دليل شامل لإدارة مخازن الصيدليات: خطوات عملية

تخيل رفوف صيدليتك مرتبة بدقة، وكل دواء في مكانه الصحيح، مع نظام ذكي يتابع عمليات البيع والمخزون دون أي خطأ. هذه الصورة المثالية ليست بعيدة عن الواقع ، بل هي نتيجة لإدارة فعّالة لمخازن الصيدليات . بفضل هذه الإدارة، يمكن لصيدليتك أن تعمل بكفاءة عالية وتتجنب الخسائر والارتباك.

في هذا المقال، سنكشف أسرار الإدارة الذكية للعمليات المخزنية وكيفية تحقيق النجاح وتحويل صيدليتك إلى نموذج مثالي للكفاءة.

هل إدارة المخزون هي الخطوة الأهم في نجاح صيدليتك؟

إدارة المخزون في الصيدلية تلعب دورًا محوريًا في تحقيق النجاح والاستمرارية. فهي لا تقتصر على الحفاظ على المنتجات بل تتعلق بتحسين الأداء وزيادة الأرباح. حيث تتمثل العناصر في

1. تجنب نقص الأدوية الهامة: إدارة جيدة للمخزون تضمن أنك لن تواجه نقصاً مفاجئاً في الأدوية الأساسية، مما يساعدك في تلبية احتياجات عملائك دون تأخير، خاصة في حالات الطوارئ.
2. ضمان توافر الأدوية: تساعدك المخازن المنظمة على التأكد من توافر الأدوية الأساسية بشكل دائم، مما يمنع حالات نفاد المخزون التي قد تؤدي إلى خسارة عملاء مهمين.
3. زيادة رضا العملاء: عندما تتوافر الأدوية المطلوبة بشكل دائم وتكون عملية الخدمة سريعة، يرتفع مستوى رضا العملاء، مما يعزز من سمعة صيدليتك ويزيد من احتمالية عودتهم للشراء مجددًا.
4. تحسين الربحية: من خلال إدارة المخزون بشكل صحيح، يمكنك زيادة معدل دوران المنتجات وتقليل الخسائر الناتجة عن السلع الراكدة أو التالفة، مما يساهم بشكل مباشر في تحسين الأرباح الإجمالية للصيدلية.
5. تقليل الفاقد والتلف: الادارة الجيدة للمخزون تساعدك على مراقبة صلاحية المنتجات، مما يقلل من نسبة التلف أو المنتجات منتهية الصلاحية، وهو ما يؤدي إلى حماية أرباحك وتجنب خسائر غير ضرورية.
6. تحسين تنظيم الأدوية: تنظيم المنتجات داخل المخزن بشكل صحيح يسهل عليك العثور على الأدوية المطلوبة بسرعة، مما يختصر الوقت ويزيد من فعالية الخدمة اليومية.
7. تسريع عمليات الطلب والتوريد: نظام إدارة مخازن فعّال يساعد في تنظيم وتسهيل عمليات طلب المنتجات من الموردين، مما يضمن تجديد المخزون بسرعة وبأقل مجهود.
8. تقليل التكاليف الزائدة: من خلال التحكم الدقيق في مستويات المخزون، يمكنك تجنب شراء كميات زائدة من المنتجات غير الضرورية، مما يقلل من تكاليف التخزين ويحسّن استغلال المساحة.

أبرز المشاكل التي تواجه مخازن الصيدليات

تواجه مخازن الصيدليات العديد من التحديات التي تؤثر على سير العمل وتقلل من كفاءة المخزون. إذا لم يتم التعامل مع هذه المشكلات بشكل صحيح، فقد تؤدي إلى خسائر مالية وتراجع في خدمة العملاء. من أبرز هذه المشكلات:

1. نقص التنظيم: قد يؤدي سوء ترتيب المخزون إلى صعوبة العثور على المنتجات، مما يعطّل عمليات البيع ويؤدي إلى إهدار الوقت.
2. زيادة الأدوية منتهية الصلاحية: في حال عدم مراقبة تواريخ الصلاحية بشكل دوري، قد تتراكم الأدوية منتهية الصلاحية، مما يتسبب في خسائر مالية كبيرة.
3. نقص بعض الأصناف الحيوية: عدم متابعة مستويات المخزون بدقة يمكن أن يؤدي إلى نفاد الأدوية المهمة، مما يؤثر على سمعة الصيدلية ويؤدي إلى فقدان العملاء.
4. زيادة المخزون غير الضروري: شراء كميات كبيرة من المنتجات بغير حاجة يؤدي إلى تجميد رأس المال في المخزون وتقليل السيولة المتاحة.
5. صعوبة إدارة المخزون الموسمي: بعض الأدوية تكون مطلوبة في مواسم معينة فقط، وعدم التحكم في هذا النوع من المخزون يمكن أن يؤدي إلى تراكم منتجات غير مباعة.
6. السرقة أو الفقدان: عدم وجود نظام رقابي جيد قد يؤدي إلى فقدان بعض المنتجات بسبب السرقة أو سوء الإدارة.
7. بطء في استلام الطلبات: ضعف النظام اللوجستي (الشحن) أو التأخير في الطلبات قد يؤدي إلى تأخير استلام المنتجات الجديدة، مما يؤثر على توفر الأدوية.
8. عدم التوافق مع القوانين الصحية: في بعض الأحيان قد تتعرض الصيدلية للمخالفات نتيجة عدم اتباع القواعد الخاصة بتخزين الأدوية وفقًا للمعايير الصحية.

كيف تُحسِّن إدارة التعاملات المخزنية في صيدليتك؟

تتطلب إدارة مخازن الصيدليات خطوات عملية تضمن تنظيم المخزون ومتابعة العمليات بشكل دقيق. من خلال هذه الخطوات، يمكن ضمان تنفيذ المهام اليومية المتعلقة بالمخزون بسهولة وفعالية

 إدخال الادوية لصيدليتك

يواجه الصيادلة تحديات متعددة تتعلق بالدقة والسرعة في إدخال البيانات. و تعد عملية إدخال الأدوية الجديدة أمرًا حيويًا للحفاظ على تنظيم المخزون، مع ضمان أن كل صنف يتضمن البيانات الصحيحة مثل الاسم، التركيز، السعر، وتاريخ الصلاحية.

1. أسرع في إدخال بيانات الاصناف لتوفير الوقت

بدلاً من إدخال كل صنف يدويًا، يمكنك إعداد قائمة الأدوية مسبقًا في ملف Excel ثم استيرادها دفعة واحدة. هذا يوفر عليك الكثير من الوقت، خصوصًا إذا كانت الكميات كبيرة.

2.حافظ على دقة بيانات الادوية

عند إدخال أي دواء جديد  الي  مخازن الصيدليات ، تأكد من أن جميع المعلومات كالأسماء، التركيزات، والأسعار صحيحة قبل حفظها. يجب أن تتوافق هذه البيانات بين الفروع إذا كنت تدير أكثر من فرع.

• اسم الصنف: الاسم التجاري أو العلمي لكل دواء أو مستلزم في صيدليتك.
• الفئة الدوائية: تصنيف المنتج (دواء، مستلزمات طبية، مستحضرات تجميل) لتسهيل الوصول إليها عند الحاجة.
• الشركة المصنعة: من المهم معرفة الجهة المصنعة لضمان عدم وجود أي التباس بين منتجات متشابهة داخل الصيدلية.
• الجرعة: تحديد الجرعة بدقة لكل دوائ لضمان التعامل مع الأدوية بشكل صحيح.
• تسجيل تاريخ الصلاحية لكل دواء في صيدليتك: أدخل تاريخ انتهاء صلاحية كل دواء فور استلامه.
• ربط رقم التشغيلة في صيدليتك: ربط كل دفعة من الادوية برقم تشغيلة محدد يسهل تتبع المنتجات داخل صيدليتك في حالة وجود أي مشاكل لاحقة.

3. قم بتصنيف الأدوية بذكاء لتسهيل الوصول إليها

نظم الأدوية حسب الفئات المختلفة (مثل مسكنات، مضادات حيوية، أو أدوية مزمنة) وخصص رفوف لكل نوع. هذه الطريقة تجعل الوصول إلى الأصناف في مخازن الصيدليات  أسهل وأسرع عند الحاجة.

• مع DEXEF، يمكنك بسهولة تصنيف الأدوية حسب الفئات التي تناسب احتياجات مخازن الصيدليات الخاصة بك .

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء فئات مثل “مسكنات الألم”، “مضادات حيوية”، أو “أدوية مزمنة”. عند إدخال الأصناف، يتم تخصيص كل دواء للفئة المناسبة. هذا يعني أنه عند البحث عن أي صنف، يمكنك ببساطة اختيار الفئة المطلوبة من القائمة، وسيظهر لك جميع الأدوية المدرجة تحت تلك الفئة، مما يسهل عملية الوصول إلى الأدوية بسرعة ويقلل من الوقت والجهد المبذولين في البحث اليدوي.

استلام الأدوية والمستلزمات الطبية

إدارة استلام الأدوية والمستلزمات الطبية بكفاءة هي خطوة أساسية لضمان توفير المنتجات المناسبة لعملائك وضمان سلامة المخزون. باستخدام برنامج DEXEF، يمكنك تبسيط كل خطوة في هذه العملية من مراجعة المستندات إلى إعداد الطلبات والمتابعة الدقيقة لإجراءات السلامة، مما يضمن لك إدارة فعالة ودقيقة لكل مراحل المخزون.

1. راجع الفواتير وتأكد من المطابقة

تحقق من تطابق الكميات والأصناف المسجلة في المستندات (أمر توريد، تحويل مخزني، أو فاتورة) مع الشحنة الفعلية.

2. افحص الادوية بدقة و تحقق من تواريخ الصلاحية

عند استلام شحنة من الأدوية أو المستلزمات الطبية، يجب عليك التأكد من أن جميع المنتجات سليمة وأن التغليف لم يتعرض لأي تلف لضمان جودة المنتجات وسلامتها. بالإضافة إلى ذلك، تحقق من أن تواريخ صلاحية الأدوية مناسبة لفترة البيع المتوقعة و من ثم قم بعملية ادخال الكميات في النظام.

3. نظم الادوية المستلمة في المخازن

بعد إدخال الأدوية إلى النظام، يجب عليك ترتيبها في مخازن الصيدليات بحيث تكون الأدوية ذات تواريخ الصلاحية الأقرب هي الأسهل للوصول. هذا يساعدك في بيع الأدوية قبل انتهاء صلاحيتها.

4.تعامل بسرعة مع مرتجعات الأدوية

عند استلام شحنة تحتوي على أدوية تالفة أو غير مطابقة للمواصفات المطلوبة، يجب عليك البدء فورًا بتوثيق هذه الأصناف في النظام، مع تحديد أسباب التلف أو عدم المطابقة بدقة. ثم، قم بإعداد تقرير يتضمن الكميات المتضررة وتفاصيل المورد لتسهيل عملية الإرجاع. بعد ذلك، تواصل مع الموردين لترتيب عملية إرجاع المنتجات واستبدالها أو استرداد قيمتها، مع الحفاظ على توثيق كافة المراحل لضمان إتمام الإجراءات بفعالية ودقة.

5. قم باعداد طلبيات الادوية

عند ملاحظة نقص في الأدوية أو المستلزمات الطبية، يجب إعداد طلبات جديدة لتجديد المخزون وضمان توفر المنتجات باستمرار. تأكد من مراجعة المخزون وتحديد الأصناف التي تحتاج إلى تجديد بناءً على استهلاك الصيدلية.

6. تابع إجراءات السلامة

يجب عليك التأكد من أن الأدوية المستلمة يتم تخزينها في مخازن الصيدليات الخاصة بك  وفقًا للإجراءات اللازمة، خاصة إذا كانت تتطلب شروطًا خاصة مثل درجات حرارة معينة.

طباعة الباركود للأدوية

حتى لو كانت الأدوية مزودة بباركود، قد تحتاج لطباعة باركود خاص بصيدليتك لتسهيل إدارة المخزون وتخصيص الأسعار وتسريع عمليات البيع. طباعة باركود خاص يوفر لك مرونة أكبر في تنظيم منتجاتك ويساعد في تحسين الدقة والكفاءة داخل الصيدلية.

1. قم باعداد النظام المستخدم  لطباعة الباركود

تأكد من أن النظام  الذي تستخدمه في صيدليتك يدعم طباعة الباركود للأدوية. يجب أن يحتوي الباركود على معلومات مثل اسم الصنف، رقم التشغيلة، وتاريخ الصلاحية.

• نحن نوفر لك نظاما DEXEF ERP   متكاملاً مع أجهزة الباركود، بحيث يمكنك بسهولة إنشاء وطباعة باركود الأدوية، مع دعم تخصيص المعلومات الأساسية مثل اسم الصنف ورقم التشغيلة وتاريخ الصلاحية. هذا التكامل يسهل عليك عملية فحص المنتجات في المخزون وتتبعها بدقة باستخدام أجهزة الباركود، مما يعزز كفاءة الإدارة ويقلل من الأخطاء التشغيلية.

2. تخصيص الباركود لكل صنف

قم بتخصيص باركود فريد لكل صنف دوائي في صيدليتك، مما يتيح تتبع كل عبوة بشكل منفصل ويسهل على فريق العمل الوصول إلى تفاصيل الأدوية بسرعة.

3. اطبع الباركود وقم بلصقه علي الادوية

استخدم طابعة باركود لطباعة الملصقات الخاصة بكل دواء.و تأكد من أن حجم الباركود مناسب وسهل القراءة باستخدام ماسح الباركود. ثم قم بلصق الملصقات على عبوات الأدوية بشكل واضح لتسهيل عملية المسح أثناء البيع أو الجرد.

4. افحص الباركود بعد الطباعة وتحديث النظام بعد المسح تلقائيا

بعد طباعة الباركود، تأكد من أنه يمكن مسحه بسهولة باستخدام جهاز ماسح الباركود لاختبار دقة المعلومات. عند استخدام الباركود أثناء عمليات البيع أو الجرد، تأكد من أن النظام يقوم بتحديث الكميات تلقائيًا لضمان دقة المخزون في مخازن الصيدليات .

تعديل اسعار الادوية و المستحضرات

تعديل أسعار الأدوية والمستحضرات الطبية يعد جزءًا مهمًا من إدارة الصيدلية لضمان توازن بين تحقيق الأرباح وتلبية احتياجات العملاء. لتحقيق هذا التوازن، يجب على الصيدلي اتخاذ قرارات مبنية على تحليل دقيق للسوق والمخزون.

1. قم بتحليل تكلفة الأدوية بعناية

عند تعديل أسعار الأدوية، يجب التأكد من أن السعر الجديد يغطي تكاليف شراء الأدوية وتكاليف التشغيل مثل الإيجار، الكهرباء، الرواتب، وتكاليف أخرى مثل الأدوية المستوردة أو الأدوية الخاصة. الهدف هو تحقيق هامش ربح مناسب مع الحفاظ على قدرة الصيدلية على المنافسة في السوق.

2. تابع تغيرات السوق بانتظام

تحليل تقلبات أسعار الموردين والمواد الطبية يعد جزءًا أساسيًا من إدارة الصيدلية. تأكد من أنك تتابع بانتظام هذه التقلبات لضمان أن أسعار الأدوية الخاصة بك محدثة ومناسبة لطلبات السوق. السوق يتغير بسرعة، ويجب أن تكون مستعدًا لتعديل الأسعار استجابة لهذه التغيرات.

3. احتفظ بسجلات دقيقة لتعديل الأسعار

التوثيق الدقيق لكل تعديل في أسعار الأدوية هو إجراء أساسي لضمان الشفافية وتجنب أي مشاكل قانونية أو رقابية. استخدام برامج مثل DEXEF يوفر لك القدرة على حفظ سجل كامل لتعديلات الأسعار، مما يسهل عملية المراجعة والمطابقة مع سجلات الهيئة العامة للدواء.

4. إبلاغ العملاء بتغييرات الأسعار

عند إجراء تغييرات كبيرة في الأسعار، سواء كانت زيادات أو تخفيضات، حاول دائمًا إبلاغ العملاء مسبقًا لتعزيز الثقة. يمكنك استخدام لوحات إعلانية داخل الصيدلية، أو إرسال رسائل SMS أو البريد الإلكتروني لضمان أن العملاء على علم بالتغييرات.

5. قم بتعديل الأسعار بناءً على العرض والطلب

كن مستعدًا لتعديل الأسعار استجابة لتغيرات العرض والطلب. إذا كانت هناك زيادة في أسعار الموردين أو انخفاض في الطلب على دواء معين، يجب أن تكون قادرًا على تعديل الأسعار بسرعة ومرونة. هذا يساعد على الحفاظ على ربحيتك ومكانتك في السوق.

تعديل الأسعار الادوية مع برنامج حسابات DEXEF

يمكنك تعديل اسعار الادوية والمستلزمات في صيدليتك باستخدام DEXEF بطرق متعددة تتيح لك مرونة كبيرة في التحكم بالاسعار حيث يمكنك من :

• تعديل السعر لكل صنف على حدة: يمكنك تعديل سعر أي صنف مباشرة من خلال  نظام DEXEF بالبحث عن المنتج وتحديث السعر بشكل يدوي. هذه الطريقة تتيح لك التحكم الكامل في كل صنف على حدة.
• تعديل الأسعار لمجموعة من الأصناف: إذا كنت ترغب في تعديل الأسعار لمجموعة كاملة من المنتجات (مثل جميع المسكنات أو جميع المنتجات من مورد معين)، يمكنك تحديد الفئة أو المجموعة وإجراء التعديل الجماعي للأسعار، مما يوفر الوقت ويضمن دقة التغييرات.
• استيراد شيت Excel لتعديل الأسعار: يمكنك استخدام شيت Excel يحتوي على الأسعار الجديدة واستيراده إلى النظام. هذه الطريقة تكون مثالية إذا كنت تتعامل مع كميات كبيرة من الأصناف وترغب في تعديل الأسعار بسرعة ودون إدخال يدوي لكل صنف.
• تعديل الأسعار بناءً على فاتورة سابقة: إذا كان لديك فاتورة سابقة من المورد، يمكنك استخدام بياناتها لتعديل الأسعار الحالية. هذه الطريقة تتيح لك استيراد الأسعار المحدثة بناءً على المعاملات السابقة والتأكد من التزامك بالأسعار المتفق عليها مع المورد.
• التعديل اليدوي أو باستخدام معادلات تلقائية: التعديل يمكن أن يتم يدويًا بإدخال السعر الجديد لكل صنف، أو يمكنك استخدام معادلات تلقائية لحساب نسبة مئوية معينة من التغيير (مثل زيادة 5% على جميع الأسعار). هذا الخيار يتيح لك مرونة وسهولة في إدارة تغييرات الأسعار بشكل سريع ودقيق.

للمزيد عن حسابات الصيدليات يمكنك متابعة : دليلك الشامل لإدارة حسابات الصيدلية:يدوياً أوعبر برنامجDEXEF

تحويلات المخزون بين فروع الصيدلية

إذا كنت تدير أكثر من فرع لصيدليتك، إليك بعض الخطوات التي تساعدك في تنظيم عملية تحويل المخزون بين الفروع بشكل فعال:

1. راجع مخزون كل فرع

ابدأ بفحص مخازن الصيدليات في كل فرع بشكل دوري لتحديد الأصناف التي قد تكون ناقصة أو مكدسة. هذا يساعد في تحقيق التوازن بين الفروع وعدم نفاد المخزون في أي فرع.

2. إصدار طلب تحويل

عند الحاجة لتحويل المخزون بين الفروع، استخدم النظام لإصدار طلب تحويل يحتوي على الكميات والأصناف المراد نقلها. هذا التوثيق يضمن أن العملية مسجلة بدقة ولا تحدث أخطاء.

3. قم بتنظيم عملية النقل

قم بتنسيق عملية النقل بين الفروع لضمان وصول الأدوية والمستلزمات في الوقت المناسب. إذا كانت بعض الأدوية تحتاج إلى ظروف خاصة مثل درجة حرارة معينة، تأكد من توفير وسائل النقل المناسبة.

4.   قم بتحديث مخازن الفروع

بعد إتمام عملية التحويل، تأكد من تحديث بيانات المخزون في كلا الفرعين (المرسل والمستقبل). هذا يضمن أن الكميات المسجلة في النظام تتطابق مع الكميات الفعلية.

5. تابع استهلاك الفروع وتحليل البيانات بشكل دوري

بعد تحويل المخزون، راقب استهلاك كل فرع للأصناف المحولة لتحديد ما إذا كان الفرع بحاجة إلى تحويل إضافي في المستقبل، أو إذا كان هناك تغيير في أنماط الطلب. استخدم بيانات المخزون لتحليل احتياجات الفروع المختلفة على مدار العام، مما يساعدك على التخطيط المسبق لتحويلات المخزون بناءً على المواسم أو احتياجات الفروع المختلفة.

حجز الأدوية لطلبات العملاء

عندما تزداد طلبات العملاء على أدوية معينة، يصبح حجز الأدوية أمرًا ضروريًا لضمان توفرها في الوقت المناسب. تنظيم هذه العملية يساهم في تحسين تجربة العملاء وتلبية احتياجاتهم بشكل فعال وسريع.

1. تأكد من توفر الأدوية

قبل تأكيد الحجز، تأكد من أن الكميات المطلوبة متوفرة في المخزون. إذا كانت الكميات غير كافية، قم بتحديث الطلب بناءً على المخزون المتاح. هذه الخطوة تضمن عدم حجز الأدوية لعملاء دون أن تكون الكمية المطلوبة متوفرة، مما يقلل من احتمال الإحراج أو فقدان العملاء.

2. قم بتسجيل طلبات العملاء

عند تلقي طلب من العميل لحجز دواء، قم بتسجيل الطلب في النظام، بما في ذلك اسم العميل، الدواء المطلوب، والمدة الزمنية التي سيتم فيها الاحتفاظ بالطلب. من المهم تسجيل جميع هذه المعلومات لضمان عدم حدوث أي لبس أو نسيان لأي طلب، مما يسهل متابعة الطلبات وتنفيذها بدقة.

3. اخطر العميل بالحجز

بعد تأكيد الحجز، تواصل مع العميل لإبلاغه بتأكيد حجز الدواء والوقت المحدد لاستلامه من الصيدلية. هذه الخطوة ضرورية لضمان أن العميل على علم بحالة الطلب ويمكنه تخطيط موعد لاستلام الدواء، مما يعزز مستوى الخدمة ويوفر تجربة مريحة للعملاء.

4. قم بفصل الأدوية المحجوزة

قم بفصل الأدوية المحجوزة عن باقي المخزون ووضعها في منطقة مخصصة لحجز الطلبات لتجنب بيعها لعملاء آخرين. هذه الخطوة مهمة لتجنب أي تضارب بين الأدوية المحجوزة والمخزون المتاح للبيع الفوري، مما يحافظ على دقة المخزون.

5. تحديث مخازن الصيدليات

بعد إتمام عملية الحجز، قم بتحديث الكميات في النظام لتسجيل الكميات المحجوزة وضمان عدم توفرها لعمليات البيع العادية. هذه الخطوة تحافظ على دقة المخزون وتمنع حدوث أي أخطاء في عمليات البيع.

6. إلغاء الحجز عند اللزوم

في حال عدم استلام العميل للدواء خلال الفترة المحددة، قم بإلغاء الحجز وإعادة الدواء إلى المخزون. من المهم متابعة الأدوية المحجوزة لضمان عدم انتهاء صلاحيتها أو بقائها لفترات طويلة دون بيع.

ادارة الاصناف البديلة

1. سجل الأصناف البديلة في النظام:

عند نفاد صنف معين من الأدوية، تأكد من وجود بدائل تحتوي على نفس المادة الفعالة أو توفر تأثيرًا مشابهًا. قم بتسجيل هذه الأصناف وربطها بالأصناف الأصلية داخل النظام لضمان سهولة الوصول إليها.

2. قم باخطار العملاء بالبدائل

عند عدم توفر دواء معين، قم بإخطار العملاء بالبدائل المتاحة وتوضيح الفروقات بينها من حيث السعر والتأثير الطبي.

3. تحديث فريق العمل

تأكد من أن فريق العمل على دراية تامة بالأصناف البديلة وكيفية تقديمها للعملاء لضمان تقديم خدمة متكاملة.

ادارة تعدد مخازن الصيدليات

اذا كانت لديك عدة مخازن للصيدلية يمكنك اتباع الاتي حتي تتمكن من ادارة جيدة لتلك المخازن

1. قم بتحديد مستويات المخزون المناسبة لكل مخزن

من المهم تحديد مستويات دقيقة لإعادة الطلب لكل فرع بناءً على حجم الطلبات، نوع الأدوية الأكثر طلبًا، والتوزيع الجغرافي للفروع. هذا يساعد في تقليل النقص أو الفائض في الأدوية وتجنب تلفها بسبب انتهاء الصلاحية.

2. تحكم في تحويلات المخزون بين الفروع

في حال كان لديك أكثر من فرع، فإن الحاجة إلى نقل الأدوية بين الفروع قد تكون ضرورية لتلبية الطلبات المتزايدة في أحد الفروع أو لتجنب فائض في فرع آخر. يجب تنظيم هذه التحويلات وتوثيقها بشكل دقيق لمنع حدوث أي خطأ في الحسابات أو فقدان الأدوية.

3. راقب تواريخ صلاحية الأدوية بدقة

متابعة تواريخ صلاحية الأدوية أمر بالغ الأهمية لتجنب أي خسائر ناتجة عن تلف الأدوية أو عدم صلاحيتها للاستخدام. من الضروري وضع نظام يتيح لك تتبع تواريخ انتهاء صلاحية الأدوية في جميع الفروع، خاصة تلك التي تكون عرضة للتلف بسرعة.

4. نفذ جردًا دوريًا بإجراءات موحدة

يعد الجرد الدوري ضروريًا لتطابق الكميات المسجلة مع الفعلية في مخازن الصيدليات ، ويساعد في كشف أي خسائر أو أخطاء. لضمان دقة السجلات، يجب اتباع إجراءات جرد موحدة بين الفروع باستخدام تقنيات مثل الباركود أو RFID.

صرف الأدوية والمستحضرات

لضمان توفر المنتجات الصحيحة لعملائك وتتبع المخزون بشكل دقيق يجب عليك إدارة عملية صرف الأدوية والمستلزمات الطبية بكفاءة ، مع برنامج DEXEF يمكنك تبسيط كل خطوة من عملية الصرف، بدءًا من مراجعة الكميات المخصصة للصرف إلى تحديث المخزون والمتابعة الدقيقة للطلبات والمرتجعات، مما يضمن لك إدارة فعالة وصحيحة لكل مراحل الصرف.

1. تابع تواريخ صلاحية الأدوية دائمًا

تجنب صرف الأدوية المنتهية الصلاحية أمر بالغ الأهمية لضمان صحة المرضى والحفاظ على سمعة صيدليتك. يجب أن تكون تواريخ الصلاحية تحت مراقبة دقيقة باستمرار. تنظيم الأدوية وفقًا لتاريخ الصلاحية يساعدك في ضمان استخدام الأدوية التي توشك صلاحيتها على الانتهاء أولاً (نظام FIFO).

2. راجع الطلبات بدقة قبل تجهيزها

عند استلام أي طلب، سواء من عملاء أو من فروع أخرى، يجب التأكد من توافر الكميات المطلوبة في المخزون قبل البدء في تجهيز الطلب. يساعدك هذا في تجنب التأخير وتفادي خيبات الأمل لدى العملاء.

• نوفر لك إمكانية مراجعة المخزون لحظيًا والتحقق من توافر الأدوية المطلوبة بسهولة، مع عرض الكميات المتاحة في جميع الفروع.

3. قم بتجهيز الأدوية بسرعة وكفاءة

سرعة تجهيز الطلبات تسهم في تحسين تجربة العملاء وزيادة رضاهم. تأكد من تنظيم الأدوية في المخزن بحيث يسهل الوصول إليها.

• نساعدك عبر تنظيم المخزون بفعالية، حيث يتيح لك البرنامج تحديد مواقع الأدوية بدقة وتسريع عملية تجهيز الطلبات.

4. احرص على توثيق كل عملية صرف بدقة

قم بتوثيق عمليات الصرف بدقة يضمن متابعة المخزون والتحكم في الحسابات بفاعلية. عدم التوثيق قد يؤدي إلى فقدان السيطرة على المخزون وإحداث مشاكل في الحسابات.

5. تأكد من تسليم الأدوية بشكل صحيح وآمن

تسليم الأدوية بطريقة آمنة وصحيحة يضمن عدم حدوث أي أخطاء أو سوء تفاهم مع العملاء. توثيق عمليات التسليم يسهم في متابعة الطلبات وضمان رضا العملاء.

6. تابع الأدوية ذات الاستخدام العالي

من المهم متابعة الأدوية التي تُصرف بشكل متكرر لضمان عدم نفادها من المخزون. هذه الأدوية تمثل جزءًا كبيرًا من مبيعات صيدليتك، لذا تحتاج إلى مراقبتها باستمرار وتحديث الكميات بانتظام.

7. التكامل مع أنظمة نقاط البيع (POS)

بعد صرف الأدوية، من المهم أن تتم عملية الدفع بسرعة ودقة. أنظمة نقاط البيع المتكاملة تسهل عملية الصرف وتحديث المخزون تلقائيًا بعد كل عملية بيع.

متابعة تواريخ صلاحية الأدوية

تتبع تواريخ صلاحية الأدوية أمر بالغ الأهمية لضمان جودة المنتجات المقدمة للعملاء وتجنب الخسائر الناجمة عن انتهاء الصلاحية. من خلال تنفيذ بعض الإجراءات الاحترازية واستخدام أنظمة إدارة المخزون، يمكن للصيدليات الحفاظ على مستويات عالية من الكفاءة والامتثال للقوانين.

1. إدخال تواريخ الصلاحية في النظام

عند استلام الأدوية، من المهم تسجيل تواريخ الصلاحية لكل دفعة في نظام المخزون الإلكتروني لضمان تتبع فعال للأدوية. هذا يتيح لك معرفة أي الأدوية تحتاج إلى اهتمام أولًا، ويساعد في تجنب بيع الأدوية منتهية الصلاحية.

2. إعداد التنبيهات التلقائية

قم بإعداد تنبيهات تلقائية في نظام مخازن الصيدليات بحيث يتم تنبيهك عندما تقترب صلاحية الأدوية من الانتهاء بفترة محددة، مثل 3 إلى 6 أشهر قبل انتهاء الصلاحية. هذا يساعد في اتخاذ إجراءات مبكرة لتصريف الأدوية.

3. قم بترتيب الأدوية حسب تواريخ الصلاحية

رتب الأدوية في المخزن بحيث تكون المنتجات التي تقترب صلاحيتها من الانتهاء في أماكن واضحة ومقدمة الرفوف، مما يسهل الوصول إليها وتصريفها أولًا، مما يقلل من هدر الأدوية منتهية الصلاحية.

4. اجري فحص دوري لمخازن الصيدليات

حدد مواعيد دورية لفحص تواريخ الصلاحية في المخزن، مرة شهريًا أو وفقًا لحجم المخزون، لضمان متابعة دقيقة وعدم ترك أدوية منتهية الصلاحية دون تصريف.

• يوفر DEXEF تقارير شاملة تسهل فحص المخزون بشكل دوري، وتتيح لك متابعة تواريخ الصلاحية لكل دفعة بشكل فعال دون الحاجة إلى مراجعة يدوية شاملة.

5. اتخاذ إجراءات لتصريف الأدوية

عند اقتراب انتهاء صلاحية الأدوية، قدم عروضًا ترويجية أو خصومات لتسريع بيعها، أو تواصل مع المورد لإعادة التوريد إذا كان ذلك ممكنًا، لتجنب الهدر.

6. تخلص بشكل آمن من الأدوية المنتهية

اتبع الإجراءات الصحية والقانونية للتخلص الآمن من الأدوية منتهية الصلاحية، مع توثيق كل عملية لضمان الشفافية والامتثال للقوانين.

مثال:

عند استلام شحنة من دواء “أموكسيسيلين” تحتوي على 200 عبوة بتاريخ صلاحية ينتهي في يونيو 2025، قم بتسجيل تاريخ الصلاحية وربط كل عبوة برقم التشغيلة في النظام المخزني. ثم قم بتفعيل تنبيه يظهر قبل 6 أشهر من انتهاء الصلاحية. أثناء ترتيب المخزون، ضع العبوات التي تنتهي في يونيو 2025 في مقدمة الرفوف لتسهيل تصريفها.

في يناير 2025، ستحصل على تنبيه بأن الصلاحية تقترب من الانتهاء، ويمكنك تقديم خصومات أو عروض لتسريع البيع. خلال الفحص الدوري، إذا بقيت عبوات بعد انتهاء الصلاحية، تخلص منها بشكل قانوني وسجل العملية لتجنب أي مشكلات.

جرد مخازن الصيدليات

يسعى الصيادلة إلى التأكد من أن الكميات الفعلية للأدوية تتطابق مع المسجلة في النظام، وتجنب فقدان الأدوية بسبب انتهاء الصلاحية، والاطمئنان على توفر جميع الأصناف المطلوبة. كل ذلك يساعد في الحفاظ على الكفاءة التشغيلية وضمان تقديم خدمة مستمرة للعملاء دون انقطاع.

1. تنظيم جرد دوري للمخزون:

من الضروري جدولة جرد دوري شهري أو ربع سنوي لضمان دقة بيانات المخزون، والحد من أي فروقات أو فقدان الأدوية.

2. تقسيم الأصناف إلى فئات :

تقسيم المخزون إلى فئات مثل “مسكنات”، “مضادات حيوية”، و”أدوية مزمنة” يسهل عملية الجرد ويقلل من الفوضى.

3. استخدام أدوات الباركود

استخدام أجهزة قراءة الباركود يسهل عملية الجرد بشكل كبير، حيث يمكنك مسح كل صنف بسرعة ودقة دون الحاجة لإدخال البيانات يدويًا، التي تستغرق وقتًا طويلًا وتتطلب الكثير من الجهد، يسمح جهاز قراءة الباركود بتسجيل الأصناف والكميات المخزنة بشكل لحظي ومباشر في النظام الإلكتروني لإدارة المخزون. هذا يساعد على تسريع عمليات البيع و الجرد ، كما يضمن دقة البيانات المخزنة ويقلل من الفاقد أو الأخطاء الناتجة عن تسجيل كميات غير صحيحة.

4. متابعة تواريخ الصلاحية

أثناء الجرد، يجب التأكد من فحص تواريخ صلاحية الأدوية بشكل منهجي، وذلك بترتيب الأصناف حسب تاريخ الانتهاء للتأكد من عدم وجود أدوية منتهية الصلاحية. عند العثور على أدوية قريبة من انتهاء الصلاحية، يمكن اتخاذ إجراءات سريعة مثل إعادتها للمورد أو تقديم عروض ترويجية لتصريفها قبل انتهاء صلاحيتها.

5. مراجعة الفروقات في المخزون

بعد إتمام الجرد، من الضروري مراجعة الفروقات بين الكميات الفعلية والمسجلة في النظام لتحديد الأسباب واتخاذ الإجراءات اللازمة.

للمذيد عن جرد المخازن يمكنك متابعة : أساسيات جرد المخازن: كل ما تحتاج معرفته عنه

التخلص من الأدوية التالفة أو المنتهية (هالك المخزون)

إدارة الأدوية التالفة أو المنتهية تعد جزءًا أساسيًا من إدارة مخزون الصيدلية بفعالية. يجب على أصحاب الصيدليات التأكد من التخلص من الأدوية المنتهية أو التالفة بشكل آمن ووفقًا للمعايير القانونية، لتجنب المخاطر الصحية وتقليل الخسائر الناتجة عن الهدر.

نصائح للتخلص من الأدوية التالفة أو المنتهية

1. تحديد وفصل الأدوية التالفة أو المنتهية

قم بمراجعة المخزون بشكل دوري لتحديد الأدوية التالفة (الهالكة) أو التي انتهت صلاحيتها، ثم افصلها في منطقة مخصصة بعيدًا عن المخزون الصالح.

2. تسجيل الأدوية التالفة

سجل الكميات والأصناف التي تم تحديدها كأدوية تالفة أو منتهية الصلاحية في سجلات مخصصة، سواء إلكترونيًا أو يدويًا، لضمان توثيقها بشكل دقيق.

3. التواصل مع الجهة المختصة بالتخلص

تواصل مع الجهات أو الشركات المعتمدة للتخلص الآمن من الأدوية التالفة، وفقًا للوائح الصحية المحلية، لتجنب أي مشكلات قانونية.

تأكد من إزالة الأدوية التالفة من حسابات المخزون الصالح، واحتفظ بسجلات تثبت أنك قمت بالتخلص منها بشكل آمن ووفقًا للقوانين

8 أدوات مهمة تساعدك في إدارة مخازن صيدليتك

إدارة مخازن الصيدلية تتطلب أدوات مناسبة تسهل عملية التنظيم والمراقبة و تشمل :

• الأرفف: احرص على تنظيم الأدوية والمستلزمات بفاعلية من خلال الأرفف. استخدم الأرفف المفتوحة لعرض المنتجات بشكل جذاب، بينما الأرفف المغلقة تحمي الأدوية الحساسة من العوامل الخارجية.
• صناديق التخزين: استثمر في صناديق التخزين لتنظيم الأصناف داخل المخزن. ستساعدك هذه الصناديق في تخصيص مساحة لتخزين الأدوية حسب النوع أو الاستخدام، مما يسهل عملية الوصول إليها.
• وحدات التحكم في درجة الحرارة: تأكد من استخدام أجهزة للحفاظ على ظروف تخزين الأدوية الحساسة. هذه الوحدات تضمن سلامة الأدوية وتقلل من احتمالية تلفها، مما يساهم في الحفاظ على جودة منتجاتك.
• أنظمة الإضاءة المناسبة: وفر إضاءة جيدة داخل المخزن لتحسين رؤية المنتجات. ستساعدك هذه الإضاءة في تقليل الأخطاء أثناء التعامل مع الأدوية، مما يعزز من كفاءة العمل.
• أجهزة باركود: استخدم أجهزة باركود لتسهيل عملية تسجيل الأصناف وإدخالها في النظام. ستسرع هذه الأجهزة العمليات وتقلل من الأخطاء البشرية، مما يساهم في تحسين إدارة المخزون.
• برامج إدارة مخازن الصيدليات: احرص على استخدام برامج إدارة المخزون لمتابعة وتحليل البيانات بشكل دوري. ستوفر لك هذه البرامج تقارير دقيقة حول كميات المخزون والمبيعات، مما يسهل اتخاذ القرارات المناسبة.
  للمزيد عن كيفية زيادة مبيعات صيدليتك يمكنك متابعة : 9 نصائح ذهبية تزيد نبض مبيعات الصيدليات
• أجهزة الكمبيوتر: تأكد من استخدام أجهزة الكمبيوتر لتشغيل برامج إدارة المخزون وتحليل البيانات. ستساعدك هذه الأجهزة في تسجيل العمليات اليومية وتوفير تقارير دقيقة حول الأداء.
• الطابعات: لا تنس أهمية الطابعات في طباعة الملصقات والفواتير والتقارير. ستساعدك هذه الطابعات في طباعة بطاقات الباركود الخاصة بالأدوية، مما يسهل عملية إدارة المخزون.

الاسئلة الشائعة حول مخازن الصيدليات

في النهاية، تعتبر إدارة المخازن بشكل فعال أمرًا أساسيًا لنجاح صيدلياتك. من خلال تطبيق النصائح والاستراتيجيات التي تم تناولها في هذا الدليل، يمكنك تحسين تنظيم المخزون، وتقليل التكاليف، وزيادة رضا المرضى. بالإضافة إلى ذلك، يُعد استخدام أدوات التكنولوجيا مثل برنامج DEXEF من الوسائل التي تسهم بشكل كبير في تسهيل عملياتك اليومية. مع الإدارة الجيدة والتخطيط السليم، ستتمكن من تحقيق أداء متميز وضمان نمو مستدام لصيدليتك.