دفتر الأستاذ المساعد .. الأهمية والأنواع وكيفية إعداده

يعتبر دفتر الأستاذ المساعد من الأدوات المحاسبية الحيوية التي تسهل على المحاسب تسجيل وتصنيف المعاملات المالية بدقة وتفصيل.

وهو يأتي مكملاً لدفتر الأستاذ العام، مما يتيح للمحاسب إمكانية استكشاف البيانات المالية بعمق وفهم العمليات التجارية بشكل أوسع.

وفي هذا المقال، سنستكشف ما هو دفتر الأستاذ المساعد وأهميته في مجال المحاسبة.

ما هو دفتر الأستاذ؟

هو نوع من أنواع الدفاتر الحسابية التي يمكن من خلالها معرفة وفهم العمليات المالية التي تتم داخل الشركة حيث يقوم المحاسب بتسجيل القيود اليومية بداخله لمعرفة مسار الدورة المحاسبية.

وينقسم دفتر الأستاذ الي نوعين  وهما :دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد

ما هو دفتر الأستاذ المساعد؟

 عبارة عن سجل يتم فيه تسجيل جميع العمليات المالية والمعاملات التي تتعلق بالشركة أو المؤسسة .

يسجل القيود المحاسبية اليومية والشهرية، والإيرادات والنفقات والتسويات المالية والمعلومات الأخرى ذات الصلة بالأنشطة المالية للشركة.

وعادةً ما يكون لهذا الدفتر دور هام في عملية إعداد التقارير المالية الدورية مثل قائمة الدخل والميزانية وكشف الأرباح والخسائر.

ما أهمية دفتر الأستاذ المساعد؟

• توفير معلومات أكثر دقة وعمق عن المعاملات المالية :

يوفر تفاصيل إضافية حول المعاملات المالية التي لا يمكن العثور عليها في الدفاتر المحاسبية الأخرى كما يمكنه أيضا تسجيل المعاملات بشكل مفصل مما يساعد ذلك على فهم أفضل للحركة المالية للشركة .

• تحليل البيانات وفهم التحركات المالية:

يرتب البيانات المالية ويساعد في تحليلها وفهم الاتجاهات المالية بشكل أكبر مما يمكن الإدارة من اتخاذ قرارات ماليه واداريه صحيحة .

• ضمان دقة السجلات المالية

يقارن ويطابق البيانات مع دفتر الأستاذ العام لضمان دقة السجلات المالية وتجنب الأخطاء والاختلافات التي قد تحدث .

• تحسين إدارة حسابات العملاء

يمكن تتبع الحسابات العميلة بشكل مفصل فهو وسيلة هامة جدا لادارة الديون وتحديد العملاء الذين يتأخرون في السداد.

• الامتثال للقوانين والمبادئ المحاسبية

يمتثل للمبادئ المحاسبية التي تتطلب وجود سجلات منفصلة للحسابات حتى يسهل عمليات التدقيق ويضمن الامتثال للقوانين المالية والضريبية.

وبالتالي يتبين لنا من خلال توضيح مدي اهميه دفتر الأستاذ المساعد في مجال الحسابات انه أداة مهمة في نظام المحاسبة يمكن من خلاله توفير معلومات دقيقة ومفصلة حول الحركة المالية للشركة ويسهل عمليات التحليل والرصد والامتثال للمعايير المحاسبية

ما هي تصنيفات دفتر الأستاذ المساعد؟

تختلف تصنيفات دفتر الأستاذ حسب نوع الحسابات التي يراد تتبعها

وهذه هي أبرز التصنيفات الشائعة لدفتر الأستاذ المساعد:

•  دفتر العملاء: يسجيل معاملات العملاء مثل المبيعات، الائتمانيات، المدفوعات، والخصومات ويوضح الرصيد الفردي لكل عميل بشكل منفصل.
•  دفتر الموردين: يسجل معاملات الموردين مثل عمليات الشراء والمدفوعات ويوضح أيضا الرصيد الفردي لكل مورد بشكل منفصل

• دفتر المخزون: من خلاله تتبع التفاصيل الخاصة بالمخزون مثل التصنيفات والكميات والتكاليف ويستخدم في مراقبة مستويات المخزون وتحديد التكاليف الفعلية للمخزون المتاح.

• دفتر الأصول الثابتة: يمكن منه تتبع التفاصيل الخاصة بالأصول الثابتة مثل التكلفة، الاستهلاك والقيمة الدفترية ويستخدم في توضيح القيمة الحالية لكل أصل ثابت وتتبع تغييراتها عبر الزمن.

•  دفتر التكاليف: يتتبع تكاليف الإنتاج والمواد التشغيلية لكل عملية أو منتج ويتم استخدامه في تحليل تكلفة الإنتاج وتحديد التكاليف الفعلية للمنتجات أو العمليات.

كيف يتم اعداد دفتر الأستاذ المساعد؟

إعداد دفتر الأستاذ المساعد يشمل سلسلة من الخطوات المُهمة لضمان دقة السجلات المالية وفهم الحركة المالية للشركة بشكل صحيح وقد نقوم بتوضيح كيفية اعداد دفتر الأستاذ المساعد من خلال عده نقاط:

• تحديد الحسابات المطلوبة

 يجب تحديد الحسابات التي تحتاج إلى دفتر فرعي ويتم ذلك بناءً على احتياجات الشركة ونوع العمل الذي سوف تقوم به.

• تصميم نموذج دفتر الأستاذ المساعد

 حيث يجب ان يشمل مجموعة من البيانات الأساسية مثل تاريخ المعاملات ووصفها والأرصدة الجديدة المُضافة.

• تسجيل المعاملات المالية

يتم تسجيل المعاملات المالية المتعلقة بالحساب في دفتر الأستاذ بشكل منظم ومنسق وباستخدام النموذج الذي تم تصميمه سابقا بحيث يتم تسجيل المعاملات بدقة ووفقاً للبيانات المطلوبة .

• تحديث رصيد الحساب

يتطلب بعد كل معاملة مالية عمل تحديث رصيد الحساب في دفتر الأستاذ المساعد لضمان دقة سلامة المعلومات وتحديثها علي حسب ما تم إضافته أو خصمه من الحساب.

• التحقق والمطابقة

يجب التحقق من إدخالات الحساب الفرعي والتأكد من مطابقتها للحساب العام المرتبط بها في دفتر الأستاذ العام كما يتم أيضا التأكد من ان إجمالي رصيد الحسابات الفرعية والعامة في كلاً من دفتري الأستاذ المساعد والعام متطابقة ويجب أن يتم هذا التحقق بكل دوري ومستمر لضمان دقة السجلات المالية.

ما الفرق بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الاستاذ المساعد؟

كما ذكرنا سابقا ان دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد يعدان جزءان أساسيان في نظام المحاسبة العامة ولكن لكل منهما وظائف وخصائص مختلفة:

 

مثال عملي على اعداد دفتر الأستاذ

دفتر الأستاذ العام:

التاريخ	وصف القيد	المرجع	مدين	دائن	الرصيد
2024/5/01	راس المال النقدي	2024ـQ1	50000		50000
2024/5/01	مشتريات البضائع	2024ـQ1		20000	30000
2024/5/03	مبيعات نقديه	2024ـQ1	40000		70000
2025/5/05	مصروفات الانتاج	2024ـQ1		10000	60000
2024/5/10	مبيعات اجله	2024ـQ1	60000		120000
2024/5/15	إيداع نقدي	2024ـQ1	30000		150000

 

 

 

 

 

 

في هذا المثال تم تقديم دفتر الأستاذ العام لفترة فترة الربع الأول من عام 2024 لشركة تجارية. يتم تسجيل كل قيد في العمود المناسب مع تاريخ القيد، وصف القيد، المرجع (مثل رقم القيد في دفتر اليومية أو أي مرجع آخر)، المبلغ المدين (إذا كان هناك أموال تمت إضافتها إلى الحساب)، المبلغ الدائن (إذا كان هناك أموال تمت خصمها من الحساب)، والرصيد النهائي للحساب بعد كل قيد.

يجب أن تتساوى مجموع المبالغ المدينة مع مجموع المبالغ الدائنة في نهاية كل حساب للتأكد من التوازن المالي.

ويتضح من خلال هذا المثال كيفية تنظيم وتسجيل العمليات المالية الأساسية للشركة في دفتر الأستاذ العام مما يوفر للمحاسب والمديرين رؤية واضحة حول حالة الحسابات والمعاملات المالية

ما الفرق بين دفتر الأستاذ المساعد وميزان المراجعة؟

• المحتوى

دفتر الأستاذ: يتضمن تسجيل جميع العمليات والمعاملات المالية للشركة خلال فترة زمنية معينة وتوضيح تفاصيل حسابية محددة.

ميزان المراجعة: يقدم ملخص لجميع الأرصدة المدينة والدائنة لكل حساب في دفتر الأستاذ خلال فترة زمنية محددة .

• الغرض

دفتر الأستاذ المساعد: يستخدم لتسجيل وتوثيق جميع المعاملات المالية بالتفصيل للمساعدة في تحليل الأداء المالي وتحضير التقارير المالية.

ميزان المراجعة: يلخيص الأرصدة والتأكد من توازن الحسابات المدينة والدائنة كما انه يستخدم كأداة للتدقيق وضمان صحة ودقة السجلات المحاسبية.

• التوقيت

دفتر الأستاذ: يتم عمله خلال فترة النشاط المحاسبي حيث يُحدث ويُصحح بانتظام خلال الفترة المحاسبية .

ميزان المراجعة: يتم اعداده بعد إغلاق الفترة المحاسبية وتسوية جميع الحسابات حيث يعد جزء من عملية التدقيق الخارجي.

• التفصيل

دفتر الأستاذ: يقدم تفاصيل مفصلة لكل حساب وكل معاملة كما انه يتيح للمحاسب فهم كامل للوضع المالي للشركة.

ميزان المراجعة: يقدم معلومات ملخصة تتضمن فقط الأرصدة النهائية لكل حساب.

هل هناك فرق بين دفتر الأستاذ المساعد وكشف الحساب؟

• التعريف والوظيفة

دفتر الأستاذ: يعد جزء أساسي من نظام المحاسبة ويستخدم لتسجيل جميع المعاملات المالية للمؤسسة بشكل منظم تبعا لنظام القيد المزدوج.

كشف الحساب: تقرير يصدر عن البنك أو المؤسسة المالية و يوضح كافة العمليات التي تمت  خلال فترة زمنية محددة .

• المحتوى

دفتر الأستاذ: يحتوي على تفاصيل الحسابات المستخدمة في المحاسبة مثل الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات مع تسجيل العمليات المالية بشكل منظم.

كشف الحساب: يشمل تفاصيل العمليات المالية مثل الإيداعات، والسحوبات، والرسوم والفوائد التي تمت على الحساب خلال فترة زمنية محددة.

• الجهة المصدرة

دفتر الأستاذ: يتم إعداده داخلياً من قبل المؤسسة نفسها باعتباره جزء من نظام المحاسبة

كشف الحساب: يتم إصداره من قبل البنك أو المؤسسة المالية التي تدير الحساب.

• التوقيت

دفتر الأستاذ: يحدث ويصحح بانتظام خلال الفترة المحاسبية لتسجيل العمليات المالية اليومية.

كشف الحساب: يصدر بشكل دوري عادةً كل شهر وبالتالي يوضح العمليات التي تمت على الحساب خلال الفترة السابقة.

وفي الختام ، يعد دفتر الأستاذ المساعد أداةً أساسيةً لضمان سلامة وصحة السجلات المالية، ممّا يساهم في تحسين عملية اتّخاذ القرارات الإدارية وتعزيز كفاءة العمل بشكلٍ عام.

فهو يعكس الدقة والترتيب في تسجيل المعاملات، مما يوفر للمؤسسات والشركات الثقة اللازمة في بياناتها المالية ويسهم في تعزيز الشفافية والنزاهة في العمل المحاسبي.