الجرد الدوري: أداة تحسين الكفاءة والحد من الخسائر

يشير مصطلح نظام الجرد الدوري إلى طريقة لتقييم المخزون لأغراض التقارير المالية، حيث يتم إجراء جرد فعلي للمخزون على فترات محددة، كطريقة محاسبية، يأخذ الجرد الدوري المخزون في بداية الفترة، ويضيف المشتريات الجديدة خلال الفترة، ثم يخصم المخزون النهائي لاشتقاق تكلفة البضائع المباعة (COGS).

ويعد هذا النظام أسهل في التنفيذ وفعال من حيث التكلفة بالنسبة للشركات التي تستخدمه، والتي عادة ما تكون الشركات الصغيرة.

في هذا المقال، سنستعرض أهمية نظام الجرد الدوري وكيفية عمله، ونناقش كيف يمكن للشركات الصغيرة الاستفادة منه في تحسين إدارة المخزون، كما سنسلط الضوء على الفرق بين نظام الجرد الدوري ونظام الجرد المستمر وتأثير كل منهما على العمليات المالية للشركة.

ماهو الجرد الدوري

نظام الجرد الدوري هو طريقة تقليدية لتقييم المخزون في نهاية فترة محاسبية محددة، عادة ما تكون ربع سنوية أو سنوية.

ويتميز هذا النظام بسهولة تطبيقه وتدني تكلفة تشغيله، مما يجعله الخيار الأمثل للشركات الصغيرة.

ماهي اهمية الجرد الدوري

•   التحكم في المخزون

1. تحديد رصيد البضائع: يساعد الجرد الدوري على تحديد رصيد البضائع المتاحة للبيع في أي وقت، مما يتيح للشركات اتخاذ قرارات ذكية بشأن عمليات الشراء والإنتاج والتوزيع.
2. منع نقص المخزون: يساعد التدقيق الدوري على منع نقص المخزون، مما يقلل من تكاليف الطلبات العاجلة ويحافظ على رضا العملاء.
3. منع فائض المخزون: يساعد الجرد الدوري على منع فائض المخزون، مما يقلل من تكاليف التخزين ويحافظ على قيمة البضائع.

•  تحسين كفاءة العمليات

1. تحديد البضائع الراكدة: يساعد الجرد الدوري على تحديد البضائع الراكدة التي لا تباع بشكل سريع، مما يتيح للشركات التخلص منها أو تخفيض أسعارها.
2. تحديد البضائع المتلفة: يساعد التدقيق الدوري على تحديد البضائع المتلفة أو المنتهية صلاحيتها، مما يتيح للشركات اتخاذ الإجراءات اللازمة لمنع الخسائر.
3. تحسين دقة السجلات: يساعد الجرد الدوري على تحسين دقة السجلات المُحاسبية، مما يسهل عملية إعداد التقارير المالية وتحديد الأرباح.

•  الامتثال للقوانين

1. تلبية متطلبات الضرائب: تشترط بعض الدول إجراء جردٍ دوري للمخزون لضمان دقة الإقرارات الضريبية.
2. تلبية متطلبات التأمين: قد تشترط بعض شركات التأمين إجراء جرد دوري للمخزون لتحديد قيمة البضائع المؤمنة في حال حدوث خسائر.

•   مكافحة الاحتيال

1. كشف عمليات السرقة: يساعد الجرد الدوري على كشف عمليات السرقة من المخزون من خلال مقارنة رصيد البضائع المُسجّل برصيد البضائع الفعلي.
2. منع الاحتيال: يساعد الجرد الدوري على منع عمليات الاحتيال، مثل التلاعب بسجلات المخزون أو سرقة البضائع.

•  تقييم الأداء

1. تحديد نقاط القوة والضعف: يساعد التدقيق الدوري على تحديد نقاط القوة والضعف في عمليات إدارة المخزون، مما يتيح للشركات إجراء التحسينات اللازمة.
2. قياس كفاءة عمليات الشراء: يساعد التدقيق الدوري على قياس كفاءة عمليات الشراء من خلال تحديد سرعة دوران المخزون.
3. تقييم أداء الموظفين: يساعد الجرد الدوري على تقييم أداء الموظفين المسؤولين عن إدارة المخزون.

 مزايا الجرد الدوري:

•  سهولة التنفيذ.
•  توفير الوقت والجهد .
•  الكشف عن الفروقات.
•  تسهيل إعداد التقارير المالية.
•   تحسين إدارة المخزون .

طريقة عمل الجرد الدوري

تعد طريقة FIFO (First In, First Out) من أكثر طرق تقييم المخزون شيوعًا واستخدامًا. حيث يعتمد الجرد الدوري علي افتراض أن أول السلع التي تدخل إلى المخزون هي أول السلع التي يتم بيعها.

ففي بداية الفترة المحاسبية، يتم تحديد تكلفة الوحدة الواحدة من المخزون بناءً على تكلفة أول دفعة تم شراؤها. وعند بيع سلع من المخزون، يتم خصم تكلفة أقدم الوحدات المتبقية في المخزون.

علي سبيل المثال:

لنفترض أن شركة اشترت 100 وحدة من سلعة معينة بسعر 10 دولار للوحدة، ثم اشترت 100 وحدة أخرى من نفس السلعة بسعر 12 دولار للوحدة.

• المخزون الافتتاحي: 100 وحدة 10 دولار/وحدة = 1000 دولار
• المشتريات: 200 وحدة  11 دولار/وحدة = 2200 دولار
• المخزون الختامي: 100 وحدة

تكلفة البضائع المباعة:

• تم بيع 100 وحدة من المخزون الافتتاحي بسعر 10 دولار/وحدة = 1000 دولار
• تم بيع 100 وحدة من المشتريات بسعر 12 دولار/وحدة = 1200 دولار

تكلفة البضائع المباعة الإجمالية: 1000 دولار + 1200 دولار = 2200 دولار

• توافق مع معايير المحاسبة الدولية: تعد طريقة FIFO متوافقة مع معايير المحاسبة الدولية (IFRS) ومعايير المحاسبة المالية الأمريكية (GAAP).
• سهوله التطبيق: تتميز طريقة FIFO بسهولة التطبيق، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة ذات المخزون المحدود.
• ادق التقييم: تقدم طريقة FIFO تقييمًا أكثر دقة لتكلفة البضائع المباعة، خاصة في فترات التضخم أو تغيرات أسعار السلع.

عيوب نظام الجرد الدوري

•  عدم الدقة في الوقت الحقيقي: النظام لا يوفر بيانات دقيقة ومحدثة بشكل مستمر حول المخزون، مما قد يؤدي إلى نقص أو فائض في المخزون دون علم الإدارة في الوقت المناسب.

•   التأخير في اكتشاف الأخطاء: يمكن أن يحدث اختلاف بين السجلات الفعلية والسجلات الدفترية، ولكن لن يتم اكتشاف هذه الفروقات إلا عند إجراء الجرد الدوري، مما يؤخر تصحيح الأخطاء.

•  زيادة العمل الإداري: يتطلب إجراء جرد شامل للمخزون في نهاية كل فترة مالية جهودًا كبيرة من حيث الوقت والموارد البشرية، مما يزيد من عبء العمل على الموظفين.

•   عدم القدرة على مراقبة الأداء:  بدون تحديثات مستمرة، يصبح من الصعب على الإدارة مراقبة أداء المخزون وتحليل البيانات بشكل فعال لاتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المناسب.

•   عدم فعالية إدارة التكاليف:  نظرًا لأن النظام لا يوفر بيانات تكاليف محدثة باستمرار، يمكن أن تكون الإدارة أقل فعالية في التحكم في التكاليف المتعلقة بالمخزون.

•  مخاطر التلاعب والغش: يمكن أن يؤدي الجرد الدوري إلى زيادة فرص التلاعب بالمخزون أو الغش من قبل الموظفين، حيث يمكن تعديل السجلات بشكل غير صحيح في الفترات بين الجرد.

•   صعوبة التخطيط والإنتاج: بغياب البيانات الفورية حول المخزون، يمكن أن تواجه الشركات صعوبات في التخطيط للإنتاج والطلبيات، مما يؤثر على تلبية احتياجات العملاء في الوقت المناسب.

•   تكلفة الفحص الدوري: بالرغم من أن نظام الجرد الدوري قد يكون أقل تكلفة من الأنظمة الأخرى في بعض الأحيان، إلا أن تكلفة الفحص الدوري قد تكون مرتفعة إذا كان يتطلب توقف العمليات لفترة طويلة أو توظيف عمالة إضافية لإتمام الجرد.

الجرد الدوري مع برنامج DEXEF

في برنامج DEXEF، ستقوم بشكل عام بإجراء الجرد الدوري عن طريق إدخال المعلومات المتعلقة بكميات المنتجات أو المواد في المخزون في النظام، وذلك باستخدام واجهة البرنامج المصممة لهذا الغرض.

إليك خطوات عامة لإجراء الجرد الدوري في برنامج DEXEF:

1. تسجيل الدخول: قم بتسجيل الدخول إلى حسابك على برنامج DEXEF.
2. الدخول إلى وحدة المخازن : انتقل إلى وحدة المخزون أو الجرد في البرنامج.
3. تحديث المخزون: قم بتحديث المخزون عن طريق إدخال الكميات الفعلية لكل منتج أو مادة في المخزون في البرنامج. حيث يمكنك إدخال هذه البيانات يدويًا أو بشكل دفعي باستخدام ملفات Excel.
4. التحقق والمصادقة: قم بالتحقق من البيانات التي أدخلتها وتأكد من صحتها. ثم بعد ذلك، يمكنك مصادقة الجرد للتأكيد على أن البيانات الجديدة صحيحة ومحدثة.
5.    إصدار التقارير: بعد المصادقة على الجرد، يمكنك إصدار التقارير المالية المتعلقة بالمخزون، مثل تقارير قائمة المخزون وتقارير تحليل المخزون

المزايا التي يقدمها DEXEF  في الجرد الدوري

1.   تبسيط عمليات الجرد: يوفر DEXEF أدوات وتقنيات لتسهيل عملية الجرد الدوري، مما يجعلها أكثر سلاسة وأقل استهلاكًا للوقت والجهد.

2.  تحسين دقة البيانات: يساعد النظام في تحسين دقة سجلات المخزون من خلال تقديم تقارير وتحليلات دقيقة، مما يقلل من الأخطاء والفروقات بين السجلات الفعلية والدفترية.

3.   توفير الوقت والجهد: باستخدام التقنيات الحديثة، يمكن تقليل الوقت والجهد المبذول في عمليات الجرد، حيث يوفر النظام إمكانية تسجيل البيانات بسرعة وكفاءة.

4.  تقارير متقدمة: يوفر DEXEF مجموعة متنوعة من التقارير المتقدمة التي تساعد في تحليل بيانات المخزون بشكل أكثر تفصيلًا، مما يسهل اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

5.   تكامل مع أنظمة أخرى: يمكن لنظام DEXEF التكامل مع أنظمة محاسبية وإدارية أخرى، مما يساعد في تحسين تنسيق العمل بين مختلف أقسام الشركة وتبسيط العمليات الإدارية.

6.   إدارة المخزون متعددة المواقع: يمكن للنظام إدارة المخزون في مواقع متعددة بشكل فعال، مما يساعد الشركات التي لديها فروع أو مخازن متعددة على تتبع المخزون بشكل أفضل.

7.  إشعارات وتنبيهات: يقدم النظام تنبيهات وإشعارات حول مستويات المخزون، مما يساعد في تجنب نقص أو فائض المخزون واتخاذ الإجراءات اللازمة في الوقت المناسب.

8.  سهولة الاستخدام: يتميز النظام بواجهة مستخدم بسيطة وسهلة الاستخدام، مما يقلل من الحاجة إلى تدريب مكثف للموظفين ويزيد من سرعة التكيف مع النظام.

في النهاية، يتوقف اختيار نظام الجرد على ما تحتاجه أكثر: عمليات بسيطة وفعالة من حيث التكلفة أو بيانات مخزون دقيقة في الوقت الفعلي. إذا كانت الإجابة هي البساطة وتكاليف أقل، فقد يكون نظام الجرد الدوري هو الخيار المناسب لك.