دعونا نقدم لكم مثالًا لتوضيح أهمية وفاعلية سيريال الأصناف وكيف يساعد في سير العمل.
فرضاً أنك تعمل في بيع منتجات مثل الهواتف المحمولة، وقد أتى شخص ما واشترى هاتفًا منك.
بعد يومين، عاد الشخص وأخبرك بأن الهاتف الذي اشتراه تالف .. في هذه الحالة، كيف يمكنك التأكد من أن هذا هو الهاتف الذي اشتراه منك ولم يتم استبداله؟
هنا تكمن أهمية سيريال الأصناف؛ حيث يمكنك الرجوع إلى السيريال المرتبط بالهاتف الذي بعته للشخص ومقارنته مع السيريال الذي يحمله الهاتف المرتجع.
إذا كان هناك تطابق بين السيريالين، فإن هذا يؤكد أن الهاتف المرتجع هو نفس الهاتف الذي تم بيعه.
أما إذا كان هناك اختلاف بين السيريالين، فإن هذا يعني أن الهاتف قد تم استبداله بآخر معيب أو تالف.
باستخدام برنامج Dexef، يمكنك ضمان نزاهة المعاملات وحماية حقوق العملاء والتأكد من سلامة المنتجات التي يتم شراؤها واستبدالها.
تجد في هذا المقال
ما هو سيريال الأصناف؟
سيريال الأصناف هو مصطلح يُشير إلى رقم متسلسل فريد أو تسلسل رقمي يُخصص لكل منتج أو عنصر ضمن سلسلة منتجات معينة. يستخدم سيريال الأصناف لتمييز وتحديد هوية كل منتج بشكل فريد، وقد يتضمن معلومات مثل البلد المصنعة، وتاريخ الإنتاج، والمواصفات الفنية، وغيرها وفقًا لاحتياجات الصناعة والتطبيق.
على سبيل المثال، في صناعة الإلكترونيات، يتم تخصيص سيريال الأصناف لكل جهاز إلكتروني مثل الهواتف المحمولة والكمبيوترات. وفي صناعات الغذاء، يُستخدم سيريال الأصناف لتتبع مصادر المكونات وتحديد الدُفعات وتاريخ الإنتاج لكل منتج.
تُعتبر الأصناف بسيريال أداة قيمة لإدارة المخزون وتتبع التوزيع وتحسين سلامة المنتجات. كما يُستخدم سيريال الأصناف في حماية الملكية الفكرية ومكافحة التزييف والغش التجاري.
كيف تساعدك DEXEF مع سريال الأصناف .
DEXEF هو نظام لإدارة المخزون والمبيعات يمكن استخدامه في مجموعة متنوعة من الصناعات والشركات.
يمكن أن يكون له دور مهم في مساعدتك مع سير العمل في إدارة سريال الأصناف، وإليك كيف يمكن أن يساعدك:
- تتبع الأصناف بالأرقام التسلسلية: يمكن لـ DEXEF تتبع الأصناف بأرقام تسلسلية فريدة لكل منتج. هذا يعني أنه يمكنك تسجيل تاريخ الإنتاج وتاريخ الانتهاء والمعلومات الأخرى المتعلقة بكل قطعة بشكل دقيق.
- إدارة المخزون: يمكن لـ DEXEF مساعدتك في متابعة كميات الأصناف المتوفرة في المخزون باستخدام أرقام التسلسل، يمكنك معرفة عدد القطع المتاحة وتاريخ انتهاء الصلاحية والتحكم في تحركات المخزون.
-
تتبع المبيعات والشراء: بفضل قاعدة بيانات دقيقة للمخزون والمبيعات، يمكن لـ DEXEF توفير تقارير دورية حول ما تم بيعه وما تم شراؤه.
يمكن أيضًا ربط هذه المعلومات بأرقام التسلسل لتعرف أي منتجات تباع بشكل جيد وأيها تحتاج إلى إعادة تقديمها.
- التقارير والتحليلات: يمكن لـ DEXEF إنشاء تقارير مخصصة وتحليلات لأداء الأصناف بناءً على أرقام التسلسل. هذا يمكن أن يساعدك في اتخاذ القرارات السليمة بشأن إدارة المخزون وتحسين عمليات الشراء والمبيعات.
باختصار، يمكن لـ DEXEF أن يوفر أدوات قوية لإدارة وتتبع سريال الأصناف، مما يجعل عمليات إدارة المخزون أكثر فعالية ودقة.
كيفية إضافة المخزون بسيريال على البرنامج؟
إليك الخطوات التفصيلية لإضافة صنف جديد بسيريال:
عليك الانتقال إلى شاشة إضافة صنف من قائمة “الفهرس” ثم “دليل الأصناف” ثم “إضافة صنف”.
- أدخل باركود الصنف في الحقل المخصص.
- قم بإدخال اسم الصنف في الحقل المخصص.
- قم بتغيير نوع الصنف إلى “مخزون بسيريال”.
- أدخل الأسعار المطلوبة للصنف، مثل السعر البيع، السعر الشراء، وأي أسعار أخرى ذات الصلة.
- قم بإدخال مدة الضمان إذا كانت مطلوبة، سواء كانت بالأيام، الأشهر، أو السنوات.
بعد إكمال إضافة جميع البيانات المطلوبة، اضغط على زر “حفظ” لحفظ الصنف الجديد في قاعدة البيانات الخاصة بك.
باستكمال هذه الخطوات، ستكون قد أضفت بنجاح صنفًا جديدًا بسيريال إلى المخزون، مما يتيح لك تتبع المنتجات بشكل فردي وإدارتها بفعالية.
كيفية إضافة سيريال الأصناف على البرنامج؟
الطريقة التي تحتاج إلى اتباعها لإضافة السيريالات إلى الصنف الذي ضفناه مؤخرًا في البرنامج.
إليك الخطوات بشكل مفصل:
- ابدأ بالدخول إلى “فاتورة مشتريات” من قائمة “المشتريات” في البرنامج.
- اختر الصنف الذي قمت بتعريفه مؤخرًا والذي ترغب في إضافة السيريالات إليه.
- بعد اختيار الصنف، انقر بزر الماوس الأيمن عليه واختر “الأرقام التسلسلية” من القائمة التي تظهر.
- ستفتح لك شاشة جديدة لإدخال الأرقام التسلسلية، قم بإدخال رقم التسلسل لكل قطعة مشتراة في المربع المخصص لذلك.
- إذا كان لديك أكثر من رقم تسلسلي وقمت بتخزينهم في ملف Excel، يمكنك نسخ الأرقام من Excel ولصقها في مربع إدخال الأرقام التسلسلية في البرنامج.
- بعد نسخ الأرقام التسلسلية، اضغط على كلمة “لصق” في أسفل الشاشة، وسيتم إضافة جميع الأرقام التسلسلية التي قمت بنسخها من Excel.
- بعد إضافة جميع السيريالات المطلوبة، اضغط على زر “موافق” لتثبيت السيريالات على الصنف في فاتورة المشتريات.
في النهاية، بعد إجراء جميع الخطوات وإضافة السيريالات إلى الصنف في فاتورة المشتريات، يجب عليك حفظ الفاتورة لتثبيت التغييرات وتحديث المخزون بالسيريالات الجديدة.
بعد حفظ الفاتورة، سيقوم النظام بتحديث المخزون بشكل تلقائي، حيث ستتم إضافة السيريالات التي تمت إدخالها في فاتورة المشتريات إلى المخزون الخاص بك مع الصنف المحدد.
وبهذا، يتم حفظ الصنف بأرقام السيريالات التي أدخلتها في المخزن لديك.
وإذا كانت الأصناف موجودة بالفعل في المخزن وتريد إدخالها على البرنامج فسنستخدم نفس الطريقة في عمل فاتورة “مخزون أول المدة”، من قائمة “المخازن” ثم “أخرى” ومن ثم”مخزون أول المدة”.
يمكننا استخدام نفس الإجراءات المذكورة في فاتورة المشتريات لعمل مخزون أول المدة.
من الجيد أن تتأكد دائمًا من حفظ الفواتير بعد إجراء أي تغييرات أو إضافات في المخزون، لضمان تحديث المعلومات بشكل صحيح ودقيق.
كيفية عمل فاتورة مبيعات لمخزون بسيريال على البرنامج؟
عند إنشاء فاتورة مبيعات، يتبع الإجراء نفس الخطوات المستخدمة في إنشاء فاتورة المشتريات، يمكننا القيام بذلك عن طريق الدخول إلى قائمة “المبيعات” واختيار “فاتورة المبيعات”.
بعد ذلك، نقوم بتحديد الصنف الذي نرغب في بيعه، ثم نقوم بالنقر بزر الماوس الأيمن على الصنف المحدد ونختار “الأرقام التسلسلية”.
بعد ذلك، نختار الأرقام التسلسلية المرتبطة بالصنف الذي تم بيعه من القائمة المتاحة، ثم نضغط على “موافق” ونقوم بحفظ الفاتورة.
هكذا يتم إنشاء فاتورة مبيعات مرتبطة بصنف معين يحتوي على أرقام تسلسلية محددة.
كيفية عمل فاتورة مرتجع لمخزون بسيريال على البرنامج؟
لعمل فاتورة “مرتجع المشتريات”، يمكننا القيام بذلك عن طريق الدخول إلى فاتورة “مرتجع مشتريات” من قائمة “المشتريات”.
بعد ذلك، نقوم بالنقر على علامة البحث في خانة “رقم المرجع”.
بعد ذلك، ستظهر لنا شاشة حيث نختار فاتورة المشتريات التي نرغب في عمل إسترجاع لها. نحدد الكمية التي نرغب في إسترجاعها، أو نضغط على “إرجاع الكل” لإسترجاع كل الأصناف في الفاتورة.
ثم، نقوم بالنقر بزر الماوس الأيمن على الصنف المحدد ونختار “الأرقام التسلسلية”. بعد ذلك، نختار سيريال الأصناف التي نرغب في إسترجاعها، ثم نقوم بحفظ الفاتورة.
هذه الخطوات تضمن عملية إسترجاع سلسة وفعالة للمشتريات مع الحفاظ على التفاصيل الضرورية لكل صنف.
وعند عمل فاتورة “مرتجع مبيعات” سنستخدم نفس الطريقة المستخدمة في عمل فاتورة “مرتجع المشتريات“.
يمكننا استخدام نفس الإجراءات المذكورة لعمل مرتجع للمبيعات بالأرقام التي تم تحديدها.
كيفية مراجعة الأصناف برقم تسلسلي؟
إليك الخطوات المطلوبة لمراجعة المخزون بالأرقام التسلسلية فقط:
- نقوم بفتح قائمة “الفهرس” ومن ثم اختيار “الأصناف”. ستظهر لنا في هذه القائمة كل الأصناف الموجودة في المخزن.
- لتحديد المخزون بالأرقام التسلسلية فقط، نقوم بالنقر على “إختيار الحقول” في أعلى الصفحة اليسرى.
- نبحث عن كلمة “نوع الصنف” ونقوم بالنقر عليها مرتين. هذا سيجعلها تظهر بجانب بقية الحقول المختارة.
- الآن، بعد ظهور “نوع الصنف” في الحقول، يمكننا كتابة في خانة البحث “مخزون بسيريال”.
بهذه الطريقة، سيتم تصفية المخزون بالأرقام التسلسلية فقط، مما يمكننا من مراجعة كل الأصناف التسلسلية ومعرفة الأرصدة والتكاليف بسهولة.
كيفية ضبط إعدادات سيريال الأصناف على البرنامج؟
سنتعرف على ضبط الإعدادات للمخزون بسيريال سواء كان ضبط الأرقام التسلسلية أو ضبط الإعدادات التي تظهر داخل الفاتورة.
أولًا: ضبط سيريال الأصناف.
سندخل على قائمة “المخازن” ثم “الضبط” وسنختار “ضبط الأرقام التسلسلية”، كما هو موضح.
هذه القائمة تسهّل علينا إدخال الأرقام التسلسلية للمنتج وتمكننا من ضبط كل الأرقام التسلسلية باستبدالها أو إضافتها، مما يُسهّل تصحيح الأخطاء المتعلقة بالأرقام التسلسلية أثناء إعداد فواتير المشتريات.
يمكنك حذف الرقم الخاطئ بالنقر على علامة “×” الموجودة بجانبه، وإضافة الرقم التسلسلي الصحيح من خلال خانة “إضافة” المتاحة على يسار الصفحة، كما هو موضح في الصور المرفقة.
من الصورة السابقة، نلاحظ ضرورة مطابقة الرصيد الحالي مع الأرقام التسلسلية المدرجة. وبالتالي، لا يمكن إضافة رقم تسلسلي جديد دون وجود رصيد مقابله في المخزون، كما لا يمكن حذف رقم تسلسلي موجود إلا بعد إضافة رقم آخر مقابله لتعويضه.
ثانيًا: ضبط الإعدادات التي تظهر داخل الفواتير.
سندخل على قائمة “ملف”، نقوم بالنقر على “الخصائص”، ثم نختار “المخازن”.
وبعد ذلك ننقر على “خصائص المخزون” المتواجدة في الزاوية اليمنى من الصفحة، وفي خانة “أصناف برقم تسلسلي”، يتم عرض الإعدادات التي يمكن تفعيلها.
بإمكاننا تفعيل إمكانية إدخال اسم العميل أو المورد في الفواتير التي تحتوي على مخزون بأرقام تسلسلية، مما يساعد في حالة وجود مشكلة في المنتج، حيث يمكن بسهولة الرجوع إلى العميل أو المورد وحل المشكلة.
كيفية متابعة المخزون بسيريال عن طريق التقارير؟
- سندخل على قائمة “التقارير”.
-
نضغط على “المخازن”.
- نسحب إلى اليسار في خانة”الأرقام التسلسلية”.
ومن هنا سنتمكن من متابعة كل الأصناف ومتابعة حركة كل سيريال خاص بكل قطعة عن طريق التقارير الشاملة التي نقدمها.
في الختام، نعلم الآن أهمية سيريال الأصناف في حماية المنتجات من الغش والسرقة، وأيضًا تعرفنا على كيفية تعريف الأصناف وإضافة السيريالات لها في برنامج Dexef.
إذا كنت ترغب في المزيد من المعرفة حول إدارة المخزون بشكل أفضل باستخدام سيريال الأصناف، فلا تتردد في التواصل معنا، وسنكون سعداء بمشاركة خبرتنا معك.
