هناك العديد من العوامل التي يمكن الاعتماد عليها في تحديد أنسب وأفضل برنامج محلات ملابس يمكن الاعتماد عليه في بدء مشروك ومن ثم تطويره.
افهم احتياجاتك
في البداية يجب أن تسأل نفسك عدة أسئلة، وهي: لماذا تحتاج إلى برنامج الفوترة؟ هل تحتاج إلى برنامج للمحاسبة ؟.
بناءً على هذه الإجابة، قد يحتاج البعض إلى برنامج بسيط لتتبع الفواتير وإدارتها، وآخرين يحتاجون إلى برنامج فوترة شامل.
فكل مشروع تختلف احتياجاته باختلاف حجمه وتعقيداته وعدد عملائه المحتملين وحجم معاملاته، فحدد أولاً بوضوح ما ستحتاجه برنامج محلات الملابس.
بمجرد تحديد ذلك، ابدأ في البحث عن شيء يتوافق مع معاييرك لبرنامج الفوترة .
البحث عن البرامج المخصصة لمحلات الملابس
هناك برامج محاسبية التي يمكن الاعتماد عليه في إدارة مشروعك، ولكن بالطبع ليست جميعها قادرة على تلبية احتياجات عملك.
ابحث عن الحلول البرامجية الخاصة بالصناعة، فبرنامج مصنع الملابس ليس بالضرورة مناسبا لمحل الملابس، فكل منهما له احتياجاته واهتماماته.
الصناعات المختلفة لها أنواع مختلفة من طرق الفوترة، فلا تتبع نفس نمط الفوترة، ولذلك اخترت برنامجا يضمن لك دقة البيانات وسهولة الإدارة.
ولكن كيف لك تبدأ رحلة البحث عن أفضل برنامج لادارة محلات الملابس؟.
في البداية، تواصل مع اصحاب نفس المجال للحصول على أفكار حول ما يناسبهم بشكل أفضل، وعيوب ومميزات كل برنامج متوفر في الأسواق.
تواصل مع محاسبك الخاص فيمكنه ترشيح أنسب برنامج لإدارة محلات الملابس، فيجب التحقق من معاييرعملك قبل الاستثمار في برامج الفوترة.
ميزانية شراء برنامج محلات الملابس:
دائما الميزانية ما تكون العامل الحاسم والفعال في تحديد البرنامج الذي ستعتمد عليه في إدارة محلات الملابس، بعد عامل الاحتياج.
وخاصة أن الغالبية العظمى من الشركات تقدم خطط دفع وتسهيلات لبرامج محلات الملابس، أو حتى غيره من البرامج المحاسبية الأخرى.
غالبًا يقدم مطورو البرامج نوعين من الدفع، وهما: الدفع لمرة واحدة أو رسوم الاشتراك الشهرية والسنوية فيمكنك تحديد الأنسب لك.
عادة ما يكون المبلغ كبيرا اذا اخترت نظام المرة الواحدة، ولكنك لن تدفع ثانيا إلا لترقية البرنامج ولتفعيل خصائص جديدة.
وغالبا ما تحتوي البرامج السحابية على خطط اشتراك شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية، فهي مميزة جدا.
يجب عليك أيضًا مراعاة التكاليف المحتملة للمستقبل مثل رسوم الترقية وفواتير الخدمات الفنية وتكاليف الصيانة الأخرى.
يجب عليك أيضًا مراعاة التكاليف المحتملة للمستقبل مثل رسوم الترقية وفواتير الخدمات الفنية وتكاليف الصيانة الأخرى.
سهولة الاندامج والتكامل مع البرامج الآخرى
الجميع يسعى إلى التوسع في مشروعاته وتطويرها للأفضل، وهذه النظرة التوسعية يجب أن تشمل ايضا برنامج محلات الملابس.
فكلما كان البرنامج متوافق مع البرامج الآخر، كان مريحا لك فيما بعد، بجانب أنه يجب أن يكون متطورا ومتجددا باستمرار ليلبي احتياجاتك وتطلعاتك.
من المحتمل جدًا أن يستخدم محل الملابس أنظمة محاسبية متعددة لمهام مختلفة مثل كشوف المرتبات والمحاسبة والموارد البشرية والفواتير.
يمكن أن يساعد التكامل مع الأنظمة المختلفة على تواصلها مع بعضهم البعض والحصول على جميع المعلومات في مكان واحد.
فهذا يوفر وقتا كبيرا في إدخال البيانات المالية وتقليل الخطأ البشري الذي قد ينجم عن كثرة أدخال البيانات.
مقارنة أنواع الباقات المختلفة
فيمكنك تحديد أكثر من برنامج، ومقارنة أسعار باقاتها المختلفة ، ومدى ما يوفره كل برنامج من مميزات في كل باقة.
فقد لا يمكنك استخدام شعارك على الفواتير أو أضافة أكثر من مستخدم على البرنامج لممارسة أدوارهم إلا بالترقية لباقات معينة.
ويمكنك تجربة البرنامج لفترة محددة مجانا؛ للتأكد من أنه مناسب لطبيعة عملك قبل شرائه، فهذا يمنحك إحساسًا بكيفية ملائمته لعملك.
يجب الاستفسار عن قوالب الفواتير، وإدارة العملاء ، وأمن البيانات، والرسوم الشهرية، وأنواع برامج الفواتير المجانية والمدفوعة عبر الإنترنت.
ولا تنسى الاستفسار عن نظام الحسابات، وإدارة المخزون ، وتتبع النفقات، وإنشاء التقارير المالية وقبول العملات المتعددة، والفوترة المتكررة.
بالإضافة إلى دارة أوامر الشراء و سهولة الاستخدام. نظرًا لأن كل هذه تُباع عادةً كإضافات أو حزمة مطورة.
حماية والأمان
عندما تتعاقد على شراء برنامج محلات الملابس أو أي برنامج آخر، فإنك توافق تلقائيًا على مشاركة بياناتك المالية مع البرنامج .
مما يعني أنك تثق في التحكم في أعمالك التجارية الصغيرة بواسطة برنامج محلات الملابس فيتم تخزين كل شيء يخص عملك عليه.
وذلك بدأ من بيانات العملاء والمحاسبة المالية والفواتير والتسويات المصرفية والتكاليف المخفية وإدارة المشاريع والمعاملات المتكررة والميزانية العمومية للشركة وغيرهم.
لذلك أهتم كثيرا ببرنامج محلات الملايس الآمن والمضمون والملتزم بسياسات الخصوصية والبيانات الأكثر صرامة.
جرب الاصدار المجاني قبل أن تشتري
بصفتك مالكًا لنشاط تجاري، لا يمكنك تحمل تكلفة الاستثمار في برنامج لإدارة الحسابات ثم تدرك أنه ليس مناسبًا لعملك.
فبمجرد إدخال بياناتك على برنامج محلات الملابس، والحصول على اشتراك مدفوع، فإن تبديل البرنامج بآخر يعد كابوسًا تشغيليًا.
يمتلك مزودي برامج الفوترة إصدارًا مجانيًا من برامج الفوترة الخاصة بهم بدون كل الأجراس والصفارات، حيث يمكنك تجربة ميزاتهم الأساسية.
اطرح الأسئلة الصحيحة حول برنامج محلات الملابس
للتأكد من أنك تشتري البرنامج المناسب للأعمال التجارية، هذه بعض الأسئلة التي يجب طرحها على فريق العمل ونفسك قبل الشراء.
- هل سهل الاستخدام؟
- هل هناك أي تكاليف خفية؟
- ما مدى قوة الأمن؟
- هل يمكن تخصيص البرنامج لاحتياجاتي؟
- هل هناك أي دعم إضافي للعملاء؟
- كيف يتم تخزين بياناتك؟
- كيف سيساعد البرنامج على نمو عملي؟
وغيرها من الأسئلة التي تحتاج إلى إجابات صريحة ومباشرة عن البرنامج قبل شراءه .
تقييم الدعم الفني وخدمة العملاء
اختر برنامجًا مدعوما موثوق به، يتيح أكثر من قناة للتواصل مثل البريد الإلكتروني أو برامج الدردشة أو مراكز الاتصال.
تأكد دائمًا من أنهم يستجيبون لشكاواك في الوقت المناسب؛ فوقت العمل يساوي مالا وأربحا لن تعوض إذا أسأنا استخدامه.
واجهة المستخدم السلسة
معظم أصحاب الأعمال ليس لديهم خلفية في المحاسبة أو معرفة متعمقة ببرنامج إدارة محلات الملابس، أو على دراية بمميزاتها ومنافعها.
ولذلك يجب أن يكون البرنامج سهلاً بما يكفي لفهمه واستخدامه بسهولة، فإذا كان هناك صعوبة في التعامل معه، فلا تخاطر بشرائه.
اختر واجهة مستخدم بسيطة لا تحتوي على مميزات غير ضرورية، إذ تسهل الواجهة النظيفة على فريقك التركيز في أعمالهم اليومية.
ابحث عن برنامج قابل للتطوير
يجب أن يسير برنامج أدارة محلات الملابس على نفس خطى النمو والتطور التي يسير عليها مشروعك، ليناسبك في جميع الأوقات.
اختر البرنامج الذي يسمح لك بإدارة قوائم أسعار متعددة، واستيعاب هياكل التسعير المختلفة، فعلى سبيل المثال:
إذا كانت لديك قوائم أسعار مختلفة لعملائك وتجار الجملة ، فيجب أن يكون برنامجك قادرًا على دعم ذلك.
مراجعة تقييمات العملاء السابقين
الانترنت منح الجميع حدود لا نتخيلها للاستخدام، فيمكن البحث عن البرنامج عبر محركات البحث وقراءة مراجعات العملاء السابقة.
هذه التقييمات ستمنحك معلومات شاملة عن عيوب ومميزات البرنامج، وما هي المشاكل التي قابلت من سبقك لشراء برنامج محلات الملابس.
وستجد على الموقع الشركة المنتجة للبرنامج شعارات الشركة التي تستخدمها، مما يعطي فرصة للحكم على البرنامج ومدى انتشاره بين منافسينك.
يدعم الفواتير الآلية
من أهم مميزات نظام فواتير محلات الملابس هو قدرة النظام تلقائيًا بإنشاء وإرسال الفواتير إلى عملائك بشكل منتظم ، بناءً على خطة الاشتراك الخاصة بهم.
سيوفر هذا مرونة في إعداد الفواتير لعميل، وهذا سيوفرعليك الوقت والجهد، وسيجعل عملاؤك على اطلاع دائم بمدفوعاتهم.
فيجب اختر نظامًا يتيح لك إضافة علامتك التجارية ورسائل قابلة للتخصيص إلى الفواتير والتي تقدم تقارير فوترة شاملة للتتبع والتحليل البسيط.
خيارات الدفع القابلة للتخصيص
خيارات الدفع المتعددة القابلة للتخصيص من المميزات الأخرى التي يجب الاهتمام بالبحث عنها في أي برنامج محلات ملابس.
فيجب أن تقدم لعملائك مجموعة متنوعة من بوابات الدفع التي تدعم طرق دفع متعددة ، مثل بطاقة الائتمان أو بطاقة الخصم أو التحويل المصرفي ، وتسمح لهم باختيار الطريقة الأفضل لهم.
لا يؤدي ذلك إلى تحسين تجربة العميل فحسب ، بل يزيد أيضًا من احتمالية نجاح المدفوعات أثناء السداد.
إعداد التقارير والتحليلات القوية
اختر برنامج خاص بإدارة محلات الملابس يتميز بقوته في إعداد التقارير والتحليلات لمساعدتك على تتبع أداء عملك وتحليله مثل تقارير والمبيعات والإيرادات .
سيتيح لك ذلك اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن استراتيجيات التسعير والتسويق والاحتفاظ بالعملاء، فهذا سيساعدك تحقيق النمو الأمثل والربحية الملائمة من خلال أدوات إعداد التقارير والتحليلات الفعالة.
برنامج محلات الملابس يدعم الخدمات السحابية
تقدم البرامج المستندة إلى الخدمات السحابية طرقًا مختلفة للتوسع تساعدك على تطوير مشروعك، ومراقبة كل كبيرة وصغيرة في جميع أقسامه.
برنامج محلات الملابس الذي يدعم الخدمات السحابية من شأنه أن يوسع نطاق عملك على مستوى العالم مع القليل من الفوضى إلى الصفر.
المتابعة والتحكم عن بعد:
وهي أحدى المميزات المهمة جدا التي يجب البحث عنها في أي برنامج محلات ملابس تسعى إلى استخدمه، ومن خلال هذه الخاصية يمكن متابعة جميع حركات البيع عن بعد.
فليس شرطا أن تتواجد داخل المحل حتى تحصل على أي معلومة أو اصدار فاتورة، فكل ذلك يصبح متاحا مع خدمة التحكم أون لاين.
إدارة المخزون وتتبعه
تتبع المخزون هو عملية مراقبة حالة وحركة مخزوناتك ومنتجاتك في سلسلة التوريد، وهذه الميزة مهمة جدا لمتاجر الملابس؛ لوجود المنتج أو الوحدة الواحدة بألوان وأحجام مختلفة.
عندما تصل المواد أو البضائع إلى المستودع الخاص بك ، يتم مسحها ضوئيًا وإدخال معلوماتها في برنامج إدارة المخزون.
وغيرها من المميزات التي يجب أن يوفرها برنامج محلات الملابس، من مسح كود المنتجات ضوئيا، وتسديل بياناتها على البرنامج.
الإشعارات والتنبيهات الخاص بـ برنامج محلات الملابس
التنبيهات التي يصدرها برنامج محلات الملابس من الأمور المهمة جدا؛ لأنها تمنحك القدرة على اتخاذ حلول استباقية لمشاكل ستحدث.
فعلى سبيل المثال تمنحك فرصة التصرف في حالة انخفاض المخزون مثلا، أو تواجد آخر قطعة من صنف معين داخل المحل.
ففي حالة وجود أخطاء في هذه الإشعارات أو عدم ظهورها، فقد يؤثر سلبا على تجربة العملاء داخل المحل.
متابعة المشتريات والموردين من خلال برنامج محلات الملابس
يجب التأكد من أن برنامج محلات الملابس لديه القدرة على إدارة مخزون محلات الملابس، ويمنح المستخدم تحكما كاملا في أنشطة الشراء.
فيجب أن يمكن المستخدم من القيام بالأمور التالية:
- إنشاء أوامر الشراء وملئها تلقائيًا.
- تخزين تفاصيل مورديك في قاعدة بيانات واحدة.
- أضف خيارات الخصم التي يقدمها الموردون بشكل ديناميكي عند الشراء بكميات كبيرة.
- التحقق من سجل معاملاتك مع كل بائع.
- تقييم أداء الموردين، مثل السمعة وجودة المنتج والسعر والموقع وسرعة التسليم.
دقة تسجيل البيانات والمعلومات على البرنامج
عزيزي القارئ أن تلجأ إلى استخدام برامج إدارة محلات الملابس من أجل تلافي أي أخطاء بشرية قد تحدث أثناء عمليات البيع أو الشراء أو التخزين.
فإذا لم يوفر برنامج محلات الملابس ذلك، فلا يجب استخدامه، فمعظم البرامج المحاسيبة تستخدم ميزة الترميز الشريطي من أجل إزالة أخطاء إدخال البيانات.
فعن طريق مسح الرمز الشريطي قبل دخول الصنف إلى المخازن أو مغادرة المتجر،يمكن استخدام ماسح الباركود من أجل تسجيل بياناته على برنامج إدارة محلات الملابس.
كيف تزيد أربحك من برنامج محلات الملابس؟
شراء برنامج محلات الملابس من الأجراء الضرورية التي يجب الاهتمام بها، لأنه سيساعدم في تنمية أعمالك وتطويرها بشكل كبير.
وفيما يلي الطرق الأربع الرئيسية التي يمكن أن تساعدك على تحسين أرباحك النهائية وجعل عمليات البيع بالتجزئة الخاصة بك أكثر فعالية من خلال برنامج محلات الملابس.
تحسين تنظيم المخزون
برنامج محلات الملابس يساعدك في تنظيم المخازن لديك، ومعرفة كل تفاصيل الاصناف المتوفرة ومواصفاتها بضغطت زر واحدة.
فهو يمنع بيع العناصر غير المتوفرة في المخزون، مما يجعلك تتلافى عدم رضا العملاء، كما أنه يمنع تكديس زائد للاصتاف داخل المخازن، فلا يكلفك أموالاً إضافية في شكل تكاليف الحمل والتخزين
إدخال البيانات يدويا بشكل
المعروف أن كثرة تدخل العامل البشري في عمليات الجرد والتنظيم، قد توقعك في أخطاء، لأن البيانات يتم إدخالها بشكل يدوي.
وهذا الأمر من شأنه أن يستغرق وقت طويلا للجرد وتسجيل البيانات، بالاضافة إلى ظهور أخطاء في البيانات المرصودة.
مع حلول ERP الحديثة لصناعة الملابس ، هناك فرص أقل بكثير لحدوث هذه الأخطاء اليدوية.
علاقات أفضل مع العملاء
وجود عميل داخل متجرك من اجل شراء بعض الاصناف التي تم طلبها منك، ولكنك بعد ذلك تكتشف أن بعض هذه الأصناف غير متوفرة في المتجر أو المخزن.
هذا الأمر بالطبع من شأنه أن يجعل العميل يلغي الصفقة بأكملها، والذهاب إلى متجر آخر منافس لشراء ما يحتاجه، وفي الأغلب هذا العميل لن يعود مرة أخرى إلى متجرم.
ولكن مع برنامج إدارة محلات الملابس يمكن التعرف على أرصد المتجر والمخاون من الصنف، فيمكنه إرسال اشعارات تفيد بفاد الكمية أو قاربت على الانتهاء.
وبالتالي يمكن اللجوء إلى الموردين لتطلب توريدات جديدة من نفس الصنف أو بأي بديل آخر.
شراء أفضل برنامج محلات ملابس:
هناك العديد من الشركات العربية والمصرية والعالمية المنتشرة في السوق المصري والعربي، والتي تقدم برنامح محلات الملابس، التي يمكن الاختيار من بينها، فحميعها تقدم نفس المميزات ولكن الاختلاف في الواجهة والأسعار الاشتراكات.
ومن أشهر البرامج التي نشرحها، نجد برنامج Quick books invoicing و Dexef Red و Zoho Inventory .
- Zoho Inventory: وهي شركة هندية لتكنولوجيا المعلومات وتطوير البرمجيات والحوسبة السحابية، يقدم البرنامج تقارير فورية عن المبيعات والتوريدات والمخازن، وتتكامل مع معكم منصات التجارة الإلكترونية مثل الورد بريس وامازون وإي بي وغيرها من المنصات الأخرى.
يمكن للبرنامج تتبع طلبات الشحن، فهو يتكامل مع أكثر من 40 شركة شحن حول العالم، ويدعم العديد من طرق الدفع المختلفة أون لاين.
وتقدم الشركة البرنامج بأكثر من مستوى، أعلى مستوى لديها هو ULTIMATE والذي يبلغ 7,485 يورو، أما المستوى الأول فهو مجاني، ولكنه يقدم صلاحيات محدودة للغاية.
- أما برنامج Quick books invoicing : فيمكنه انشاء الفواتير الضرائب والخصومات وتكاليف الشحن، كما أنه يجري العمليات الحسابية ويتتبع المبالغ التي تربحها والتي تدين بها.
ويمكنه التحقق من حالة أي فاتورة من جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي، ويعرض الفواتير المستحقة أو متأخرة السداد ويمكنه إرسال رسائل تذكير تلقائية.
ويتوفر البرنامج بثلاثة مستويات تبدأ من 1380 دولار حتى 4440 دولارسنويا.
- وأخيرا برنامج Dexef Red، وهو من أشهر البرامج المصرية المخصصة لمحلات الملابس، يتكامل مع المنصات الإلكترونية، ويقدم تقرير فورية عن المبيعات والمخازن، يدعم ضريبة القيمة المضافة والفاتورة الألكترونية .
البرنامج معتمد من الجهات المعنية في جمهورية مصر العربية و المملكة العربية السعودية، وتستطيع من خلاله
تقديم الإقرارات الضريبة للجهات المعنية وإرسال الفواتير الإلكترونية.
وغيرها من المميزات الأخرى التي تقدمها نفس البرامج السابقة، ويبلغ قيمة الاشتراك السنوى 1500 دولار، أي أنها هو البرنامج الأرخص، ولكن يقدم نفس مميزات البرامج السابقة.
اسئلة شائعة من برنامج محلات الملابس:
هناك العديد من البرامج الحسابية التي يمكن من خلالها إدارة متجر ملابس، من بينها برنامج Dexef red والذي يعد الافضل من حيث المميزات والأسعار، كما ذكرنا في هذه المقالة.
هناك العديد من الشركات العربية والمصرية والأجنية التي تقدم برامجها لكافة القطاعات والمجالات، والتي يمكن اللجوء إلى واحدة منها إلى شراء البرنامج منها أو تنفيذ برنامج خاص بها. كيف يتم ادارة متجر ملابس؟
ازاي اعمل سيستم للمحل؟
برنامج محلات الملابس لا غني عنه، من أجل إدارة عمليات البيع والشراء، وإدارة المخازن بشكل دوري، وتقديم تقارير فعالة للمبيات والمشتريات وبالأضافة إلى دعم لأكثر من لغة وتكامله مع أكثر من منصة.
