يعد شراء برنامج حسابات للشركات الكبير والمتوسطة والصغيرة من الأمور الضرورية والمسلم بها عالميا، بل أصبح ذلك نهجًا ذو أولوية قصوى لدى مؤسسات كثيرة، ففي عام 2020 ، بلغ حجم سوق برمجيات المحاسبة العالمي 11.9 مليار دولار، بحلول عام 2030 ، من المتوقع أن تصل قيمة البرامج المحاسبية إلى 70.2 مليار دولار، بمعدل نمو سنوي قدره 19.6 في المائة، وذلك وفقًا لبيانات من Allied Market Research .
وهذه الأرقام تعكس حجم الإقبال الكبير على سوق البرمجيات المحاسبية، فالجميع يحاول اللحاق بقافلة التقدم، لما توفره من مكاسب مالية وإدارية.
ولكن البعض قد يسأل ما هو برنامج الحسابات، والفائدة التي قد تعود على المؤسسات جراء شراء برنامج حسابات؟.
ما هو برنامج الحسابات؟
هو برنامج محاسبي يمكن الشركات والمؤسسات من تتبع وإدارة مواردها المالية، بداية من حسابات القبض وإدارة الضرائب إلى كشوف الرواتب.
وفي الغالب تتكامل هذه البرامج مع أدوات المؤسسات الهامة الأخرى مثل الأنظمة الأساسية لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء
كما تمكن برامج المحاسبة الشركات الكبرى متعددة الفروع من إدارة الذمم الدائنة، و محاسبة الأصول والمخزون ، والفواتير الآلية والتسوية.
يستغرق تنفيذ برنامج محاسبة المؤسسات المخصص أكثر من 10 أشهر. يكلف تطوير برامج محاسبة المؤسسات 400.000 – 600.000 دولار.
وذلك اعتمادًا على مدى تعقيد الحلول، قد يصل العائد على الاستثمار السنوي لنظام محاسبة مخصص للمؤسسات إلى 290٪ .
ما هي فوائد شراء برنامج الحسابات للشركات متعددة الفروع؟
هناك العديد من الفوائد التي تستفيد منها جميع الشركات والمؤسسات وليس فقط المؤسسات متعددة الفروع، وهذه الفوائد كالتالي:
زيادة الكفاءة
فهو الغرض الأساسي من شراء البرنامج، فالتحول الإلكتروني يزيد كفاءة الوقت المستخدم لإنجاز المهام المالية والحسابية، وتلافي أي خطأ بشري.
يخزن البرنامج البيانات المالية والحسابية في مكان واحد، مما يلغي حاجة الموظفين للبحث في قواعد البيانات عن معلومات يحتاجونها.
خفض التكاليف من أهم فوائد شراء برنامج حسابات
شراء برنامج حسابات للشركات يخفض التكاليف الإدارية والمالية من خلال تقديم معلومات آنية عن النشاط التجاري في أي وقت تريده.
كما أنه يقلل من أخطاء الفواتير والاسراف في نفقات المؤسسة من خلال تقارير مالية ومحاسبية شاملة وخالية من الأخطاء.
يمكن لبرامج المحاسبة أيضًا تقليل التكاليف المرتبطة بتعيين متخصصين في المحاسبة أو الاستعانة بمصادر خارجية لإجراءات المحاسبة.
دقة البيانات والمعلومات المالية:
الأخطاء المالية أو الحسابية الناجمة عن العامل البشري، تضعف اتخاذ القرارات التجارية، والتدفق النقدي السلبي وعدد كبير من العواقب الأخرى.
توفر البرامج الحسابية أدوات تحكم تُنبه المؤسسات إلى الأخطاء أو الإجراءات الخاطئة والتي يمكن تداركها في حينها، وأحيانا تصلح أي أخطاء بشكل تلقائي.
سهولة وسرعة اتخاز القرارات
توفر برامج المحاسبة لأصحاب القرار مؤشرات أداء خاصة بالأمور المالية، مما يمكنهم من اتخاذ القرارات السليمة في الوقت المناسب.
سهولة التوافق مع القوانين الضريبية
تتغير اللوائح المالية بسرعة، ويمكن أن تمثل محاولة مواكبة اللوائح الضريبية بالإضافة إلى مهام المحاسبة اليومية تحديًا للمؤسسات الكبيرة.
يقدم برنامج محاسبة المؤسسات تحديثات برامج متسقة وتلقائية لضمان اتباع العمليات المحاسبية للمعايير المتطورة لمبادئ المحاسبة عموماً والمبادئ التوجيهية الأخرى.
ولذلك تكون الشركات في حالة امتثال لقوانين الضرائب دون بذل الكثير من الجهد.
مميزات شراء برنامج حسابات للشركات متعددة الفروع
هناك العديد من المميزات التي يمكن أن تستفيد منها الشركات والمؤسسات الكبرى عند شراء برنامج حسابات، وهي:
متابعة أصول الشركة من دفتر الأستاذ العام:
وهو مستودع مركزي للبيانات المحاسبية المنقولة من دفاتر الفروع، يساعد في تقديم بيانات تعرض أصول الشركة وخصومها وحقوق المساهمين والإيرادات .
كما يمكن توحيد بيانات المعاملات المالية عبر فروع الشركة والشركات التابعة لها، وإعداد تقارير موحدة عنها لكيانات تجارية متعددة.
الحسابات الدائنة:
وهي ميزة تمكن المؤسسة من إدارة الأموال التي تدين بها المؤسسة للآخرين، فيمكن كتابة الشيكات وإدارة البائعين وتسوية أوامر الشراء.
فيمكن تسجيل بيانات أمر الشراء ، مطابقة فواتير الموردين تلقائيًا مع أوامر الشراء، والتنبيه بالمدفوعات المجدولة والمخصصة للبائعين والموردين والهيئات الحكومية.
حسابات القبض:
هنا يمكن إدارة الأموال المستحقة للمنظمة مثل الديون والفواتير غير المسددة، وتتبع المبالغ المستلمة والمستحقة والمتأخرة، إجمالي الإيرادات حسب الفترة.
ويمكن تحصيل المدفوعات آليًا عبر طرق دفع مختلفة، بالإضافة إلى التحويلات المصرفية والتحويلات البنكية وACH وبطاقات الائتمان والشيكات والخصم المباشر.
إدارة الأصول الثابتة:
فيمكن إهلاك قيمة الأصول الثابتة استنادًا إلى طرق حساب مختلفة مثل: طريقة القسط الثابت، وطريقة الرصيد المتناقص المزدوج، وما إلى ذلك.
التسوية المصرفية:
فيمكن استيراد السجلات المصرفية والمطابقة التلقائية بين السجلات المصرفية والمحاسبية.
الفواتير الآلية:
إنشاء وإرسال وإدارة الفواتير آليا، وتقديمها للعملاء (مرة واحدة – متكررة – مقدمًا – عند التسليم)، توفر قوالب قابلة للتخصيص.
وهذه الميزة تتيح التطبيق الآلي للضرائب والخصومات والمدفوعات المبكرة والرسوم الإضافية مثل: الفائدة على المدفوعات المتأخرة والتأمين) والنفقات القابلة للفوترة.
بالإضافة إلى اعتماد الفواتير متعدد الأقسام، وتتبعه حسب الحالة (مُرسلة، مستلمة، مدفوعة جزئيًا، مدفوعة، مستحقة، متأخرة، إلخ).
أدارة الرواتب:
من مميزات شراء برنامج حسابات ، إمكانية حساب رواتب الموظفين وعدد ساعات العمل الإضافية وتحديد المكافآت والعمولات والخصومات وما إلى ذلك.
تسجيل وتتبع مبالغ كشوف المرتبات المحسوبة في دفتر أستاذ كشوف المرتبات ودفتر الأستاذ العام ، وأيضا المدفوعات المجدولة للموظفين.
إدارة سداد الموظف:
فيمكنها تسجيل وتتبع نفقات الموظفين واجبة السداد، مثل: السفر، والنقل، وترفيه الشركة، وما إلى ذلك، بجانب المدفوعات المجدولة لسداد الموظف.
محاسبة المخزون:
فيمكن تسجيل وتتبع قيم المخزون الخاصة بأصناف المخزون في مواقع ومناطق متعددة عبر مراحل مختلفة من الإنتاج .
ومن الأمور التي يمكن تتبعها داخل المخازن: المواد الخام ، والسلع قيد التنفيذ، والسلع التامة الصنع.
التحليلات والتقارير:
توفر البرامج المحاسبية لوحات معلوماتية خاصة بالتقارير المالية والمبيعات والخسائر والأرباح، والتي يمكن من خلالها دراسة السوق ووضع الخطط المستقبلية والتعديل أو التطوير في الخطط الحالية.
ما هي أنواع برامج المحاسبة المختلفة؟
قبل شراء برنامج حسابات، يجب أن تعرف أنه يوجد ثلاثة أنواع من تطبيقات البرامج المحاسبية، وهي كالتالي:
- برنامج المحاسبة المحلي: يثبت على خادم الشركة، ولكنه مكلفا، وعادة ما يكون اعداده وصيانته أكثر صعوبة من الأنواع الأخرى.
- برنامج سحابي: وهو الأكثر انتشارا؛ لأنه يطلع للعميل على بيانات شركته في أي وقت ومكان، وتُستضاف على خوادم الشركة المنتجة.
- برنامج محاسبة المؤسسات ( (ERP: الأكثر اعتمادا من قبل الشركات والمؤسسات الكبرى، حيث تعتمد عليه الشركات ذات الاحتياجات المحاسبية المعقدة.
- برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة: وهو مصمم من أجل تلبية احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة، عادةً يكون أقل تكلفة وبميزات أقل.
- برامج مفتوحة المصدر: وهي البرامج المجانية، ويكون إعداداتها واستخدامها أكثر صعوبة من الأنواع الأخرى.
- برامج محاسبة تجارية: تم تصميمها للشركات بجميع احجامها، ويمكن التعامل معها مع الخوادم المحلية أو تكون متاحة الCloud .
- برامج محاسبة خاصة بالصناعة: وهي مصممة للشركات في صناعات محددة، مثل البناء أو التصنيع أو البيع بالتجزئة، وهي بمميزات خاصة لهذه الصناعات.
أمور يجب توفرها عند شراء برنامج حسابات لشركة متعددة الأفرع
سهولة الاستخدام:
أول ما يجب التأكد منه عند شراء برنامج حسابات للشركات الكبرى، هو سهولة استخدام البرنامج، وبساطة واجهته، ليعتمده الموظفين بسرعة.
وسهولة الاستخدام لا تعني القدرة على التعامل مع واجهة البرنامج فقط، ولكن تعني أيضا سهولة الوصول لكل التفاصيل الخاصة بالبرنامج.
فيجب أيضا أن نعرف أن أفضل برنامج محاسبة ليس فقط ميسور التكلفة وغني بالميزات، ولكنه أيضًا المصمم ليكون سهل الاستخدام.
توفير وسائل الأمان:
يعتبر النسخ الاحتياطية والتشفير والأذونات الخاصة بالمستخدم، من الأمور المهمة والتي يجب توفرها في برامج محاسبة بشكل عام.
كلما زاد طبقات الأمان الخاصة بالبيانات، كلما كانت المؤسسة محمية بشكل أفضل، ولا يمكن اختراقها أو العبث ببياناتها.
وتأتي منصات برامج محاسبة المؤسسات مع ميزات أمان قوية مثل المصادقة الثنائية والتشفير والتحكم في الوصول، لضمان سرية البيانات.
المزامنة السحابية من أهم معايير شراء برنامج حسابات لشركات متعددة الفروع
الحوسبة السحابية هي من أفضل الاضافات التي يجب البحث عنها عند شراء برنامج حسابات؛ لأنها تسمح بالوصول إلى البيانات والتقارير في أي وقت ومكان.
وتوفر أكثر من سيناريو لطريقة العمل اليومية، حيث يمكن للموظفين العمل عن بعد أو مراجعة التقارير أثناء السفر ومن منازلهم.
وفي حالة وجود أكثر من فرع للشركة، فأن ربطها من خلال شبكة سحابية تتيح لك الوصول إلى بيانات كل فرع.
برنامج مخصص لاحتياجاتك
لكل مؤسسة احتياجاتها المختلفة، وبالتالي عند شراء برنامج حسابات يجب مراعات هذه الاحتياجات، بل يجب أن يتيح البرنامج المحاسبي للمؤسسة مساحة تستطيع من خلالها تكييفه مع احتياجاتها.
فيتح لها وضع شعارها على فواتيرها، بالإضافة إلى إمكانية تخصيص تصميم معين خاصة بالتقارير والفواتير، بما يراعي الهوية البصرية الخاصة بالشركة
التكامل والتوافق مع الانظمة والمنصات الأخرى:
يعد التكامل أمرًا بالغ الأهمية، حتى لو تم بيع الوحدات بشكل منفصل، فيجب التأكد عند شراء برنامج حسابات أنه يدعم التكامل مع المنصات الأخرى التي تستخدمها لإدارة أعمال المؤسسة.
ففكرة وجود منصة موحدة لإدارة شؤون مؤسستك وفروعها بشكل كامل، ستجعل سياسة العمل داخل المؤسسة أكثر سهولة ويسرـ فيجب التكامل مع المنصات التالية:
- CRM
- نظام المشتريات
- برنامج الخزانة
- برنامج إدارة الأصول.
- برنامج إدارة المخزون.
- برنامج إدارة الموارد البشرية .
- برنامج التخطيط والتحليل المالي
- الحسابات المصرفية
خدمة العملاء والدعم الفني محدد أساسي عند شراء برنامج الحسابات
بدون توفر الدعم الفني لبرنامج المحاسبة فسوف يقابلك العديد من المشاكل التي لن تستطيع مؤسستك حل بمفردها، وهذا في النهاية سيؤدي إلى الفشل في استخدام البرنامج.
وخاصة عند التعامل مع البرنامج لأول مرة، فسوف تحتاج تدريب الموظفين على النظام الحسابي الجديد.
شراء برنامج حسابات قابل للتوسع
يجب التأكد عند شراء برنامج حسابات قادر على استيعاب خططك التوسعية، ورغبتك في افتتاح المزيد من الفروع والربط بينهم.
قد يبرر ارتفاع حجم المعاملات أيضًا استخدام المزيد من وظائف البرامج الإضافية. لذلك من الجيد التحقق من الترقيات التي ستحتاجها لتكون قادرًا على التعامل مع التوسع المستقبلي لعملك.
تكلفة شراء برنامج حسابات لشركات متعددة الفروع
تكلفة شراء برنامج حسابات لشركة متعددة الفروع تتوقف على احتياجات كل شركة وحجمها ، ولذلك مزودي البرامج المحاسبية يقدمون خطط تسعير بناءً على متطلبات عمل كل شركة ومدى انتشار فروعها محليا او إقليميا أو دوليا.
وهناك العديد من الشركات العالمية التي توفر أكثر من نظام للتسعير مثل الدفعة لمرة واحدة، هذه خطة تسعير يقدمها معظم موفري برامج أجهزة سطح المكتب أو داخل الشركة.
وهذه الخطة يمكن أن يكون بديلاً أرخص للشركات التي يمكنها تثبيت أدوات المحاسبة الخاصة بها وتكوينها وصيانتها دون مساعدة خارجية.
وتوفر هذه الشركات أيضا أنظمة اشتراك شهرية أو سنوية، حيث يمكن للشركات الراغبة في شراء برنامج حسابات أختيار النظام المناسب لها.
ومع شركةDEXEF ستجد العديد من أنظمة الاشتراك التي يمكن اختيار المناسب لاحتياجات شركتك منها.
اسئلة شائعة عن شراء برنامج حسابات للشركات متعددة الفروع
ما هو افضل برنامج للمحاسبة؟
يعد برنامج إدارة الموارد المؤسسية ERP أحد أهم البرامج المحاسبية المتواجدة الآن في الأسواق، وهو مخصص لإدارة المؤسسات الكبيرة، وهو قادر على ربط البيانات المالية للشركة، وسلسلة التوريد، والمبيعات والمشتريات، والموردين وإعداد التقارير والتحليلات، وأنشطة الموارد البشرية على منصة واحد
ما هي أشهر البرامج الحسابية في السعودية؟
هناك العديد من البرامج الحسابية المنتشرة في المملكة العربية السعودية، والتي لا باع طويل في هذه المجال، مثل أوريكال وساب وكويك بوكس وغيرهم، وهناك برامج محاسبة عربية حاصلة على موافقة الجهات الرسمية داخل المملكة مثل ديكسيف ERP، والذي يتوفر بأسعار تنافسية عن الشركة السالف ذكرها، مه تمتعه بنفس المميزات والمواصفات التي تتمتع بها البرامج الأخرى.
ما هي برامج المحاسبة في الإمارات؟
برامج الحسابات في الإمارات هي البرامج المسئولة عن إدارة وتتبع المبيعات والمشتريات والمخازن والضرائب وكشوف المرتبات ، ومحاسبة الأصول والمخزون ، والفواتير الآلية والتسوية وغيرها من المهام الأخرى، وهناك العديد من برامج المحاسبة في الإمارات والتي تحظى بسمعة عالمية كبيرة، فهناك ORACLE وQUIK BOOKS وSAP وغيرهم من البرامج الأخرى، يضاف إليهم DEXEF الذي حقق مبيعات ضخمة في الكثير من الدول العربية مثل السعودية والعراق ومصر.
ما هي مزايا استخدام الأنظمة المحوسبة؟
الأنظمة المحوسبة، هي برامج حسابية تمكن موظفي الشركة من الحصول على المعلومات والاحصائيات والتحليلات المالية في أي وقت وأي مكان، من خلال الخوادم السحابية، مما يوفر المزيد من الجهد والوقت في إدارة الشئون الإدارية الخاصة بأس مؤسسة.
ما هي خدمات المحاسبة؟
البرامج المحاسبية تقدم العديد من الخدمات مثل: إعداد وتحضير التقارير المالية وتحليل البيانات المالية، وجمع وتحليل البيانات المالية والمحاسبية، وتوثيق الحركات والسجلات المالية وحركات المشتريات والمبيعات، وإعداد التقارير والقوائم والجداول المالية اللازمة والدفاتر المحاسبية بشكل دوري
