الإعدادات العامة لبرنامج حسابات لأي شركة أو مشروع تجاري هو خطوة حاسمة تضمن الإدارة المالية الصحيحة وتوفر أدوات للتحليل واتخاذ القرارات المالية.

• تعريف الشركة وتفاصيلها الأساسية

أول خطوة في إعداد برنامج الحسابات هي إدخال تفاصيل الشركة :

اسم الشركة:

يجب أن يكون اسم الشركة مكتوبًا بشكل صحيح كما يظهر في جميع الوثائق الرسمية، مثل الفواتير والتقارير.

عنوان الشركة:

يجب إدخال العنوان الكامل للشركة، بما في ذلك المدينة، الشارع، الرقم البريدي، وغيرها من التفاصيل التي قد تكون ضرورية. هذا يساعد في تخصيص الفواتير والمراسلات الرسمية.

معلومات الاتصال:

يشمل ذلك رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، والفاكس (إذا كان مستخدمًا). هذه المعلومات مهمة لتسهيل التواصل مع العملاء والموردين.

• اختيار العملة وتحديد الفترة المالية

العملة:

العملة التي سيتم استخدامها في البرنامج يجب أن تعكس العملة التي تقوم بها الشركة بأعمالها اليومية.

هذا مهم لتجنب أي لبس أو اختلاف في الحسابات.

إذا كانت الشركة تعمل بعملات متعددة، يجب إعداد النظام ليتعامل مع هذه العملات بشكل صحيح ويقوم بتحويلها تلقائيًا عند الحاجة.

الفترة المالية:

الفترة المالية هي المدة الزمنية التي يتم فيها إعداد التقارير المالية.

عادةً ما تكون السنة المالية هي المعيار، ولكن يمكن أيضًا أن تكون على أساس ربع سنوي أو نصف سنوي حسب طبيعة العمل.

يجب تحديد تاريخ بدء السنة المالية وتاريخ نهايتها بوضوح.

• إعداد الحسابات الأساسية (قائمة الحسابات)

الأصول:

تشمل الأصول جميع الممتلكات الملموسة وغير الملموسة التي تملكها الشركة.

يمكن تصنيف الأصول إلى فئات مختلفة مثل الأصول الثابتة (كالآلات والمباني) والأصول المتداولة (كالنقد والمخزون).

الخصوم:

الخصوم هي الديون والالتزامات المالية التي يجب على الشركة سدادها في المستقبل.

يمكن تقسيم الخصوم إلى خصوم طويلة الأجل (كالقروض) وخصوم قصيرة الأجل (كالديون التجارية).

الإيرادات:

تشمل الإيرادات جميع الأموال التي تتلقاها الشركة من عملياتها الأساسية.

يجب إعداد حسابات تفصيلية لكل مصدر من مصادر الإيرادات.

المصروفات:

المصروفات هي جميع الأموال التي تنفقها الشركة لتشغيل أعمالها. يجب تصنيف المصروفات بشكل دقيق لتشمل التكاليف الثابتة (كالإيجارات والرواتب) والتكاليف المتغيرة (كالخامات والطاقة).

• إعداد الضريبة

إذا كانت الشركة تعمل في بيئة تفرض فيها الحكومة ضرائب على المبيعات أو ضريبة القيمة المضافة (VAT)، يجب إعداد النظام للتعامل مع هذه الضرائب بشكل تلقائي.

هذا يتضمن تحديد نسب الضرائب المختلفة وتطبيقها على الفواتير والمعاملات المالية.

• إدارة المستخدمين والصلاحيات

يتيح برنامج الحسابات إدارة متعددة للمستخدمين، حيث يمكن تحديد صلاحيات مختلفة لكل مستخدم حسب دوره في الشركة. على سبيل المثال:

المحاسب:

قد يكون لديه صلاحية لإدخال وتحديث المعاملات المالية.

المدير المالي:

قد يكون لديه صلاحية للوصول إلى جميع التقارير والتحليلات المالية.

أمين الصندوق:

قد يكون لديه صلاحية لإدارة الحسابات البنكية والعمليات النقدية.

• إعداد النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات

البيانات المالية هي من أهم أصول الشركة، لذا يجب أن يكون هناك نظام موثوق به لنسخ البيانات احتياطيًا بشكل دوري.

يفضل أن يتم النسخ الاحتياطي تلقائيًا لتجنب فقدان البيانات في حالة حدوث أي خطأ تقني أو خلل في النظام.

• ربط الحسابات البنكية

لضمان دقة وسرعة المعاملات المالية، يجب ربط الحسابات البنكية الخاصة بالشركة ببرنامج الحسابات.

هذا الربط يسمح بمراجعة الحركات البنكية بشكل مباشر داخل البرنامج، ويمكن أن يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء البشرية.

• إعداد التقارير المالية الرئيسية

التقارير المالية هي الأدوات الأساسية التي تستخدمها الإدارة لاتخاذ قرارات استراتيجية. يجب إعداد التقارير الرئيسية مثل:

تقرير الأرباح والخسائر:

يظهر الإيرادات والمصروفات وبالتالي يحدد الربح أو الخسارة خلال فترة معينة.

الميزانية العمومية:

تقدم نظرة شاملة على الوضع المالي للشركة بما في ذلك الأصول والخصوم وحقوق الملكية.

تقرير التدفقات النقدية:

يعرض كيفية تدفق الأموال داخل وخارج الشركة، مما يساعد في تحليل السيولة والقدرة على تغطية الالتزامات.

• التعامل مع العملات الأجنبية (إذا كان ذلك مطلوبًا)

في حال كانت الشركة تتعامل مع عملاء أو موردين من دول مختلفة بعملات متعددة، يجب أن يتضمن البرنامج إمكانيات تحويل العملات وتسجيل الفرق في العملة بشكل صحيح.

• إعداد النظام لالتقاط وتحليل البيانات

للاستفادة الكاملة من برنامج الحسابات، يجب إعداد النظام لالتقاط جميع البيانات المالية بشكل دقيق وتحليلها بطرق تساعد الإدارة على اتخاذ القرارات الصحيحة.

هذا يشمل إعداد لوحات التحكم والتحليلات التي تقدم رؤية شاملة لأداء الشركة.

• تحديثات النظام والتكامل مع الأنظمة الأخرى

في عالم الأعمال الحديث، يجب أن يكون برنامج الحسابات متكاملًا مع أنظمة أخرى مستخدمة في الشركة مثل نظام إدارة الموارد البشرية (HR)، ونظام إدارة المخزون، ونظام إدارة علاقات العملاء (CRM). التكامل بين هذه الأنظمة يعزز من كفاءة العمل ويساعد في تقليل الإدخال اليدوي للبيانات.