تشمل حلول إدارة المخزون تقدير الاحتياجات والتخطيط الاستراتيجي للمخزون ومراقبة الإمدادات والتخزين بكفاءة.
وتعتبر إدارة المخزون أمراً حيوياً لنجاح أي عمل تجاري، حيث يمكن لنظام إدارة المخزون الفعال أن يقلل من تكاليف التخزين ويزيد من كفاءة العمليات التجارية.
ومن المهم اختيار الحلول المناسبة لإدارة المخزون وتنفيذها بشكل صحيح لضمان تحقيق الأهداف المرجوة.
إن شريان الحياة لشركتك هو توصيل منتجاتك إلى عملائك في الوقت المحدد، ويساعدك البقاء على اطلاع على مخزونك وإدارته بكفاءة على تلبية الطلبات وتحقيق المبيعات.
سنتعرف على بعض التحديات الشائعة لإدارة المخزون وكيفية التغلب عليها، ولمعرفة المزيد اقرأ مقالتنا حول إدارة المخزون.
تحديات إدارة المخزون المشتركة:
إن البحث عن حلول إدارة المخزون هي مهمة شاقة، وإدارة المخزون على كل جانب من جوانب عملك، وللمساعدة ، إليك 20 تحدياً شائعاً لإدارة المخزون يجب عليك مراقبتها في سلسلة التوريد الخاصة بك:
1.تتبع المخزون غير متناسق :يعد استخدام إجراءات تتبع المخزون يدوياً عبر البرامج وجداول البيانات المختلفة أمراً مستهلكاً للوقت ومتكرراً وعرضة للأخطاء.
حتى الشركات الصغيرة يمكنها الاستفادة من نظام تتبع المخزون المركزي الذي يتضمن مميزات محاسبية مختلفة.
2. كفاءة المستودع :تتطلب ضوابط إدارة المخزون في المستودع عمالة مكثفة وتتضمن عدة خطوات بما في ذلك:
الاستلام والتخزين والاختيار والتعبئة والشحن ويكمن التحدي في أداء كل هذه المهام بأكثر الطرق فعالية.
3. بيانات غير دقيقة :عليك أن تعرف في أي لحظة ما هو المخزون الذى لديك بالضبط.
فلقد ولت تلك الأيام التي كان من الممكن عد المخزون مرة واحدة في السنة.
4.تغيير الطلبات :طلبات العملاء تتغير باستمرار فقد يؤدي الاحتفاظ بكمية كبيرة جداً إلى مخزون قديم لا يمكنك بيعه.
في حين أن الاحتفاظ بكمية قليلة جداً قد يجعلك غير قادر على تلبية طلبات العملاء، فتساعد استراتيجيات الطلبات للأصناف الأساسية بالإضافة إلى التكنولوجيا لإنشاء وتنفيذ خطة المخزون في التعويض عن الطلبات المتغيرة.
5.وجود جرد محدود :عندما يكون من الصعب تحديد مخزونك أو تحديد مكانه في المستودع.
فإن ذلك يؤدي إلى شحنات غير كاملة أو غير دقيقة أو تأخير في التسليم، ويعد استلام المخزون المناسب والعثور عليه أمراً حيوياً للمخازن الفعالة وتجارب العملاء الإيجابية.
6. التوثيق اليدوي :تعد إدارة المخزون باستخدام الأعمال الورقية والعمليات اليدوية أمراً شاقاً وغير آمن ولا يمكن توسيع نطاقه بسهولة عبر مستودعات متعددة تحتوي على العديد من المخزون.
7.مشاكل المخزون :يحتاج المخزون القابل للتلف والهش إلى خطط متخصصة للرعاية والتخزين، ويحتاج المخزون عالي القيمة إلى استراتيجيات محددة لمنع الخسارة وضوابط خاصة للحفاظ على المخزون.
8.تعقيدات سلاسل التوريد :تتغير سلاسل التوريد العالمية يومياً، مما يضع عبئاً على عمليات تخطيط المخزون وإدارته، يتطلب المصنعون وموزعو الجملة مرونة خاصة، وخصوصاً أنهم هم الذين يحددون متى وأين وكيف يتم شحن مخزونك في فترات زمنية غير متوقعة.
9.إدارة حكيمة لمساحة المخازن :إن إدارة المساحة بكفاءة هي مهمة مخيفة، فيساعدك تخطيط وتصميم مساحات المخازن باستخدام منصات إدارة المخزون مثل DEXEF على التحكم بشكل أفضل في توقيت تسليم المخزون الجديد، فلابد أن يأخذ في الاعتبار عوامل مهمة، مثل المساحة المتوفرة بالمستودعات.
10. إدارة الطلبات غير كافية :أحد أهم التحديات الأكثر شيوعاً للإدارة السليمة للمخزون هو منع الإفراط في بيع المنتجات ونفاد المخزون، لأنها سوف تساعدك على استخدام مصادر البيانات التاريخية والموسمية في التنبؤ بطلبات العملاء بدقة.
11. زيادة المنافسة :تخضع سلاسل التوريد العالمية لتحولات اقتصادية وقوية فى أسواق غير متوقعة.
فتؤثر على المنافسة على المواد الخام، وتواجه الشركات الصغيرة أحياناً الاختيار بين التنافس على المواد ذات الطلبات المرتفعة أو الاحتفاظ بمخزون كاف للتحكم في خفض التكاليف.
12. التعبئة والتغليف المتطورة : يمثل التغليف القابل للتحلل – أو إزالة التغليف معاً – لتقليل النفايات عقبات جديدة أمام تصميم المخازن والتخزين.
وقد يعني ذلك وجود معدات جديدة أو مدة صلاحية أقصر لبعض الأصناف المتوفرة بالمستودعات.
13. زيادة مساحة حافظات المنتجات :إن العديد من استراتيجيات البيع بالتجزئة عبر الإنترنت تلغي الحاجة إلى مراكز توزيع المخازن الكبيرة.
فتسهل هذه الاستراتيجيات لزيادة مساحة المستودعات وتنويع حافظات المنتجات، ولكنها تتطلب التكنولوجيا والموارد اللازمة للطلب والشحن والتتبع.
14. الإفراط في التخزين :قد يكون الاحتفاظ بكمية كبيرة جداً من المخزون في متناول اليد مشكلة كبيرة مثل وجود القليل من المخزون.
فيؤثر المخزون الزائد على التدفق النقدي للنشاط ويؤدي إلى مشاكل متعلقة بالمخزون، مثل مشاكل التخزين والخسارة.
15.فقدان المخزون :يمكن أن يكون فقدان المخزون بسبب التلف أو السرقة مشكلة في سلسلة التوريد ويتطلب تحديد وتتبع وقياس أسباب المشكلة.
16.سوء تخطيط الإنتاج :يعد تخطيط الإنتاج أمراً حيوياً لتجنب تأخير التصنيع وتجاوز التكاليف إذا لم يتم تنفيذها بشكل جيد، فقد يؤثر ذلك على توقعات المبيعات وجدولة المشروع.
17. نقص الخبرة :قد يكون من الصعب العثور على مديري مستودعات ماهرين وبارعين في التقنيات الحديثة.
ولتحسين استراتيجية المخزون، فقد لا يكفي مجرد ترقية نظام إدارة المخزون الخاص بك، الي مجموعة من المميزات الإضافية فقط، فأنت بحاجة إلى إدارة قادرة وماهرة.
18.تواصل ضعيف : التواصل والتعاون أمران أساسيان عندما تكون الإدارات غير مهتمة بشأن مشاركة المعلومات، فإن ذلك يجعل تحديد اتجاهات المخزون وإيجاد طرق للتحسين أكثر صعوبة.
19.العمليات غير الفعالة : لا تبدو إجراءات إدارة المخزون اليدوية ذات التقنية المنخفضة تحدياً صعباً عندما يكون المخزون صغيراً
ولا يوجد سوى موقع مستودع واحد لإدارته ولكن مع زيادة حجم المبيعات وتوسع المخزون، فيصعب تطبيق إجراءات التشغيل القياسية غير الفعالة والكثيفة العمالة ومنخفضة التقنية.
20. برامج غير كافية :لتوسيع نطاق برامج إدارة المخزون لدعم الخدمات اللوجستية المعقدة يجب أن تتكامل مع منصات العمليات التجارية الحالية لديك.
المهمة الصعبة هي الاختيار من بين مئات الحلول والأدوات لإدارة المخزون.
حلول للتغلب على تحديات إدارة المخزون:
حلول إدارة المخزون معقدة للغاية، وفيما يلي بعض الحلول للتحديات الشائعة لإدارة المخزون المذكورة أعلاه.
1.التتبع المركزي :فكر في الترقية إلى برنامج التتبع الذي يوفر مميزات تلقائية لإعادة الطلبات والشراء مثل برنامج إدارة المشتريات، وتوفير منصات لإدارة المخزون ذات قواعد بيانات مركزية سحابية لإجراء تحديثات دقيقة وتلقائية للمخزون والنسخ الاحتياطي للبيانات في الوقت الفعلي.
2.الأداء الشفاف :قم بقياس مقاييس أداء المستودع والإبلاغ عنها، مثل معدل دوران المخزون ورضا العملاء وسرعة معالجة الطلبات، للتغلب على أوجه القصور في المستودع ومشاركة هذه البيانات مع الموظفين والموردين.
3. تدقيق المخزون :تعمل عمليات تدقيق المخزون المتكررة مثل العد الدوري اليومي على تقليل الأخطاء البشرية وتوفير بيانات مخزون أكثر دقة وحديثة لإدارة التدفق النقدي.
ولذلك قم بتنظيم عمليات التدقيق حسب الفئة ودورة عد عينات المخزون الأصغر وفقاً لجدول زمني يمكن التنبؤ به للحصول على بيانات مالية أكثر دقة.
4.توقعات الطلبات :تتضمن بعض منصات حلول إدارة المخزون أدوات التنبؤ بالطلبات، وتتكامل هذه الميزة مع بيانات المحاسبة والمبيعات لمساعدتك على التنبؤ بالطلبات وجدولة الطلبات بناءاً على تفضيلات العملاء المتغيرة أو توفير المواد أو الاتجاهات الموسمية.
5.إضافة الصور :أضف صوراً مع أوصاف المنتج في قاعدة بيانات المخزون الخاصة بك لتحسين عمليات الشراء والاستلام وتحسين الدقة ومنع تخزين المخزون في غير محله.
6.استخدام الجرد الآلي :امنح الموظفين أدوات الجرد المناسبة للوظيفة، فإنهم بحاجة إلى برامج لتحل محل وثائق المخزون اليدوية والمعاملات غير الورقية للفواتير وأوامر الشراء.
7. الرقابة الوقائية :تنفيذ أنظمة مراقبة المخزون لإدارة المخزون الذي به مشاكل، مثل المخزون القابل للتلف أو المعدات الهشة أو المواد المتقادمة بإجراء صيانة وقائية منتظمة على مخزون الآلات والمعدات الموجودة في المخزن إذا طلبت الشركة المصنعة ذلك، فبيانات الكتالوج حول مكان المخزون الذي به مشكلة والتكلفة والكمية لمراقبة مدة الصلاحية ومنع الهدر.
8.قياس مستويات الخدمة :لمراقبة وتتبع بيانات الموردين، مثل أخطاء الشحن والمنتجات التالفة أو المعيبة ومواعيد التسليم الفائتة.
قم بقياس أداء المورد الخاص بك للعثور على أعطال سلسلة التوريد وإصلاحها وتقليل التعقيد وتبسيط الخدمات اللوجستية.
9.تحسين مساحة التخزين: استخدم أنظمة إدارة المخزون مع مميزات إدارة المخازن مثل ديكسف لتحسين مساحة التخزين وتدفق المخزون.
ولذلك قم بتصنيف تخزين المخزون وصولاً إلى الرف والسلة والمقصورة وقم باعتماد ألية سير عمل بانتقاء الطلبات والتعبئة والشحن.
10. آلية إعادة الطلبات :يؤدي المخزون المتأخر إلى تأخير الإنتاج ويخلق تجارب سيئة للعملاء، وباستخدام برنامج إدارة نقاط البيع لتعيين نقاط إعادة الطلبات التلقائية بناءاً على مستويات المخزون المحددة مسبقاً والتوافر الحالي لتجنب الإفراط في البيع.
11.المخزون الآمن :احتفظ بمخزون آمن لتعويض اضطرابات سلسلة التوريد والمساعدة في إدارة المهل الزمنية المتزايدة، بسبب تحول المنافسة الدولية على المواد الخام.
فيساعد التخطيط السليم للمخزون العمليات على التكيف مع سلاسل التوريد العالمية الديناميكية.
12. تصنيف المخزون :قم بإنشاء تصنيفات المخزون لإدارة الاتجاهات المتغيرة، مثل مبادرات التعبئة والتغليف لتقليل النفايات البلاستيكية.
ولتصنيف المخزون حسب نوع التعبئة والتغليف والأبعاد والمنتج استخدم هذه المعلومات للتحكم في تكاليف الشحن وموقع التخزين بشكل أفضل.
13.التخزين متعدد المواقع :استخدم مميزات إدارة المخازن المتعددة الفروع لتتبع المخزونات المتزايدة والتحكم فيها.
استفد من جداول الاستلام والتخزين من خلال تنبيهات تتبع المخزون الآلي ومميزات الجدولة التي تراقب موقع المستودع والمخزون العابر.
14.الاستفادة من المهلة الزمنية :اهتم بالمهل الزمنية عند تقديم طلبات المخزون عالي الطلبات، وتتبع وإدارة مخزونك عالي الطلبات باستخدام بيانات العد الدوري لتعيين نقاط إعادة الطلبات التلقائية ومتوسط المهلة الزمنية لمنع نفاذ المخزون.
15.تقليل الخطأ البشري :استخدم عمليات مراقبة المخزون مثل الاستلام باستخدام الباركود والماسحات الضوئية المحمولة لمنع الخطأ البشري والتلاعب بالمخزون والانكماش بسبب السرقة أو الإهمال.
16.إدارة خطة طلبات العملاء :استخدم نظام إدارة المخزون مع مميزات متقدمة للتنبؤ بالطلبات وإعداد التقارير لتحديد أولويات المخزون الأعلى لديك.
وضع في الاعتبار توفير أعلى 20% من المخزون الذي يطلبه 80% من عملائك.
17.خبرة التعاقد من الباطن :فكر في الاستعانة بمصادر خارجية لخبير في إدارة المخزون، وقم بالتعاقد على التدريب الشخصي وتقديم الدعم عبر الإنترنت لمساعدة الموظفين على اتباع أفضل الطرق للعمل مع مميزات برنامج إدارة المشتريات.
18. وضوح بيانات المخزون :قم بتوفير لوحات المعلومات بواجهات بسيطة تعرض بيانات المخزون في الوقت الفعلي.
فيساعد وجود كل شيء على شاشة واحدة على إزالة حواجز الاتصال عبر عمليات المحاسبة والمبيعات والمخازن.
19.أدوات الإنتاجية :فجميع المعلومات التي تحتاجها حول المخزون الخاص بك يمكن أن تكون في جيبك، باستخدام حلول الأجهزة المحمولة والبرامج المستندة إلى السحابة.
فيمكنك التحكم في المخزون وتحسين إنتاجية المستودع الخاص بك من أي مكان في العالم.
20.استخدام منصات للتحديث الدوري :الترقية إلى نظام أساسي لإدارة المخزون قائم على السحابة لا يعد أمراً ضرورياً.
التغلب على التحديات باستخدام برامج إدارة المخزون
يمكن لمنصة إدارة المخزون المناسبة لآلية العمليات وتحسين طرق المخزون وتحسين تجارب العملاء يقدم DEXEF مجموعة من ميزات إدارة المخزون والتحكم فيه للمساعدة في التغلب على بعض أكبر تحديات إدارة المخزون وتتبع المخزون عبر مواقع متعددة.
