هل تسعى لتحسين عمليات الفواتير في شركتك؟ هل تبحث عن الطريقة الأمثل لتبني منظومة الفاتورة الإلكترونية؟ في عالم الأعمال اليوم، تتجه الشركات نحو الابتكار والتحول الرقمي للتعامل مع التحديات المستمرة.
واحدة من أكثر التحديات إلحاحًا هي كيفية تحسين عمليات الفواتير وتبسيطها لتوفير الوقت والجهد والمال.
بدلاً من الانتظار حتى تصل الفاتورة الورقية، ومعها مشاكل الضياع والتأخير، يمكنك الانتقال نحو الفواتير الإلكترونية التي تتيح لك الوصول الفوري والمرن إلى المعلومات المالية.
في هذا المقال ، سنستكشف أهمية تبني منظومة الفواتير الإلكترونية، وسنسلط الضوء على الفوائد التي قد تجنيها شركتك من هذه الخطوة الحاسمة.
استعد لاستكشاف عالم جديد من الكفاءة والتحسين المستمر في إدارة الفواتير في شركتك.
متطلبات الفوترة الإلكترونية حسب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك .
- عدم إصدار فواتير مكتوبة يدويًا:
يتعين استخدام حلاً إلكترونيًا لإصدار الفواتير، حيث يمنع الإصدار اليدوي. هذا الحل يجب أن يكون متوافقًا مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- استخدام حل إلكتروني متوافق:
يجب أن يلبي الحل الإلكتروني متطلبات الهيئة ويكون متوافقًا مع القوانين واللوائح المحلية المتعلقة بالفاتورة الإلكترونية .
- إصدار إجباري للرموز الاستجابية السريعة (QR codes):
لابد أن يتضمن الحل الإلكتروني إمكانية إصدار رموز استجابة سريعة على الفواتير الضريبية المبسطة، وهو متطلب إلزامي لتحقيق توجيهات الهيئة.
- إدخال إجباري لرقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة (VAT):
يجب على الحل الإلكتروني أن يحتوي على إمكانية إدخال رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمشتري في الفواتير الإلكترونية الضريبية.
- إصدار طابع زمني:
لابد أن يقوم الحل الإلكتروني بإصدار طابع زمني على الفواتير والإشعارات الإلكترونية للتأكيد على التاريخ والوقت الدقيق لإصدارها.
- حظر وظائف معينة في البرمجيات:
يجب أن يتضمن الحل الإلكتروني آليات تمنع وظائف معينة، مثل عدم وجود خاصية لإدارة المستخدمين من دون تسجيل الدخول، ومنع أي تغيير في وقت البرمجيات أو التلاعب في الفواتير والإشعارات الإلكترونية والسجلات.
- تحقيق الاستقرار والتسلسل:
لابد أن يضمن الحل الإلكتروني استقرار العمليات وتسلسل صحيح للفواتير والإشعارات الإلكترونية.
للمزيد عن منظومة الفاتورة الإلكترونية يمكنك متابعة المقال التالي : دليل شامل عن منظومة الفاتورة الإلكترونية
مراحل تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية .
يعتبر خطوة أساسية لتحقيق فعالية أكبر في عمليات الفاتورة الإلكترونية وتوفير تكامل سلس بين نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) ومنظومة الفاتورة الإلكترونية إليك شرح أعمق لكيفية تحقيق هذا التكامل:
- تسجيل الممول:
يبدأ الممول بتسجيل نفسه في المنظومة الرقمية للفاتورة الإلكترونية عبر إرسال طلب تسجيل عبر البريد الإلكتروني الخاص بالشركة. يتم تجهيز البيانات الأساسية مثل رقم تسجيل الشركة، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، ومعلومات المفوض.
- تجهيز البيانات:
الممول يجهز البيانات اللازمة للتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية، وهي تشمل معلومات مثل رقم تسجيل الشركة ومعلومات المفوض وغيرها.
بعد التسجيل، يتمكن الممول من استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني، وهي تعتبر هوية رقمية موثوقة للشركة.
- تحقيق التكامل مع ERP:
لتحقيق التكامل مع نظام ERP، يتم تنفيذ واجهات برمجة التطبيقات (APIs). هذه الواجهات تمكن التواصل بين نظام ERP ومنظومة الفاتورة الإلكترونية ، مما يسمح بنقل البيانات بشكل آلي وفعال.
- استخدام APIs:
يتم تنفيذ APIs للسماح بنقل البيانات بين النظامين. يمكن لل APIs أن تشمل إرسال بيانات الفواتير، وتحديث حالة الفواتير، واستعراض المعلومات المحاسبية ذات الصلة.
- تكامل توقيع الفاتورة:
بعد تحقيق التكامل، يتم إنشاء الفواتير الإلكترونية بشكل تلقائي وتوقيعها بواسطة الشهادة الإلكترونية المحصلة مسبقًا.
- تحقق من الفعالية:
يجب على الممول أن يتحقق من فعالية التكامل من خلال اختبار العمليات ومراقبة تدفق البيانات بين النظامين.
باستخدام هذا النهج، يمكن للشركات تحقيق تكامل فعال بين النظام ERP ومنظومة الفاتورة الإلكترونية ، مما يسهم في تحسين كفاءة العمليات والامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
عملية التكويد والتطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية :
- عملية التشغيل و تكويد الاصناف :
يتم تشغيل برنامج الفاتورة الإلكترونية على نظام تشغيل محدد لضمان فعالية العمليات
التكويد باستخدام نظامي GS1 و EGS:
يعتمد نظام الفاتورة الإلكترونية على نظامي التكويد العالمي GS1 والتكويد المصري EGS.
- مصادقة الأكواد وتسجيل العملاء:
الموافقة على الأكواد من مصلحة الضرائب
يتم تقديم الأكواد لمصلحة الضرائب للحصول على الموافقة وضمان التوافق مع المعايير.
تكويد العملاء
يمكن تكويد العملاء عن طريق إدخال الرقم الضريبي أو الرقم القومي وتسجيل هذه المعلومات في قسم المبيعات
- جمع المعلومات وتسجيل الشركات
جمع السلع والأصناف
يتم جمع المعلومات وتسجيل الأكواد المتعلقة بالسلع والاصناف على المنظومة الإلكترونية
تسجيل العملاء
يتيح النظام تسجيل الشركات والأفراد باستخدام رقم التسجيل الضريبي أو العنوان والرقم القوم
- تحديث البيانات واستخدام الفواتير
تحديث البيانات بشكل دوري
يجب تحديث البيانات بشكل دوري لضمان استمرار التوافق مع متطلبات هيئة الضرائب.
استخدام الفواتير
بعد تكويد السلع والاصناف والعملاء، يتم إنشاء الفواتير باستخدام هذه الأكواد وتوقيعها بواسطة الشهادة الإلكترونية
- تسجيل ومتابعة الشركات والأفراد
تسجيل الشركات والأفراد
يسهل التسجيل للشركات والأفراد في قسم المبيعات التسجيل السلس وتحديث المعلومات الخاصة بهم
- متابعة الامتثال
يتم متابعة الامتثال لمتطلبات هيئة الضرائب وتحديث البيانات بما يتناسب معها.
انظمة التكويد .
نظام GS1:
- الوصف:
نظام GS1 هو نظام عالمي يتيح توحيد ترميز السلع والخدمات عبر العالم. يضمن هذا النظام أن كل كود يمثل سلعة محددة بطريقة فريدة من نوعها، مما يمنح كل سلعة هويتها الفريدة دون تشابه.
- التسجيل:
يتطلب التسجيل لأكواد السلع الخاضعة لنظام GS1. يجب تسجيل هذه الأكواد على منصة الفاتورة الإلكترونية وتفعيلها على قاعدة بيانات منظومة الفاتورة الإلكترونية.
- تأكيد الأكواد:
يتعين التأكد من أن الأكواد المسجلة والتي تم استخدامها على المنصة متوافقة مع معايير GS1 لضمان قراءتها بشكل صحيح.
- نظام الأكواد:
يتم استخدام نظام الأكواد الداخلية لتعيين الهويات الفريدة لكل سلعة. يجب أن يتم التحقق من صحة هذه الأكواد وتفعيلها ضمن المنظومة.
نظام EGS:
- الوصف:
نظام EGS هو نظام مصري لتكويد السلع، ويتضمن ربط الأكواد بنظام تصنيف السلع العالمي GPC. يتم تشكيل الأكواد من خلال مزيج من الكود الداخلي بنظام GPC ورقم التسجيل واختصار EG.
- التسجيل:
يتطلب التسجيل لأكواد EGS ربطها بنظام GPC وتسجيلها على منصة الفاتورة الإلكترونية. يجب التأكد من تفعيلها على قاعدة بيانات المنظومة.
- تكويد السلع:
يتم استخدام نظام تصنيف السلع العالمي GPC لتكويد السلع. يجب تأكيد توافق الأكواد مع هذا النظام لضمان استمرارية القراءة.
- الهويات الفريدة:
يساهم الكود الداخلي بنظام GPC ورقم التسجيل واختصار EG في تشكيل هويات فريدة للسلع.
- تحديث البيانات:
يتوجب تحديث البيانات بشكل دوري للتأكد من استمرارية التوافق مع معايير نظام EGS.
التوقيع الإلكتروني وكيفية الحصول عليه .
بعد هذه الخطوات الأساسية، يتعين علينا الآن التركيز على الحصول على التوقيع الإلكتروني. لذا، يطلب ضبط الإعدادات العامة داخل نظام استخدام الفاتورة. وبعد ذلك، يتوجب إدخال بيانات الشركة المطلوبة في نظام الفاتورة، وتشمل مجموعة متنوعة من المعلومات الحيوية.
الحصول على التوقيع الإلكتروني:
- ضبط الإعدادات العامة:
- يتطلب الحصول على التوقيع الإلكتروني ضبط الإعدادات العامة داخل نظام استخدام الفاتورة.
- إدخال بيانات الشركة:
- يجب إدخال البيانات المطلوبة والخاصة بالشركة في نظام الفاتورة، وتشمل:
- اسم الشركة
- رقم التسجيل الضريبي
- العنوان
- اسم المدينة
- رقم الشركة
- الرقم البريدي
- تاريخ التشغيل
- الرمز التعريفي للشركة
- الرقم السري
- كود الفرع
- كود النشاط.
- يجب إدخال البيانات المطلوبة والخاصة بالشركة في نظام الفاتورة، وتشمل:
مرحلة إصدار الفاتورة وإرسالها:
- تكوين الفاتورة:
- بعد ضبط الإعدادات وإدخال البيانات، يمكنك البدء في إصدار الفاتورة. يتم ذلك عبر تعبئة بيانات الفاتورة مثل المبلغ والسلع أو الخدمات المقدمة.
- تطبيق التوقيع الإلكتروني:
- يجب تأكيد استخدام التوقيع الإلكتروني على الفاتورة. يتم ذلك من خلال إلحاق التوقيع الرسمي للممول كرسالة مشفرة، والتي تتوافق مع اللوائح القانونية.
- تحقق من التوافق:
- يتعين التحقق من أن التوقيع الإلكتروني يلتزم باللوائح القانونية ويوفر أقصى مستوى من التأكيد لهوية الممول.
- إرسال الفاتورة إلى مصلحة الضرائب:
- بعد إصدار الفاتورة، يتم إرسالها إلى مصلحة الضرائب وذلك للامتثال للإجراءات القانونية وضمان الشفافية والتوثيق الضروري.
يفضل تأكيد الخطوات الدقيقة لاستخدام التوقيع الإلكتروني عبر مقالات محددة حول فاتورة الكترونية ونظام الضرائب المحلي.
فاتورتك الالكترونية .
- تحتوي كل فاتورة في المنظومة الإلكترونية على رقم تعريفي مميز UUID، ويختلف هذا الرقم عن رقم الفاتورة الداخلي للشركة، وبالتالي يمكن الرجوع للفاتورة بسهولة دون بذل جهد كبير على عكس ما يحدث في الفواتير الورقية.
- رغم تعدد برامج تخطيط موارد المؤسسة التي ترسل البيانات إلى منظومة الفواتير الإلكترونية إلا أن الشكل النهائي للفاتورة يكون موحد؛ إذ تنقل واجهة برمجة التطبيقات تلك البيانات بصيغة JSON و XML دون نقل الشكل الأساسي الموجود على البرنامج.
- لكل ممول في منظومة الفاتورة الإلكترونية ملف رقمي خاص به يحتوي على العديد من البيانات المتعلقة به مثل اسم الشركة ورقم التسجيل والعنوان وغيرهم، ويمكن التعامل مع مصلحة الضرائب بسهولة من خلال هذا الملف.
انضمام الشركات إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية .
-
- استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني:
يعتبر استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني أحد الخطوات الأساسية، حيث يتم تأكيد هوية الممول من خلالها.
- استخدام نظام تكويد GS1 أو نظام تكويد داخلي:
يتطلب التوافق مع نظام التكويد العالمي GS1 أو نظام تكويد داخلي لربط الأكواد بنظام التصنيف GPC.
- استخدام رقم التسجيل الضريبي والبريد الإلكتروني:
يجب استخدام رقم التسجيل الضريبي والبريد الإلكتروني الخاص بالشركة في عملية الانضمام إلى برنامج الفاتورة الإلكترونية.
- تسجيل مسؤول إدارة منظومة الفاتورة الضريبية:
يتم تسجيل مسؤول إدارة منظومة الفاتورة الضريبية بالشركة، ويتضمن ذلك تقديم بيانات شخصية مثل الاسم والصفحة والرقم القومي ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني الشخصي.
- تسجيل المبيعات في قاعدة بيانات مركزية:
تقوم جميع عمليات المبيعات بتسجيلها في قاعدة بيانات مركزية باستخدام أجهزة التحكم في بيانات المبيعات، ويتم تثبيتها في أجهزة نقاط البيع للتجار.
- متابعة حركة المبيعات:
توفير البيانات لمصلحة الضرائب يمكنها متابعة حركة المبيعات والتحقق من صحتها، مما يساعد في ضمان الشفافية والتوثيق الضروري.
ملاحظة: يجب الالتزام بالخطوات الدقيقة المحددة من قبل هيئة الضرائب والجمارك المحلية لضمان التوافق مع اللوائح والقوانين المحلية.
كيفية الاستعداد لتبني منظومة الفاتورة الإلكترونية .
- التعرف على متطلبات الهيئة:
قم بدراسة متطلبات الفوترة الإلكترونية المفروضة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. اطلع على اللوائح والقوانين المتعلقة بالفوترة الإلكترونية لضمان فهمك الكامل للمتطلبات.
- الاطلاع على مقالات ذات صلة:
استفد من المقالات المتاحة حول الفوترة الإلكترونية لفهم أفضل للمفاهيم والأساسيات والأفضليات التقنية.
- استخدام حل متوافق:
اختر حلاً للفوترة الإلكترونية يكون متوافقًا مع متطلبات الهيئة. قد تحتاج إلى التعاون مع مزود حلول محلي أو عالمي يوفر حلاً يلبي احتياجاتك ويتوافق مع اللوائح.
- اختبار الحل:
قم بإجراء اختبارات دقيقة للحل الإلكتروني لضمان أنه يلبي جميع المتطلبات. هذا يشمل اختبار الوظائف الرئيسية مثل إصدار الفواتير والتوقيع الرقمي وتضمين الرموز الاستجابة السريعة.
- الاستعداد قبل الموعد النهائي:
بدأ استخدام الفوترة الإلكترونية مع الحل المتوافق قبل الموعد النهائي المحدد من قبل الهيئة. يمكنك بدء إصدار الفواتير الإلكترونية بدلًا من الفواتير الورقية في وقت مبكر.
- إعلام الموظفين:
قم بتوعية وتدريب موظفيك حول استخدام الحل الإلكتروني والامتثال لجميع السياسات والقوانين المتعلقة بالفوترة الإلكترونية.
- متابعة التحديثات:
كونك مطلعًا على التحديثات والتعديلات القانونية المتعلقة بالفوترة الإلكترونية يساعدك في البقاء متوافقًا دائمًا مع المتطلبات.
- التواصل مع الجهات المختصة:
تواصل بشكل دوري مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للتأكد من التوافق المستمر والالتزام بالمتطلبات القانونية باعتبارك جزءًا من التحول إلى
كيف تتجنب التحديات في تبني منظومة الفاتورة الإلكترونية .
- عدم إصدار الفواتير اليدوية:
يجب تجنب إصدار الفواتير الورقية أو اليدوية، حيث يتعارض ذلك مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. الانتقال إلى الفوترة الإلكترونية يحسن دقة العمليات ويخفض فرص الخطأ.
- عدم إنشاء فواتير غير متوافقة:
ينبغي تجنب إنشاء فواتير لا تلبي متطلبات نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يشمل ذلك الامتثال للتنسيق البياني، وإدراج المعلومات الضريبية بشكل صحيح، وتوفير البيانات الضريبية المطلوبة.
- عدم استخدام حلاً غير متوافق:
ينبغي تجنب استخدام حلول للفوترة الإلكترونية التي لا تتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يتطلب الامتثال استخدام حلول تقنية قائمة على اللوائح وتستوفي جميع المعايير المفروضة.
- عدم حذف الفواتير الإلكترونية:
يجب تجنب حذف الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها. يعتبر الاحتفاظ بالنسخ الإلكترونية من الفواتير ضروريًا لتحقيق الشفافية والالتزام بمتطلبات الهيئة. الحذف يمكن أن يؤدي إلى فقدان السجلات وقد يكون غير قانوني.
- عدم تجاهل التحديثات القانونية:
يجب تجنب تجاهل أي تحديثات قانونية تصدرها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يتعين على الشركات البقاء على اطلاع دائم على التغييرات وضبط عملياتها وفقًا للتطورات القانونية.
- عدم تقديم معلومات غير صحيحة:
ينبغي تجنب تقديم معلومات غير صحيحة في الفواتير. يتعين على الشركات ضمان دقة المعلومات واستنادها إلى الوقائع الحقيقية لتفادي العقوبات والمشاكل القانونية.
باعتبارها جزءًا من اتباع هذه المبادئ، يمكن للشركات الالتزام بالقوانين واللوائح المحلية وتحسين عملياتها المالية والضريبية بشكل كبير.
في الختام .
يتضح أن تبني منظومة الفاتورة الالكترونية في شركتك ليس مجرد خطوة تقنية، بل هو استثمار حاسم في مستقبل عملك. بالتحول إلى الفوترة الإلكترونية، ستحظى بتحسين كبير في كفاءة عملياتك المالية، وستحد من الأخطاء، وستوفر الوقت والتكاليف بشكل كبير. كما ستتمتع بميزة تنافسية قوية في سوق الأعمال المتنامي، مما يعزز من نمو واستدامة عملك على المدى الطويل. لذا، لا تتردد في البدء في هذه الرحلة نحو التحول الرقمي، واستعد لاستقبال مستقبل مشرق ومزدهر لشركتك.
