شجرة الحسابات هي عنصر أساسي في نظم المحاسبة، حيث تُستخدم لتنظيم وتصنيف المعلومات المالية بدقة. تُعتبر الشجرة الحسابية العمود الفقري لتسجيل المعاملات المالية وتقديم التقارير المالية. يتعين فهم كيفية عمل الشجرة الحسابية للحفاظ على دقة السجلات المالية وتسهيل عمليات اتخاذ القرار داخل المنظمة.
في هذا المقال، سنتعرف على مفهوم شجرة الحسابات وكيفية إعدادها، بالإضافة إلى فوائدها وكيفية تكويد الحسابات. سنلقي أيضًا الضوء على الحسابات الختامية وأهميتها في سير العمل المالي، بالاستعانة بـ DEXEF لتوضيح وتبسيط الأمور.
مفهوم شجرة الحسابات
شجرة الحسابات هى الخطوة الأولى فى إنشاء أى نظام محاسبى مهما كانت درجة تعقيده.فهى عبارة عن كشف أو بيان مكتوب فيه جميع الحسابات التى تم التعامل معها.
ويطلق عليها اسم شجرة الحسابات لأنها مقسمة إلى حسابات رئيسية وحسابات فرعية على شكل شجرة.
وتنقسم إلى خمس مجموعات (الأصول ، الالتزامات، حقوق الملكية ، الإيرادات والمصروفات) بحيث يتم ترقيم كل من هذه المجموعات والحسابات الفرعية إلى أرقام تسلسلية.
تختلف طريقة الترقيم من شركة إلى أخرى؛ وهذه إحدى الطرق التى يمكن إستخدامها فى إعداد شجرة الحسابات.
أهمية شجرة الحسابات؟
يقدم دفتر الحسابات العديد من المزايا، ومنها:
كيفية إعداد شجرة الحسابات؟
الدليل المحاسبى فى أى نظام محاسبى : هو عبارة عن مجموعة من المستويات الأساسية والمستويات الفرعية التى يجب توافرها فى برنامج محاسبة ديكسيف
المستوى الاول
الأصول – الالتزامات – حقوق الملكية – المصروفات – الإيرادات
هذا المستوى هو المستوى الأساسى الذى يجب أن يتوفر فى أى دليل حسابات
المستوى الثانى
يتكون هذا المستوى من تقسيم كل عنصر من العناصر الخمسة الأساسية إلى بنود
هذا يعني:
في هذا المستوى، يتم تقسيم الحسابات المذكورة فى المستوى الأول كما يلى:
- الأصول : تشمل الأصول المتداولة والأصول طويلة الأجل.
- الإلتزامات : تنقسم إلى إلتزامات متداولة وإلتزامات طويلة الأجل.
- حقوق الملكية : تتضمن الأرباح، رأس المال، والإحتياطات.
- التكاليف : تشمل تكاليف المبيعات، الإيرادات، مصروفات التشغيل، التكاليف المحملة للتصنيع، وإهلاكات الإنتاج.
- الإيرادات : تتضمن إيرادات من النشاط والإيرادات الأخرى.
- المصروفات : تشمل المصروفات الإدارية العامة، مصروفات التوزيع والبيع والتسويق، والمصروفات الخاصة بالتمويل.
المستوى الثالث من كيفية اعداد شجرة الحسابات
هو تقسيم كل من البنود السابقة فى المستوى الثانى إلى مجموعة من البنود كالتالي :
- الأصول غير المتداولة : تنقسم إلى أصول طويلة الأجل (ثابتة) وأصول غير ملموسة واستثمارات
- الأصول المتداولة : تنقسم إلى جميع أنواع النقد والعملاء والمخزون والديون والائتمانات الأخرى
- الإلتزامات غير المتداولة : تنقسم إلى قروض طويلة الأجل ومخصصات طويلة الأجل وإلتزامات ضريبية مؤجلة
- الإلتزامات المتداولة : تنقسم إلى الموردين والقروض قصيرة الأجل والمخصصات والإئتمانات الأخرى
- حقوق المساهمين : تنقسم الاحتياطيات إلى إحتياطى قانونى وإحتياطى عام وإحتياطيات أخرى
- المصاريف الإدارية : أى مصاريف إدارية – الرواتب والإيجار والنقل والبوفية.
- مصاريف البيع : أى مصاريف التسويق – الرواتب والعمولات والتحويلات وإيجار المعرض.
- مصاريف التشغيل : أى المصاريف المتعلقة بالإنتاج ورواتب المصنع والوقود والزيوت وكهرباء المصنع .
- الإيرادات الرئيسية : تنقسم إيرادات مبيعات الشركة إلى مبيعات نقدية وآجلة
الحسابات الختامية
هى تلك الحسابات التى تقوم بها الشركة فى نهاية السنة المالية، وهي تشمل أجمالي بنود شجرة الحسابات
و الغرض من إنشائها هو تقديم صورة واضحة عن المركز المالى للمنظمة لإدارتها أو ملاكها أو أى مستخدمين آخرين لهذه المعلومات المحاسبية ويساعد فى إعداد ميزانية السنة المالية المقبلة.
يتضمن إعداد الحساب النهائى إعداد مجموعة من الحسابات والكشوف فى نهاية السنة المحاسبية :
- حساب المتاجرة
- حساب الأرباح والخسائر
نموذج للحسابات الختامية :
إذا كانت أرصدة ميزان المراجعة لشركة الفتح عن السنة المالية المنتهية فى 31 ديسمبر 2023 قد بلغت القيم التالية:
- المنتجات الموجودة فى الشركة عند نهاية سنة 2023 بلغت قيمتها 5,000 جنية مصرى.
- تم شراء مشتريات بقيمة 30 ألف جنية مصرى وتم استرجاع جزء منها بقيمة 5,000 جنية مصرى.
- مصاريف النقل و المستخلصات الجمركية بقيمة 2,000 جنية مصرى.
- بضاعة مباعة بقيمة 60 الف جنية مصرى، واسترجع منها بضائع بقيمة 4,000 جنية مصرى.
- مع بعض المصروفات الأخرى التي منها مرتبات الموظفين 30,000 جنية مصرى.
- اعلانات بقيمة 6,000 جنية مصرى.
- نقل بضائع مباعة 3,000 جنية مصرى.
- عمولة بيع 4,000 جنية مصرى.
- ديون معدومة 5,000 جنية مصرى.
- تأمينات 2,000 جنية مصرى.
- إيراد أوراق مالية 10,000 جنية مصرى.
- خصومات مكتسبة 2,000 جنية مصرى.
- تعويضات محصلة 4,000 جنية مصرى.
- ايراد عقارات 35,000 جنية مصرى.
حساب المتاجرة:
| مدين | المصروفات | دائن | الإيرادات |
| 5,000 | بضاعة أول المدة | 5,000 | بضاعة آخر المدة |
| 30,000 | مشتريات | 5,000 | مرتجع المشتريات |
| 2,000 | مصروفات الشراء | 60,000 | المبيعات |
| 4,000 | مرتجع المبيعات | ||
| 41,000 | إجمالى المصروفات | 70,000 | إجمالى الإيرادات |
| 29,000 | إجمالى الربح |
يتم حساب الأرباح والخسائر هنا عن طريق وضع إجمالي الربح في بداية الحساب فى خانة الدائن، على النحو التالى:
-
حساب الأرباح والخسائر:
| مدين | المصروفات | دائن | الإيرادات |
| 30,000 | مرتبات الموظفين | 29,000 | رصيد إجمالى الربح |
| 6,000 | دعاية وإعلان | 10,000 | إيرادات الأوراق المالية |
| 3,000 | نقل المبيعات | 2,000 | خصومات مكتسبة |
| 4,000 | عمولة بيع | 4,000 | تعويضات محصلة |
| 5,000 | ديون معدومة | 35,000 | إيراد عقارات |
| 2,000 | تأمينات | ||
| 50,000 | إجمالى المصروفات | 80,000 | إجمالى الإيرادات |
| 30,000 | صافى الربح |
وهكذا تم احتساب إجمالى أرباح الشركة ليبلغ 30,000 جنية مصرى.
القروض فى شجرة الحسابات
هى أحد أنواع الإلتزامات فى شجرة الحسابات، وتمثل الأموال المقترضة من دائن مثل بنك أو مؤسسة مالية، والتى يجب سدادها مع الفائدة خلال فترة زمنية محددة.
يتم تسجيل القرض فى حساب الإلتزامات تحت إسم “حساب القروض” ،بينما تُسجل الفائدة المستحقة على القرض فى حساب المصروفات تحت إسم “مصروفات الفائدة على القروض”.
عند سداد جزء من القرض، يُخصم المبلغ من حساب الإلتزامات ويُسجل فى حساب الأصول تحت إسم “حساب السيولة” مثل حساب النقد أو حساب البنك.
المشتريات فى شجرة الحسابات
حساب المشتريات فى دفتر الحسابات هو حساب مؤقت يُستخدم لتسجيل تكلفة شراء السلع أو البضائع قبل بيعها ، لا يتم استثمار رأس المال فى حساب الشراء، بل يتم استثماره تحت حساب الأصول المتداولة الذى بدوره يقع تحت حساب الأصول، مثل حساب المخزون، بعد شراء السلع أو البضائع.
المبيعات فى شجرة الحسابات
حساب المبيعات فى شجرة الحسابات هو حساب الإيرادات الذى يتتبع الدخل الناتج عن بيع سلع الشركة أو خدماتها. وهو حساب مؤقت يستخدم طوال فترة محاسبية لتجميع إجمالى المبيعات لتلك الفترة.
أهمية حساب المبيعات:
- تقديم صورة واضحة عن إيرادات الشركة خلال الفترة.
- يعمل كأساس لحساب إجمالى الربح عن طريق طرح تكلفة البضائع المباعة (COGS) من إيرادات المبيعات.
- يساعد فى تحليل اتجاهات المبيعات بمرور الوقت من خلال مقارنة أرقام المبيعات عبر فترات محاسبية مختلفة.
الموردين فى شجرة الحسابات
حساب الموردين فى شجرة الحسابات هو حساب مستحق الدفع و يمثل الأموال المستحقة للموردين مقابل السلع أو الخدمات المشتراة بالإئتمان،
يقع حساب الموردين فى حساب الخصوم المتداولة فى دفتر الحسابات.
الموظفين فى شجرة الحسابات
فى شجرة الحسابات، يقع حساب الموظفين عادةً تحت حساب “الإلتزامات” أو “النفقات”، إعتمادًا على سياق إستخدامه :
1- الرواتب والأجور المستحقة:
الحساب : الإلتزامات
يسجل هذا الحساب المبالغ المستحقة للموظفين عن العمل المنجز ولم يتم دفعه بعد. وتشمل الرواتب والأجور وأية أشكال التعويضات الأخرى التي اكتسبت ولم يتم صرفها بعد.
2- مصروفات الرواتب والأجور:
الحساب : المصروفات
يسجل هذا الحساب النفقات التى تتحملها الشركة لتعويضات الموظفين. ويشمل جميع أشكال الدفع للموظفين مثل الرواتب والأجور والمكافآت والمزايا.
ومن خلال تصنيف هذه الحسابات بشكل مناسب، يمكن للشركة تتبع إلتزاماتها المالية تجاه الموظفين والتكاليف المرتبطة بتوظيفهم بشكل فعال.
3- التأمينات الاجتماعية فى شجرة الحسابات:
فى شجرة الحسابات، يندرج حساب التأمين الاجتماعى عادةً تحت كل من “الإلتزامات” و” المصروفات”، إعتمادًا على طبيعة المعاملات التى يتم تسجيلها.
الإلتزامات:
تمثل إلتزامات التأمين الاجتماعى المبالغ المستحقة على الشركة للحكومة أو مؤسسات التأمين الاجتماعى مقابل تغطية الموظفين. ويتم خصم هذه المبالغ من رواتب الموظفين ويجب تحويلها إلى مؤسسات التأمين الإجتماعى.
مثال:
الحساب: الإلتزامات
- 2100 حسابات مستحقة الدفع
- 2200 رواتب وأجور مستحقة الدفع
- 2300 ضرائب مستحقة الدفع
- 2400 تأمين اجتماعى مستحق الدفع
المصروفات
تمثل مصاريف التأمين الاجتماعى تكلفة صاحب العمل لتوفير تغطية التأمين الاجتماعى للموظفين. ويشمل ذلك مساهمة صاحب العمل فى التأمين الاجتماعى، والتأمين الصحى، والتأمين ضد البطالة، وغيرها من المزايا المماثلة.
مثال :
|
الحساب : المصروفات 5000 مصروف إيجار 5100 مصروف مرافق 5200 مصروف الرواتب والأجور 5300 مصروف مكافآت الموظفين 5310 مصروف التأمينات الصحية 5320 مصروف التأمينات الاجتماعية 5330 مصروف تأمين البطالة
|
ومن خلال تنظيم هذه الحسابات بهذه الطريقة، يمكن للشركة تتبع إلتزاماتها ومصروفاتها المتعلقة بالتأمين الاجتماعى بوضوح، مما يضمن إعداد تقارير مالية دقيقة والامتثال للمتطلبات التنظيمية.
المصروفات المستحقة فى شجرة الحسابات
تمثل المصروفات المستحقة المصروفات التى تم تحملها ولكن لم يتم دفعها بعد. هذه إلتزامات ويجب تسجيلها فى شجرة الحسابات تحت حساب الإلتزامات.
مثال:
الإلتزامات:
|
الإلتزامات: 2000 حسابات دائنة 2100 الرواتب والأجور المستحقة 2200 ضرائب مستحقة الدفع 2300 تأمين اجتماعى مستحق الدفع 2400 مصاريف مستحقة 2410 الرواتب والأجور المستحقة 2420 فائدة مستحقة 2430 مرافق مستحقة 2440 إيجار مستحق 2450 ضرائب مستحقة 2460 مصاريف مستحقة أخرى
|
الأصول فى شجرة الحسابات
تمثل الأصول فى شجرة الحسابات الموارد المملوكة لشركة والتى من المتوقع أن توفر فوائد اقتصادية مستقبلية.
وهى مقسمة عادة إلى أصول متداولة وأصول غير متداولة.
مثال على الأصول المتداولة
|
أصول: 1. الأصول المتداولة: 1000 النقدية 1001 مبلغ نثرى 1002 نقدا فى البنك 1100 حسابات القبض 1101 ذمم تجارية مدينة 1102 ذمم أخرى 1200 مخزون 1300 مصاريف مدفوعة مقدما 1301 تأمين الدفع المسبق 1302 إيجار مدفوع مقدما 1400 ورقة مالية قابلة للتداول
|
مثال على الأصول غير المتداولة :
|
1500 ممتلكات ومصانع ومعدات (PP&E) 1501 أرض 1502 عمارة 1503 الآلات والمعدات 1504 أثاث وتركيبات 1505 مركبة 1506 الإهلاك المتراكم (حساب مقابل) 1600 إستثمار طويل الأجل 1700 أصل غير ملموس 1701 براءة اختراع 1702 علامة تجارية 1800 أصول أخرى غير متداولة
|
ومن خلال تصنيف الأصول بهذه الطريقة، يمكن للشركة الإحتفاظ بسجل واضح ومنظم لمواردها، مما يساعد فى التحليل المالى وإعداد التقارير.
تكويد شجرة الحسابات
يساعد تكويد شجرة الحسابات فى تنظيم الحسابات وتصنيفها لتسهيل الرجوع إليها وتحليلها وإعداد التقارير.
هناك طرق مختلفة لترميز مخطط الحسابات، ولكن أحد الأساليب الشائعة هو إستخدام نظام ترقيم يعتمد على فئة الحساب والتسلسل الهرمى داخل شجرة الحسابات.
نظام التكويد :
المستوى الأول
الأصول تأخذ رقم (1)
الخصوم تأخذ رقم (2)
الإيرادات تأخذ رقم (3)
المصروفات تأخذ رقم (4)
حقوق الملكية تأخذ رقم (5)
وعند تطبيق عملية التكويد على حساب الأصول، ستكون عملية تكويد البنود الفرعية فى المستويات الأخرى كالتالى:
المستوى الثانى
- الأصول المتداولة تأخذ رقم (11) بإعتبارها حساب فرعى يندرج تحت حساب الأصول
- الأصول غير المتداولة تأخذ رقم (12) بإعتبارها حساب فرعى يندرج تحت حساب الأصول
وهكذا، يتم تطبيق نفس عملية التكويد على أنواع الخصوم والإيرادات والمصروفات وحقوق الملكية من المستوى الثانى.
المستوى الثالث
- المخزون : يندرج تحت حساب الأصول المتداولة التى تأخذ الكود رقم (11) وبإعتبار الأصول المتداولة حساب فرعى يندرج تحت حساب الأصول بشكل عام فيكون كود المخزون هو (111).
- النقد : نوع ثانى من أنواع الأصول المتداولة وكودها (11) وبالتالى يكون كود النقد هو (112).
- الإستثمارات طويلة الأجل : أحد بنود الأصول غير المتداولة وكودها (12) فى المستوى الثانى للأصول العامة، وبالتالى يكون كود الإستثمارات طويلة الأجل (121)
- المعدات والآلات : نوع ثانى فى بند الأصول غير المتداولة وكودها (12) وبالتالى يكون كود المعدات والآلات (122)
ِشجرة الحسابات مع DEXEF
برنامج حسابات DEXEF هو برنامج محاسبة مجانى يهدف إلى تسهيل إدارة الحسابات والمالية للشركات والمؤسسات. وتشمل شجرة الحسابات في DEXEF على مجموعة من الفوائد والمزايا التي تسهل عملية الإدارة المالية، ومن هذه المزايا:
- هيكل تنظيمي مرن: تتيح لك شجرة الحسابات في DEXEF إمكانية تنظيم حساباتك المالية بشكل هرمي مرن، حيث يمكنك إنشاء فروع وأقسام فرعية تحت كل حساب رئيسي.
- تصنيفات مخصصة: يمكنك تعيين تصنيفات مختلفة للحسابات، مما يجعل من السهل فهم تركيبة المالية للشركة وتحليلها.
- تتبع دقيق للمعاملات: باستخدام شجرة الحسابات، يمكنك تسجيل وتتبع جميع المعاملات المالية بشكل دقيق ومنظم، مثل الفواتير والمصاريف والإيرادات والرواتب وغيرها.
- تقارير مالية مخصصة: يمكنك إنشاء تقارير مالية مخصصة باستخدام بيانات من شجرة الحسابات، مما يسهل عليك فهم أداء الشركة واتخاذ القرارات المالية الهامة.
- تبسيط عمليات التقارير الضريبية: من خلال تنظيم حساباتك بشكل صحيح في DEXEF يمكنك تبسيط عمليات تقديم الإقرارات الضريبية والامتثال للقوانين المحلية.
يمكنك اتباع هذه الخطوات البسيطة لانشاء شجرة حسابات في DEXEF
- ابدأ بإنشاء حسابات رئيسية للشركة أو المؤسسة، مثل الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات.
- بناءً على هيكل الشركة واحتياجاتها، قم بإضافة حسابات فرعية تحت كل حساب رئيسي، مثل حسابات النقدية والبنوك والديون وغيرها.
- قم بتعيين التصنيفات المناسبة لكل حساب وفقًا للمعايير المحاسبية المطلوبة.
- ابدأ في تسجيل جميع المعاملات المالية اليومية باستخدام شجرة الحسابات، مثل فواتير الشراء والمبيعات والنقدية.
- استخدم بيانات شجرة الحسابات لإنشاء تقارير مالية مخصصة وتحليل أداء الشركة.
باختصار، شجرة الحسابات هي أداة أساسية في عالم المحاسبة تسهل عملية تنظيم وتصنيف الحسابات المالية للشركات والمؤسسات. يعتبر دفتر الحسابات نظامًا هرميًا يتيح للمحاسبين ترتيب الحسابات الرئيسية والفرعية بشكل منظم، مما يجعل من السهل فهم بنية المالية وتحليلها. وتوفر شجرة الحسابات مجموعة من المزايا مثل هيكل تنظيمي مرن، وتصنيفات مالية مخصصة، وتتبع دقيق للمعاملات، وتقارير مالية مخصصة، وتبسيط عمليات التقارير الضريبية.
