الجرد المخزني .. الأهمية والأنواع وأفضل طريقة للجرد بالأمثلة

الجرد المخزني يمثل عملية أساسية في إدارة المستودعات وسلسلة التوريد بشكل عام. حيث يعرف جرد المخزون بأنه عملية يتم خلالها تسجيل وتتبع البضائع المخزنة في المستودعات.

يشمل الجرد المخزني تسجيل الكميات الموجودة من كل صنف، وتحديثها بانتظام للحفاظ على دقة المعلومات حول المخزون.

في هذا المقال سنوضح لك كل ما يجب ان تعرفه عن الجرد المخزني بشكل مبسط .

 

مفهوم الجرد المخزني 

الجرد المخزني هو عملية تسجيل وتتبع الكميات الموجودة من المواد والمنتجات في المستودعات والمخازن التابعة للشركة،

بهدف تحديد المخزون المتاح وتتبع حركة البضائع، وتحديث السجلات بانتظام لضمان توافر السلع في الأوقات المناسبة.

يعتبر جرد المخزون جزءًا أساسيًا من إدارة المخزون وسلاسل الإمداد، حيث يسهم في تحسين كفاءة العمليات التجارية وتقليل التكاليف بشكل فعال وفعالية.

 أهمية عملية الجرد

يعتمد الجرد المخزني بشكل أساسي على التأكد من توافر مخزون كافٍ لتلبية احتياجات الإنتاج والمبيعات، مما يجعله عملية حيوية للشركات التجارية. يمكن تلخيص أهمية الجرد المخزني في ما يلي:

• 1.تحديد الوضع المالي:الجرد المخزني أمر بالغ الأهمية لتحديد الوضع المالي للشركة بدقة، حيث يساعد في تحديد كميات السلع المتاحة وتكاليف الإنتاج والتوزيع. بتوفير معلومات دقيقة حول المخزون، يمكن للشركة اتخاذ قرارات مالية صائبة بشأن الاستثمارات والتخطيط المالي.
• 2.تجنب الخسائر المالية:إجراء جرد مستمر للمخزون يساهم في تجنب الخسائر المالية، حيث يمكن رصد العناصر المخزنة بدقة، وبالتالي تجنب تكاليف زائدة ناتجة عن المخزون الزائد أو فقدان العملاء بسبب نقص المخزون.
• ضمان عدم تلف المخزون:عملية جرد المخزون المستمرة تضمن عدم تلف المخزون، حيث يمكن تحديد السلع التي تقترب من انتهاء صلاحيتها واتخاذ الإجراءات اللازمة مثل تخفيض الأسعار أو تسويقها بشكل أفضل.
• الموازنة بين العرض والطلب:باستخدام الجرد المخزني المستمر، يمكن للشركة تحقيق التوازن المثالي بين العرض والطلب، حيث يتيح لها معرفة احتياجات العملاء بشكل دقيق وضبط الإنتاج وفقًا لها، مما يقلل من فرص النقص أو الفائض في المخزون ويعزز الكفاءة المالية للشركة.
• معرفة اجمالي الأرباح:تلعب عملية جرد المخازن دورًا أساسيًا في حساب إجمالي الأرباح التي تحققها الشركة، حيث يمثل الفارق بين قيمة المبيعات وتكلفة البضاعة المباعة مؤشرًا هامًا للأرباح.

لحساب الربح الإجمالي، يتم مطابقة تكلفة البضاعة المباعة مع الإيرادات في الفترة المحاسبية، حيث يتم استخدام المعادلة التالية:

تكلفة البضاعة المباعة = المخزون الافتتاحي + المشتريات – المخزون الختامي.

توضح هذه المعادلة الطريقة التي يؤثر بها حجم وقيمة المخزون على تكلفة الإنتاج، وبالتالي تأثيره على الأرباح الإجمالية التي تحققها الشركة.

ما هي خطوات الجرد المخزني؟

خطوات الجرد المخزني تشمل ما يلي :

1. التخطيط : تحديد الأصناف التي يجب إجراء جرد لها وتحديد الطريقة المناسبة للجرد، سواء كانت جرد دوري أو دوري.
2. التحضير : تجهيز الفريق والمعدات اللازمة لإجراء الجرد، بما في ذلك وسائل تسجيل البيانات وأدوات العد.
3. تنفيذ الجرد : تنفيذ عملية الجرد عن طريق عد البضائع وتسجيل الكميات الموجودة في المستودعات.
4. المراجعة والتحقق : مراجعة البيانات المسجلة مع السجلات الفعلية للمخزون للتحقق من الدقة وتصحيح أي اختلافات.
5. التقييم والتحليل : تحليل البيانات المجمعة لتقييم أداء الجرد وتحديد النقاط القوية والضعف ووضع خطط لتحسين العمليات المستقبلية.
6. التوثيق : توثيق نتائج الجرد والتقارير المتعلقة به للاستفادة منها في التحليلات المستقبلية ولأغراض المراجعة والمحاسبة.

أنواع الجرد المخزني ؟

تعتمد الشركات على عدة أساليب في جرد المنتجات الموجودة في مخازنها ومستودعاتها، وفيما يلي نستعرض أبرز أنواع الجرد المخزني المستخدمة في الشركات التجارية:

• الجرد المخزني الدوري 

يتم الجرد المخزني بشكل دوري في هذا النوع، وذلك في نهاية كل فترة زمنية محددة،

حيث يقوم المشغل بحساب المخزون وتكلفة البضائع المباعة في نهاية الفترة. يعتبر هذا النوع مفيدًا وفعّالًا للشركات المتوسطة والصغيرة،

حيث يسهل تنفيذه ولكنه يقلل من التفاصيل المعرفية بالمخزون في أوقات أخرى خلال الفترة المحاسبية.

تطبيق هذا النوع من الجرد المخزني يسهم في تحسين كفاءة الإدارة المالية، لكن يجب النظر في الحاجة للتفاصيل المحددة في الإدارة المالية لتلبية احتياجات الشركة بشكل أفضل.

• الجرد المخزني المستمر 

هذا النوع من الجرد المخزون يتم بشكل مستمر، حيث يجرى بعد كل عملية تجارية،

مما يمكن الشركات من تتبع مخزونها في الوقت الفعلي باستخدام أنظمة نقاط البيع. يعد هذا النوع مثاليًا للشركات الكبيرة التي تدير مبيعات كبيرة الحجم نظرًا لدقته العالية،

ولا يستبعد هذا النوع الحاجة لجرد المخزون الدوري، إذ يظل ضروريًا ولكن بتردد أقل وتكلفة أقل.

• الجرد المفاجئ .

الهدف الرئيسي لهذا النوع هو ضمان سلامة المخزون وصحة توثيق البضائع أو المواد الخام، مع مقارنتها بالسجلات المحاسبية، مما يسمح للشركة بالكشف عن أي عمليات اختلاس أو سرقة محتملة والتصدي لها بفعالية.

ما هي طرق حساب الجرد المخزني ؟

توجه الشركات تكلفة مخزونها مباشرة إلى القيمة التي تُبلّغ في بياناتها المالية. يختار كل شركة نهجًا لحساب معدل دوران المخزون والإبلاغ عنه، ويتوقع منها الالتزام بهذه الطريقة سنويًا.

هناك ثلاث طرق رئيسية لحساب وإنهاء المخزون:

• أولا :طريقه الداخل أولا خارج أولا (FIFO):تستخدم الشركات طريقة FIFO في حساب المخزون، حيث يفترض أن أول من يتم شراؤه يكون أول ما يتم بيعه. تعتبر هذه الطريقة من بين الأساليب الأكثر شهرة لحساب المخزون بسبب بساطة تطبيقها وسهولة فهمها. يتم تفضيلها بوجود منتجات قابلة للتلف.
• ثانيا :طريقه الداخل أخيرا خارج أولا (LIFO):تستخدم الشركات طريقة LIFO في بعض الحالات، حيث يتم بيع المنتجات التي دخلت المخزن مؤخرًا أولاً، ويُترك المخزون الأقدم لفترة أطول. رغم أن هذه الطريقة ليست شائعة، إلا أنها قد تستخدم في حالات التضخم والأسعار المرتفعة
• ثالثا: متوسط التكلفة المرجح (WAC):تستخدم الشركات طريقة التكلفة المتوسطة عندما يصعب تطبيق أي نظام فردي في حساب المخزون، وتحسب تكلفة كل وحدة في المخزن بمتوسط تكلفة الوحدة الإجمالية.

امثلة عملية علي طرق الجرد المخزني

إليك أمثلة عملية على طرق الجرد المختلفة:

• الجرد المخزني بالطريقة التقليدية (FIFO):

تفتح الشركة مخزنًا للمنتجات الإلكترونية. ويتم شراء 200 وحدة بتكلفة 600 دولار للوحدة في شهر مارس.

في شهر أبريل، تباع 150 وحدة من هذه الأجهزة بسعر 900 دولار للوحدة.

تسجل المبيعات بأنها من الأجهزة التي دخلت أولًا، لذلك يتم احتساب تكلفة البضاعة المباعة باستخدام تكلفة الوحدات الأولى المشتراة في مارس.

• الجرد المخزني  بالطريقة المعكوسة (LIFO).

تدير شركة مواد غذائية وتستخدم طريقة الجرد LIFO.

تشتري 150 كيسًا من الأرز بتكلفة 15 دولارًا للكيس في شهر يناير.

في شهر فبراير، يتم شراء 80 كيسًا آخر بتكلفة 18 دولارًا للكيس.

تباع 130 كيسًا من الأرز خلال الشهر، فتُسجل المبيعات باستخدام تكلفة الوحدات الأخيرة المشتراة في فبراير.

• الجرد المخزني  بطريقة التكلفة المتوسطة.

يدير محل ملابس يستخدم طريقة الجرد بالتكلفة المتوسطة.

في بداية الشهر، تكون هناك 250 قطعة من الملابس في المخزون بتكلفة إجمالية قدرها 3000 دولار.

تتم شراء 120 قطعة أخرى بتكلفة إجمالية 1800 دولار خلال الشهر.

يتم بيع 180 قطعة خلال الشهر، وتُسجل المبيعات باستخدام التكلفة المتوسطة لجميع القطع في المخزون.

هذه أمثلة توضيحية لكيفية تطبيق طرق الجرد المختلفة في الشركات المختلفة حسب طبيعة أعمالها ومنتجاتها.

افضل طرق الجرد المخزني

يعتبر اختيار الطريقة المناسبة لجرد المخزون قرارًا حيويًا يؤثر بشكل مباشر على أرباح الشركة.

لذا، يتعين على إدارة الشركة دراسة المميزات والعيوب لكل طريقة قبل اتخاذ القرار النهائي،

حيث يمكن أن يكون لكل طريقة تأثير مختلف على تكلفة البضائع المباعة وصافي الدخل ورصيد المخزون النهائي.

على سبيل المثال، إذا كانت توقعاتك تشير إلى زيادة في تكاليف المخزون، فقد يكون من الأفضل اعتماد طريقة

LIFO. تتيح هذه الطريقة للشركة تقليل الربح الإجمالي على الورق، وبالتالي تقليل الضرائب المستحقة.

من ناحية أخرى، إذا كانت تكاليف المخزون منخفضة، فقد يكون الاعتماد على طريقة

FIFO هو الخيار الأنسب. تتيح هذه الطريقة تحقيق أعلى ربح ممكن، لأنها تعتمد على بيع العناصر التي تم شراؤها بتكلفة منخفضة.

عند اتخاذ القرار، يجب على إدارة الشركة تحليل إيجابيات وسلبيات كل طريقة بعناية، وكذلك النظر في توقعات تغيرات تكاليف المخزون في المستقبل.

ومن خلال استكشاف هذه النقاط، يمكن للشركة اتخاذ القرار الأمثل الذي يتناسب مع أهدافها ورؤيتها المستقبلية، مما يعزز من كفاءة الإدارة المالية باستخدام الذكاء الاصطناعي في الإدارة المالية.

ما هي سياسات الجرد المخزني ؟

تحديد السياسات والقواعد التي تنظم عمليةالجرد المخزني أمر حيوي يساهم في تحقيق أعلى مستوى من النظام والدقة في العمل.

يعد توضيح هذه القواعد وتبليغها للموظفين قبل بدء الجرد خطوة ضرورية لضمان سير العمل بسلاسة وفعالية. وتشمل هذه السياسات والقواعد ما يلي:

أولًا، اختيار موظفين غير المسؤولين عن العهدة:

يُفضل تعيين موظفين ليس لهم علاقة بمسؤولية العهدة في عملية الجرد المخزني، مما يعزز الشفافية ويحافظ على نزاهة العمل.

 ثانيًا، تحديد عدد مرات إجراء الجرد المخزني

يجب على الإدارة تحديد نوعية وتوقيتات عملية الجرد، سواء كانت دورية أو مستمرة، بالإضافة إلى تحديد المواعيد الزمنية بدقة وإعلام الموظفين بها.

ثالثًا، تحديد معدات وأدوات الجرد المخزني

ينبغي للإدارة تحديد وتوفير المعدات والأدوات اللازمة لفريق الجرد قبل بدء العملية، وذلك لضمان سلامة وفعالية الجرد.

رابعًا، تحديد مستويات المخزون:

يتوجب على الإدارة تحديد مستويات المخزون المطلوبة، بما في ذلك الحد الأدنى والأقصى والحد الآمن، لتجنب أي تأثير سلبي على عمليات الإنتاج.

وأخيرًا، تحديد ميزانية الجرد السنوية:

يجب على الإدارة تحديد تكاليف عملية الجرد بما في ذلك تكاليف الحفظ والإدارة والتشغيل وغيرها، ووضع ميزانية مناسبة لتغطية هذه التكاليف.

باتباع هذه السياسات والقواعد، يمكن للشركات تحسين كفاءة إدارة المخزون وضمان سير العمليات بسلاسة، مما يعزز من الأداء العام باستخدام الذكاء الاصطناعي في الإدارة المالية لتحقيق أفضل النتائج

ما هي الأوقات المناسبة لعملية الجرد المخزني ؟

تحديد الوقت المناسب لعملية الجرد المخزني يعتمد على عدة عوامل، بما في ذلك نوع الصناعة، وحجم المخزون، وسياسات الشركة. ومع ذلك، هناك بعض الأوقات التي تعتبر عادةً مواعيد مناسبة لإجراء عملية الجرد:

• نهاية السنة المالية

  تُعد نهاية السنة المالية فترة مهمة لإجراء جرد شامل للمخزون، حيث يساعد هذا في تأكيد دقة السجلات المحاسبية وتقديم تقارير دقيقة عن حالة المخزون في نهاية العام المالي.

•  فترات الإغلاق أو التوقف في الإنتاج

  يمكن أن تكون فترات الإغلاق السنوية أو التوقف في الإنتاج فرصة جيدة لإجراء عملية الجرد، حيث تكون الأنشطة التشغيلية متوقفة ويمكن تخصيص الموارد بشكل أفضل لعملية الجرد المخزني دون التأثير على الإنتاجية.

• الفترات المنخفضة في الطلب

  يمكن أن تكون الفترات التي يكون فيها الطلب على المنتجات منخفضًا هي فرصة مناسبة لإجراء عملية الجرد، حيث يقلل هذا من التأثير على عمليات البيع ويسمح بتخصيص الموارد للجرد المخزني.

•  قبل فترات العروض والتخفيضات

  في الشركات التي تقوم بعروض موسمية أو تخفيضات، يمكن أن يكون من المناسب إجراء جرد قبل بدء هذه الفترات لضمان توفر المنتجات بكميات كافية وتجنب نقص العرض.

•  بعد فترات الارتفاع في الطلب

  بعد فترات الارتفاع الملحوظ في الطلب مثل العطلات أو الأحداث الخاصة، يمكن أن تكون هناك حاجة لإجراء جرد لتحديد ما إذا كان هناك حاجة لإعادة توزيع المخزون أو إعادة تخطيط الطلبيات.

• بانتظام وفقًا لجدول محدد

  يمكن أن يتم جدولة جرد مخزون بانتظام في فترات محددة، مثل كل شهر أو كل ربع سنة، لضمان تحديث وتحسين عمليات إدارة المخزون بشكل دوري.

يجب تحديد الوقت المناسب لعملية الجرد المخزني بناءً على احتياجات الشركة وسياستها، مع مراعاة العوامل المحيطة والتأثيرات المحتملة على العمليات اليومية.

من المسئول عن عملية الجرد ؟

•  مدير المخزون 

1.  يعتبر المسؤول الرئيسي عن إدارة المخزن وتنظيم عمليات الجرد المخزني.
2. يخطط للجرد وينسق تنفيذه بالتعاون مع الفريق المختص.
3.  يتولى مسؤولية التحقق من دقة البيانات المسجلة واتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح أي تباينات.

• فريق الجرد (المشرفين والموظفين)

1.  ينفذ عمليات الجرد بالتعاون مع مدير المخزن.
2.  يقوم بفحص البضائع وتسجيل الكميات الموجودة وأي تباينات مع السجلات المحاسبية.

•  مسؤول البيانات أو المحاسب

1. يهتم بتحليل البيانات المسجلة خلال عملية الجرد.
2. يساعد في تحديد الفجوات والتباينات وتقديم التوصيات لتحسين الإدارة المالية للمخزون.

• مدير التخطيط والتحليل 

 يستخدم البيانات المجمعة خلال عملية الجرد لتحليل الاتجاهات وتقديم التوصيات لتحسين إدارة المخزون.

• مدير المشتريات 

1. يهتم بفهم احتياجات المخزون وتحديد الكميات المطلوبة من المواد والمنتجات.
2.  يستفيد من البيانات المتاحة بعد عملية الجرد لتحسين استراتيجيات المشتريات.

• مدير الجودة (إذا كانت المنتجات تتطلب تفتيشًا دقيقًا)

يضمن أن عمليات الجرد تتوافق مع معايير الجودة والسلامة المحددة.

• الإدارة التنفيذية وفريق الإدارة العليا 

 يهتمون بالنتائج النهائية لعملية الجرد، ويمكن أن يتم استخدام التقارير النهائية لاتخاذ القرارات الاستراتيجية فيما يتعلق بإدارة المخزون وتخطيط الموارد كما فى برنامج إدارة المشتريات.

بشكل عام، يشترك هؤلاء الأشخاص في جهودهم لضمان دقة وشفافية عمليات الجرد المخزني، ويتعاونون لتحديد الفجوات وتحسين إدارة المخزون والعمليات ذات الصلة.

التحديات التي تواجه عملية الجرد المخزني

 

إجراء جرد للمخزون يُعد تحديًا كبيرًا بالنسبة للشركات، إذ تواجه العديد من التحديات الشائعة في هذه العملية. ومن أهم هذه التحديات:

• قيود الوقت والموارد: يستهلك الجرد الكثير من الوقت والموارد، وقد تجد الشركات صعوبة في تخصيص الوقت والموظفين اللازمين، خاصة إذا كان لديها مخزون كبير.
• غياب الدقة في البيانات: إذا كانت سجلات المخزون غير دقيقة، فقد تكون نتائج الجرد غير موثوقة، مما يتطلب تحديث وتصحيح البيانات المخزنة لضمان دقة الجرد.
• غياب الأتمتة: العمليات اليدوية لحساب المخزون قد تكون بطيئة وعرضة للأخطاء، خاصة مع توسع الأنشطة التجارية، مما يبرز الحاجة إلى الأتمتة لتسريع العملية وتقليل الأخطاء.
• إحداث خلل في العمليات التجارية: يمكن أن يؤثر الجرد المخزني على العمليات التجارية اليومية، مما يؤثر على خدمة العملاء والإنتاجية. ولذلك، يجب التخطيط للجرد بطريقة تقلل من التأثير

الجرد المخزني مع DEXEF

برنامج حسابات DEXEF يعتبر أداة قوية وشاملة تسهم بشكل كبير في تحسين عملية جرد المخزون. إليك كيف يمكن أن يساعدك هذا البرنامج:

كيف يساعدك DEXEF  في الجرد المخزني:

• اتمام عملية الجرد:

1. يقوم DEXEF باتمام عملية الجرد المخزني، مما يُقلل الحاجة إلى العمل اليدوي ويُسهم في تسريع العملية بشكل كبير.
2. من خلال استخدام ماسحات الباركود والتكامل مع الأجهزة المحمولة، يمكن تحديث سجلات المخزون فورياً وبشكل دقيق.

• تحسين الدقة وتقليل الأخطاء:

1. يساعد البرنامج في تقليل الأخطاء البشرية من خلال توفير نظام دقيق لتتبع المخزون.
2. بفضل التحديثات الفورية، تكون السجلات دائمًا محدثة، مما يُقلل من احتمالية وجود تناقضات أو فروقات في الجرد.

• توفير تقارير شاملة:

1. يُقدم DEXEF تقارير مفصلة عن المخزون تشمل الكميات المتاحة، والمبيعات، والمنتجات التي تحتاج إلى إعادة طلب.
2. هذه التقارير تساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين إدارة المخزون بشكل عام.

• التكامل مع العمليات التجارية:

1. يتكامل البرنامج بشكل سلس مع العمليات التجارية اليومية، مما يُقلل من تأثير الجرد على الأنشطة التجارية المعتادة.
2. يُمكن متابعة حركة المخزون بشكل مستمر ودوري، مما يُسهم في تحقيق توازن أفضل بين العرض والطلب.

• تحديد مستويات المخزون الحرجة:

يتيح تحديد مستويات المخزون الأدنى والأقصى، مع إعداد تنبيهات تلقائية.

الأسئلة الشائعة عن الجرد المخزني

كم مرة يجب إجراء جرد للمخزون؟

تتغير تردد عمليات الجرد المخزني بناءً على احتياجات كل شركة ونوعيتها. ومع ذلك، هناك عدة عوامل يجب مراعاتها عند تحديد تردد عمليات الجرد، ومنها: أولا: نوع الصناعة والمنتجات: في بعض الصناعات مثل الغذاء أو الأدوية، حيث قد تكون هناك متطلبات صارمة لسلامة المنتج، قد تحتاج الشركة إلى إجراء جرد أكثر تكرارًا لضمان التحقق من سلامة وجودة المنتجات، ثانيا: حجم المخزون: كلما كان المخزون أكبر، كان من المفترض أن يكون هناك تردد أكبر في عمليات الجرد لضمان الدقة وتحديث السجلات، ثالثا: سياسات الشركة: قد تحدد الشركة سياسات محددة لتردد عمليات الجرد بناءً على متطلباتها الداخلية والخارجية، رابعًا: التغيرات في الطلب والمبيعات: إذا كان هناك تغيرات ملحوظة في الطلب أو الإنتاج أو البيع، قد تحتاج الشركة إلى إجراء جرد بشكل أكثر تكرارًا لضمان توافق المخزون مع الطلب الفعلي، خامسا: المتطلبات التنظيمية: قد تكون هناك متطلبات قانونية أو تنظيمية تلزم الشركات بتنفيذ جرد مخزون بتردد معين.

بعد استعراض مفهوم الجرد  المخزني وأهميته، يمكن القول إنه ركيزة أساسية لنجاح أي شركة، سواء كانت كبيرة أو صغيرة. ينبغي على رجال الأعمال فهم هذا المفهوم بشكل كامل لتطبيقه بفعالية داخل شركاتهم.

تعزز فهمك لعمليات الجرد الاستفادة من الأنظمة الإلكترونية المناسبة، التي تسهل تتبع وإدارة المخزون، وتنفيذ الجرد المخزني بفاعلية.