العملاء في ديكسيف
العملاء في برنامج ديكسيف
العملاء هم محور التعامل في أي شركة أو مؤسسة، ولذلك هم أحد ركائز اهتمام برنامج ديكسيف، فمن خلاله يمكن تتبع تعاملات العميل المالية وأعمار ديونه ومسحوباته من الأصناف والفواتير التي تعامل بها خلال فترة زمنية معينة، وغيرها من الأمور الأخرى التي سنوضحها خلال السطور التالية.
فنحن نحاول خلال هذا المقال اصطحابك في رحلة لمعرفة كيف يتعامل برنامج ديكسيف مع العملاء؟، وقدرته على تقديم تقارير مفصله عن تعاملات العملاء بشكل مبسط وواضح.ونبدء هذه الرحلة، بالحديث عن كيفية أضافة عميل في برنامج ديكسيف.
ونبدء هذه الرحلة، بالحديث عن كيفية أضافة عميل في برنامج ديكسيف.
كيفية أضافة عميل في البرنامج
هذا القسم يعد مثل وثيقة بيانات الكترونية مسجل بها جميع بيانات العميل بداية من الاسم والعنوان وبيانات التواصل، وطريقة التعامل الافتراضي (كاش – آجل – قسط)، وتصنيفه بين شرائح العملاء، وغيرهم من البيانات الأخرى.
ونجد صفحة أضافة العميل تتكون من أكثر من بند، وهم: معلومات العميل وبيانات الحساب والضرائب وبيانات الاتصال والبيانات الإضافية.
أولا: معلومات العميل:
وفيها تستطيع منح العميل رقم تسلسليا واسما، بجانب تحديد الرصيد الافتتاحي الخاص به، وتاريخ إضافة هذا الرصيد.
ثانيا: بيانات الحساب:
ونجد هذا البند مكون من ثلاثة لأجزاء، وهي:
- التصنيف:
ومن خلاله يتم تحديد الفرع الذي يتعامل معه العميل، والمجموعات التي ينتمي اليها مثل عملاء القطاعي أو الاستيراد، وتحديد العملة الافتراضية التي يتعامل بها العميل، وإضافته لحساب الاستاذ مثل حساب الوكلاء أو الموزعين أو عملاء الأجانب وهكذا.
- سياسات تعامل العميل:
وهنا يمكن تحديد التالي:
- التعامل الافتراضي: هو الأسلوب الذي يتعامل به العميل فقد يكون كاش أو آجل أو قسط.
- حد الإئتمان: وهو الحد الأقصى لقيمة مديونية العميل والتي لا ينبغي تجاوزها.
- جهة التعامل: وهنا يمكن تحديد جهة التعامل الرسمية للعميل، والتي سبق إدخال بياناتها مسبقًا.
- الاضافات:
ويضم هذا البند تفاصيل عن شرائح الأسعار التي سيتعامل بها العميل وشروط الدفع والتخفيضات والخصومات الخاصة بالعميل، فنجد به التالي:
- شريحة الأسعار: فيمكن تصنيف العميل ضمن شريحة من الأسعار مثل شريحة أسعار العملاء المميزين أو عملاء الجملة أو سعر البيع أو سعر آخر تعامل أو سعر قطاعي وهكذا.
- شروط الدفع: وهنا يمكن تحديد شريحة خصم معينة للعميل يتم تفعيلها له عند التعجيل بالدفع.
- شرائح الخصم: تستطيع تصنيف العميل وفق شرائح خصم معينة.
- مندوب المبيعات: ويمكن ربط العميل بأسم مندوب بيع يختص بمتابعة العميل في كل ما يهمه أو يخصه.
ثالثا: الضرائب:
وهنا يمكن اضافة بيانات الحساب الضريبي الخاص بالعميل، بداية من نوع الشركة ونوع الضريبة التي يتعامل بها ورقم السجل الضريبي ومأمورية الضرائب والسجل التجاري التابع لهما.
رابعًا: بيانات الاتصال الخاصة بالعميل
وهنا يمكن تسجيل بيانات الاتصال الخاصة بالعميل بداية من العنوان التفصيلي الخاص به حتى أرقام التواصل والبريد الإلكتروني الخاص به.
خامسًا: بيانات إضافية
وفي هذا البند يمكن اضافة العديد من البيانات المهمة، مثل:
- مسلسل فواتير: فيمكن تخصيص رقم مسلسل معين تبدأ به فواتير العميل ليسهل التعرف على العميل من رقم الفاتورة فيما بعد.
- التعامل بالنقاط: هو أحد برامج الولاء التي يدعمها برنامج ديكسيف، وهذا الأمر يعطي العميل الحصول على عدد من النقاط مقابل كل عملية شراء يجريها، ويمكنه تجميع هذه النقاط والحصول على
- التعامل كعميل ومورد: أحيان يتعامل معك البعض كعملاء وموردين في نفس الوقت، وهنا يمكن تحديد هذا الخيار وذكر اسم شركة العميل.
- الحقوق الإضافية: برنامج ديكسيف يتيح لك تحديد حقول إضافية لصفحة العميل لإضافة المزيد من البيانات والمعلومات.
كيفية الاستيراد من ملف إكسيل
مع برنامج ديكسيف يمكن استيراد العملاء من ملف أكسيل، واضافة البيانات الخاصة بهم مرة واحدة، وذلك من خلال اتباع الخطوات التالية:
1- الضغط على قائمة ملف، نبحث عن خيار استيراد من إكسيل، ثم نختار استيراد العملاء، ويتم اتباع الخطوات الإرشادية لتحميل الملف على برنامج ديكسيف
وهنا يجب الالتزام بالخطوات الإرشادية الخاصة باستيراد العملاء من ملف الإكسيل، وهي كالتالي:
- السطر الأول في ملف الإكسيل مخصص لعناوين الحقول.
- تجنب دمج الخلايا سويا.
- تأكد من تحويل الخانات التي تحتوي على حروف وأرقام وأكواد إلى خانات نصية.
- قم بحذف الأسطر التي لا تمثل بيانات واضحة أو التي لا تنوي استيرادها داخل البرنامج.
2- وعند رفع الملف على البرنامج يمكن التأكد من صحة طريقة عرض البيانات ومطابقتها بملف الإكسيل، ثم الانتقال إلى الإعدادات الأساسية وحسابات الأستاذ، والتي تطبق على جميع بيانات العملاء.
ففي البيانات الأساسية يمكن تحديد نوع الحساب الذي سيضاف اليه العملاء، وطبيعته سواء كان مدين أو دائن والفروع التي ستظهر بها بيانات العملاء.
وفي حسابات الأستاذ، سنحدد نوع الحساب والحساب المكمل والعملة التي يتعامل بها العملاء.
3- ثم ننتقل إلى تعبئة بيانات العملاء، وهنا يتم مطابقة خانات البيانات الأساسية في برنامج ديكسيف ببيانات ملف الإكسيل
ملحوظة:
بالطبع يمكنك مراجعة قائمة العملاء الجدد التي تم اضافتها لبرنامج ديكسيف والتأكد من صحة بيانات العملاء، ومن خلال شاشة مراجعة العملاء، وهناك يمكن اضافة عميل أو تعديل بياناته أو حذفه نهائيا.
كما يمكن تصدير بيانات العملاء بأكثر من صيغة مثل PDF و XLs وCSV وغيره، ويمنحك البرنامج القدرة على إرفاق ملفات بجانب بطاقة تعريف كل عميل واستخراج كشف حساب لأي من العملاء.
خصائص العملاء:
ومن خلال لوحة الإعدادات يمكن الدخول إلى خصائص العملاء والموردين، وهنا يمكن التحكم في خصائص العملاء، مثل:
- جدول أعمار الديون: وهو يمثل تحليلا زمنيا لديون الزبائن واجبة السداد أو التحصيل، حيث تكون مقسمه لمجموعة من الفترات، وهي تساعد المحاسب أو قسم التحصيل على معرفة الوقت الفعلي الذي يطالب فيه الزبون قانونيا بمبلغ الفاتورة المرسلة اليه.
ويمكن تفعيل خاصية ظهور شاشة تسوية أعمار الديون بعد إتمام كل عملية
- تحديد طريقة التعامل عن تجاوز حد الإئتمان: أما بظهور التنبيه واستكمال التعامل، أو رفض التعامل أو عدم الاهتمام.
- جهات التعامل: وهو تصنيف يمكنك إعطائه للعملاء والموردين على حد سواء وهذا يساعدك في وضع حساب استاذ لفئة من العملاء وفي التقاير بالطبع.
- مناطق الزيارات : ومن خلالها يمكن توزيع العملاء في مناطق جعرفية معينة وربطهم بمندوب مبيعات معين، وهذا يساعدك في تحديد المناطق الأقل والأكثر مبيعا.
- الحقول واجبة الإدخال: وهنا يمكن تحديد بيانات العميل الواجب ادخالها حتى تتم إضافته على برنامج ديكسيف، وذلك لضمان تسجيل العملاء بشكل والطريقة التي تريدها.
رصيد أول مدة:
يمكن أضاف رصيد أول مدة من خلال الاستيراد من ملف إكسيل أو يمكن إضافته يدويا من خلال الضغط على قائمة العملاء والموردين ثم اضافة رصيد أول مدة مثل برنامج حسابات نقاط البيع.
كيفية عمل فاتورة مبيعات للعميل
بعد اضافة بيانات العملاء وتحديد شرائح الخصم ونوع الحسابات والأرصدة الافتتاحية الخاصة بكل منهم، يمكنك اصدار فواتير المبيعات بكل سهولة لأي عميل مسجل على برنامج ديكسيف، كالتالي:
- من قائمة المبيعات نختر أمر فاتورة مبيعات، أو من خلال الضغط على Ctrl + l) ( أو من خلال النافذة المختصرة المعروضة على واجهة البرنامج الأمامية
- يمكن أضافة بيانات العميل إلى الفاتورة من خلال البحث بالاسم أو رقم الهاتف أو الكود أو الإيميل
- وعند اضافة اسم العميل يتم جلب البيانات التي سبق إدخالها بشكل تلقائي مثل طريقة التعامل والسعر والخصم وبيانات التواصل والحد الائتماني والرصيد، واسم مندوب المبيعات والعملة التي يتعامل بها.
- ويتم من خلال نافذة فاتورة المبيعات تحديد الأصناف التي يحتاجها العميل.
- ثم الضغط على حفظ وطباعة، أو رسال الفاتورة للعميل إيميل أو واتساب.
ملحوظة: من خلال الرجوع إلى قائمة مراجعة العملاء، يمكن الحصول على تحليل كامل لتعاملات العميل من حيث فتستطيع أصدار كشف حساب وتحديد مسحوبات الأصناف والفواتير المستحقة وغير المستحقة وفترات السداد، وآخر تعاملات مالية والأصناف الأكثر طلبا ومتأخرات السداد وأعمار الديون.
استلام النقدية:
بيان استلام النقدية هو أمر نتعامل به مع عملاء الآجل أو بالتقسيط ، ويتم اصداره من خلال اتباع الخطوات التالية:
- تحديد الفرع الذي سيصدر منه البيان.
- وبمجرد اضافة اسم العميل يتمكن برنامج ديكسيف من جلب الفواتير المستحقة والقيمة الإجمالية لها، بل ويمكنك معرفة تفاصيل كل فاتورة مستحقة بداية من قيمتها والخصم المطبق عليها وتاريخ التعامل.
ويمكن مراجعة حركة قيد استلام النقدية من خلال نافذة مراجعة استلام النقدية، وتحديد فاتورة الاستلام، والضغط بزر الفأرة الأيمن واختيار طباعة القيد، ثم اختيار طريقة عرض (مفصلة أو مجمعة ) لعرض القيد.
كيفية عمل فاتورة مرتجع مبيعات لعميل
يمكن اتباع الخطوات البسيطة التالية:
- من قائمة المبيعات نختر أمر مرتجع مبيعات، أو من خلال الضغط على Ctrl + M) ( أو من خلال النافذة المختصرة المعروضة على واجهة البرنامج الأمامية
- يتم البحث باسم العميل المسجل على الفاتورة، وباختيار الاسم تظهر فاتورة المبيعات التي تم اصدارها، ومن خلالها يمكن استرجاع جميع أصناف الفاتورة أو بعضها.
ويمكن مراجعة حركة قيد مرتجع المبيعات من خلال مراجعة مرتجع المبيعات، وتحديد فاتورة المرتجعة، والضغط بزر الفارة الأيمن واختيار طباعة القيد، ثم اختيار طريقة عرضه مفصل أو مجمع.
كيفية عمل تسوية مالية للعميل
ويمكن عمل تسوية مالية لعميل من خلال الخطوات التالية:
- من قائمة عملاء وموردين، نختار أمر تسوية مالية.
- البحث باسم العميل، من خلاله يظهر باقي رصيد العميل كدائن والمتبقى عليه من أجمالي مشترياته كمدين.
كيفية عمل عرض سعر:
يمكن اتباع الخطوات التالية:
- قائمة مبيعات نختار أمر عروض الأسعار أو من خلال الضغط على اختصار (ALT+Q)
- يتم البحث باسم العميل، وتحديد بيانات الشحن وقيمته، بجانب تحديد الأصناف التي نرغب في أضافتها لعرض السعر، اختيار نوع التسعير الذي نرغب في حساب القيمة الإجمالي من خلاله، ثم نختر حفظ عرض السعر.
- نستطيع بعد ذلك تحويله لفاتورة مبيعات وإتمام أمر البيع للعميل
كيفية عمل أمر توريد:
يمكن اتباع الخطوات التالية:
- قائمة مبيعات نختار أمر عروض الأسعار أو من خلال الضغط على اختصار (ALT+O)
- البحث باسم العميل.
- تحديد الأصناف وكمياتها ثم الضغط على حفظ وأغلاق.
- نستطيع بعد ذلك تحويله لفاتورة مبيعات وإتمام أمر البيع للعميل.
صلاحيات المستخدمين في برنامج ديكسيف:
من خلال قائمة الإعدادات، يتم اختيار أمر صلاحيات المستخدمين، ومن خلالها يمكن تحديد صلاحيات معينة لكل مستخدم أو موظف داخل الشركة أو المؤسسة، وتحديد ما يمكن أن يطلع عليه أو تعديله أو حذفه.
برنامج ديكسيف يمكنك من تخصيص دور معين لكل خاصية في البرنامج، فيمكن للمستخدم الاطلاع على البيانات فقط، دون منحه القدرة على أضافة أومراجعتها أو تعديلها، في حين يمكن لمستخدم آخر التمتع ببعض أو كل هذه الصلاحيات.
تقارير العملاء:
برنامج ديكسيف يوفر العديد من التقارير التي توضح جميع معلومات العميل وتعاملاته، ومن أشهر هذه التقارير:
تقرير أرصدة العملاء: وهو تقرير يوضح أرصدة الدائن والمدين للعملاء، ويمكنك من تصنيف العملاء حسب كود الحساب وحسب فترة زمنية معينة وعلى مستوى فروع معينة أو مجموعة معينة ووفق نوع حساب محدد (كاش - آجل – قسط)
تقرير ميزان مراجعة العملاء: وهو تقرير يمكنك من رصد أرصدة العملاء قبل وأثناء وبعد فترة معينة، وهنا تستطيع عرض التقرير وفق الأرصدة أو المجاميع.
تقرير مسحوبات العملاء: وهو تقرير يمكن من معرفة الأصناف الأقل والأكثر طلبا من قبل العميل خلال فترة معينة، وعدد التعاملات وأجمالي الدائن والمدين، وإجمالي أرصدة كل عميل خلال الفترة ذاتها، ويمكن تصفية هذه النتائج وفق مرتجعات العميل أو مشترياته أو موعد تسليم النقدية أو الرصيد الافتتاحي أو التسوية المالية أو رصيد أول المدة.
تقرير أعمار الديون: وهو تقرير يمكنك من تتبع دفعات تسديد الديون أو الأقساط الخاصة بالعملاء خلال فترة زمنية معينة، والمتبقى الحالي من المديونية.
تقرير حركة العميل هو تقرير تتبع تعاملات العميل وفق الأصناف أو القيود أو تواريخ السداد، ويمكن خلاله معرفة الأصناف التي يتعامل بها، وعدد التعاملات التي تمت خلال فترة معينة، وأعمار الديون التي يقوم بسدادها.
تقرير إجمالي تعاملات العميل: وهو تقرير يقدم أرقام مختصرة لإجمالي تعاملات العميل من حيث الرصيد الحالي والسابق وعدد التعاملات وأجمالي المدين والدائن خلال فترة زمنية معينة.