إدارة المشاريع تتطلب فنية دقيقة في مجال المحاسبة لضمان سير العمليات بسلاسة وبكفاءة. في هذا المقال، سنستكشف كيفية تحسين أساليبك في مجال محاسبة المشاريع،
وكيف يمكن أن تؤدي الإدارة الفعالة للتكاليف إلى نتائج إيجابية بالنسبة لمشاريعك. هل تسعى إلى تقليل التكاليف وزيادة الأرباح؟ ستجد هنا النصائح التي ستساعدك على تحقيق هذه الأهداف بنجاح.
في هذا المقال، سنتعرف على محاسبة المشاريع وأهميتها وكيف يمكن لبرنامج DEXEF مساعدتك في تحسين إدارة مشاريعك.
ما هي محاسبة المشاريع؟
تشير محاسبة المشروع إلى جميع العناصر المتعلقة بالمعاملات المالية في المشروع. وهذا يشمل كل شيء بدءًا من تكاليف المشروع والفواتير والإيرادات. حيث يستخدم مديرو المشاريع والمحاسبون محاسبة المشروع عند تنفيذ المهام المالية في المشاريع. تتلقى الإدارة تقارير منتظمة عن تقدمها وما إذا كانت محاسبة المشروع ناجحة أم لا.
أهمية محاسبة المشاريع
إن محاسبة المشاريع، والممارسة وكذلك البرمجيات، لها فوائد عديدة. نظرًا لأنك تقوم بتتبع المشروع بشكل شامل، فستكون لديك معلومات حول مكان نجاحه بالضبط وأين تحتاج الإدارة إلى إجراء تغييرات. وبالتالي، فإن الإدارة لديها فكرة عن الربحية الحقيقية للمشروع. تشمل المزايا الأخرى ما يلي:
- الإشراف :يمكنك رؤية النفقات والإيرادات المتزايدة يومًا بعد يوم، مما يمكّن الإدارة من ضبط العمالة والمواد والموظفين والمدفوعات بسرعة.
- تتبع العقود :نظرًا لأن محاسبة المشاريع تتتبع كل شيء، فإن إعداد الفواتير وتسليم العقود يكون دقيقًا وسريعًا.
- المواءمة :تقع بعض العقود في أقسام أو فترات مالية مختلفة. يتيح استخدام محاسبة المشاريع لمحاسب المشروع إنشاء تقارير تساعد في تتبع التقدم من خلال الأقسام المختلفة والتوفيق بين الفترات المالية المختلفة.
- توقع النمو:يساعد التعامل التفصيلي مع المشاريع الشركات على التنبؤ بمستقبلها. كما سوف تفهم الشركات احتياجات التوظيف، وترى مساراتها بمزيد من الوضوح وتتوقع تدفقاتها النقدية.
محاسبة تكاليف المشروع
على الرغم من أن مبادئ محاسبة تكلفة المشاريع تختلف في النية والحجم عن المحاسبة المالية أو الإدارية القياسية في الأعمال، إلا أنها تعتمد على نفس المفاهيم.
محاسبة تكلفة المشاريع تتبع التكاليف المخصصة للمشروع بالإضافة إلى الفوترة والاعتراف بالإيرادات لتحقيق ربحية المشروع.
المحاسبة التجارية القياسية
تقوم المحاسبة التجارية القياسية بحساب المصاريف والإيرادات والميزانيات عبر المؤسسة بأكملها.حيث تركز المحاسبة الاعتيادية على الإيرادات والمصروفات حسب الأقسام وتبحث في تيار الإيرادات.
طرق محاسبة المشاريع هي نفسها سواء كانت للمشاريع الاعتيادية أو المشاريع المحددة وسواء استخدم المحاسبون طريقة الاستحقاق أو الأساس النقدي أو طريقة محاسبة هجينة.
التميز في المحاسبة المشروعية
يتميز هذا النوع من المحاسبة عن المحاسبة القياسية باستخدام أنظمة وعمليات ومعايير تقارير مختلفة. يجب أن تتضمن الطريقة:
- نظام محاسبي منفصل: هذه العملية أكثر تفصيلًا من تتبع التمويل العام للشركة، وقد يرغب المحاسبون في استخدام محاسبة أكثر تفصيلًا. في بعض الحالات، قد يتيح التطبيق المالي للشركة إكمال جميع العمليات المحاسبية في برنامج واحد.
- تكرار التقارير: تتطلب المشاريع تقارير متكررة لضمان سيرها المالي وتحقيقها للأهداف. قد يرغب المحاسبون في زيادة تكرار تقاريرهم، خاصةً عندما يقترب المشروع وعقده من النهاية.
- تقارير مبسطة ومحددة: يجب على مديري المشاريع والمحاسبين تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الخاصة بالمشروع. على سبيل المثال، عندما لا يلتزم الموظفون بمؤشر أداء رئيسي مثل فرق الميزانية، يمكن أن يظهر الرقم بالأحمر على لوحة التحكم. عندما يرى مدير المشروع الرقم بالأحمر، يعرف بسرعة أنه يجب عليه تعديل توقعات الميزانية أو خطته لتلبيتها.
- عمليات تحديد المعاملات: يجب على المحاسبين ومديري المشاريع العمل معًا لإعداد عمليات تحدد المعاملات الخاصة بالمشروع. بهذه الطريقة، يمكنهم تخصيص هذه المعاملات لمراكز التكلفة المناسبة.
- التنبؤ: يجب على مديري المشاريع توقع ميزانية المشروع وتحديث هذا التوقع مع تقدم المشروع وحتى اكتماله. غالبًا ما يكون أصحاب المصلحة قلقين بشأن التقدم المالي الجاري والتكلفة المكتملة، بالإضافة إلى المطلوبات المحددة. في البداية، تطور أنشطة تكلفة المشروع هذه توقعًا بنطاق محدد يكمل تقدير التكلفة الإجمالية.
إدارة الموارد في محاسبة المشاريع
تركز الحسابات الخاصة بالمشاريع أيضًا على إدارة الموارد. حيث يتطلب كل مشروع موارد داخلية وخارجية وفي بعض الحالات، تكاليف مواد من طرف ثالث. وبالتالي يجب على مديري المشاريع تتبع مواردهم بعناية لتجنب ارتفاع التكاليف، وهو ما يعرف بـ “الوقت والمواد” أو T&M. فيما يلي ما يجب مراعاته لكل عنصر:
- التكلفة الأكثر شيوعًا هي العمل: هناك مجموعة متنوعة من التكاليف وأسعار الفوترة بناءً على الخدمات المقدمة، الخبرة، الموقع، إلخ. المواد، مثل تكاليف الطرف الثالث أو المصاريف المارة، لها تكاليف أولية وفرعية. قد تتكبد المواد تكاليف إضافية بسبب التسليم المتأخر أو إذا فاتت المُركّبين موعدًا مجدولًا.
- الوقت مرتبط بالعمل: يجب على الموارد تتبع وقتها بدقة وانتظام، وتحديد ما إذا كانت أقل من الساعات المخصصة أو تزيد عن المبلغ المخصص في الميزانية. يجب أيضًا إخطار مديري المشاريع عندما يكملون عملهم أو سيستخدمون
- ساعات إضافية لإكماله، مما يتجاوز الميزانية.
أنظمة ومعايير محاسبة المشاريع
هناك عدة أنظمة ومعايير محاسبية مهمة لإدارة المشاريع بفعالية. إليك بعضها:
نظام تكلفة المشاريع (EVM)
يستخدم هذا النظام لقياس أداء المشروع عن طريق مقارنة التكلفة الفعلية بالتكلفة المخططة والجدول الزمني المخطط مقارنة بالجدول الزمني الفعلي.
معايير PMBOK (Project Management Body of Knowledge)
تحتوي على مجموعة من المبادئ والمفاهيم والممارسات التي توجه إدارة المشاريع، وتشمل معايير محاسبية مثل إدارة التكاليف وإدارة الموارد وغيرها :
- معايير ISO (منظمة الايزو) : تقدم معايير محاسبية مثل ISO 21500 لإدارة المشاريع و ISO 10006 لإدارة جودة المشروع و ISO 9001 لنظام إدارة الجودة.
- معيار المحاسبة العامة (GAAP): يستخدم عادة للتقارير المالية ويتضمن مبادئ محاسبة عامة يجب أن تتبع في تسجيل وتقديم المعلومات المالية.
- IFRS (المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية): تستخدم هذه المعايير في العديد من البلدان حول العالم وتوفر إطارا محاسبيا دوليا لتقديم التقارير المالية.
نظام تقدير التكاليف (Cost Estimation System):
يستخدم لتقدير التكاليف اللازمة لإكمال مشروع معين، مما يساعد في تخطيط الموارد المالية للمشروع.
مخطط تدفق عملية محاسبة المشاريع:
مخطط تدفق عملية إدارة التكاليف في المشاريع يتضمن سلسلة من الخطوات التي يتم اتباعها لضمان إدارة المال بشكل فعال وفعالية. علي سبيل المثال :
- تحديد المتطلبات المالية للمشروع: يبدأ المخطط بتحديد التكاليف المتوقعة للمشروع وتحديد موارد التمويل المطلوبة.
- إعداد ميزانية المشروع:يتم وضع ميزانية تفصيلية تشمل جميع التكاليف المتوقعة للمشروع، بما في ذلك تكاليف المواد، والعمالة، والمعدات، والتكاليف العامة والمتنوعة.
- متابعة التكاليف الفعلية:يتم تسجيل ومتابعة التكاليف الفعلية للمشروع بانتظام، وذلك باستخدام أنظمة محاسبية مثل EVM.
- تقديم التقارير المالية:تعد التقارير المالية الدورية لعرض أداء المشروع المالي، ويمكن أن تشمل هذه التقارير مقارنة بين التكاليف المخططة والفعلية، وتوقعات التكاليف المستقبلية.
- إدارة التغييرات المالية:يتم التعامل مع أي تغييرات في الميزانية أو التكاليف الفعلية عبر إجراء التحليل المالي واتخاذ القرارات المناسبة بناءً على النتائج.
- إغلاق المشروع المالي:يتم إغلاق المشروع المالي عند الانتهاء من كافة الأعمال وتسوية جميع الفواتير والمدفوعات وإعداد التقارير النهائية.
كيف يساعدك DEXEF في محاسبة المشاريع؟
النظام المحاسبي DEXEF يساعد في محاسبة المشاريع من خلال العديد من الوظائف والمزايا التي تساهم في إدارة الجوانب المالية للمشاريع بكفاءة وفعالية.
.إليك بعض الطرق التي يساعد بها هذا النظام:
-
إدارة الحسابات: يوفر DEXEF أدوات متقدمة لإدارة الحسابات، بما في ذلك تتبع النفقات والإيرادات، إدارة الأصول والخصوم، وتوفير تقارير مالية دقيقة ومحدثة.
-
إدارة الميزانيات: يمكنك إنشاء ومراقبة الميزانيات للمشاريع المختلفة، مما يساعد في التحكم في التكاليف وتجنب التجاوزات المالية.
-
تتبع التكاليف: يوفر النظام القدرة على تتبع التكاليف المرتبطة بكل مشروع، مما يمكن من معرفة التكاليف الفعلية مقارنةً بالتقديرات الأصلية وتحليل الفروقات.
-
تقارير شاملة: يقدم DEXEF مجموعة واسعة من التقارير المالية والإدارية التي تساعد في اتخاذ قرارات مبنية على معلومات دقيقة. التقارير تشمل تقارير الأرباح والخسائر، تقارير التدفقات النقدية، وتقارير التكاليف والإيرادات لكل مشروع.
-
إدارة المخزون: يوفر النظام أدوات لإدارة المخزون المتعلقة بالمشاريع، بما في ذلك تتبع المواد والسلع المستخدمة في المشاريع، والتحكم في عمليات الشراء والتخزين.
-
الفواتير والتحصيل: يساعد DEXEF في إعداد وإدارة الفواتير المتعلقة بالمشاريع، بالإضافة إلى تتبع عمليات التحصيل والمدفوعات، مما يضمن سير العملية المالية بسلاسة.
-
الربط البنكي: يسهل النظام عملية الربط مع البنوك لإدارة الحسابات البنكية، بما في ذلك التحويلات المصرفية ومطابقة الحسابات.
-
إدارة العقود والمقاولين: يساعد النظام في إدارة العقود مع المقاولين والموردين، وتتبع الدفعات والمواعيد، مما يضمن تنفيذ المشاريع ضمن الجداول الزمنية المحددة.
-
التحليلات والتنبؤات: يوفر DEXEF أدوات تحليلية متقدمة وتنبؤات مالية تساعد في التخطيط المستقبلي للمشاريع وتحليل الأداء المالي.
في ختام هذا المقال، يمكن القول إن محاسبة المشاريع تمثل عنصراً حيوياً لنجاح أي مشروع. بفضل الاستراتيجيات والأدوات التي تم تقديمها، يمكن للمديرين والمسؤولين الماليين تحقيق توازن مثالي بين التكاليف والجودة، مما يساهم في تحقيق الأهداف بكفاءة أكبر.
سواء كنت تعمل في مجال البناء، التكنولوجيا، أو أي صناعة أخرى، فإن فهمك وتطبيقك لمبادئ محاسبة المشاريع سيسهم في تحقيق نتائج ملموسة ومستدامة.
