تعد عمليات ضبط الميزانية والتخطيط للعام الجديد أمراً بالغ الأهمية لنجاح أي منظمة أو شركة، فيجب على الإدارة أن تكون على دراية بالإيرادات والنفقات المتوقعة وتحديد الأولويات والأهداف لضمان تحقيق النجاح في العام القادم.
تجد فى هذا المقال
يجب على الفريق المالي والإداري العمل معاً لتحديد الاحتياجات وتخصيص الموارد بشكل فعال لتحقيق الأهداف المحددة.
وتلعب فرق التخطيط والتحليل المالي دورا حاسما في دعم قرارات الشركات الرئيسية للمدير المالي والمدير التنفيذي ومجلس الإدارة ورؤساء الأقسام، على عكس المحاسبين المسؤولين عن حفظ السجلات فإن المحللين الماليين مكلفون بفحص و ضبط الميزانية وتحليل وتقييم كامل الأنشطة المالية للشركة ورسم المستقبل المالي للشركة.
فيما يلي ثلاث طرق للحصول على المزيد من عملية الميزانية والتخطيط
زيادة التعاون
عندما يتعلق الأمر بالأعمال، فإن التعاون أمر حيوي، بعد كل شيء، لا يمكن لأي قسم أن يقوم بعمله لفترة طويلة دون أن الأقسام الأخرى.
ولكن لسبب ما، عندما يتعلق الأمر بالأرقام، يمكن أن يشعر أن كل قسم يعمل بمفرده، وغالبا ما تكون البيانات عالقة في صوامع الأقسام أو الوظائف.
مما يجعل من الصعب أو حتى المستحيل على الإدارات الأخرى الحصول على المعلومات التي تحتاجها للقيام بعملها بشكل جيد لفهم المخاطر والفرص المحتملة للأعمال.
ويصبح التعاون المالي أسهل عندما تتوقف عن الاعتماد على جداول البيانات الثابتة، حيث يبدأ الأمر بجعل الفريق بأكمله يعمل مع مجموعة واحدة موثوقة من الأرقام، والبناء على أساس بيانات دقيقة ومحدثة.
ويجب أن تتعاون الفرق للقضاء على مشكلات التحكم في إصدار الميزانية وإنشاء مهام قائمة على الأدوار التي تمكن فريق العمليات من التحكم، أو فيمن يمكنه الوصول إلى البيانات وتحريرها.
مرونة الموازنة لسهولة التنبؤ
إن التغيير ثابت في أعمال المشاريع على مدار العام، ولهذا، يجب أن تكون أي ميزانية وتنبؤ تقوم به بانتظام قادرة على التكيف مع أي تغيير.
وفقا لذلك، يجب على فريق المحاسبة الخاص بك التعامل مع المقاييس استنادا إلى أحدث المعلومات، بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تتضمن عملياتك مراجعة لميزانيتك وتنبؤاتك.
فإن لم تكن شهرية، فلتكن فصلية كل ثلاثة أشهر، لذا، فإن الحفاظ على مرونة هذه العمليات سيؤدي إلى تحسين الدقة الكلية ويؤدي إلى اتخاذ قرارات أعمال أفضل، وعلاوة على ذلك، سوف تكون قادرا على إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المحدد.
تحديد أهداف واضحة فى ضبط الميزانية
إن الغرض من التنبؤ هو توقع المستقبل المالي لمشروعك وإحراز تقدم وتطوير، ويساعدك التنبؤ في اتخاذ القرارات التجارية و ضبط الميزانية وفهم تأثيرها قبل تطبيقها، فيجب عليك أن تكون واضحا بشأن الأهداف العامة لمشروعك حتى تتمكن من التنبؤ بدقة بالمستقبل المالي لمشروعك.
لذلك، تأكد من أن لديك فهماً واضحاً لما تريد إنجازه وكيف -ومتى -تريد تحقيق ذلك، من خلال تجنب التخمينات العشوائية.
بناء التوقعات والميزانيات المتجددة:
غالبا ما يركز قادة المشاريع على التنبؤ بالمستقبل بدلا من تغييره، وهذا خطأ، لأن هذا يؤدي للفشل إذا لم تتحقق النتيجة المتوقعة.
ومع ذلك، فإن التنبؤ الحالي هو إطار عمل جديد يتماشى مع التغييرات التي تحدث الآن ويمكن أن يساعد مديري المشاريع على اتخاذ قرارات أفضل وأكثر صلة واستراتيجية.
الفكرة هي أنه بدلا من تشغيل مشروع استنادا إلى ميزانية ثابتة تم إنشاؤها في العام السابق، فيتم استخدام التنبؤات المتجددة لإعادة النظر في افتراضات الميزانية وتحديثها على مدار العام، وهذا يسمح للمشاريع بتكييف الخطط وتخصيص الموارد بناء على التغييرات في اقتصاد إدارة المشاريع.
يمكنك تطبيق التوقعات والميزانيات المتجددة من تحديث توقعاتك وميزانياتك بانتظام وفقا لنتائج الأعمال الحالية الفعلية، وليس وفق ما اعتقده وتوقعه المديرون أنه قد يحدث قبل عدة أشهر.
وتساعدك هذه العملية على التنبؤ بربع العام القادم، وليس العام بأكمله، بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك التوقعات والميزانيات المتجددة إمكانية النظر إلى ما بعد نهاية العام الحالي ومواءمة ميزانيتك مع خطتك المعلنة مع تحسين دقة توقعاتك وميزانياتك عند النظر في التغييرات غير المتوقعة التي قد تحدث.
التنبؤات المتجددة تتميز بأنها:
- ديناميكية وقابلة للتكيف بشكل جيد مع التغيير.
- يمكنها تحديد الزيادات أو الأخطاء في الميزانية.
- التركيز على العمليات التجارية الحقيقية بدلا من الاختلافات المالية.
- وضع خطة توقعات ناجحة بدلا من أن تكون مجرد ممارسة إلزامية تتم في بداية العام.
- تمكن قادة المشاريع من مقارنة الأهداف الاستراتيجية والتوقعات الفعلية.
قم بتحسين ضبط الميزانية والتنبؤ بالأرباح من خلال تتبع نتائجك وقياسها
فبمجرد إصدار ميزانيتك، انتبه إلى أي تفاصيل بسيطة قد تؤثر على الحالة المالية لمشروعك، فكر في توقع جميع السيناريوهات المحتملة التي قد تحدث من خلال تتبع اتجاهات إدارة المشاريع وسلوكيات العملاء ونشاط المنافسين وتحولات السوق.
فإذا كنت تتتبع نتائجك، فستتمكن من معرفة كيفية ضبط الميزانية مقارنة بما تتوقعه وتخطط له، فهذا سيساعدك على ضبط العمليات التي تستخدمها لجعلها أكثر كفاءة.
استثمر في الحلول الرقمية المناسبة
يترك برنامج Excel أو برامج جداول البيانات الأخرى مساحة لخطر الخطأ البشري عند القيام بالميزانيات والتوقعات، وعلى العكس، فكر في الاستثمار في نظام المحاسبة السحابي الصحيح لتبسيط عمليات المشروع وجعلها تستغرق وقتا أقل.
ويسمح النظام المحاسبي بمزيد من المرونة ويضمن أمانا أفضل وتوفير في التكاليف، فهو يجعل عمليات إعداد الميزانية والتنبؤ بالأرباح أكثر دقة وأسرع وبدون أخطاء، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل عبر الأعمال التجارية الأوسع نطاقا، فإذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول ما يمكن أن يفعله هذا النظام لمشروعك يمكنك تجربة برنامج DEXEF لمدة شهر مجانا.
