المصروفات النثرية هي جزء أساسي من حياتنا اليومية، وتشمل جميع المصروفات التي تتعلق بالحياة اليومية والاحتياجات الأساسية مثل الطعام والشراب والإيجار والفواتير والمستلزمات الشخصية.
من الجدير بالذكر أن إدارة المصروفات النثرية يمكن أن تكون تحدياً، خاصة في ظل التقلبات الاقتصادية والتضخم. ولذلك، يجب على الادارات المالية للشركات اتباع استراتيجيات واضحة لإدارة المصروفات النثرية بشكل فعال.
ومن أهم هذه الاستراتيجيات تحديد الأولويات وتخصيص ميزانية ثابتة لكل فئة من المصروفات النثرية. كما يجب مراجعة المصروفات بانتظام والبحث عن طرق لتقليل المصروفات غير الضرورية.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن الاستفادة من العروض والتخفيضات والبرامج المتخصصة لإدارة الحسابات للتحكم فى المصروفات النثرية. فعن طريق هذه البرمجيات يتم تقليل المصروفات الزائدة وتحقيق الاستقرار المالي.
وكونك من رجال الأعمال، لا يمكنك أن تتوقع أن تسير كل الأمور على نحو يسير، ستكون هناك أيام صعبة عندما تلاحظ مصروفات غير متوقعة للأعمال التجارية، ويمكن أن تكون هذه التكاليف عاجلة، وقد تضطر إلى التعامل معها فورا.
ولهذا السبب توجد المصروفات النثرية، اقرأ هذه المقالة لاكتشاف ما هي المصروفات النثرية، وإجراءاتها المختلفة، وكيفية إدارتها.
ما هي المصروفات النثرية؟
المصروف النثرى هو مبلغ صغير من النقد تحتفظ به الشركة لتغطية المصروفات الصغيرة. ويستخدم هذا المبلغ لتغطية االمصروفات الطفيفة أو العارضة. فتقوم الشركات أحياناً بذلك لتجنب استخدام بطاقة الائتمان أو كتابة شيك. وتتراوح المصروفات النثرية عادة من 500 جنيه إلى 5000 جنيه ولكن يمكن أن تختلف حسب البلد والمنطقة،
ويجب أن يتم تحديد مبلغ المصروفات الذي تمتلكه شركتك بناء على احتياجات عملك،
و تشمل الاستخدامات النموذجية للمصروفات النثرية أحياناً ما يلي:
- لوازم مكتبية صغيرة
- تعويضات الموظفين
- غداء مجهز للعملاء أو مجموعة صغيرة من الموظفين
- حفلات وداع، زهور أو بطاقات للموظفين أو العملاء
- وجبات خفيفة وشاي وقهوة للموظفين
ما هي إجراءات المصروفات النثرية؟
إذا كنت تخطط لعمل مصروفات نثرية، فهناك ثلاث إجراءات أساسية يتعين اتباعها، ستسمح لك هذه الإجراءات بالحفاظ على أموالك بأمان.
قواعد وإجراءات المصروفات النثرية:
توظيف موظف مأتمن لإدارة المصروفات، وتكون صلاحياتةومسئولياته كما يلى:
- تنفيذ قواعد ولوائح المصروفات النثرية
- الإشراف على صرف الأموال للمصروفات النثرية
- طلب لتجديد المصروفات صرف الأموال المطلوبة
تسجيل كافة المعاملات النثرية
يجب أن تقوم بإنشاء قيود يومية تراقب وتسجل جميع المعاملات النقدية الصغيرة، تماما مثل أي معاملة أخرى، ويجب أن تكون هذه المعاملات موجودة في البيانات المالية الخاصة بك ومسجلة بطريقة تراقب استرجاع الاموال الفائضة. فعلى الرغم من أن التمويل الفعلي يجب أن يتم تسجيله، إلا أنه لا يلزم تسجيل المشتريات الفردية بشكل رسمي.وأفضل طريقة لتسجيل هذه المصروفات هي تجميع إيصالات النقد الصغيرة، ويجب أن تتطابق هذه الإيصالات مع استرجاع الأموال الفائضة خلال الفترات المسجلة، وإذا لم يحدث ذلك، فإن هذه الأموال ستكون غير محسوبة.
كيفية إدارة المصروفات النثرية
فيجب عليك مراجعة مصروفاتك بانتظام. فيساعدك هذا في التأكد من أن الأموال المصروفة تسجل وبدقة فى نظامك المحاسبى بشكل صحيح. تأكد من مراجعة أي اختلافات فى المصروفات بمجرد اكتشافها.
1.الحفاظ على الرصيد الافتتاحى للخزينة
يجب أن يظل المبلغ المصروفات النثرية الصغيرة الخاص بك ثابتاً دائماً. فبمجرد أن تبدأ في إنشاء السيولة النقدية الصغيرة، سيظهر حساب المصروفات النثريةدائناً للمبلغ المخصوم من خزينة المصروفات النثرية الخاصة بك. في الوقت نفسه، سيظهر مدين لنفس المبلغ . ولهذا السبب، سيقوم أمين الخزينة بملء إيصال عند صرف الأموال لضمان أن إجمالي المبلغ سيضاف الى الرصيد الافتتاحى لخزينة النقد الصغيرة الخاصة بك.
2.استبدال إيصال المصروفات بشيك جديد
أحيانًا، يُصبح رصيد خزينة النقد الصغير منخفضاً جداً لشراء المصروفات النثرية. وفي هذه الحالات، يجب على أمين الخزينة أن يقوم بجمع الإيصالات وتجميعها. فيمكن استبدال هذه الإيصالات بشيك جديد بقيمة إجمالية تساوي قيمة الإيصالات. بمجرد صرف الشيك، سيتم إضافة هذا المبلغ إلى خزينة النقد الصغير لاستعادة الأموال إلى مستواها الأصلي.
3.القيام بزيادة أو تقليل النقدية حسب الاحتياجات
إذا كنت بحاجة إلى إعادة تعبئة الأموال فى خزينة المصروفات الثرية كل بضعة أيام، فمن المحتمل أن يعني ذلك أن أموالك قليلة جداً. في هذه الحالة، تحتاج إلى زيادة النقديةداخل الخزينة. لكن إذا اكتشفت أن معظم النقدية الصغيرة لا تستخدم بعد، فقد يكون مبلغ الصندوق كبيراً جداً. فيجب عليك إيداع النقد الصغير الزائد في حساب البنك الخاص بالشركة.
استخدم DEXEF لإدارة المصروفات النثرية الخاصة بك
إذا كنت تبحث عن إدارة المصروفات الخاصة بك بشكل جيد، فقد يستغرق الأمر وقتا وجهدا،
مع برنامج محاسبة DEXEF، لن تكون قادرا فقط على الوصول إلى معلوماتك المالية، ولكن ستكون أيضا قادرا على توفير الوقت والتكلفة وضمان أمان البيانات.
أخيراً؛
يجب عليك مراجعة وتصفية أموال النقدية الصغيرة بانتظام، فهذا سيساعدك على التأكد من أن المال المصروف يتم سداده دائماً، وتأكد من التحقيق والمراجعة في أي اختلافات بمجرد اكتشافها.
