نصائح للتخلص من القلق الدائم من تضخم التكاليف لديك

تضخم التكاليف في النشاط التجاري يمكن أن يكون له تأثير كبير على الأعمال التجارية، وتشمل التكاليف المتضخمة زيادة في تكلفة المواد الخام والعمالة والطاقة والنقل والإيجارات والضرائب والرسوم.

ويمكن للتضخم في التكاليف أن يؤدي إلى انخفاض الأرباح وضغط على السيولة المالية للشركات.

ولذلك، فإن إدارة التكاليف بشكل فعال والبحث عن طرق لتقليل التكاليف يمكن أن يكونان حاسمين للبقاء في سوق الأعمال.

وكما تعلم، تتطلب إدارة الشركات إنفاق الأموال بقدر ما تتطلب إنشاءها، فهذه التكاليف العامة، التي يضعها العديد من أصحاب الشركات في فئة “إنفاق المال لكسب المال”، يمكن أن تصبح استنزافا كبيرا للنتيجة النهائية للشركة.

فإذا وجدت أن تكاليفك المباشرة – أو غير المباشرة- فإنها تستهلك جزءا أكبر وأكبر من إيراداتك، فقد يكون الوقت قد حان لإعادة التقييم، لهذا السبب فيما يلي 11 نصيحة حول كيفية خفض التكاليف العامة.

تأكد دائما من أن كل شيء في شركتك تتم مراجعته بدقة واستمرار

إذا كنت توظف محاسبا، فاطلب منه أن يزودك بأحدث تقارير للتكاليف العامة لشركتك، إذا لم تقم بذلك، قم بإجراء بحث عبر أحد برامج المحاسبة مثل Dexef  وهى التي يمكنها فعل ذلك بدلا منك بمساعدة المحاسب.

وتذكر دائما أن التكاليف العامة يمكن أن تكون متغيرة أو ثابتة ويتم دفعها على أساس منتظم (على سبيل المثال)، شهريا أو ربع سنوي أو سنويا).

وبمجرد حصولك على التقارير اللازمة، قم بمراجعتها، وفي ذلك الوقت ستكون قادرا على تمييز العناصر التالية بنجمة الحد من تضخم التكاليف:

• تكاليف أو مصروفات غير ضرورية
• أخري لها سعر مرتفع جدا

لذلك ومن الجيد دائما أن تتعرف على موقعك كشركة في السوق، وفيما يتعلق بتكاليفك قبل أن تحاول إجراء أي تغييرات شاملة.

لا تبحث أبدا عن الحلول السهلة لتقليل تضخم التكاليف

إذا قمت بإجراء بعض الخطوات لتوفير التكاليف من قبل، فهناك احتمال ضئيل أن يؤدي تقليل أو إلغاء بند واحد إلى حل المشكلة، فلذلك تحلى دائما بالصبر، وتأكد دائما أن أكبر توفير في التكاليف قد يأتي من سلسلة من المبالغ الصغيرة.

شارك موظفيك فيما تفكر واستمع إلى ما يفكرون

اسأل موظفيك عن رأيهم إذا ما كان هناك قسم داخل أو خارج الشركة يمكن توفير المال من خلاله، اعتمادا على حجم مؤسستك، فقد ترغب أيضا في تقديم حوافز للفكرة الأكثر توفيرا، والفكرة الأكثر ابتكارا، وما إلى ذلك.

وغالبا ما يؤدي هذا النوع من التعاون إلى فرص أكثر مما يمكنك العثور عليه بمفردك.

قم بمراجعة العقود الخارجية الخاصة بك وتأكد أنها ما زالت تناسبك

فإذا كنت تستأجر معدات أو تدفع رسوم مثل الإيجارات، فقد تتمكن من تحقيق التوفير في تضخم التكاليف من خلال تقييم عقودك الحالية لمعرفة ما إذا كانت لا تزال تناسب احتياجاتك، وهذا مهم بشكل خاص.

فإذا كانت العقود أقدم، فمن المحتمل أن عملك قد تغير منذ أن قمت بالتوقيع عليه لأول مرة، لذا فإن إلقاء نظرة فاحصة أمر ضروري.

وقد لا يؤدي هذا التحليل دائما إلى خفض تكلفة العقد، وربما تكون قد تجاوزت مدة عقدك الأصلي.

ولكنك قد تنفق أيضا المزيد لسد فجوات الخدمة بنفسك بدلا من أن تطلب من البائع القيام بذلك نيابة عنك.

لذلك، وبينما قد ترى زيادة في مبلغ العقد، فسوف ترى انخفاضا في الأعمدة الأخرى في دفتر الأستاذ الخاص بك.

تخلص من الأدوات الغير مستخدمة لديك

هناك احتمال أن تكون أماكن التخزين أو إحدى المساحات الفارغة لديك مليئة بالأجهزة التي لا تعمل أو القديمة، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر والطابعات وأجهزة الفاكس والهواتف القديمة.

لذا قم بتنظيفها، ومن ثم بيعها، ولذلك أبدأ بالبحث عن المشترين في منطقتك، فإذا كانت الأجهزة في حالة عمل جيدة ولم تعد هناك حاجة إليها، ففكر كذلك في التبرع بها لجمعية خيرية أو مدرسة.

فقط تأكد من حصولك على إيصال حتى تتمكن من شطبها من الضرائب الخاصة بك في نهاية العام.

قيم أداء موظفيك

من المحتمل أن يكون هناك عضو أو اثنان من أعضاء فريقك ذوي الأداء الضعيف وكانوا كذلك لفترة من الوقت، لذلك إن تسريح شخص ما أمر مؤلم بالطبع، لكن إبقاء موظف ضعيف الأداء ضمن فريق العمل لا يفيد أي شخص.

لذلك يعد هذا استنزاف لمواردك ومعنويات موظفيك، كما أنه لا يمنح الموظف فرصة للعثور على شيء جديد أو مختلفو قد يكون أكثر ملاءمة لمهاراته.

وبالطبع، وقبل اتخاذ أي قرارات توظيف أو فصل، تحدث مع مسئول الموارد البشرية لديك أو محام للتأكد من أنك لا تعرض نفسك لرفع دعوى قضائية من قبل مكتب العمل أو الموظف.

استخدم عملاؤك للترويج لمنتجك

حتى في العصر الرقمي، لا تزال الكلمات الشفهية واحدة من أفضل أشكال الترويج المباشر لمنتجك، ولذلك أبدأ على الفور بتقليص ميزانيتك الإعلانية والتسويقية باستخدام عملائك الحاليين السعداء كسفراء لعلامتك التجارية والحد من تضخم التكاليف، وفيما يلي طريقتان للقيام بذلك:

• قدم حافزا لهم (مثل بطاقات هدايا المطاعم، ونسبة خصم على الخدمات المستقبلية، والعناصر المتميزة، وما إلى ذلك) للعملاء الذين يجلبون الآخرين إلى عملك، ولا ينبغي لهذه الحوافز أن تكون باهظة الثمن، ولكن يجب أن تكون ذات قيمة مناسبة لهم.
• احصل على تقييمات من عملاؤك واستخدمها، اطلب من العملاء الحاليين تقييم من جملة أو جملتين، ثم استخدمها على موقع الويب الخاص بك أو الإعلانات، فإذا كان ذلك مناسبا، اطلب منهم نشر تعليق إيجابي على منصات التواصل الاجتماعي Facebook أو Twitter.

ابتعد قليلا عن الاعتماد على الأوراق

على الرغم من أنك قد لا تتمكن من التخلص تماما من الورق في عملك، إلا أنه يمكنك على الأرجح تقليل كمية الورق التي تستخدمها بشكل كبير.

مما سيسمح لك بتوفير الطابعات والحبر/مسحوق الحبر والورق، ولذلك قم بعمل نسخة احتياطية لجميع المستندات الخاصة بك على جوجل درايف أو على هارد ديسك خاص بك، ثم قم بتمزيق أي ملفات غير ضرورية.

فيمكنك بعد ذلك بيعها والحصول على القليل من النقود الإضافية، وهناك حل اخر جيد أيضا يمكنك استخدام أحد برامج المحاسبة التي من شأنها أن تغنيك عن استخدام الأوراق وتقليل الاعتماد عليها.

استخدم كارت ائتماني له العديد من المميزات

باعتبارك مالكا لأحد الشركات، فمن المحتمل أن يكون لديك بطاقة ائتمان واحدة على الأقل لتغطية مصروفات العمل، تأكد من أنك تستخدم البطاقة التي تمنحك أكبر قدر من المزايا، بما في ذلك الهدايا أو النقاط للسفر أو الاسترداد النقدي أو المكافآت الأخرى.

فحتى إذا لم تقم بإصدار بطاقات ائتمان لجميع موظفيك، فإن المبلغ المالي الذي يمكنك توفيره على مصروفات السفر الخاصة بك عن طريق استبدال النقاط يمكن أن يؤدي في كثير من الأحيان إلى توفير كبير.

فيمكنك أيضا تقييم بطاقاتك بناء على الرسوم السنوية وأسعار الفائدة للتخلص من تضخم التكاليف، وتأكد من أن البطاقة التي تستخدمها مصممة للشركات الصغيرة وليس للمستهلكين فقط.

تحكم في عمليات الشراء الخاصة بك للتخلص من تضخم التكاليف

فإذا أمكن، قم بتعيين شخص واحد في مؤسستك للتعامل مع جميع عمليات الشراء، بما في ذلك التفاوض على عقود خدمات الاتصالات وتقديم طلبات توريد المكاتب والمزيد، أيضا يجب أن يكون هذا الشخص جيدا جدا في التفاوض وألا يخشى طلب التنازلات، مثل “إذا دفعنا إجمالي الرصيد في ثمانية أشهر بدلا من 12 شهرا، فهل يمكننا الحصول على خصم بنسبة 3%؟”

لذلك يجب أن يكون هذا الموظف تم تعيينه فقط لهذه الوظيفة حتى يصب كامل تركيزه عليها أما إذا كان مطلوب منه أعمال أخري داخل الشركة سيركز فقط على إنهائها بأي شكل لعمل المهمة الأخرى المطلوبة منه ولن يكون لديه وقت متاح للبحث عن أفضل الأسعار والصفقات

قم بتأجير المساحات المتاحة من شركتك واستخدم فقط ما تحتاج

إذا كنت تمتلك مساحة فارغة في مكتبك، فقد تجد أن هناك مجموعة من الغرف – أو حتى طوابق من المبنى – لا تستخدمها، لذا قم بتأجير هذه المساحة الفارغة لشركات صغيرة أخرى، واستخدم الإيجار لدعم مدفوعاتك الخاصة.

حدد كم مساحة تحتاجها حقا، فتعتمد هذه الخطوة على حجم منظمتك، فقد حان الوقت للتخلي عن مساحة مكتبك والانتقال إلى نموذج العمل عن بعد، أو ربما حان الوقت فقط للانتقال، وربما لا تحتاج إلى مكتب في وسط المدينة، والذي يأتي غالبا بتكلفة أعلى.

فكر في استخدامك للمكتب، وكم مرة تكون هناك ولماذا لديك في المقام الأول، فإذا كنت تشعر أنك لا تزال بحاجة إلى مكتب، فكر في تصغير الحجم أو النظر في حالات تأجير المكاتب التي تسمح لك بالحفاظ على مساحة مهنية بكلفة جزء من التكلفة.

والخلاصة عن تضخم التكاليف

فمهما قررت تقليل التكاليف العامة، ستكون العملية مستمرة والنتائج لن تكون فورية، ستحتاج إلى تقييم وضعك الحالي بعناية لتحديد أكثر الطرق كفاءة لتحقيق التوفير، وما لم تتخلص على الفور من بعض الموظفين أو تلغي عددا من العقود، ستكون جهودك لتوفير التكاليف مستمرة. فيجب أن تكون جهود تقليل التكاليف مستمرة على مدار السنة، ولكن يجب أن يكون هناك طريقة لتقليص التكاليف، والتعرف على المزيد حول المجالات التي لا يجب الاستهانة بها عندما يتعلق الأمر بالأمور المالية لشركتك الناشئة.