حسابات العملاء هي المحرك الأساسي لنجاح أي عمل تجاري. حيث انها ليست فقط وسيلة لتتبع المدفوعات والفواتير، بل تمثل الجسر الذي يربط بين الشركة وعملائها، مما يؤدي إلى تعزيز تجربة العميل وزيادة الولاء والإيرادات.في هذا المقال سنتعرف علي حسابات العملاء والفرق بينها وبين الموردين .
ما هي حسابات العملاء ؟
هي أحد الأصول الرئيسية لأي شركة، فهي ليست مجرد تتبع للمدفوعات والفواتير، بل تعد حقًا للشركة تجاه عملائها وواحدة من المصادر الرئيسية لتحقيق الدخل. تُعتبر حسابات العملاء أساسية لبناء علاقات قوية ومستدامة مع العملاء، مما يساهم في تعزيز الثقة والولاء وزيادة الإيرادات للشركة.
الفرق بين العملاء والموردين.
- العملاء :هم الأفراد الذين تتفاعل معهم الشركة من خلال تقديم الخدمات مقابل مقابل مادي، وعادة ما تتمثل هذه الخدمات في منتجات أو خدمات تقدمها الشركة بشكل خاص. بالمقابل، يُعتبر المديونون مصطلحًا أشمل من العملاء، حيث يشمل الأشخاص الذين يدينون للشركة مقابل السلع أو الخدمات التي قدمتها لهم، بالإضافة إلى المساعدات الأخرى التي قدمتها الشركة لأطراف أخرى أو القروض التي قدمتها للموظفين أو غيرها من المساعدات.
-
حسابات العملاء والدورة المحاسبية المرتبطة بها.
تسجيل العملاء
حسابات العملاء تمثل المرحلة الأولى في عملية التعامل مع العملاء، حيث يتم فيها تسجيل معلومات العملاء وتوثيقها.وتشمل التالي :
- اسم الشركة وفروعها
- عنوان الشركة
- ارقام الاتصال
- السجل التجاري
- السجل الضريبي
بعد ان يتم تسجيل كل هذه البيانات يصبح هذا الفرد بذلك عميل خاص بالشركة وتبدأ عملية التعامل بينهم .
عمليات البيع للعملاء .
بعد تحديد الأصناف الخاصة بالعميل والخصم المسموح به، يبدأ عملية التعامل في عملية البيع كما يلي:
– يقوم العميل بتحديد الأصناف والكميات التي يحتاجها.
– يختار العميل طريقة الدفع، سواء كانت نقدية أو آجلة.
– إذا كان الدفع نقديًا، يتم دفع المبلغ بالكامل ويتم تسوية حساب العميل.
– إذا كان الدفع آجلاً، يتم فتح حساب العميل وإضافة القيمة إلى جانب الدائن في حسابات العملاء.
– في بعض الأحيان، يتم احتساب الخصم المسموح به للعملاء وتخصيمه من الإجمالي أو يتم عرض شروط مثل “2/10 net 30” لتشجيع الدفع السريع.
– يتم الاتفاق على طريقة الشحن وتحديد من يتحمل تكلفة الشحن، سواء العميل أو الشركة.
– يتم خصم المرتجع إذا وجد من الفواتير وتخفيضه من جانب المدين.
عملية سداد حسابات العملاء .
في هذه المرحلة، يتم دفع القيمة النقدية لفواتير مشتريات العملاء بعد انتهاء فترة السماح المحددة من الشركة، ولكن يتوفر عدة طرق للدفع:
1. الطريقة الأولى: يتم فيها دفع المبلغ الكامل للفاتورة ويتم إغلاق الحسابات مرة أخرى.
2. الطريقة الثانية: وهي طريقة يتم فيها دفع حساب المشتريات عن طريق الأقساط حتى يتم سداد المبلغ بالكامل. هذه الطريقة هي الأكثر انتشارًا واستخدامًا، حيث يتيح للعملاء تحمل الدفع بطريقة مريحة ومناسبة لهم.
مراجعة العملاء .
هي المرحلة النهائية والتي تتعلق بالشركة، حيث تتم مراجعة جميع حسابات العملاء للتأكد من عدم وجود أخطاء أثناء تسجيل قيود عمليات الدفع، وتقوم الشركة بالإجراءات التالية:
– تبدأ الشركة بمراجعة أقسام حسابات العملاء على مدار العام للتأكد من عدم وجود أي أخطاء.
– يتم استخراج التقارير من قاعدة بيانات العملاء لحساب الأرباح والخسائر.
– تحديد قيمة الديون المتوقفة والديون التي يمكن استرجاعها.
– يتم استخراج تقارير بقيمة مشتريات العملاء وتحديد حجم كل عميل وتحديد الالتزامات الملزمة له في عمليات البيع.
التقارير .
تكون عبارة عن استخراج التقارير الذي تحتاجها الادارة :
- مقارنة تقارير العام الحالي بالعام السابق لتحديد النمو أو الانخفاض في الأداء المالي.
- تحديد نسب الأرباح لأقسام المبيعات لتحديد القطاعات الأكثر ربحية.
- حساب الأرباح والخسائر الشاملة للشركة لتقييم أدائها المالي.
- تحليل تقارير البنوك لمعرفة الشيكات المحصلة والمرفوضة من قبل العملاء.
- تحديد قائمة سوداء للعملاء الذين يتهربون من دفع الحسابات لوقف التعامل معهم.
- تحديد نسب الاهتلاك في الأصول لتقييم قيمة الأصول على مدى الزمن.
- القدرة على تقييم الشركة وأصولها بشكل دقيق.
- استخدام هذه البيانات لتحديد الميزانية الخاصة بالسنة المحاسبية الجديدة للشركة.
باختصار، حسابات العملاء تمثل السجل المالي للعلاقة بين الشركة وعملائها، حيث تسجل وتتتبع جميع المعاملات المالية مع العملاء بما في ذلك المبيعات والمدفوعات والأرصدة المستحقة والديون. وتعد هذه البيانات أساسية لتحليل أداء العملاء وتوجيه الاستراتيجيات التسويقية واتخاذ القرارات المالية الهامة.
