett Group ، يمكن للمؤسسات التي تعمل على أتمتة معالجة فواتيرها أن تشهد انخفاضا بنسبة 30٪ في عدد الفواتير التي تتطلب تدخلا يدويا.
-
توصيل
إرسال الفواتير من خلال الطريقة المتفق عليها. قد يكون هذا عبر البريد الإلكتروني أو موقع ويب آمن. دراسات حالة عن إدارة الفواتير الناجحة: مثال عملي معدل نجاحها هو الشيء الوحيد الذي يريد الناس معرفته قبل وضعه موضع التنفيذ. وينطبق الشيء نفسه على الفواتير الإلكترونية. يتم استخدام الفواتير الإلكترونية في العديد من الشركات عبر الصناعات. فيما يلي بعض قصص نجاح الفاتورة الإلكترونية الرائعة لتفهمك:
ادارة الفواتير في برنامج DEXEF .
برنامج “DEXEF” هو أداة محاسبية تستخدم لإدارة الفواتير والحسابات في الشركات. ولإدارة الفواتير في برنامج DEXEF ، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- تسجيل الفاتورة: يجب عليك تسجيل كل فاتورة جديدة في النظام، وذلك بإدخال معلومات الفاتورة مثل تاريخ الإصدار، رقم الفاتورة، اسم المورد، ومبلغ الفاتورة.
- مطابقة الفواتير: بعد تسجيل الفاتورة، يمكنك مطابقتها مع الطلبات الشرائية أو الخدمات المقدمة، للتأكد من صحة المبالغ والموارد المستلمة.
- إعداد الفواتير للدفع: يمكنك إعداد الفواتير المستحقة للدفع، وتحديد موعد استحقاق الدفع وطريقة الدفع.
- متابعة الدفعات: بعد إرسال الفاتورة إلى العملاء، يجب متابعة الدفعات المستلمة وتحديث حالة الفاتورة بناءً على الدفعات المستلمة.
- توليد التقارير: يمكنك توليد تقارير تفصيلية حول الفواتير المفتوحة، والفواتير المستحقة للدفع، والدفعات المستلمة، وأي تقارير أخرى ترغب فيها لمتابعة أداء الشركة المالي.
- المراقبة والتحليل: قم بمراقبة أداء الفواتير وتحليلها لتحديد الاتجاهات والمشاكل المحتملة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين عملية إدارة الفواتير.
هذه الخطوات الأساسية التي يمكن اتباعها لإدارة الفواتير في برنامج DEXEF.
ما هي مزايا نظام إدارة الفواتير في DEXEF .
نظام إدارة الفواتير في برنامج DEXEF يوفر العديد من المزايا التي تسهل عملية إدارة الفواتير وتحسين كفاءة العمل. من بين هذه المزايا:
سهولة الاستخدام:
يتميز برنامج ديكسيف بواجهة مستخدم بسيطة وسهلة الاستخدام، مما يجعله ملائمًا لجميع فئات المستخدمين دون الحاجة إلى مهارات فنية متقدمة.
إنشاء فواتير بسرعة:
يمكن إنشاء الفواتير بسرعة عبر ديكسيف، مما يوفر الوقت والجهد اللازمين لإدخال بيانات الفاتورة يدويا مثل برنامج إدارة المشتريات.
تخصيص القوالب:
يتيح ديكسيف للمستخدمين تخصيص قوالب الفواتير وفقًا لاحتياجات شركتهم، بما في ذلك إضافة شعار الشركة وتغيير تنسيق الفاتورة.
متابعة دفعات العملاء:
يمكن للمستخدمين تتبع دفعات العملاء ومراقبة حالة الفواتير المستحقة للدفع بسهولة من خلال النظام.
التقارير:
يوفر ديكسيف تقارير مفصلة حول حالة الفواتير والدفعات والمبالغ المستحقة، مما يساعد على تحليل أداء الشركة المالي واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
تكامل مع أنظمة أخرى:
يمكن لبرنامج ديكسيف التكامل مع أنظمة أخرى مثل أنظمة إدارة المخزون ونظم المحاسبة الأخرى، مما يجعله جزءًا متكاملًا من بيئة العمل.
الأمان والدقة :
يتميز بميزات الأمان والدقه التي تحافظ على سلامة بيانات الشركة وتضمن عملية الفواتير بشكل صحيح وموثوق. هذه بعض المزايا الرئيسية لنظام إدارة الفواتير في برنامج ديكسيف، والتي تساعد في تبسيط عملية إدارة الفواتير وتحسين كفاءة العمل في الشركة.
امثلة علي تقارير ادارة الفواتير في DEXEF .
هناك مجموعة متنوعة من التقارير الأخرى التي يمكن توفيرها في برنامج Dexef لإدارة الفواتير، وتشمل على سبيل المثال:
- تقرير تحليل الفواتير حسب الفترة الزمنية
- تقرير مقارنة الأداء بين الفترات
- تقرير توزيع المدفوعات حسب الطرق الدفع
- تقرير تحليل الفواتير حسب المنتجات/الخدمات.
- تقرير تحليل الفواتير حسب المنطقة/الفرع.
- تقرير توزيع المبالغ المستحقة
و في النهاية ، إدارة الفواتير عملية ضرورية لأي عمل تجاري. من خلال اتباع أفضل الممارسات واستخدام برنامج إدارة الفواتير المناسب، يمكنك تحسين كفاءة عملك وزيادة أرباحك.
