الحسابات المدينة هي جزء أساسي من عملية الأعمال التجارية. فإنها تشير إلى الأموال التي يدينها العملاء للشركة والتي يجب عليهم دفعها في وقت لاحق. وهي تعتبر جزءاً مهماً من التدفق النقدي للشركة وتؤثر بشكل كبير على التوازن العام للشركة.
ويتم تسجيل الحسابات المدينة في الميزانية العمومية للشركة وتعتبر جزءاً أساسياً من التقارير المالية. وتشمل الحسابات المدينة الفواتير الغير مدفوعة والمدفوعات المؤجلة والتسويات المالية الأخرى التي يجب على العملاء تسديدها للشركة.
فهناك العديد من الاستراتيجيات التي يمكن للشركات اتباعها لإدارة الحسابات المدينة بفعالية. مثل شروط الدفع وتقديم تسهيلات للعملاء بشكل مستدام. كما يمكن للشركات تحسين عملياتها الداخلية لضمان تحصيل الأموال بشكل فعال وفي الوقت المناسب.
وتعد إدارة الحسابات المدينة وزيادة تدفق النقد من أهم التحديات التي تواجه الشركات في جميع القطاعات، فعندما يتأخر العملاء في سداد فواتيرهم، فيؤثر ذلك سلبا على التدفق النقدي للشركة ويؤدي إلى التأخير في سداد الديون وتعثر الأعمال، لذلك، من الضروري اتخاذ إجراءات لتقليل الحسابات المدينه وزيادة تدفق النقد.
وفي هذا المقال، سنناقش بعض الطرق لتحقيق ذلك.
الطريقة الأولى: تشجيع العملاء على الدفع في الوقت المحدد
في محاولة لتحسين تدفق النقد وتقليل الحسابات المدينة، يمكن اعتماد النهج التالي لتشجيع العملاء للدفع في الوقت المحدد:
1.تحفيز تعجيل الدفع وتوقيع عقوبات على تأخير الدفع
إحدى الاستراتيجيات الشائعة هي منح العملاء خصمًا بسيطًا – 5٪ وهو شائع – إذا دفعوا في أو قبل تاريخ الاستحقاق. فهذه هي أحد أولى الخطوات التي يجب أن تقوم بها الشركة الصغيرة التي تراقب ارتفاع رصيدها والحسابات المدينة في حسابات العملاء.
فتمنح هذه الخطوة المشتري حافزاً مالياً مباشراً للبقاء على رأس المدفوعات. والمبلغ الذي قد تخسره من خلال تقديم الخصم قد يكون أكثر قيمة من دفع نفسه من خلال توفير نقود فورية، والتي يمكنك بعد ذلك توجيهها نحو مبادرات مخصصة تساعد الشركة على النمو.
وبالمثل، إذا كان العميل متأخراً، فلا تتردد في فرض رسوم تأخير و/أو فوائد.
والحقيقة المحزنة: أن العديد من العملاء يحتاجون إلى حافز لعدم دفع الفواتير في الموعد المحدد. وهذا ما يثير استجابة العميل.
2.اختيار العملاء المحتملين بعناية
قبل توقيع عقود قم بالبحث عن جميع العملاء المحتملين. وقم بفحص تقرير عنهم، واطلب الحصول على فكرة أفضل عما يمكن توقعه من عميل متوقع. فيساعدك هذا في تجنب العملاء الذين يدفعون ببطء من الحسابات المدينة قبل أن يصبحوا مشكلة.
وعندما تنوي التعامل مع عملاء جدد، من المهم أن تقوم بالاستقصاء والبحث الدقيق حولهم، إليك كيفية القيام بذلك:
- فحص التاريخ الائتماني: قم بفحص تاريخ الائتمان للعميل المحتمل لفهم كيفية سجله في السابق فيما يتعلق بالدفع والالتزامات المالية.
- البحث عبر الإنترنت: استخدم محركات البحث للبحث عن معلومات إضافية حول العميل المحتمل وشركته، قد يتم العثور على مراجعات أو أخبار تعكس سمعتهم.
- استشارة المصادر الموثوقة: تحدث مع مصادر موثوقة قد تكون لديها معلومات حول العميل المحتمل، مثل الموردين السابقين أو الزملاء في الصناعة.
- الطلب على مراجعات: لا تتردد في طلب مراجعات من العميل المحتمل، وذلك لفهم كيفية تعاملهم مع الأعمال التجارية السابقة.
- المحادثات المباشرة: قم بإجراء محادثات مباشرة مع العميل المحتمل لفهم احتياجاتهم والتأكد من أن هناك تفاهم واضح حول شروط التعاون
وما نوصى به لأصحاب الأعمال هو أنه في أي وقت تقدم فيه أي شيء دون الحصول على الدفع الكامل مقدما – فأنت مقرض، والمقرضون يقومون بفحص الائتمان ويحاولون إدارة المخاطرالتى تنتج عن الإقراض غير المدروس.
فقد لا تمتلك بعض الشركات تاريخ ائتماني، سواء لأن مورديهم الحاليين لا يبلغون عنهم أو لأنهم لم يكونوا في السوق لفترة طويلة، وفي هذه الحالة تصبح دراسة مرجعية العميل أكثر أهمية لإدارة الشركة.
3.تقرير يوضح حالة العملاء المحتملين
إذا قررت البدء في تقديم تقارير عن تاريخ سداد العملاء، تأكد من إخبارهم بذلك مسبقاً والتعبير عن أن هذا جزء من سياسة الشركة. إذا كان العميل متأخراً بشكل مستمر، فقد يكون من الجدير بالنظر الى إعطاء تحذير ثاني بأنك ستقوم بتقديم تقرير عن تاريخهم وسيؤثر ذلك على تصنيفهم. فيمكن أن يكون هذا “حافزًا قويًا آخر للدفع في الوقت المحدد”، لأن العملاء يعلمون أن عدم الالتزام بشروطك يمكن أن يؤذيهم في مكان آخر
ويمكن أن يكون فعالا للحفاظ على النقد وضمان دفع العملاء في الوقت المحدد، يمكن لهذا الإجراء أن يكون فعالا في تحفيز العملاء على الدفع في الوقت المحدد وتقليل المدفوعات المتأخرة.
إليك كيفية القيام به:
- التحقق من السياسة: تحقق من سياسة شركتك بشأن الإبلاغ إلى وكالات التقييم الائتماني، يجب أن تتوافق مع اللوائح والقوانين المحلية والوطنية المعمول بها.
- التواصل مع وكالات التقييم الائتماني: ابحث عن وكالات تقييم ائتمانية معترف بها وتعاقد معها للإبلاغ عن بيانات العملاء، تأكد من تزويدهم بمعلومات دقيقة ومحدثة بشكل منتظم.
- تنبيه العملاء: قبل اللجوء إلى الإبلاغ، قدم إشعارا مسبقا للعملاء بأن عدم الدفع قد يؤدي إلى الإبلاغ إلى وكالات التقييم الائتماني.
- الالتزام بالجدول الزمني: تأكد من أنك تلتزم بالجدول الزمني للإبلاغ وتحديث البيانات بانتظام.
- متابعة التأثير: تابع التأثير المالي لهذا الإجراء على العملية التجارية، قد يؤدي الإبلاغ عن العملاء المتأخرين إلى تحسين السلوك المالي لديهم.
4.إلغاء شروط الائتمان
إلغاء شروط الائتمان ليس شيئاً يمكن أن تقوم به كل مؤسسة أو شركة، إلا أنه بالتأكيد وسيلة قوية لجذب انتباه عملائك والقضاء على المخاطر التي تأتي مع هيكلة وسائل الدفع. يجب على قادة الأعمال الصغيرة تحليل اتجاهات الدفع لقاعدة عملائهم والنظر في حوافز الدفع الفوري من الأكثر تأخراً.
فالكثير من العملاء سيرونها كإهانة، كما لو أنك تؤذيهم أو أنها شخصية، وعليك فقط أن توضح للعملاء، إنها غير شخصية، إنها فقط أرقام، فيجب عليك أن تمتلك بعض العمليات والقواعد القوية التي يتم توضيحها الى عملائك.
إذا كان لديك عملاء فى الحسابات المدينة يتأخرون بشكل متكرر في الدفع وتجد أنه من الصعب تحقيق تحسين في هذا السلوك، يمكن أن تكون إلغاء شروط الائتمان خيارا للنظر فيه، إليك كيفية القيام به:
- مراجعة العقود والشروط: ارجع إلى عقود الائتمان والشروط التي وافق عليها العملاء عند بداية العلاقة التجارية، تحقق من الشروط المتعلقة بالدفع والمدى الزمني للائتمان.
- التواصل مع العملاء: قبل إلغاء شروط الائتمان، تواصل مع العملاء بوضوح واشرح لهم الأسباب التي تدعو لهذا القرار، حاول الوصول إلى ترتيب معقول يناسب الجانبين.
- إصدار إشعار مسبق: قد يتطلب القانون في بعض الحالات إصدار إشعار مسبق قبل إلغاء شروط الائتمان، تأكد من الامتثال للقوانين المحلية والوطنية.
- تحديد بدائل: قد تحتاج إلى تحديد بدائل لشروط الائتمان، مثل الدفع نقدا عند التسليم أو الدفع مقدما، تأكد من أن هذه البدائل مقبولة للعملاء وتناسب العملية التجارية.
5.توضيح السياسات: يجب أن تكون سياسات الدفع واضحة ومفهومة للعملاء، يمكنك توضيح الشروط المالية بشكل دقيق في العقود والاتفاقيات وعلى الموقع الإلكتروني لشركتك.
6.رسائل تذكير بالدفع: يمكنك إرسال رسائل تذكير دورية للعملاء قبل تاريخ استحقاق الفاتورة لتذكيرهم بالدفع المستحق، استخدم وسائل الاتصال المختلفة مثل البريد الإلكتروني والرسائل النصية.
7.خدمة عملاء ممتازة: قدم خدمة عملاء ممتازة وكن على استعداد للرد على استفسارات واحتياجات العملاء بسرعة، قد تجد أن العملاء الذين يشعرون بالرضا يدفعون في الوقت المحدد بشكل أفضل.
8.مراقبة ومتابعة: تتطلب هذه الخطوة مراقبة دورية للحسابات المدينة والتدقيق للتأكد من توافقها مع السياسات والشروط المالية، إذا كان هناك عملاء لا يلتزمون بالمواعيد المحددة، قد تحتاج إلى اتخاذ إجراءات إضافية.
الطريقةالثانية: تغطية فجوة التدفق النقدي باستخدام رأس المال
في بعض الأحيان، يجد رجال الأعمال أنفسهم في حاجة ماسة لتغطية فجوة التدفق النقدي، وهذا يمكن تحقيقه من خلال استخدام برنامج DEXEF المحاسبى وجلب رأسمال إضافي، إليك خطوات تفصيلية حول كيفية تنفيذ هذا النهج:
يمكن استخدام بطاقة ائتمان تجارية لإدارة المصروفات والمصروفات المالية للشركة، تسمح هذه البطاقة للشركة بفصل المصروفات التجارية عن المصروفات الشخصية، مما يجعل من السهل تتبع التكاليف وإدارتها بشكل أفضل.
- الاحتفاظ باحتياطي نقدي: يمكن للشركة الاحتفاظ بجزء من الأموال كاحتياطي نقدي لمواجهة أي حالات طارئة أو تغيرات في التدفق النقدي، هذا يساعد في تفادي المشاكل المالية المفاجئة.
- إعداد الميزانية وتتبع المصروفات: يجب على الشركة وضع ميزانية مالية دقيقة وتسجيل جميع المصروفات بعناية، هذا يساعد في التحكم في الحسابات المدينة والتكاليف وتخصيص الأموال بفعالية.
- تنويع مصادر الدخل: ينصح بتنويع مصادر الدخل للشركة لتقليل التعرض لمخاطر فقدان العائدات من مصدر واحد.
- الاستثمار بحكمة: يجب على الشركة النظر في الاستثمارات المالية بعناية وتحليل العوائد المتوقعة والمخاطر المحتملة.
- تقليل المصروفات غير الضرورية: يجب على الشركة مراجعة المصروفات والتخلص من أي مصاريف غير ضرورية أو مكررة.
الطريقة الثالثة: الحصول علي تسهيلات إئتمانية
يعتبر الحصول على تسهيلات إئتمانية خيارا مهما لتحسين المرونة الاقتصادية، فيمكن استخدامها في حالات الضرورة لتلبية احتياجات التمويل المؤقتة ومواجهة التحديات المالية.
- تغطية الاحتياجات النقدية المؤقتة: يمكن استخدام التسهيلات الإئتمانية لسد الفجوة في التمويل عندما تواجه شركتك ضغوطا نقدية مؤقتة، مثل دفع الفواتير أو تمويل مشروع خاص.
- التعامل مع الحالات الطارئة: يمكن أن تكون التسهيلات الإئتمانية حلا سريعا لمواجهة الأوقات الصعبة أو الأزمات المالية غير المتوقعة.
- تمويل النمو والتوسع: يمكن استخدام التسهيلات لتمويل مشاريع نمو الشركة وزيادة الإنتاج أو فتح فروع جديدة.
- المرونة المالية: تحسن التسهيلات الإئتمانية المرونة المالية لشركتك من خلال توفير إمكانية الوصول إلى الأموال والحسابات المدينة عند الحاجة دون اللجوء إلى تمويل خارجي.
- التحسين في تقييم الائتمان: إذا تم استخدام التسهيلات الإئتمانية بشكل منتظم وسدد بانتظام، فقد يسهم ذلك في تحسين تقييم ائتمان شركتك، مما يفتح أبوابا للتمويل بشروط أفضل في المستقبل.
- تحسين العلاقة مع البنوك: يمكن أن يؤدي الحصول على تسهيلات إئتمانية والسداد الفعال إلى تحسين علاقتك مع البنوك وزيادة فرص الحصول على تمويل إضافي أو خدمات مالية أخرى.
الطريقة الرابعة: بيع الفواتيرالمستحقة الدفع
بيع الفواتير المدينة هي إحدى الاستراتيجيات الهامة لتقليل الحسابات المدينة وزيادة التدفق النقدي في الشركات، فمن خلال هذه الاستراتيجية، يمكن للشركة تحويل الفواتير المدينة التي تمتلكها من عملائها إلى نقد فوري من خلال البيع لجهة خارجية مختصة بعملية تحصيل الفواتير.
- زيادة التدفق النقدي: بيع الفواتير أو تحصيل الفواتير للشركة الحصول على النقد بسرعة، مما يسهم في تحسين التدفق النقدي وتمويل الأنشطة اليومية.
- تقليل الحسابات المدينة: بدلا من انتظار فترات طويلة لتحصيل الأموال من العملاء، يمكن للشركة تقليل الحسابات المدينة بشكل فوري من خلال بيع الفواتير.
- تحسين الاستقرار المالي: تقليل الحسابات المدينة يمكن أن يزيد من استقرار المالية للشركة ويقلل من مخاطر التأخير في سداد الديون.
- توسيع القدرة على التمويل: بفضل بيع الفواتير، يمكن للشركة الاستفادة من المزيد من النقد لتمويل مشروعات جديدة أو توسيع أعمالها.
- تحسين العلاقة مع العملاء: بما أن الشركة تتمكن من دفع العملاء في الوقت المناسب، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين العلاقة معهم.
الطريقة الخامسة: التحصيل المسبق للأموال
التحصيل المسبق للأموال هو إحدى الطرق الفعّالة لتقليل الحسابات المدينة وزيادة التدفق النقدي في الشركات،ويساعدك برنامج DEXEF المحاسبى فى تسجيل الوارد والمنصرف من الأموال ، تتضمن هذه الطريقة أن يتم تحصيل مبلغ مالي مقدما من العملاء أو الزبائن قبل تقديم السلع أو الخدمات.
- ضمان التحصيل : يقدم التحصيل المسبق ضمانا إضافيا للشركة بأن العميل سيقوم بالدفع بنجاح، حيث يكون لديه مصلحة في استرجاع المبلغ الذي دفعه.
- زيادة التدفق النقدي: يساهم استخدام التحصيل المسبق في زيادة التدفق النقدي للشركة عندما تقوم بتحصيل الأموال مقدما.
- تقليل مخاطر الديون: بالتحصيل المسبق للأموال، يمكن تقليل مخاطر الديون غير المدفوعة أو المستحقة
الطريقة السادسة: إعادة التفاوض مع الموردين
إعادة التفاوض مع الموردين هي إحدى الطرق الهامة لتقليل الحسابات المدينة وزيادة التدفق المالي في الشركات، تتضمن هذه الاستراتيجية إعادة التفاوض على شروط السداد مع الموردين بما يتيح للشركة دفع المبالغ المستحقة بشكل أكثر مرونة وفقا للظروف الخاصة بها وتؤدى المرونة مع الموردين الى:
- تحسين التدفق النقدي: يمكن تحقيق تخفيضات في مدة سداد الفواتير أو توفير خيارات دفع أفضل، مما يساهم في تحسين التدفق النقدي للشركة.
- توفير تكاليف الفائدة: إذا تمكنت الشركة من تمديد مدة سداد الفواتير دون دفع فوائد إضافية، فإنها تقلل من تكلفة الاقتراض.
- زيادة المرونة المالية: توفير خيارات دفع مرنة تساعد الشركة على التكيف مع التغيرات الاقتصادية والمالية بشكل أفضل.
وأخيراً
فإن تقديم خدمات مالية محترفة وفعالة يمكن أن تساعد في تقليل الحسابات المدينة وزيادة تدفق النقد. من خلال تحسين عملية تحصيل الديون وتقديم خدمات مالية مبتكرة، يمكن تحقيق تحسين ملحوظ في تدفق النقد وتقليل الديون المستحقة
