القيود المحاسبية هي جزءا أساسيا من عملية التسجيل والتقرير المالي في المؤسسات، تهدف القيود المحاسبية إلى تحقيق دقة في تسجيل العمليات المالية، وضمان توافقها مع المعايير المحاسبية المعتمدة.
يجب على الشركات والمؤسسات الالتزام بتطبيق القيود المحاسبية لضمان الشفافية والمصداقية في تقاريرها المالي.
ما هو القيد المحاسبي
هو أداه لتسجيل البيانات المهمة لمعاملة تجارية واحده بما في ذلك التاريخ و المبلغ المراد قيده وخصمه، و هو وصف موجز للمعاملة والحسابات المتأثرة في شجرة الحسابات .
ما هو دفتر الأستاذ او شجرة الحسابات؟
في البداية يجب معرفه ما هو دفتر الأستاذ أو شجره الحسابات حيث يتم تسجيل جميع القيود المحاسبية.هو أحد الدفاتر المحاسبية الأساسية في النظام المحاسبي، وهو عبارة عن دفتر يخص الفترة المالية الواحدة فقط، أي يتم فتحه في بداية السنة المالية واقفاله في نهايتها.
وهو عبارة عن دفتر يتم تخصيص صفحاته لكل حساب تتعامل فيه المنشأة المالية على حدة.بحيث يتم تخصيص صفحة لكل حساب يتم فتحها في بداية الفترة أو مع بداية ظهور الحساب ويتم اقفاله في نهاية الفترة المالية.
وتتكون صفحات الدفتر والتي بدورها تكون صفحة الحساب من جدول له جانبين، جانب مدين وجانب دائن.
تخصم الأرصدة الدائنة من أرصدة المصروفات والأصول وتضيف إلى حسابات الالتزامات والإيرادات وحقوق الملكية (الدائن).
تضيف الديون إلى حسابات المصروفات والأصول وتطرح من أرصدة الالتزامات والإيرادات وحقوق الملكية (المدين)
الحسابات الرئيسية لاي شجره حسابات او دفتر أستاذ هي الأصول، الخصوم، المصروفات والايرادات.
يرتبط كل جزء في البرنامج DEXEF بشجره الحسابات المسئولة عن اثبات القيود المحاسبية او الحسابات والتعاملات عن طريق ثوابت الحسابات.
والتي من خلالها تستطيع ربط أي حساب في شجره الحسابات بالتعامل الذي تريده مما يجعل البرنامج مرن الي أقصى درجه ممكنه.
والذي يمكنك من انشاء دليل محاسبي عام خاص بك هذا يفيدك في تثبيت الحسابات الأساسية في الإضافات عند كل مره ليس عليك اختيارها فهي تكون ثابته بشكل دائم
على سبيل المثال عند اضافه خزينه يجب ان تضيف حساب أستاذ للحسابات والمراجعة.
البرنامج بشكل تلقائي يضع الحساب في حساب الخزينة كثوابت للحسابات الا انه توجد بعض الشركات لا تضع ارقام الخزينة في حساب الخزينة.
فيكون من السهل ادراجها تحت أي بند يريد المحاسبين المختصين وضعها.
اذهب الي
الخصائص > اعدادات النظام > ثوابت الحسابات
اما بالنسبة للأصناف فتوجد ثوابت خاصه بها أيضا فمن الناحية المحاسبية لكل نوع صنف حساب خاص بيه يدرج عند إدخاله على البرنامج.
ولكن إذا تم تعامل واحد على أي حساب لا تستطيع اجراء تعديل او حذف على هذا التعامل.
لهذا يجب عليك وضع الدليل العام لك قبل بدا التعاملات.
الهدف من القيود المحاسبية:
الغرض من إدخال القيود المحاسبية هو توثيق كل معاملة تجارية ماديا أو رقميا بشكل منظم ودقيق.
مما يتيح للمحاسبين وأصحاب الأعمال فهم الوضع المالي للشركة وتحديد مصادر الإيرادات والمصروفات وتحديد نقاط القوة والضعف في نظام الشركة المالي؛ مما يساعد في اتخاذ القرارات المالية الصائبة.
إذا كانت المعاملة تؤثر على حسابات متعددة، فسيقوم تسجيل القيود المحاسبية بتفصيل تلك المعلومات أيضا.
تسجيل القيود المحاسبية هي أساس حفظ السجلات بشكل دقيق، ويتم فرزها في مخططات حسابات مختلفة.
وبمجرد التحقق من دقتها، يتم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام، الذي يقوم بعد ذلك بإعداد التقارير المالية الشهرية والسنوية ومحاسبة الضرائب التي يعتمد عليها أصحاب الأعمال.
وبفضل القيود المحاسبية، يمكن للمحاسبين تحديد أي خطأ محتمل قد يحدث في السجلات المحاسبية واتخاذ التدابير اللازمة لتصحيحه.
فهذه العملية النقدية الدقيقة تسهم في تحقيق المصداقية والشفافية في العمليات المالية للشركة، وتعزز الثقة بين الشركة وأصحاب المصلحة الآخرين مثل المساهمين والمستثمرين والجهات التنظيمية.
يتم تسجيل القيود المحاسبية عادة في دفتر اليومية أو الدفتر العام، وتتضمن عادة المعلومات التالية:
- الإيرادات: تشمل جميع الإيرادات المتعلقة بعملية الشركة مثل مبيعات المنتجات أو الخدمات، والفوائد المستحقة من الاستثمارات والعائدات الأخرى.
- المصروفات: تشمل جميع المصروفات التي تنشأ في سياق العمليات اليومية للشركة، مثل تكاليف المواد الخام، والأجور والرواتب، ومصاريف الكهرباء والماء، وتكاليف النقل، والإيجارات.
- المبيعات والمشتريات: تسجل المبيعات والمشتريات النقدية وغير النقدية للشركة، بما في ذلك الفواتير والوصولات النقدية، التسويات المالية مع العملاء والموردين.
- النقد والبنوك: تسجل جميع العمليات المتعلقة بالنقد والأموال المودعة في البنوك، مثل السحب والإيداعات النقدية، التحويلات المصرفية.
- الديون والمستحقات: تسجل جميع الديون والمستحقات المالية للشركة، مثل القروض المستحقة ومستحقات العملاء، والديون المستحقة للموردين.
أهمية دقة القيود المحاسبية:
يعتبر التسجيل الدقيق للقيود المحاسبية أمرا هاما للغاية للشركات الناشئة والشركات الكبيرة على حد سواء حتى يكون دفتر الأستاذ العام والتقارير المالية المستندة إلى هذه المعلومات دقيقة وكاملة.
أيضا، باستخدام برامج المحاسبة الحديثة قد يتم تسجيل قيود اليومية المتكررة وتنفيذها تلقائيا، مما يقلل من احتمالية الخطأ.
فإذا كانت الإدخالات غير دقيقة، فإن هذا قد يؤدي إلى أخطاء في الميزانية وعدم القدرة على تحديد التكاليف الفعلية للعمليات والأنشطة المختلفة.
وبالتالي، قد يتعرض النشاط التجاري لخسائر مالية وعدم القدرة على تحقيق أهدافه المالية.
بالإضافة إلى ذلك، يعتبر الدقة في القيود المحاسبية أمرا حاسما للكشف عن أي احتيالات محتملة أو أخطاء مالية، عندما يتم تسجيل العمليات اليومية بدقة.
يمكن رصد أي أنماط غير طبيعية أو غير متوقعة في البيانات المالية.
هذا يمكن أن يساعد في اكتشاف أي عمليات احتيالية أو أخطاء مالية قبل أن تتسبب في أضرار كبيرة للشركة.
بالنظر إلى الأهمية الكبيرة للدقة في القيود المحاسبية، يجب على الشركات والمنظمات الاستثمار في نظم محاسبية متطورة وفرق محاسبة مدربة بشكل جيد.
يجب أيضا توفير التدريب المستمر للموظفين المسؤولين عن إدخال البيانات اليومية، وتعزيز الوعي بأهمية الدقة والتأكد من تطبيقها.
مزايا القيود المحاسبية في DEXEF
- السهولة و الدقة في التسجيل.
- سهوله مراجعة الحسابات.
- توفير الوقت و الجهد.
- امكانيه التسجيل اليدوي وفقا للحاجة مع امكانية اضافة وصف للقيد ووصف لكل حساب بداخله و مزايا
- ارفاق المستندات.
- اضافة القيود اليا لكل معاملة مالية تتم على الحساب وترحيلها بشكل تلقائي الي دفتر الاستاذ.
- عرض مصادر القيود الاليه عبر تقارير مفصله و مجمعه لكل عمليه.
- تخصيص قالب القيد وإمكانية تعديله وتصميمه بما يتناسب مع هوية الشركة و محتويات القالب.
- تقارير دقيقه.
كيفية تسجيل قيد محاسبي
- النوع: هو وصف لنوع الادخال.
- التاريخ: هو توقيت عملية الادخال.
- معرف رقمي: ترقيم للعملية التسجيل.
- المدين: واحد أو أكثر من الحسابات والمبالغ التي سيتم خصمها من المعاملة وتاريخ (تواريخ) إجراء هذه الديون.
- الدائن: واحد أو أكثر من الحسابات والمبالغ التي ستقيد بها المعاملة وتاريخ (تواريخ) إجراء هذه الاعتمادات.
- وصف مؤجز للمعاملة.
قد تتضمن إدخالات دفتر اليومية أيضا بيانات خاصة بالعمل، مثل الشركة الفرعية أو الشركات التابعة المشاركة في المعاملة والعملة أو العملات المستخدمة.
كيفية إعداد إدخالات دفتر اليومية للأعمال التجارية الخاصة بك
من المهم إعداد إدخالات دفتر اليومية بشكل صحيح لضمان تسجيل المعاملات بدقة، ابدأ بتحديد المعاملة التي يجب إدخالها فيها.
إذا كنت تستخدم برنامج DEXEF، فستحتاج إلى إجراء عدد أقل من إدخالات دفتر اليومية.
لأن طريقة التسجيل في البرنامج ستملأ البيانات ذات الصلة إلى الحسابات والتقارير الأخرى حسب الحاجة.
إذا كنت تقوم بتسجيل حساباتك يدويا، لتسجيل معاملة بشكل صحيح، فستحتاج إلى معرفة كل ما تؤثر عليه المعاملة في دفاتر الشركة.
تحديد الحسابات التي ستتأثر:
تتمثل الخطوة الأولى في تحديد الحسابات التي تؤثر عليها المعاملة. يمكن أن يكون مربكا بعض الشيء إذا كنت غير معتاد على شروط ومبادئ المحاسبة.
فرز المعاملات أولا:
فرز المعاملات حسب النوع- سيضعك على الطريق الصحيح لتسجيل هذه المعاملات بشكل صحيح.
اتبع المال:
الآن بعد أن تم فرز المعاملة،فكر في كيفية تأثيرها على القيم، من حيث الديون والائتمانات، في الحسابات ذات الصلة.
اسال نفسك من أين أتت الأموال وأين ذهبت؟ ماذا إضافة الصفقة إلى الأعمال التجارية، وماذا لم يضاف؟
تأكد من تحديد جميع الإجراءات وردود الفعل الناجمة عن المعاملة.
تحديد نوع حسابك:
من السهل تعيين بعض المعاملات من حيث الاعتمادات والخصم في مختلف الحسابات المتأثرة.
قد يكون البعض الآخر أصعب قليلا، وهنا بعض النصائح لمساعدتك على معرفة بها.
تعرف على أنواع الحسابات الأساسية:
تقع جميع إدخالات دفتر اليومية في أحد أنواع الحسابات الأساسية وهي الأصول والخصوم والمصروفات والإيرادات وحقوق الملكية.
بمجرد التعرف على كل نوع من هذه الأنواع، سيكون من الأسهل فهم ما يستلزمه كل منها، وكيفية ارتباطها بالحسابات الأخرى وكيف تؤثر أنواع المعاملات المختلفة عليها.
استخدم قواعد المحاسبة القياسية لتوجيه مكان تطبيق الاعتمادات والخصم:
توجد قواعد المحاسبة لأسباب وجيهة للغاية، أحدها هو توحيد ما يحدث في التقارير المالية وإدخالات دفتر اليومية.
انظر إلى القواعد المحاسبية للكلمة المحددة حول مكان تطبيق الديون والائتمانات لأي إدخال دفتر يومية معين.
قم بإعداد إدخال دفتر اليومية الخاص بك:
الآن بعد أن حددت نوع المعاملة والحسابات التي تؤثر عليها، فأنت على استعداد لإدخال دفتر يومياتك.
أدخل التاريخ الصحيح:
يجب تأريخ كل إدخال في دفتر اليومية لضمان تطبيق البيانات التي يحتوي عليها على الفترة المحاسبية الصحيحة.
تعيين اسم الحساب ورمزه:
لاحظ اسم الحساب ورمز دفتر الأستاذ العام المحدد يجب ان يكون غير مكرر وواضح.
يتم ترميز المعاملات إلى حسابات محددة لأغراض إعداد التقارير.
تغذي أرصدة الحسابات البنود المختلفة في البيانات المالية.
أدخل مبالغ الخصم والائتمان:
إذا كنت تستخدم برنامجا محاسبيا، فمن المحتمل أن تكون بعض عمليات الإيداع والخصم في إدخال دفتر اليومية تسجل بشكل تلقائي جزئيا على الأقل.
إذا كنت تحتفظ بدفاتر الشركة يدويا، فستحتاج إلى التحقق مرة أخرى للتأكد من إدخال جميع الأرصدة والخصم بدقة.
كيفية تتبع إدخالات دفتر اليومية
يمكن أن يكون تتبع إدخالات دفتر اليومية لعملك هو العامل المميز عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على النزاهة المالية.
مثل موازنة دفتر الشيكات الشخصي الخاص بك، يضمن تتبع إدخال دفتر اليومية أن تنعكس جميع الأنشطة المالية بدقة في دفاتر شركتك.
لتتبع إدخالاتك، قم بتنفيذ عملية موحدة وأفضل الممارسات مثل هذه:
- وضع إجراء موحد لتسجيل إدخالات دفتر اليومية.
- استثمر في برامج المحاسبة الحديثة.
- إدخالات السجل في الترتيب الزمني.
- تأكد من تضمين الإدخالات جميع نقاط البيانات الضرورية.
- التوفيق بين كتبك بانتظام.
- احتفظ بسجل لمن أدخل كل إدخال ومتى.
- تنفيذ أمن البيانات الصارم لمنع الوصول غير المصرح به إلى إدخالات دفتر اليومية.
أنواع القيود المحاسبية
القيود المحاسبية البسيطة:
هو القيد الذي يكون كلا من طرفيه المدين والدائن يحتوي على حساب واحد فقط.
علي سبيل المثال:
عند شراء بضاعة بقيمة 15000 ودفعها من الخزينة الخاصة بالشركة تكون هذا حساب الدائن والحساب الاخر مخزون البضاعة مدين ب 15000 .
القيود المحاسبية البسيطه هي اسهل انواع القيود لعدم وجود حسابات استاذ كثيره علي عكس القيد المركب
القيود المحاسبية المركبة :
هو القيد الذي يكون أحد طرفيه المدين والدائن أو كلا منها يحتوي على اكثر من حساب واحد.
علي سبيل المثال: عند شراء بضاعة بقيمه 272480 ويحتسب اليها ضريبة قيمه مضافه بنسبه14 % لتصبح (38147) وتضاف اليها تكلفة بضاعة مباعه
ولكن تم دفع 10560 من قيمه الفاتورة ويتبقى باقي المبلغ في حساب الموردين.
يتبين لك ان المعاملة معقده بعض الشي لكن مع DEXEF يكون التعامل في غاية السهولة.
القيود المحاسبية المركبة هي اكثر تعقيدا نظرا لوجود اكثر من نوع حساب
القيود المحاسبية اليومية
هي السجلات المالية التي يتم تسجيلها يوميا لتتبع وتوثيق العمليات المالية للشركة، ويتم استخدام هذه السجلات في إعداد التقارير المالية الدورية.
مثل القوائم المالية وتقارير الدخل والميزانية العمومية، تساعد هذه التقارير في تقييم أداء الشركة واتخاذ القرارات المالية الاستراتيجية التي تحدث يوميا .
وتساعد في تحقيق الشفافية والدقة والمصداقية في المعلومات المالية أمام المستثمرين والجهات المنظمة والجهات الخارجية الأخرى .
يأتي دور القيود اليومية او ما يسمي بالقيد اليدوي عند تحرير معاملة محاسبية مهمة ولكن تضاف الي البرنامج عن طريق المحاسب او المختص داخل الشركة مثل القوائم المالية او ميزان المراجعة.
علي سبيل المثال عند تسجيل اعمال صيانه داخل الشركة وهذا التعامل مع احد العملاء او الموردين يتيح لك DEXEF تسجيل كافه التعاملات بسهوله
القيود المحاسبية للتسوية:
هي قيود يومية وعادة ما تقدم في نهاية الفترة المحاسبية لتخصيص الإيرادات والمصروفات للفترة التي وقعت فيها فعلا والتكاليف المرتبطة بها وتحتوي علي:
- تسوية إيرادات مستحقة
- تسوية إيرادات المقدمة
- تسويه مصروفات مستحقة
- تسوية مصروفات مقدمة
علي سبيل المثال: عند إضافة نقدية الي خزينة الشركة عند اغلاق سنه مالية تقوم بوضع المال عن طريق الإيرادات لتسوية حساب الخزينة داخل التقارير المالية للشركة.
مثلا ايراد بقيمه 22800 شامل الضريبة المضافة عند التسجيل يتم احتساب كل حساب على حدا حساب الخزينة وحساب الضريبة ولكن قيمة الخزينة تزيد بقيمة المبلغ ككل.
القيود المحاسبية الافتتاحية:
هو القيد الذي تقوم الشركة أو المؤسسة بإعداده في بداية السنة المالية، وذلك قبل بدء مشروع أو نشاط معين سواء للاصناف او النقدية داخل المؤسسة وتسمي الارصده الافتتاحية.
تحمل هذه الإدخالات الرصيد النهائي من الفترة المحاسبية السابقة كرصيد بداية للفترة المحاسبية الحالية.
علي سبيل المثال عند فتح سنه مالية جديده يتحتم علي المحاسبين ادراج قيد افتتاحي بالارصده ككل فاذا كان مجموع البضاعه الموجوده في المخزن 21600 فعليك ادراجها ك قيد افتتاحي
القيود المحاسبية للإقفال:
في المحاسبة هي إجراءات مهمة تتم في نهاية السنة المالية لتسجيل العمليات والمعاملات التي لم يتم تسجيلها خلال العام المالي.
يهدف ذلك إلى ضمان دقة وصحة البيانات المحاسبية وتمكين الشركة من إعداد التقارير المالية بشكل صحيح.
علي سبيل المثال عند اغلاق سنه مالية يتحتم على المحاسبين داخل الشركة اغلاق جميع الحسابات المرتبطة بالسنة المالية المنقضية.
يجب اغلاق كل حسابات الدائنة وجعلها حسابات مدينه من أصول وخصوم وايرادات ومصروفات
القيود المحاسبية العكسية :
هو قيد يستخدم لإلغاء تأثير قيد تسوية سابق في بداية الفترة المحاسبية التالية:
تحويل الارصدة
نقل إدخالات حساب أو دخل من حساب إلى آخر.
على سبيل المثال، تقوم شركة للتصنيع بالتحويلات النقدية من حسابها الرئيسي إلى شركة تابعة، يمثل إدخال القيد للتحويل تحويل الأموال من حساب إلى آخر
لا يشارك أي طرف ثالث في هذه الإدخالات، ويجب أن يكون صافي التحويلات دائما صفر.
ادخال القيود المحاسبية هي أساس حفظ السجلات بشكل فعال. يتم فرزها في مخططات حسابات مختلفة، وبمجرد التحقق من دقتها.
يتم نشرها في دفتر الأستاذ العام، والذي يغذي بعد ذلك المعلومات إلى التقارير المالية التي يعتمد عليها صناع القرار في الأعمال.
تعتبر التقارير الدقيقة والكاملة ضرورية أيضا في عملية التدقيق، حيث توفر تسجيل القيود المحاسبية حسابات مفصلة لكل معاملة.
سيبحث المدققون الداخليون والخارجيون، عن الإدخالات أو التعديلات التي تفتقر إلى الوثائق أو التفسيرات أو الموافقات المناسبة أو التي تكون خارج نطاق العمل.
القيود المحاسبية الختامية
تشير هذه الإدخالات إلى نهاية فترة محاسبية برصيد يمكن بعد ذلك تحويله من حساب مؤقت إلى حساب دائم، أو من فترة محاسبية إلى أخرى.
مع كل نهاية سنه مالية يجب على المحاسبين اغلاق جميع التعاملات لقياس الارباح والخسائر داخل المؤسسة وهنا تأتي وظيفة القيد الختامي داخل البرنامج.
اهم القيود المحاسبية
- القيود المحاسبية للعملاء.
- القيود المحاسبية للموردين
- القيود المحاسبية للرواتب والأجور.
- القيود المحاسبية للمخزون
- القيود المحاسبية لراس المال
- القيود المحاسبية للمشتريات
- القيود المحاسبية للاهلاك
- القيود المحاسبية للعهد
- القيود المحاسبية للقروض
- القيود المحاسبية للاقساط
- القيود المحاسبية للبنوك
التقارير
التقارير هي اهم شي لاصحاب الشركات داخل ايه برنامج محاسبي .
ياتي الغرض من القيود المحاسبية انتاج تقارير مالية واضحه وصحيحه لتساعد اصحاب الشركات علي رؤية مستقبل الشركة ومعرفة الارباح والخسائر .
من خلال تقارير قائمه الدخل وميزان المراجعه والقوائم المالية كافه
يتيح لك DEXEF الاطلاع المستمر علي جميع تقاريرك اول باول ومراجعه جميع المعاملات والقيود علي البرنامج من خلال تقاير سهله وبسيطه في العرض
استخدام DEXEF لتتبع إدخالات القيود المحاسبية
مع تزايد تعقيد المحاسبة وزيادة عدد إدخالات القيود المحاسبية، يصبح التتبع أكثر صعوبة، خاصة في أنظمة الإدخال اليدوي.
يعد DEXEFحلا أفضل لمعظم الشركات لأن الكثير من الجهد المبذول حول تتبع إدخال القيود المحاسبية وسحبها وتخصيصها للحسابات يمكن أن يكون آليا.
