تعد التسويات البنكية أساسية للشركات للتحقق من تطابق الأرصدة النقدية في سجلاتها مع الأموال الفعلية المودعة في البنك. ومع زيادة استخدام الشركات لكيانات خارجية لتبادل الدفعات، يصبح من المهم أيضًا التفكير في توسيع نطاق التسوية البنكية لتشمل الأموال التي تنتقل عبر هذه الكيانات، بما في ذلك أنظمة الدفع عبر الإنترنت.
وعلى الرغم من ذلك، لا تزال البنوك تحتل النسبة الكبيرة من حسابات الشركات، مما يسمح لها باستخدام نفس العمليات الأساسية في التسوية البنكية لتحديد مواقعها النقدية في المواقع البديلة.
في هذا المقال، سنستكشف مفهوم التسويات البنكية بشكل عام وبسيط، وسنتعرف على دورها وأهميتها في تنظيم الحسابات المالية وإدارة النقد. بالإضافة إلى ذلك، سنتطرق إلى كيفية القيام بالتسويات بشكل مستدام وفعال لضمان استقرار الأمور المالية والتزامات الدفع بشكل مسؤول.
ما هي التسويات البنكية ؟
هي عملية أساسية تقوم بها الشركات لضمان تطابق الأرصدة والمعاملات المالية المسجلة في دفاترها مع البيانات النقدية المتاحة في حساباتها البنكية.
وتُعرف باسم “إغلاق الكتب”، حيث تقوم الشركات بتسجيل جميع المدفوعات الواردة والصادرة خلال فترة زمنية معينة مع سجلات الحساب البنكي .
يُعتبر بيان التسوية البنكية مستندًا مهمًا يقارن الرصيد النقدي في حسابات الشركة مع المبلغ المتاح في كشوف الحساب البنكي.
كما يهدف هذا الاستنتاج إلى تحديد أي اختلافات محتملة وإجراء التصحيحات اللازمة، سواء كان ذلك بسبب وجود معاملات غير مسجلة مثل الودائع غير المقاصة أو الرسوم البنكية الإضافية، أو لأسباب أخرى.
تساعد التسويات المصرفية الشركات على ضمان دقة سجلاتها المالية وتعزيز الالتزام بالمعايير المحاسبية.
كما تلعب دورًا مهمًا في اكتشاف ومنع الاحتيال، حيث تفحص المعاملات المالية بدقة للكشف عن أي نشاط مشبوه قد يتطلب التحقيق الإضافي.
بالتالي، تعد التسويات البنكية أداة حيوية في إدارة التدفقات النقدية وضمان النزاهة والدقة في السجلات المالية للشركات، مما يسهم في الحفاظ على استقرارها المالي وثقة المستثمرين والشركاء التجاريين.
أهمية التسويات البنكية
استثمارات الشركة في التسويق والبحث والتطوير والتكنولوجيا تعتمد بشكل كبير على توافر النقد.
وتقوم التسويات البنكية بدور حاسم في توجيه الشركة بخصوص قدرتها على تمويل المبادرات أو التراجع عنها في أي وقت.
تتمثل أهمية التسويات البنكية في:
- فهم التدفق النقدي: حيث انه يعد أمرًا بالغ الأهمية لقرارات الشركة، سواء كانت صغيرة مثل تحديد موعد صرف الدفعة إلى البائع، أو كبيرة مثل قرار دفع أرباح خاصة للمساهمين. وتوفر التسوية المصرفية صورة نهائية عن النقد المتاح لشركتك.
- عزيز الثقة التجارية: حيث تمنع اتخاذ قرارات غير مدروسة نتيجة للبيانات الغير مكتملة أو القديمة، التي يمكن أن تؤدي إلى علاقات ضعيفة مع الشركاء التجاريين.
- تسليط الضوء على النشاط الاحتيالي المحتمل: حيث تكشف الاختلافات في المعاملات بسرعة وتساعد في تحديد الاختلاس أو التلاعب.
- أخيرًا، تسليط الضوء على مشاكل الحسابات المدينة: مما يسمح للشركة بالتعامل معها بشكل فعال واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.
متي يحتاج نشاطك التجاري الي التسويات البنكية ؟
عندما يتعلق الأمر بإدارة الحسابات المالية للشركات، تصبح التسوية البنكية أمرًا لا غنى عنه. حيث تتضمن هذه العملية مقارنة السجلات المالية الداخلية للشركة بالبيانات المصرفية، وتعتبر أداة قيمة لتحليل الاختلافات بينهما.
فقد تكون بعض التباينات ناتجة عن اختلاف في توقيت الدفعات والودائع، وتُعتبر هذه الاختلافات عادة مقبولة. ومع ذلك، قد تشير الاختلافات الواضحة بين السجلات إلى وجود احتمالات للاحتيال أو السرقة.
ولهذا السبب، يلعب التوفيق بين السجلات دورًا حاسمًا في تأكيد دقة البيانات المالية وتحديد أي مخاطر محتملة.
هذه هي الأسباب الخمسة التي تدفع الشركات إلى تسوية بياناتها البنكية:
-
منع الاحتيال:
عند التسوية البنكية لحسابك، يجب أن تولي أولوية قصوى لمنع الاحتيال، حيث يمكنك البدء بفحص الشيكات للتأكد من صحتها، هل تم إصدارها بشكل مكرر أو تم تغييرها؟
هل تم إصدار الشيكات دون الترخيص المناسب؟ أو هناك تحويلات غير مصرح بها خارج الحساب؟، وأخير هل يوجد أي ودائع مفقودة في الحساب؟
-
التحقق من صحة إدخال البيانات:
يُمكن لمطابقة بياناتك المصرفية مساعدتك في التحقق من صحة البيانات المُدخلة، حيث يمكنك تحديد أي معاملات غير منتظمة مثل إدخال مبالغ خاطئة أو مكررة، أو أي أخطاء أخرى في إدخال البيانات. بالتأكيد، ستُسهل عليك التسويات البنكية الشهرية تذكر الغرض من عمليات السحب والإيداع بشكل أفضل، بينما قد تكون الفترات الطويلة صعبة التذكر.
-
التأكد من دقة البيانات البنكية:
رغم ندرته، فإن الأخطاء المصرفية قد تحدث من أجل التحقق من دقة البيانات المالية الخاصة بك، ويُعتبر توفير تسوية شهرية لبياناتك المصرفية أحد الأساليب المهمة فهذا يسمح لك بمقارنة كشف حسابك المالي بكشف حساب البنك الخاص بك. في حال حدوث أي خطأ من جانب البنك، يجب عليك الاتصال بهم على الفور، حيث قد يستغرق الأمر بعض الوقت لاستجابة البنوك الكبيرة.
-
إعداد تقارير ضريبية دقيقة عن التسويات البنكية:
ُتعد التسوية البنكية أمرًا حيويًا لضمان إعداد تقارير ضريبية دقيقة وموثوقة. من خلال مطابقة السجلات المالية الداخلية مع البيانات المصرفية، يمكنك التأكد من أن جميع المعاملات تم تسجيلها بشكل صحيح وبدقة.
هذا يساعد على تجنب أخطاء تؤدي إلى مشاكل مع السلطات الضريبية، ويضمن أن إقراراتك تعكس الوضع المالي الحقيقي لنشاطك
بالتالي، يسهم في تقديم تقارير شفافة تبني ثقة الجهات المعنية وتحمي نشاطك التجاري من الغرامات والعقوبات المحتملة.
-
منع المشكلات الإدارية :
توفر التسوية الشهرية أداة فعالة لتحديد المشكلات الإدارية الداخلية فورًا. حيث يمكن لإدارة المعاملات بشكل صحيح أن تؤدي إلى عدة نتائج إيجابية، مثل معرفة المبلغ النقدي المتاح في حساباتك، وتجنب رسوم السحب غير المبررة من البنك، والتحقق مما إذا كانت مدفوعات العملاء قد وصلت، والتحقق من مدى معقولية إنفاق الموظفين. في حال عدم معرفة السبب وراء أي تباين، يجب عليك التحقيق لمعرفة المشكلة الحقيقية.
خطوات تنفيذ التسويات البنكية
يمكن للشركات توظيف أفراد مختلفين للتعامل مع مختلف جوانب التسويات البنكية ، ويمكن أن تنجز التسويات باستخدام عدة طرق مختلفة. ومع ذلك، يتألف التسلسل الأساسي للعمليات من الخطوات التالية:
- عندما يبدأ العمل في عملية التسوية المصرفية، يتم المقارنة بين رصيد الحساب البنكي والرصيد النقدي المسجل في سجل مسك الدفاتر. على الرغم من أنهما يمثلان النقد المتاح للشركة، إلا أنهما قد لا يتطابقان دائمًا.
- عند القيام بعملية التدقيق في كشف حسابك البنكي، تقوم بفحص العناصر المدرجة في الكشف البنكي والتي قد لا تكون مسجلة في سجلات الحسابات النقدية للشركة. فعلى سبيل المثال، يُعتبر الرسوم المصرفية مثالاً على عنصر قد يظهر في كشف الحساب البنكي ولكن لا يُعكِس في السجلات المحاسبية.
- بعد تدقيق دفتر النقدية الخاص بك، تقوم بفحص المعاملات المسجلة في دفاتر الشركة التي قد تكون غير مدرجة في كشف الحساب البنكي. حيث يمكن أن تشمل هذه المعاملات الودائع أو المدفوعات المسجلة التي تمت في الأيام الأولى أو الأخيرة من الفترة التي لم يتم تسويتها بعد، بالإضافة إلى الشيكات المكتوبة التي لم يتم استلامها بعد أو التي لم يتم إيداعها من قبل المستلمين.
- بعد ضبط رصيد حسابك البنكي وتحديد المعاملات في دفتر الأستاذ العام التي لم تتم معالجتها بعد من قبل البنك، يمكنك تقدير كيفية تغير الرصيد المتوقع في حسابك المصرفي في الأيام القادمة عند تسجيل تلك المعاملات من قبل البنك. ستزيد الودائع المستحقة من حجم النقد، بينما ستؤدي عمليات السحب المعلقة إلى تقليل الأموال النقدية في حسابك المصرفي.
- بعد ضبط رصيد كتبك، كما يمكنك ضبط الرصيد الدفتري للشركة يدويًا لأية معاملات غير متطابقة مدرجة في كشف الحساب البنكي. يمكن أن تزيد بعض المعاملات المدرجة في الحساب البنكي، مثل دفعات الفائدة، من رصيد كتبك، بينما ستقلل المعاملات الأخرى، مثل الرسوم المصرفية، من الأموال النقدية الظاهرة في كتبك.
اسباب الفرق بين كشف الحساب البنكي وحسابات الشركة
هناك عدة أسباب للفروقات بين كشف الحساب البنكي والسجلات المحاسبية للشركة، منها:
- تأخيرات في المعالجة: تأخر تسجيل المعاملات من جانب البنك أو من الشركة، يؤدي إلى اختلاف في التواريخ والأرقام المسجلة.
- معاملات غير مسجلة: توجد معاملات نقدية لم تُسجل بعد في سجلات الشركة أو لم تظهر بعد في كشف الحساب البنكي.
- أخطاء بشرية: قد تحدث أخطاء في إدخال البيانات أو تسجيلها على الجانبين، مثل تسجيل مبالغ بشكل غير صحيح أو إغفال بعض المعاملات.
- رسوم البنك واستقطاعات أخرى: تطبق البنوك رسوم خدمة أو خصومات على حسابات قد لا تظهر بشكل كامل في سجلات الشركة.
- اختلافات في الطرق المحاسبية: اختلاف طرق التسجيل والتحليل بين البنك والشركة، يؤدي إلى اختلاف تصنيف المعاملات أو التقارير المالية.
- عمليات تصفية غير مطابقة: فتسجيل عمليات تصفية أو تسوية بطرق مختلفة بين البنك والشركة، يؤدي إلى اختلافات في الأرقام المسجلة.
لتفادي هذه الفروقات، ينبغي على الشركات إجراء مراجعات دورية ومقارنات دقيقة بين كشف الحساب البنكي وسجلات المحاسبة الداخلية، بالإضافة إلى تبني إجراءات صارمة لضمان دقة واكتمال تسجيل جميع المعاملات المالية بشكل منتظم وفوري.
كيفية التوفيق بين الحسابات البنكية ؟
التوفيق بين الحسابات المصرفية هو عملية مهمة تهدف إلى مطابقة سجلات الحسابات المصرفية للشركة مع كشوف الحسابات التي تقدمها البنوك. إليك خطوات عامة لكيفية التوفيق بين الحسابات المصرفية بشكل فعال:
- جمع البيانات: اجمع جميع كشوف الحسابات من البنوك والسجلات المالية الداخلية للشركة، مثل دفتر الأستاذ العام وسجلات الدفع والاستلام.
- مطابقة التواريخ: تأكد من مطابقة التواريخ بين كشوف الحسابات وسجلات الشركة. يجب أن تكون المعاملات مسجلة في نفس الفترة الزمنية على كلا الجانبين.
- مطابقة الأرقام والمبالغ: قارن بين المعاملات المسجلة في كلا الجانبين للتأكد من مطابقة الأرقام والمبالغ. تحقق من أن الأرقام المسجلة في كشوف الحسابات تتطابق مع تلك المسجلة في سجلات الشركة.
- تحليل الفروقات: إذا كانت هناك أي فروقات بين الحسابات، قم بتحليل الأسباب المحتملة لهذه الفروقات. قد تشمل الأسباب أخطاء بشرية، تواريخ مختلفة، معاملات غير مسجلة، أو رسوم بنكية غير متوقعة.
- إصلاح الفروقات: بناءً على التحليل، اتخذ إجراءات لإصلاح الفروقات الموجودة. يمكن ضبط سجلات الشركة لتعكس بدقة المعاملات المسجلة في كشوف الحسابات، أو التواصل مع البنك لمعالجة الأخطاء الناتجة عنهم.
- وثائق وتوثيق: قم بوثائق جميع الخطوات والتحليلات التي قمت بها أثناء عملية التوفيق. يجب أن تكون هذه الوثائق جزءًا من التوثيق المالي للشركة.
- المراجعة والتقييم الدوري: قم بمراجعة وتقييم عملية التوفيق بشكل دوري لضمان استمرار دقة وموثوقية السجلات المالية للشركة.
باتباع هذه الخطوات، يمكن للشركة ضمان دقة وموثوقية حساباتها المصرفية والتأكد من عدم وجود فروقات غير مبررة بين سجلاتها وكشوف الحسابات البنكية.
امثلة عملية على التسويات البنكية
|
مثال 1 عند مقارنة بيانات التسوية المصرفية مع السجلات المالية، يتم تحديد أي تناقضات ومصادر الأخطاء لتصحيحها. على سبيل المثال، فلنفترض أن شركة ABC Holding Co. سجلت رصيدًا نهائيًا قدره 500000 دولار في سجلاتها، ولكن كشف الحساب البنكي يظهر رصيدًا نهائيًا قدره 520 ألف دولار. بعد التحقيق، تبين أن شيكًا بمبلغ 20 ألف دولار لم يتم تقديمه إلى البنك، وفاتت الشركة دفع رسوم بقيمة 25 دولارًا أمريكيًا لرسوم الخدمة وشيكات الأموال غير الكافية (NSF) خلال الشهر. مثال 2 في نهاية شهر يناير، قامت شركة By the Bay Contracting، بإجراء تسوية لحسابها. وفقًا لكشف الحساب البنكي، بلغ رصيد الشركة في البنك 106,800 دولار أمريكي، بينما تبين أن هناك 120,000 دولار أمريكي نقدًا في سجلات الشركة. بدأ محاسب الشركة في تسوية التناقضات، حيث لوحظ وجود رسوم مصرفية بقيمة 200 دولار لم يتم تسجيلها في سجلات الشركة، بالإضافة إلى وديعات بقيمة 13,000 دولار أمريكي من ثلاثة عملاء لتجديد المنازل تم استلامها ولم يتم إيداعها في البنك بعد. توقع المحاسب أن ينخفض رصيد الحساب البنكي إلى 119,800 دولار أمريكي بمجرد إيداع الودائع المستحقة بقيمة 13,000 دولار أمريكي. في الوقت نفسه، سيتناقص الرصيد النقدي البالغ 120,000 دولار في سجلات الشركة بمقدار 200 دولار كرسوم مصرفية. ولذلك، قام المحاسب بإعداد بيان تسوية مصرفية يوضح كل من الرسوم المصرفية غير المسجلة بقيمة 200 دولار أمريكي وودائع المستحقة بقيمة 13,000 دولار أمريكي.
|
ادارة التسويات البنكية في DEXEF
إدارة التسويات البنكية في DEXEF تساعدك على مطابقة الحسابات البنكية مع السجلات الداخلية بسهولة ودقة، مما يضمن شفافية مالية عالية وتقليل الأخطاء.
كيف يساعدك DEXEF في ادارة التسويات البنكية
برنامج حسابات DEXEF يمكن أن يساعد في التسوية البنكية عن طريق تنظيم وتتبع العمليات المالية بين حسابات الشركة والبنوك المختلفة. هناك عدة خطوات يمكن اتباعها لتنفيذ عملية التسوية البنكية باستخدام برنامج DEXEF :
- تحميل البيانات المالية: قم بتحميل بيانات الحسابات البنكية الخاصة بالشركة إلى برنامج DEXEF . يمكنك القيام بذلك عن طريق استيراد الملفات المالية من البنوك بتنسيقات معينة مثل CSV أو Excel.
- مطابقة العمليات المالية: بعد تحميل البيانات، يمكنك مطابقة العمليات المالية المسجلة في البرنامج مع العمليات التي تم تسجيلها في بيانات الحسابات البنكية. يمكنك فحص العمليات المالية مثل الإيداعات، السحوبات، الشيكات، والتحويلات.
- ضبط التفاصيل البنكية: كما نمكنك من ضبط التفاصيل البنكية مثل رصيد البنك البداية والرصيد النهائي لكل حساب بنكي.
- ضبط العمليات الغير مطابقة: في حالة وجود أي عمليات غير مطابقة بين سجلات DEXEF وبيانات الحسابات البنكية، يجب ضبطها يدويًا في النظام لتحقيق التوافق.
- إنشاء تقارير التسوية: و نتيح لك ايضا بإنشاء تقارير التسوية التي تضمن عرض الفروقات بين سجلات DEXEF وبيانات الحسابات البنكية، وتحديد الأسباب المحتملة لهذه الفروقات.
- مراجعة وتأكيد التسوية: قم بمراجعة التقارير والفحص النهائي للتأكد من صحة التسوية. بمجرد التأكد من صحة التسوية، قم بتأكيد التسوية في DEXEF .
- توثيق التسويات البنكية: قم بتوثيق التسوية عن طريق حفظ التقارير والسجلات ذات الصلة في DEXEF ، وقم بإنشاء نسخ احتياطية للتأكد من أن البيانات آمنة ومتاحة في حال الحاجة إليها في المستقبل.
في نهاية المقال، يُظهر دور التسوية البنكية أهمية كبيرة في صحة واستقرار الشركات المالية والأعمال التجارية بشكل عام. وبفضل التكنولوجيا والحلول الرقمية مثل برنامج DEXEF، يمكن للشركات تبسيط وتحسين عملياتها المالية، وبناء أساس قوي للتنمية المستدامة. حيث من خلال توفير أدوات متقدمة وموثوقة، يمكن لبرامج إدارة التسويات البنكية مثل DEXEF تعزيز كفاءة العمل وتقديم قيمة مضافة للمؤسسات في مسارها نحو النجاح والنمو.
