غياب الدقة في المخزون ينعكس مباشرة على الأداء والتكاليف، وقد يؤدي إلى قرارات غير دقيقة وخسائر غير متوقعة.
أساسيات جرد المخازن هي الخطوة التي تضمن تطابق الأرقام مع الواقع داخل المخازن، وتساعد على كشف الفروقات مبكرًا، وتحسين التحكم في حركة الأصناف وتقليل الفاقد.
في هذا الدليل، نعرض أساسيات جرد المخازن، وأنواعه المختلفة، وأهم الممارسات التي تساعد على إدارة المخزون بكفاءة أعلى وبناء نظام يمكن الاعتماد عليه.
ما هي عملية جرد المخازن ؟
هي عملية دقيقة يتم من خلالها تسجيل كميات المواد أو السلع المخزنة في مكان ما، سواء كانت مواد تجارية أو غير تجارية. ولذلك يتم جرد المخازن بشكل دوري للتحقق من التوازن بين الكميات المسجلة في السجلات والكميات الفعلية الموجودة في المخزن.
ويهدف جرد المخازن إلى التأكد من دقة البيانات المتعلقة بالمخزون وتحديث السجلات بما يعكس الواقع بشكل صحيح. وبذلك يساعد على تقليل الأخطاء، وتحسين السيطرة على المخزون، وضمان اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة.
وتتضمن عملية جرد المخازن عادة عد الكميات المخزنة يدويا أو باستخدام أنظمة متطورة تعتمد على تقنيات مثل الباركود أو الأنظمة الإلكترونية. بالإضافة إلى ذلك، تساهم هذه الطرق في تسريع عملية الجرد وتقليل احتمالية الخطأ البشري.
وتقوم الإدارة بشكل منتظم بإجراء عمليات الجرد للكشف عن أي فروقات أو اختلافات، مثل حالات العجز أو الزيادة أو السرقة. ومن ناحية أخرى، يساعد الجرد أيضًا في التأكد من صلاحية المنتجات والتعرف على التالف منها قبل أن يؤثر على العمل.
أهمية جرد المخازن
على الرغم من أن المخزون الزائد هو سيناريو غير مرغوب فيه، إلا أن نقص المنتجات غير مرغوب فيه بنفس القدر، حيث أن المخزون غير المتوفر مزعج لكل من الشركة والعميل.
ومن ثم يصبح إيجاد التوازن أمرًا محوريًا في نجاح الأعمال التجارية.
في دراسة حديثة أجرتها مجموعة أبردين، تمكنت الشركات الأفضل في فئتها من “تحديد الحجم الصحيح” لمخزونها من خلال تقييم المنتجات، وصولاً إلى مستوى SKU
. تعد أنظمة إدارة المخزون طريقة رائعة لتتمكن من الاطلاع على معلومات المنتج، بما في ذلك المعلومات التفصيلية حول كل SKU.
جرد المخازن له أهمية كبيرة للشركات والمؤسسات من عدة جوانب وهي كالتالي :
- تحقيق الدقة والموثوقية
يساعد جرد المخازن في التحقق من دقة السجلات المخزنية وضمان مطابقتها للكميات الفعلية الموجودة في المخازن. و هذا يساعد في تجنب الأخطاء والتلاعب بالبيانات. - تقليل التكاليف
يساعدك في تقليل التكاليف الناتجة عن الفاقد أو الفائض في المخزون، فعندما يكون السجل متطابقًا مع الكميات الفعلية، يمكن تجنب التكاليف الزائدة نتيجة لعدم الدقة. - تحسين التخطيط واتخاذ القرارات
يوفر جرد المخازن بيانات دقيقة حول مستويات المخزون، مما يساعد في تحسين عمليات التخطيط واتخاذ القرارات الاستراتيجية بشأن إعادة التوزيع وإدارة المخزون. - تحسين خدمة العملاء
بفضل دقة المخزون، يمكن للشركات تلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل وأسرع، حيث يمكنها تقديم المنتجات بفعالية دون تأخير. - الامتثال للمعايير والتشريعات
يعتبر جرد المخازن فى برنامج مخازن مجانى كامل ديكسيف جزءًا مهمًا من عمليات الرقابة الداخلية والامتثال للمعايير والتشريعات المتعلقة بإدارة المخزون، والتي يجب على الشركات الالتزام بها.
أساسيات جرد المخازن
جرد المخازن يتطلب اتباع خطوات أساسية حاسمة لضمان نجاحه، وتشمل هذه الخطوات الآتي:
- التخطيط المسبق: يجب وضع خطة دقيقة لجرد المخازن تشمل تحديد التوقيت المناسب للجرد، وتخصيص الموارد اللازمة من أدوات وتقنيات وفرق عمل.
- تحديث السجلات: قبل بدء عملية الجرد، يجب تحديث جميع السجلات المتعلقة بالمخزون لضمان دقتها واكتمالها.
- تحديد المنطقة المراد جردها: ينبغي تحديد المناطق الدقيقة التي سيتم جردها، سواء كانت ذلك المخازن الرئيسية أو فروع الشركة أو مواقع أخرى متفرقة.
- استخدام التقنيات المناسبة: يمكن استخدام تقنيات متقدمة مثل الباركود أو RFID لتسهيل وتسريع جرد المخازن، مما يحسن دقة العملية ويقلل من الأخطاء البشرية.
- التدقيق والتحقق: يتطلب جرد المخازن تدقيقًا دقيقًا للبيانات خلال عملية الجرد لضمان تطابقها مع السجلات الموجودة، وتحديد أي اختلافات ومعالجتها فوراً.
- توثيق النتائج: يجب توثيق نتائج جرد المخازن بشكل دقيق وموثوق، مع تسجيل أي اختلافات غير متوقعة واتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجتها.
- تحليل النتائج واتخاذ الإجراءات الضرورية: يجب تحليل النتائج المستمدة من جرد المخازن لتحديد الخطوات التصحيحية اللازمة لتصحيح أي اختلافات أو تحسين العمليات في المستقبل.
- تحسين العمليات: يمكن استخدام البيانات والتحليلات المكتسبة من جرد المخازن لتحسين إدارة المخزون وتعزيز كفاءة العمليات بشكل دائم.
الأدوات الأساسية لجرد المخازن
هناك عدة أدوات أساسية يمكن استخدامها في عملية جرد المخازن، وتشمل:
- البرامج المحاسبية
استخدام نظام برمجيات كبرنامج ديكسف لإدارة المخزون قادر على التكامل مع أنظمة إدارة الأعمال الأخرى، مثل برنامج محاسبة erp ، ومنصات متجر الويب، وتبادل البيانات الإلكترونية
تختلف الأدوات المستخدمة في جرد المخازن حسب حجم ونوع الشركة والموارد المتاحة، ومن المهم اختيار الأدوات المناسبة التي تلبي احتياجات الشركة وتسهل عملية جرد المخازن بشكل فعال ودقيق.
- إعادة ترتيب التنبيهات
ستظهر تنبيهات إعادة الطلب، أو تنبيهات انخفاض المخزون، في نظام إدارة المخزون الخاص بك لتنبيه المستخدمين عندما يحين وقت إعادة طلب عنصر معين. سيظهر التنبيه عندما يصل مستوى المنتج إلى مستوى إعادة الطلب المحدد مسبقًا.
برنامج محاسبة مجانى DEXEF لإدارة المخزون قادر على القيام بذلك لأنه قادر على رؤية كمية كل منتج (حتى لو كانت في مواقع أو مستودعات متعددة، وما إلى ذلك)، ومعرفة متى أصبح مستوى المنتج الإجمالي “منخفضًا”.
- التقارير
يمكن إنشاء التقارير باستخدام وظيفة التقرير في نظام إدارة المخزون. يتم سحب البيانات والمعلومات من قاعدة بيانات النظام لإنشاء تقرير يتضمن كافة المعلومات ذات الصلة اللازمة. تتضمن أمثلة فئات أنواع التقارير والوثائق المتوفرة ما يلي:
- تقارير المخزون
- تقارير المبيعات
- تقارير الشراء
يمكن أن تكون التقارير قياسية، مما يعني أنها متاحة بالفعل في نظام إدارة المخزون. وبدلاً من ذلك، يمكن تخصيص التقارير، مما يعني أنها نسخة معدلة أو معدلة من تقرير قياسي أو مخصصة لشركة ما لعرض المعلومات المحددة المطلوبة.
- أنظمة الباركود
أدوات الجرد – الباركود
أنظمة الباركود والهواتف المحمولة عبارة عن مجموعة من الأجهزة والبرامج التي تسمح لشركتك بتعيين الرموز الشريطية ومسحها ضوئيًا وإدارتها.
تشتمل أجهزة الباركود على عناصر مثل ماسحات الباركود وطابعات الملصقات. برنامج الباركود هو النظام الذي يدير معلومات الباركود والمخزون. لمعرفة المزيد حول أجهزة وبرامج التشفير الشريطي، تفضل بزيارة صفحتنا الخاصة بإدارة مخزون التشفير الشريطي.
تحديات جرد المخازن
عملية جرد المخازن يمكن أن تواجه بعض التحديات، ومن بين هذه التحديات:
- تتبع غير متناسق:
استخدام إجراءات يدوية لتتبع المخزون يمكن أن يكون مستهلكًا للوقت، ومعرضًا للأخطاء، خاصة في البرامج والجداول المتباينة. يمكن للشركات الصغيرة الاستفادة من نظام مركزي لتتبع المخزون يتضمن ميزات محاسبية.
- كفاءة المستودع:
تتطلب إدارة المخزون في المستودع تخطيطًا دقيقًا وعمالة مكثفة لعدة خطوات،
بما في ذلك الاستلام والتخزين والانتقاء والتعبئة والشحن، مما يعزز من تحديات الفعالية في التنفيذ.
- بيانات غير دقيقة:
يجب على الشركات أن تحافظ على بيانات دقيقة للمخزون في كل لحظة،
وهذا يتطلب استخدام أدوات تحديثية متقدمة لتجنب تحديات العد اليدوي التقليدي.
- تغيير الطلب:
تقلبات طلبات العملاء يمكن أن تؤثر على كيفية إدارة المخزون،
حيث يتطلب الأمر استراتيجيات مرنة للتكيف مع الطلبات المتغيرة باستخدام التكنولوجيا لتحسين تخطيط وتنفيذ خطط المخزون.
- رؤية محدودة:
صعوبة تحديد وموقع المخزون في المستودع يمكن أن تؤدي إلى شحنات غير دقيقة أو غير كاملة،
مما يعزز من أهمية استخدام تقنيات تحديد المواقع الدقيقة في إدارة المستودعات.
- التوثيق اليدوي:
إدارة المخزون بواسطة الأعمال الورقية تعد تحديًا في الاستقلالية والتوسع عبر مستودعات متعددة،
مما يتطلب استخدام حلول أوتوماتيكية للتخزين والإدارة.
- مشاكل المخزون:
العناصر القابلة للتلف تتطلب رعاية متخصصة وتخزينًا دقيقًا،
مع استراتيجيات واضحة لمنع الخسائر وضمان سلامة المخزون العالي القيمة.
- تعقيد سلسلة التوريد:
تتطلب التغييرات اليومية في سلاسل التوريد العالمية تخطيطًا دقيقًا لإدارة المخزون والتكيف مع التحديات الاقتصادية والسوقية.
اساسيات جرد المخازن مع DEXEF
جرد المخازن هو عملية حيوية لأي شركة تسعى للحفاظ على دقة مخزونها وضمان وجود السلع المطلوبة. من خلال استخدام برنامج حسابات مثل DEXEF، يمكن تسهيل عملية الجرد وتحسين كفاءتها. هنا بعض الأساسيات التي يجب معرفتها عند جرد المخازن باستخدام برنامج حسابات DEXEF:
اليك خطوات عمليه الجرد في برنامج DEXEF :
1. إعداد قاعدة البيانات
إدخال البيانات الأساسية : تأكد من أن جميع المنتجات مدخلة في النظام بشكل صحيح مع كافة التفاصيل (الأكواد، الوصف، الأسعار، الكميات).
تحديث البيانات بانتظام: يجب تحديث قاعدة البيانات عند استلام البضائع الجديدة أو عند بيعها.
2. إجراء الجرد الدوري
الجرد المستمر (الدوري) : هو جرد المخزون بانتظام على فترات زمنية محددة. يمكن أن يكون يومياً، أسبوعياً، أو شهرياً بناءً على حجم ونوع النشاط التجاري.
الجرد السنوي: يتم مرة واحدة في السنة ويشمل جميع عناصر المخزون.
3. تقنيات الجرد :
الجرد اليدوي: التحقق من الكميات الموجودة فعلياً في المخزن ومقارنتها بالكميات المسجلة في البرنامج.
الجرد بواسطة الباركود: استخدام قارئات الباركود لتسهيل وتسريع عملية الجرد.
4. مراقبة الفروقات
تحديد الفروقات: مقارنة الكميات المسجلة في البرنامج مع الكميات الفعلية وتحديد الفروقات.
تحليل الأسباب: معرفة أسباب الفروقات (سرقة، تلف، خطأ في الإدخال، إلخ) واتخاذ الإجراءات اللازمة.
5. التقارير والتحليلات
إصدار التقارير: استخدام برنامج DEXEF لإصدار تقارير دقيقة وشاملة عن المخزون والفروقات.
تحليل البيانات : تحليل التقارير لمعرفة الاتجاهات والمشاكل المتكررة في المخزون.
6. التكامل مع العمليات الأخرى:
التجميع مع المبيعات : التأكد من أن عمليات البيع تحدث بيانات المخزون تلقائياً.
التكامل مع المشتريات : تحديث المخزون فور استلام البضائع من الموردين.
7. التدريب والدعم
تدريب الموظفين : التأكد من أن جميع الموظفين المسؤولين عن المخزون مدربين على استخدام برنامج DEXEF بكفاءة.
دعم فني: الاستفادة من الدعم الفني للبرنامج لحل أي مشكلات قد تظهر خلال عملية الجرد.
اسئلة شائعة
ما العلاقة بين جرد المخازن ودقة التقارير؟
تعتمد التقارير الدقيقة على بيانات مخزون صحيحة، وجرد المخازن هو الأساس الذي يضمن موثوقية هذه البيانات، وبالتالي تحسين جودة التحليل واتخاذ القرار.
ما المشكلات التي يحلها جرد المخازن؟
يساعد جرد المخازن على معالجة مشكلات العجز والزيادة غير المبررة، أخطاء التسجيل، ضعف الرقابة على الأصناف، وتأخر اكتشاف الخسائر داخل المخازن .
كيف تساهم أساسيات جرد المخازن في تحسين الأداء؟
من خلال ضبط حركة الأصناف، تقليل الفروقات، وتحسين دقة البيانات، مما ينعكس على كفاءة التشغيل وتقليل الخسائر غير المرئية.
ويمكن بناء نظام مخزون موثوق يدعم استقرار العمل ويعزز كفاءة الإدارة على المدى الطويل، خاصة عند الاعتماد على برنامج حسابات DEXEFلرفع دقة الجرد وتحسين إدارة المخزون.
