كصاحب عمل صغير ، من المهم أن تفهم الفرق بين طريقتي المحاسبة الرئيسيتين: النقدي والتراكمي، حتى لو لم تتعامل مع تقاريرك المالية بنفسك ، فمن الضروري معرفة كيفية عمل كل منهما حتى تتمكن من اختيار أفضل ممارسات المحاسبة لعملك.
لنلقي نظرة على الاختلافات والآثار المترتبة على كل طريقة محاسبة
ما هي الطريقة النقدية؟
مع طريقة الأساس النقدي للمحاسبة، تقوم بتسجيل الدخل حسبما يتم استلامه وتسجيل المصروفات حسبما يتم دفعها، لا يتم احتساب أي حسابات مدينة أو دائنة، حيث تنطبق فقط على المدفوعات من العملاء عندما يتوفر النقدية، والمصروفات عندما يتم تسوية العملية في حسابك البنكي.
على سبيل المثال ، إذا قمت بتحصيل مبلغ 1,000 من عميل في الأول من مارس وتلقيت الدفع في الخامس عشر من أبريل ، فيجب أن تسجل الدخل في سجل الحسابات الخاص بشهر أبريل، هذا هو الوقت الذي تم فيه استلام المال وتوفره.
يختار العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة طريقة النقدية في المحاسبة لأنها عملية مبسطة للحفاظ على سجلات المحاسبة، فمن السهل تتبع الأموال وهي تتحرك داخل وخارج حسابك المصرفي لأنه ليس هناك حاجة لتسجيل الاستحقاقات أو الالتزامات المستحقة.
بالإضافة إلى ذلك ، لا يتعين على شركتك الصغيرة دفع ضريبة الدخل على أي إيراد حتى يتم إيداعه في حسابك المصرفي.
أحد العيوب في استخدام أسلوب النقدية في المحاسبة هو أنه يمكن أن ينتج صورة غير دقيقة لموقفك المالي العام، نظرا لعدم مراعاة جميع الإيرادات الواردة أو المصروفات الصادرة ، يمكن أن يجعلك تعتقد أن لديك شهرا بتدفق نقدي عال جدا ، عندما يكون هذا في الواقع نتيجة لعمل الشهر الماضي.
من المهم ملاحظة أن هذا الأسلوب لا يأخذ في الاعتبار أي حسابات مدينة أو دائنة، يحدث هذا لأنه ينطبق فقط على المدفوعات من العملاء – على شكل نقد ، شيكات ، إيصالات بطاقات الائتمان ، أو الإيرادات الإجمالية – عند استلام الدفعة.
من يستخدم النقد بشكل أساسي؟
بسبب بساطتها، يستخدم العديد من الشركات الصغيرة وأصحاب العمل الفرديين طريقة النقدية كأسلوب رئيسي للمحاسبة، إذا كانت إيرادات شركتك أقل من 25 مليون سنويا ولا تبيع البضائع مباشرة للمستهلكين، فقد يكون أسلوب النقدية هو الخيار الأفضل لك.
بعض الفوائد تشمل:
- منحنى تعلم أقصر
- عدد أقل من العناصر لتسجيلها
- تتبع أسهل للمصروفات والإيرادات
ما هي المحاسبة على أساس الاستحقاق؟
الجانب الإيجابي لاستخدام طريقة الاستحقاق هو أنها تعطي أصحاب الأعمال الصغيرة فكرة أكثر واقعية عن الدخل والنفقات خلال فترة زمنية معينة، يمكن أن يوفر لك هذا (وللمحاسب الخاص بك) صورة شاملة أفضل لكيفية أداء عملك وإلى أين يتجه في المستقبل.
إحدى العيوب لطريقة التراكم هي أنها لا تأخذ في الاعتبار تدفق النقد أو الأموال المتاحة في حسابك البنكي، إذا لم تكن لديك ممارسات دقيقة في المحاسبة، فإن طريقة المحاسبة القائمة على التراكم يمكن أن تكون مدمرة ماليا لصاحب الأعمال الصغير، حيث يمكن أن تمثل سجلاتك مبلغا كبيرا من الإيرادات في حين أن حسابك البنك فارغا
مثال على المحاسبة على أساس الاستحقاق
باستخدام المثال أعلاه ، إذا قامت شركة صغيرة بتحصيل مبلغ 1000 من عميل في 1 مارس ، فيجب أن تسجل هذه الدخل بقيمة 1000 في سجلات المحاسبة لشهر مارس – حتى لو لم تتحقق الأموال في حسابك حتى 15 أبريل.
تم إرسال الفاتورة بقيمة 1000 في مارس تسجل الإيرادات في مارس تنطبق القاعدة نفسها على المصروفات المستحقة، في هذه الحالة ، إذا اشترت شركتك الصغيرة لوازم الورق على بطاقة الائتمان في يونيو ، ولكنك لم تدفع تلك الفاتورة حتى يوليو ، فستقوم لا تزال بتسجيلها كمصروف في يونيو، دعنا نشرح ذلك:
قمت بشراء لوازم الورق في يونيو
تسجل المصروف في يونيو
الأساس الاستحقاق مقابل الأساس النقدي: أيهما أفضل؟
المحاسبة على أساس الاستحقاق هي الفائز إذا كنت تنظر فقط إلى الشعبية، لأنها الأكثر استخداما والأكثر دقة عندما يتعلق الأمر بتصوير رؤية شاملة للصحة المالية للشركة، وهو أيضا شرط للامتثال للمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية، ومع ذلك، لا تزال المحاسبة على أساس نقدي خيارا شائعا، نظرا لبساطة العملية الشاملة.
مزايا وعيوب المحاسبة على أساس الاستحقاق
على عكس المحاسبة على أساس نقدي، والتي توفر رؤية واضحة قصيرة المدى للوضع المالي للشركة، فإن المحاسبة على أساس الاستحقاق تمنحك رؤية طويلة المدى لكيفية أداء شركتك.
وذلك لأن المحاسبة على أساس الاستحقاق تعطي صورة دقيقة عن مقدار الأموال التي كسبتها وأنفقتها خلال فترة زمنية محددة، مما يوفر مقياسا أكثر وضوحا عندما تتسارع الأعمال التجارية أو تتباطأ على مدار ربع العمل أو عام كامل، بالإضافة إلى ذلك، فهو يتوافق مع المعايير المحاسبية المقبولة وطنيا، هذا يعني أنه إذا كان لشركتك أن تنمو، فلن تحتاج طريقة المحاسبة الخاصة بك إلى التغيير.
- مزايا المحاسبة على أساس الاستحقاق:
- إنشاء صورة مالية أكثر دقة: يمكن أن يمنح أصحاب الأعمال الصغيرة فكرة أكثر واقعية عن الدخل والنفقات المتراكمة خلال فترة زمنية معينة، يمكن أن يوفر لك هذا (وللمحاسب الخاص بك) فهما شاملا أفضل لعادات الإنفاق الاستهلاكي ويسمح لك بالتخطيط بشكل أفضل لأشهر الذروة من التشغيل.
- يتوافق مع مبادئ المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية: نظرا لأن طريقة الاستحقاق تتوافق مع المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية، فمن المتوقع عموما أن تستخدم الشركات طريقة الاستحقاق عند إعداد البيانات المالية للأغراض العامة.
- الارتقاء بشركتك: قد لا تكون موجودا الآن، ولكن في غضون سنوات قليلة يمكنك مضاعفة إيراداتك أو ثلاثة أضعافها، إذا كنت تستخدم بالفعل طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق، فليست هناك حاجة للتغيير، فهي ببساطة تنمو معك
- عيوب المحاسبة على أساس الاستحقاق:
- أكثر استهلاكا للموارد: يرى العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة أن تنفيذه أكثر تعقيدا وتكلفة بسبب التعقيد والأوراق الإضافية، نظرا لأن الشركة تسجل الإيرادات قبل أن تتلقى النقد فعليا، فيجب تتبع التدفق النقدي بشكل منفصل للتأكد من قدرتك على تغطية الفواتير من شهر لآخر.
- رؤية غير دقيقة على المدى القصير: تمنحك الطريقة النقدية صورة أفضل عن الأموال الموجودة في حسابك المصرفي، إذا لم يكن لديك ممارسات مسك الدفاتر الدقيقة، فإن طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق يمكن أن تقود أصحاب الأعمال إلى افتراض أن لديهم أموالا في حساباتهم المصرفية أكثر مما لديهم بالفعل.
مزايا وعيوب المحاسبة على أساس نقدي
عملية مبسطة ومألوفة: المحاسبة على أساس نقدي هي عملية مبسطة لمسك الدفاتر تشبه الطريقة التي يمكنك بها تتبع أموالك الشخصية، من السهل تتبع الأموال أثناء تحركها داخل وخارج حساباتك المصرفية لأنه لا توجد حاجة لتسجيل المستحقات أو المبالغ المستحقة الدفع
ضرائب الدخل: للأغراض الضريبية، لا يتعين عليك دفع ضرائب على أي أموال لم يتم استلامها بعد، على سبيل المثال، إذا قمت بإصدار فاتورة لعميل أو عميل بمبلغ 1000 في أكتوبر ولم تحصل على أموال حتى يناير، فلن تضطر إلى دفع ضرائب على الدخل حتى يناير من السنة الضريبية التالية، بالنسبة للأفراد والشركات الصغيرة للغاية، قد يكون هذا أمرا بالغ الأهمية للحفاظ على عملك واقفا على قدميه عندما يكون التدفق النقدي مقيدا.
عيوب المحاسبة على الأساس النقدي:
صورة مالية غير دقيقة: نظرا لأنها لا تأخذ في الاعتبار جميع الإيرادات الواردة أو النفقات الصادرة، فإن طريقة المحاسبة النقدية يمكن أن تقودك إلى الاعتقاد بأن لديك تدفقا نقديا مرتفعا جدا في الشهر عندما يكون ذلك في الواقع نتيجة لعمل الشهر السابق
لا توجد سجلات للحسابات المدينة أو الحسابات الدائنة: نظرا لأن الطريقة بسيطة للغاية، فإنها لا تتطلب من تكلفة الاكتساب أو محاسبك تتبع التواريخ الفعلية المقابلة لمبيعات أو مشتريات محددة، بمعنى آخر، لا توجد سجلات للحسابات المستحقة القبض أو الحسابات المستحقة الدفع، مما قد يخلق صعوبات عندما لا تتلقى شركتك دفعة فورية أو لديها فواتير مستحقة
ما هو الأفضل لشركتك الصغيرة؟
الطريقة النقدية للمحاسبة هي الأسهل في الاستخدام والصيانة لأنها واضحة نسبيا، من ناحية أخرى، تتطلب طريقة الاستحقاق المزيد من مسك الدفاتر لأنك مجبر على القيام بالمزيد من التسجيل والتتبع.
يمكن لبعض الشركات الصغيرة اختيار الطريقة الهجينة للمحاسبة، حيث تستخدم المحاسبة على أساس الاستحقاق للمخزون والطريقة النقدية لإيراداتها ونفقاتها، يمكن لبرامج وأدوات المحاسبة مثل DEXEF المساعدة في أي من الطريقتين.
