قد تكون مشاكل المحاسبة لها عواقب خطيرة على عملك وبالتأكيد تستحق الابتعاد عنها، هنا نوضح ست طرق لحل غالبية مشاكل المحاسبة الخاصة بك
-
المشكلة الأولى: اعرف الفرق بين الربح والتدفق النقدي
إذا كنت صاحب عمل جديد، يمكن أن يكون من السهل إنفاق المال على تنمية عملك بدلاً إعادة كسب هذا المال مرة أخرى في الأرباح، قد تكون لديك أعمال مربحة، ولكنها قد تكون على حافة الإفلاس من خلال ربط كل أموالها مثلاً في الأصول ، مما يجعلك غير قادر على دفع نفقاتها.
المشكلة في النمو بالسرعة الهائلة هي أنه يمكن أن تنتهي بكثير من الديون وبنقص شديد في التدفق النقدي ، على الرغم من أن عملك قد يحقق أرباحًا قوية، وتسطيع فقط البقاء واقفاً على قدميك باستخدام القروض وبطاقات الائتمان والتسهيلات الإئتمانية لفترة طويلة.
من أجل تجنب هذا الوضع الخطير، يجب فهم الفرق بين الربح والتدفق النقدي:
- ربحك هو ما ستدفع ضرائب عليه في نهاية السنة المالية.
- بينما التدفق النقدي هو ما يوجد فعليًا في حسابك المصرفي (كل شهر) عندما يدخل ويخرج المال من عملك.
يمكن أن يكون من السهل (خاصة بالنسبة لصاحب عمل جديد) تحقيق ربح ولكنه يواجه مشكلات في التدفق النقدي، لذلك تتبع ما تنفقه وتبيعه، قد تكون قد اشتريت الكثير من المخزون، أو سحبت الكثير من المال، أو دفعت نقدًا مقابل أصول تنقص قيمتها، قم بإلقاء نظرة شاملة على سجلاتك قبل الشروع في خطط التوسع التي يمكن أن تضع عملك في مخاطر زائدة.
-
المشكلة الثانية: فهم تأثير شراء الأصول
إذا قررت شراء أصول مثل الآلات أو معدات المكتب نقداً، فسيؤدي ذلك إلى تقليل احتياطياتك النقدية، وبفعل ذلك، قد تضع عملك في خطر، كما أنك لن تكون قادرًا على المطالبة بتكلفة الأصل بأكملها كنفقات، ولكن يمكن أن يكون تأجير الأصول خيارًا أفضل حيث يتم توزيع التكلفة على وقت أطول، مما يعني أن نقودك تدوم لفترة أطول بدلاً من إنفاقها في مرة واحدة.
وعندما تقرر إجراء عملية شراء رئيسية لعملك، مثل مركبة جديدة، فكر أيضًا في الحصول على قرض قصير الأجل للحصول عليها.
-
المشكلة الثالثة: تطبيق المحاسبة المالية بشكل صحيح
كصاحب عمل صغير، من الضروري أن تسجل وتنظم كل شيء بشكل صحيح عند القيام بعملية المحاسبة المالية، ومن أجلك، ومن أجل سلامة محاسبتك المالية، ولتلبية متطلبات إدارة الضرائب، فأنت ترغب في بناء صورة دقيقة وموثوقة عن صحة عملك، ليس فقط هناك قوانين يجب الالتزام بها، ولكنك ستتمكن من تحديد مدى نجاح أو فشل عملك خلال فترة معينة.
من بين المزايا التي تحصل عليها من الحفاظ على سجلاتك الماليةنظيفة ومحدثة تشمل:
- دفع فواتيرك في الوقت المحدد والحصول على درجة ائتمان جيدة.
- تقليل فرصة أن تصبح ضحية للتزوير – لأنك ستتمكن من مراقبة مستويات المخزون عن كثب والمساعدة في منع سرقة الموظفين.
- توفير المال – إذا كانت حساباتك دقيقة ستوفر صورة صحيحة في نهاية العام.
في هذه الأيام، يستخدم العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة برامج المحاسبة عبر الإنترنت مثل Dexef للحفاظ على سجل إلكتروني للفواتير والفواتير في السحابة، تحقق من الخيارات المحاسبية عبر الإنترنت التي يمكن أن تعزز دقة عملية المحاسبة الخاصة بك.
-
المشكلة الرابعة: تسوية الحسابات مع موقفك المالى
لتقليل فرص حدوث عدم الدقة، من المهم أن تسوى حسابك مع موقفك المالى الخاص بك بانتظام.
كصاحب عمل صغير، يمكن أن يكون برنامج المحاسبة عبر الإنترنت مفيدًا للغاية عندما يتعلق الأمر بتسوية حساباتك، وسيساعد موقفك المالى عبر الإنترنت في التأكد من تسجيل جميع المعاملات، القيام بعملية التسوية بدقة التي بدورها أن توفر لعملك الوقت والمال.
سيساعدك القيام بهذه العملية بانتظام نسبيًا على تتبع الوضع المالي لعملك بكل سهولة، والتركيز بشكل رئيسي على إدارة عملك، فمن الممكن أن يتم نسيان المصروفات الصغيرة وعدم تسجيلها.
-
المشكلة الخامسة: البقاء على اطلاع دائم بسجلات المحاسبة الخاصة بك
الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع معاملات عملك (حتى تلك التي تبدو غير مهمة) أمر ضروري لتحقيق عمل ناجح، بتخصيص بضع دقائق في اليوم لفرز الفواتير والإيصالات ممايساعدك على تجنب الحاجة إلى فك شفرة سجلات مهملة عند حلول وقت تحصيل الضرائب مثلاً.
من خلال البقاء على الاطلاع الدائم على المعاملات الصغيرة الخاصة بك، ستكون إدارة التعاملات الكبرى أسهل بكثير، وستكون قادرًا على إدارة سجلاتك بشكل منسق ومواصلة نمو عملك بثقة مع زيادة عدد المعاملات.
-
المشكلة السادسة: فصل نفقاتك التجارية عن النفقات الشخصية
إحدى أكثر الأخطاء المحاسبية انتشارًا تتضمن خلط النفقات الشخصية والنفقات التجارية، ستجعل الاحتفاظ بجميع معاملاتك في مكان واحد وقت دفع الضرائب أكثر قابلية للتحمل.
في الواقع، سترغب في أن تتمكن من تصفح حسابات عملك في نهاية كل شهر والتأكد من عدم تضمين أي نفقات شخصية، يمكنك اتباع بعض الطرق لتحقيق ذلك، مثل:
- استخدام نظام فوترة الكترونية – حيث يمكنك الوصول إلى البيانات من أي مكان وتسجيل المشتريات باستخدام هاتفك أثناء التنقل.
- الحصول على بطاقة ائتمان تجارية مخصصة – لضمان إمكانية حساب جميع المشتريات ذات الصلة بسهولة.
- إذا حصلت على بطاقة ائتمان تجارية، تذكر فقط استخدامها لنفقات العمل.
الخلاصة:
من الممكن أن تساهم هذه النصائح الست في حل مشاكل المحاسبة النموذجية:
- حافظ على تحديث سجلاتك المالية.
- تتبع حساباتك المالية بانتظام.
- التأكد من أن نفقاتك الشخصية منفصلة تماماً عن نفقات عملك.
نصائح للخطوة القادمة:
- تحدث مع محاسبك حول كيفية الاحتفاظ بالسجلات.
- تحدث مع مدير البنك الخاص بك حول فتح حساب مصرفي تجاري.