هل تخيلت يومًا الاعتماد الكبير الذي تمثله حسابات الموردين في صحة وازدهار عملك؟ ربما يكون من المفاجئ أن العديد من الشركات تغفل دور هذه الحسابات الحاسم في الحفاظ على العمليات والربحية.
في هذا المقال، سنقوم بالتفحص العميق لعالم حسابات الموردين، مسلطين الضوء على أهميتها المغفلة، والمشاكل المحتملة،
واستراتيجيات الإدارة الأمثل. بغض النظر عن مستوى خبرتك في ريادة الأعمال، فإن فهم تفاصيل حساباتها قد يكون العامل المحوري بين النجاح والفشل المالي.
دعونا نتنقل سويًا خلال هذه الجانب المهم من إدارة الأمور المالية.
من هو المورد
قبل الحديث عن حسابات الموردين، يجب أن نعرف أولا ما هو المورد، فهو الجهة او الهيئة التي تقوم بتوريد خدمة او سلعة تحتاجها جهة اخري.
بمعني اخر هو الشخص او الشركة التي تعمل على توفير السلع والخدمات سواء كانت مواد خام او غيرها
حتى تقوم بتوريدها لشركة او كيان اخر يقوم بمعالجه هذه المنتجات حتى تصبح منتج نهائي يمكن بيعه لتجار التجزئة او موزعين البيع ويتبين لنا من ذلك ان المورد
هو وسيط بين المنتجين الذي قام المورد بتوفر المواد الخام لهم وتجار التجزئة الذين تلقوا المنتج بعد تصنيعه من قبل المنتجين.
أنواع الموردين
للموردين أنواع عده ويتم تقسيمهم تبعا لمجموعه من المعايير مثل النوع والصفة القانونية او نطاق العمل او نوع السلعة
- الموردون من حيث النوع :يشمل هذا النوع من الموردون نوع المورد هل هو مورد قطاع خاص او مورد قطاع حكومي.
- الموردون من حيث الصفة القانونية: يشمل هذا النوع من الموردين صفة وهوية الهيئة التي تقوم بتوريد السلعة او الخدمة هل هي مصدر طبيعي أي شخص او تاجر ام مصدر اعتباري أي مؤسسة او هيئة سواء كانت افراد او أموال.
- الموردون من حيث النطاق الجغرافي :يشمل هذا النوع تحديد الموقع الجرافي للمورد أي معرفه هل المورد مورد محلي ام مورد خارجي .
وعلي الرغم من هذه الانواع من الموردين الي انه هناك مجموعه من المورديين هم الأكثر شيوعا في مجال العمل التجاري وهما :
- الجهات المصنعة :وتشمل الشركات والهيئات الذين يقوموا بتصنيع السلع وهي مواد خام حتى تصبح منتج ثم يقوموا وتوريد .
- تجار الجملة :وهم نوع من الموردين يقوموا بشراء كميات كبيره من السلع ثم بيعها بصوره مجزئة لصغار التجار.
- الموزعون :يقوم الموزعون بدور الوساطة بين المصنعين والتجار فهم يقوموا بشراء بضائع بكميات كبيرة ثم يقوموا بتوزيعها وبيعها لتجار محلات التجزئة .
- موردون المواد الخام :وهم مجوعة من المورديين مختصين في توفير المواد الخام او المواد التي تدخل في عملية الإنتاج مثل توفير المعادن لصناعة المنتجات التي تتطلب مواد خام معدنية في تصنيعها او المنسوجات لصناعه الملابس وغيرها من المواد الخام الأخرى كما فى برنامج إدارة المشتريات .
- المقاولون :في ببعض الأحيان نجد ن الشركات تعتمد على المقاولين بصفه غير واضحة في بعض الصناعات للقيام بمشاريع محددة ويتضح ذلك في مجال شركات البناء والقطاع الهندسي .
ما هي حسابات الموردين و ما هي طبيعة تعاملاتهم ؟
حسابات الموردين تشير إلى السجلات المالية التي تتعامل فيها الشركة مع الموردين، وتتضمن هذه الحسابات المعلومات المالية المتعلقة بالمدفوعات والمستحقات المستلمة من الموردين. عادةً، تشمل حسابات الموردين ما يلي:
- الحسابات الدائنة : تعكس هذه الحسابات المبالغ التي يجب دفعها للموردين عن السلع أو الخدمات التي تم شراؤها منهم. وتشمل هذه المدفوعات المستحقة عادةً الفواتير الواردة من الموردين وأي دفعات مستقبلية متوقعة.
- المدفوعات: تسجل هذه الحسابات المدفوعات الفعلية التي تم إجراؤها للموردين، سواء كانت نقدية أو عبر وسائل دفع إلكترونية.
- مستحقات الردود : في بعض الحالات، قد يتم استرداد أموال من الموردين، وهذه المبالغ تعتبر مستحقات للشركة وتسجل في حسابات الموردين.
طبيعة تعاملات الموردين
فتختلف باختلاف أنشطة الشركة وطبيعة الصناعة، ولكن في العموم، فإن التعاملات مع الموردين تشمل شراء السلع والخدمات الضرورية لعمل الشركة ودفع مقابلها.
يتم التفاوض عادةً على شروط الدفع مع الموردين، مثل الدفع نقدًا عند التسليم أو دفع أجل يتم تحديده بعد فترة زمنية معينة، وهذا يؤثر على تدفق النقد وتشغيل الشركة.
قيود حسابات الموردين
قيود حساب الموردين هي السجلات المحاسبية التي تستخدم لتسجيل المعاملات المالية التي تتعلق بالموردين، وتشمل عادةً عمليات الشراء على الحساب والدفعات النقدية أو الائتمانية للموردين.
وهذه القيود تتمثل عادة في عملية تسجيل دفتر اليومية للشركة أو العمل، وتساعد في تتبع الالتزامات المالية وتحديد المبالغ المستحقة للموردين والتأكد من دقة السجلات المالية.
قد تشمل قيود حساب الموردين عدة معاملات، مثل:
مثال شامل على قيود حسابات الموردينالشركة “أ” قامت بشراء بضائع من المورد “ب” بقيمة 1000 جنيه مصري على الحساب، ثم قامت بسداد جزء من المبلغ المستحق بقيمة 500 جنيه مصري نقدًا، ثم سددت باقي المبلغ المستحق وقدره 500 جنيه مصري نقدًا. 1. عند شراء البضائع من المورد “ب” التاريخ: 1 يناير 2024 الوصف: شراء بضائع على الحساب من المورد “ب” المبلغ: 1000 جنيه مصري القيد المحاسبي مدين: حساب المشتريات بقيمة 1000 جنيه مصري دائن: حسابات الموردين بقيمة 1000 جنيه مصري شراء بضائع على الحساب من المورد ب 2. عند سداد جزء من المبلغ المستحق للمورد “ب”: التاريخ: 15 يناير 2024 الوصف : دفع جزء من المستحق للمورد “ب” نقدًا المبلغ: 500 جنيه مصري القيد المحاسبي : مدين : حسابات الموردين بقيمة 500 جنيه مصري دائن : حساب النقدية بقيمة 500 جنيه مصري دفع جزء من المستحق للمورد “ب” نقدًا 3. عند سداد باقي المبلغ المستحق للمورد “ب”: التاريخ: 31 يناير 2024 الوصف: دفع المتبقي من المستحق للمورد “ب” نقدًا المبلغ : 500 جنيه مصري القيد المحاسبي: مدين: حسابات الموردين بقيمة 500 جنيه مصري دائن: حساب النقدية بقيمة 500 جنيه مصري (دفع المتبقي من المستحق للمورد “ب” نقدًا) بهذا، تكون الشركة “أ” قد سددت المبلغ المستحق بالكامل للمورد “ب” بعد شراء البضائع، وتوضح القيود المحاسبية كيف تم تسجيل هذه العمليات المالية في الدفاتر المحاسبية للشركة. |
إنفوجراف عن قيود حسابات الموردين:
كيفية مراجعة ومطابقة حسابات الموردين
مراجعة ومطابقة حسابات الموردين هي عملية حيوية لضمان دقة وسلامة السجلات المالية. هذه العملية تشمل التحقق من أن الأرصدة المسجلة في دفاتر الشركة تتوافق مع الأرصدة في دفاتر الموردين. هنا خطوات مفصلة لكيفية مراجعة ومطابقة حسابات الموردين:
-
جمع المستندات اللازمة .
فواتير الموردين: جميع الفواتير التي تلقتها الشركة من الموردين.
إيصالات الدفع: جميع الإيصالات التي تظهر المدفوعات التي تمت للموردين.
كشوف حساب الموردين: بيانات الحساب الدورية التي يرسلها الموردون.
-
تنسيق حسابات الموردين في قوائم
إعداد قائمة بالموردين وأرصدة الحسابات الخاصة بهم كما هي مسجلة في دفاتر الشركة.
-
مقارنة أرصدة حسابات الموردين
الفواتير: قارن الفواتير المسجلة في دفاتر الشركة مع الفواتير المستلمة من الموردين.
المدفوعات: قارن المدفوعات المسجلة في دفاتر الشركة مع الإيصالات المستلمة من الموردين.
الأرصدة: قارن الأرصدة النهائية المسجلة في دفاتر الشركة مع كشوف الحساب المرسلة من الموردين.
-
معالجة فروقات حسابات الموردين
تحديد الفروقات: إذا وجدت أي فروقات بين السجلات، حدد سبب الفروقات (مثل فواتير غير مسجلة، مدفوعات غير محدثة، أخطاء في التسجيل).
تسوية الفروقات: اتصل بالموردين لتسوية أي فروقات. قد تحتاج إلى إرسال أو طلب مستندات داعمة لتوضيح الفروقات.
-
تحديث سجلات حسابات الموردين
بعد تسوية الفروقات، قم بتحديث السجلات المالية للشركة لتتطابق مع السجلات الصحيحة المتفق عليها مع الموردين.
-
توثيق العملية .
احفظ جميع المستندات المتعلقة بالمراجعة والتسوية كجزء من سجلات الشركة المالية.
الفرق بين حسابات العملاء وحسابات الموردين
تعد حسابات العملاء والموردون محوران اساسيان في أي عملية تجارية ومالية وعلى الرغم من انها يشتركان في الأهمية بالنسبة للعمليات المحاسبية الا انه يوجد بينهما هناك العديد من اوجهه الاختلاف بينهما من حيث :
-
الهدف الرئيسي
حسابات العملاء: تكون المبالغ المستحقة للشركة من العملاء.
بينما حسابات الموردين: تكون الالتزامات المستحقة لصالح الموردون.
-
الميزانية
حسابات العملاء: تعمل على الزيادة في في الأصول .
بينما حسابات الموردون: تعمل على الزيادة في الخصوم .
ما هي مهام محاسب الموردين؟
لمحاسب الموردون دورا هاما ومحوري في العمليات الحسابية والمالية للشركة حيث تكون مهمته الأساسية في تنظيم وادارة العمليات المحاسبية للشركة الدائنة
وتشمل مهامه في التعامل مع الفواتير وضمان الدفع في الوقت المناسب سواء للعملاء او الموردين وتنظيم وحفظ السجلات المالية
وقد نقوم بذكر بعض المهام الأخرى التي يقوم بها محاسب الموردون او ما يعرف باسم محاسب الحسابات الدائنة .
-
تنظيم ومعالجة الفواتير
حيث يقوم المحاسب باستلام الفواتير الواردة ومراجعتها لتأكد من صحتها وعمل مقارنة ومطابقة بين الفواتير واوامر الشراء لتأكد من السلع التي تم استلامها.
-
تنظيم الدفع
حيث يقوم المحاسب بمعالجه وتنظيم الدفوعات للموردين والبائعين طبقا لمجوعة من شروط الدفع كما يقوم أيضا بعمل الشيكات والتحويلات المالية الإلكترونية او طرق الدفع الأخرى.
-
تسوية حسابات الموردين
تحديد الاختلافات والتناقضات بين الفواتير واوامر الشراء والعمل على حل هذه التناقضات والعمل علي التكامل والتنظيم بين معاملات وملفات الحسابات الدائنة من اجل التأكد من اجل التأكد من صحتها ودقتها.
-
الامتثال للضوابط الداخلية
لا شك ان وجود محاسب يضمن لاي شركه ضمان تحقيق قواعد وضوابط الشركة والامتثال ها لتجنب عمليات الاحتيال والاخطاء التي قد تحدث في عمليه الذمم المالية.
-
عمل فترات اغلاق في نهاية العام
حيث يقوم المحاسب بعمل مطابقه وتحليل مالي لحسابات الموردين في نهاية كل فتره مالية.
-
مراجعة تقارير حسابات الموردين
حيث تتضمن مهمه المحاسب لاي شركه الاحتفاظ بالسجلات لبيان المعاملات المالية الدائنة للشركة كما يقوم أيضا بعمل تقارير دقيقه عن الحسابات الدائنة والمدفوعات المستحقة القديمة
ما هي الدورة المستندية الخاصة بحسابات الموردين ؟
الدورة المستندية الخاصة بحسابات الموردين تعتبر عملية حيوية لإدارة العلاقات التجارية.
تتضمن هذه الدورة مجموعة من الخطوات المهمة مثل
استلام الفواتير، وتسجيلها، وإصدار الدفعات المالية المناسبة. من الجدير بالذكر أن الاهتمام بتنويع وتحسين هذه العمليات يعزز من كفاءة إدارة الأعمال التجارية.
مستندات الدورة المالية الخاصة بحسابات الموردين
- اذن استلان النقدية.
- اشعارات خصم ليتم خصم قيمه المرتجعات.
- اذن استلام الشيكات.
- حافظة لإيداع الشيكات يتم حفظ الشيكات بها بشكل يومي او اسبوعي لحين ايداعها بالبنك للتحصيل.
- اومر التوريد.
- عقود التوريد التي توضح الشروط التي يلتزم بها المورد من حيث المواصفات والشكال ومواعيد الاستلام.
- اذن بعمل مرتجعات.
- عروض أسعار المنتجات.
أبرز مشاكل حسابات الموردين
تتمثل مشكلات الموردين المحاسبية في عده اومور منها:
- اكتشاف عدم تطابق بين رصيد المورد في الكشف ورصيده الفعلي.
- عدم احتساب الخصومات بشكل صحيح.
- عدم تسجيل قيمه المرتجعات بسبب انها تم استلامها سليمه بدون أي خسائر.
- نقض العقد من قبل المورد بسبب المماطلة في السداد دون الرجوع لشرط العقد.
ما هي البيانات الرئيسية لسجل حسابات الموردين؟
يعد سجل الموردين امر هاما وضروريا لاي شركه حيث يمكن من خلاله سهوله التواصل مع الموردين ومتابعتهم ومعرفه مدي الجودة والموثوقية لدي كل مورد وتتمثل هذه البيانات في :
- اسم المورد.
- عنوان المورد.
- جهات الاتصال الخاصة به.
- البريد الإلكتروني.
- سابقة اعمال.
- رخصة مزاولة المهنة.
- نوع السلعة التي يقدمها.
وهناك مجموعه من البيانات الأخرى التي يمكنك ادخلها اثناء تسجيل مورد.
كيفية ادارة الموردين ببرنامج DEXEF؟
يعد برنامج DEXEF من أفضل البرنامج التي تساعدك علي اداره الموردين بكفاءة ودقه لضمان توفير السلع والحفاظ علي حسن العلاقة بين الموردين والشركة وأيضا ضمان دفع المستحقات للموردين في مواعيدها حيث تستطيع من خلال برنامج DEXEF
- اضافه أكثر من مورد.
- عمل كشف حساب مورد.
- انشاء فواتير جديدة وربطها بموردين محددين.
- ادارة وتسجيل المدفوعات الخاصة بكل مورد.
- انشاء تقارير مفصله عن حسابات الموردين مما يسهم ذلك في تحسن عمليات الشراء والتوريد.
- عمل اشعارات خصم خاصة لكل عميل.
- امكانية ربط مورد التعامل بنوع معين من الضريبة.
- امكانية ازدواج طبيعة التعامل حيث يمكن تسجيل الشخص كعميل ومودرن.
كيفية تكويد بيانات المورد برنامج محاسبة DEXEF؟
- فتح قائمة فهرس ثم نختار موردين.
- ادخال كود او رقم المورد.
- تحديد حالة المورد نشط ام لا.
- تسجيل اسم المورد.
- ادخال البيانات الخاصة بالمورد مثل عنوانه وتليفونه.
- تحديد المجوعة التي تريد ان يكون المورد فيها.
التقارير الخاصة بـ حسابات الموردين
يمكنك من خلال برنامج محاسبة مجانى DEXEF مراجعه كافة الأمور المتعلقة بالموردين ومتابعه مدي جوده وموثوقية كل مورد وسهوله التواصل بهم حيث يقدم البرنامج تقارير مفصلة
توضح لك ما تريد معرفته عن الموردين التابعين لك لضمان نجاح سير العمل والمضي نحو التقدم
- تقارير كشف حساب مورد.
- عمل تقارير ارصدة الموردين الشهرية.
- تقارير ميزان مراجعة الموردين.
- يمكنك من عمل تقارير حركة مورد.
- اجمالي تعاملات مورد.
وختامًا يظهر تحليل حسابات الموردين كمفتاح لفهم عميق للتوازن المالي في أي عملية تجارية. من تقديم الفواتير إلى تتبع المدفوعات،
تظهر هذه الحسابات كمركز لتواصل العملية التجارية. ومع ذلك، فإن الإشراف على هذه الحسابات يتطلب ليس فقط فهمًا عميقًا للعمليات المالية والقوانين،
بل وأيضًا استراتيجية دقيقة ونظام إدارة فعال. بالاعتماد على المعرفة والتقنيات الحديثة،
يمكن للشركات تحسين أداء حساباتها لضمان استدامة الأعمال وتحقيق النجاح المالي المستقر.
في المقال القادم، سنتناول بالتفصيل كيفية تطبيق استراتيجيات إدارة الحسابات الموردية بشكل فعال، لنضمن بقاء عملياتنا على الطريق الصحيح نحو النجاح والازدهار المستمر.
