تخفيض المصروفات يعتبر أمراً هاماً للعديد من الأشخاص والشركات، فيمكن تحقيق تخفيض المصروفات عن طريق تقليل المصروفات الشخصية أو العملية، مثل تقليل تكاليف السفر أو الطاقة.
كما يمكن تحسين كفاءة العمل وتقليل الهدر من خلال تحليل العمليات وتطبيق الابتكارات التكنولوجية، تخفيض المصروفات يمكن أن يساهم في تحسين الوضع المالي وزيادة الأرباح.
ومن الواضح أن إدارة التكاليف هي في مقدمة اهتمامات الشركات، وقد تزايدت أهميتها في الآونة الأخيرة، ومع ذلك، غالبا ما يكون القول أسهل من الفعل، كيف يمكنك خفض المصروفات دون المخاطرة بانخفاض جودة المنتج أو الخدمة أو التضحية بمعنويات الموظفين أو إمكانيات النمو.
خمس مجالات رئيسية ل تخفيض المصروفات
الرعاية الصحية
- مراجعة البيانات والإحصاءات الصحية: تحليل الإحالات السابقة ومطالبات الرعاية الصحية والسجلات لتحديد أفضل النتائج، من خلال استخدام البيانات الخاصة بك، يمكنك توجيه الموظفين إلى أفضل المقدمين للخدمات الصحية.
- تقديم الرعاية الطبية عن بعد: بالإضافة إلى الراحة للموظف، يمكن أن توفر خدمات الرعاية الطبية عن بعد لأرباب العمل تصل إلى 500 لكل حالة من الحالات الصحية الشائعة، في السنة، ويمكن أن تقلل هذه التوفيرات بنسبة تصل إلى 11٪ من إجمالي مصروفات الرعاية الصحية.
- تبني إدارة الحالات الطبية: يمكن لبرامج إدارة الحالات الطبية تقليل تكلفة الرعاية الصحية من خلال توجيه موظفيك إلى الرعاية الصحية المناسبة في الوقت والمكان والسعر المناسبين.
- طلب تسعيرا قائما على المراجعة: فعند اختيار تسعير قائم على المراجعة، سيحدد مزود الرعاية الصحية تكاليف محددة لخدمات الرعاية الصحية المحددة، بدون هذه الاستراتيجية، قد تأتي هذه الخدمات باختلافات ذات تكلفة كبيرة.
- تحفيز مقارنة التسوق: تقديم حوافز للموظفين للقيام بمقارنات الأسعار لخدمات الرعاية الصحية، على سبيل المثال، قد لا يحتاج الموظف إلى إجراء عملية جراحية لتمزق بسيط، وتقدم بعض شركات التأمين أدوات المقارنة لمساعدة الموظفين في اختيار مقدم الخدمة المناسب للمشكلة، إذا لم يكن لديك، اسأل لماذا.
الشحن
قد لا يكون الشحن أول منطقة لتقليل التكاليف التي تتبادر إلى الذهن، ولكنها مصروف كبير للعديد من الشركات الصغيرة، وعادة ما يكون هناك مجال للتحسين، ويقدر 80٪ من الشركات تدفع أكثر من اللازم لشحن منتجاتها – وهناك طرق سهلة لتخفيف العبء.
- قارن: هناك العديد من خيارات الشحن المتاحة تساعد فى تخفيض المصروفات، هل تستفيد شركتك من أرخص خيار فلكل عنصر وجهة محددة؟ بين الشركات الناقلة الرئيسية، بالإضافة إلى العديد من شركات الشحن الصغيرة، ستكون هناك اختلافات في الأسعار والراحة، لاحظ أنه إذا كنت تتعامل مع مرتج المبيعات، فهناك فرص توفير محددة هنا.
- تفاوض: التفاوض، مثل المقارنة، هو نتيجة جانبية مفيدة للقيمة التنافسية في مجال الشحن، فجميع شركات الشحن لديها جداول أسعار تعتمد على الحجم: كلما شحنت أكثر، كلما انخفضت أسعارك، وإذا كانت شركتك تشحن الكثير من الطرود، فقد تكون شركات الشحن على استعداد لتخفيض الأسعار بشكل أكبر لتجنب فقدان عملك لصالح شركة شحن أخرى، ولكن عليك أن تسأل.
- تسوق عبر الإنترنت: دفع ثمن الشحن عبر الإنترنت يمكن أن له أثر كبير في التوفير، بالإضافة إلى البريد الإلكتروني القائم على الإنترنت – بتكلفة مخفضة بشكل كبير مقارنة بما ستحصل عليه في مكتب البريد، والتأمين طرف ثالث: بينما قد يكون تأمين المورد جاذبية مريحة، إلا أن التأمين من جهة ثالثة أقل تكلفة،
- التعبئة والتغليف: نعم، الشيء الذي يتم وضع العنصر فيه يمكن أن يتراكم، تأكد من أن شركتك تقوم بتحجيم التعبئة والتغليف بشكل صحيح، نظرا لأن شركات الشحن تفرض رسوما استنادا إلى حجم الطرد ووزنه ووجهته، فإن التعديلات الصغيرة لجعل الشحنة أصغر وأخف تجعل فرقا كبيرا في قيمة الشحن، بالإضافة إلى ذلك، استخدام التعبئة والتغليف المقدمة من قبل شركة الشحن بدلا من التعبئة والتغليف الخاصة بك يمكن أن يساعد في تجنب “رسوم الأبعاد”، التي تحدث إذا تجاوزت الحزمة لوائح الحجم.
- الدفع مسبقا بالجملة: إن الدفع مسبقا بالجملة يمكن أن يكون خياراً مفيداً للشركات والعملاء على حد سواء.
فمن جانب الشركات، يمكن أن يؤدي الدفع المسبق إلى تحسين التدفق النقدي وتقليل مخاطر عدم الدفع وتخفيض المصروفات.
ومن جانب العملاء، يمكن أن يوفر الدفع المسبق تخفيضات وعروض خاصة، مما يمكنهم من توفير المال على المدى الطويل.
ومع ذلك، يجب أن يتم التعامل مع الدفع المسبق بحذر وتأكد من أن الشروط والأحكام مفهومة ومقبولة لكلا الطرفين..
تأمين التعويض عن العمل مثل التأمين الصحي:
فإن التأمين على التعويض عن العمل هو نفقة ضرورية يمكن تخفيضها، 75٪ من الشركات تدفع مبالغ زائدة لتأمين التعويض عن العمل.
- أولا، يجب العمل على منع حدوث الإصابات، فيمكن أن تساعد التدابير الاحترازية مثل منع المخاطر وتثقيف الموظفين وبرامج السلامة في منع الحوادث والإصابات، بعد الإصابة، يمكن أن يقلل برنامج “العودة إلى العمل” المصمم بشكل جيد من التكاليف عن طريق إعادة الموظفين بأمان إلى مكان العمل.
- من المفيد أيضا فحص سياسة التعويض عن العمل الحالية لشركتك لضمان الدقة، ويحدث الأخطاء حول الرواتب في كثير من الأحيان – وهي ليست جميلة، إذا كنت تقوم بتقديم تقرير غير دقيق، فستواجه تدقيقا مؤلما (ومكلفا)، وإذا كنت تقدم تقريرا زائدا، فستؤثر سلبا على سيولة النقدية طوال العام.
- • تعتبر رموز فئات التعويض عن العمل، وهي الرموز العددية المؤلفة من ثلاثة إلى أربعة أرقام تسند للموظفين لتحديد فئات عمل محددة، عرضة للخطأ أيضا، سواء كانت متعمدة أو عرضية، يمكن أن يؤدي التصنيف الخاطئ إلى دفعات زائدة أو عقوبات.
عقود عالية التكلفة
تقليل تكاليف العناصر المستأجرة والخدمات الروتينية سببا فى تخفيض المصروفات – مثل الطابعات والناسخات والاتصالات، فبعد كل شيء، فإن مصطلح “عقد” يميل إلى أن يكون مرادفا لـ “غير قابل للتعديل”.
ومع ذلك، في العقود غالبا ما تكون هناك فرص كبيرة لتوفير التكاليف المخفية، على سبيل المثال، عند مراجعة مصروفات الاتصالات الخاصة بك، قد تجد خطوط غير مستخدمة أو هواتف خلوية مخصصة للموظفين السابقين، هل يمكنك الاستغناء عن طابعات أو ناسخات أقل الآن أن المزيد من الناس يعملون من المنزل؟
ومن الجدير بالنظر الجاد في استخدام معدات المكتب المستأجرة والعقود التي تم تشغيلها تلقائيا لبضع سنوات.
أثناء فحص العقود، حدد تاريخ انتهاء العقد وتذكير قبل عدة أشهر من الوقت، بدلا من السماح بتجديد العقد بالشروط الأصلية، قم بإعادة التفاوض، سيتيح لك ذلك فرصة للحصول على شروط أفضل والتخلص من الخدمات والمنتجات التي لا تحتاجها، ستكتشف أن العديد من الشركات تفرض أسعارا أفضل بكثير مما كانت عليه عندما وقعت الاتفاقية لأول مرة.
فإن معظم الشركات لا تفكر أبدا في هذا الأمر أبدا وتشعر بالصدمة من حجم الأموال التي يتم إهدارها كل شهر [على عقود الإيجار] ومدى صعوبة تغيير ذلك”، “ثمانية وتسعون بالمائة من الشركات التي تحصل على مراجعة دقيقة مؤهلة لخفض التكاليف.”
في الواقع، فهناك شركات لا تفعل شيئا سوى التدقيق في الاتصالات، وتبحث عموما في عدد قليل من المجالات، عادة ما تدفع الشركات نسبة مئوية، وذلك فقط إذا وجد المقاول مدخرات، لذلك لا توجد مخاطرة.
وإذا لم توجد مرحلة حيث من الممكن إعادة التفاوض على العقد، فلا يزال الأمر يستحق فتح مناقشة مع الموردين، وقد تتمكن من العثور على اتفاقية تساعدك في الوقت الحالي، مثل دفعات شهرية أقل أو فائدة مرنة.
المدفوعات للبائعين
على نفس النحو الذي يتم فيه تقديم خدمات المكتب أو تأجير المعدات فتساعد فى تخفيض المصروفات، يمكن للبائعين أن يوفروا مرونة عندما تكون السيولة النقدية ضيقة، ويمكن أن تستمر تلك التخفيضات في التكاليف على المدى الطويل.
فتحسين شروط الدفع يمكن أن يكون بسيطا مثل السؤال، لكن انتظر قليلا قبل إجراء تلك المكالمة: إعادة التفاوض على شروط الدفع يتطلب خطة، لئلا تفقد جسورا ذات قيمة أو تصل إلى اتفاق غير مثالي.
- اعرف حقوقك: افهم تفاصيل العقد، مثل شروط الإلغاء والرسوم والعقوبات، قبل بدء المناقشة حتى تعرف الخيارات المتاحة أمامك.
- تعرف على ما تحتاجه، من المحتمل أن يكون البائعون على استعداد للعمل معك للحفاظ على عملك، ولكن لكي يتمكنوا من المساعدة، عليهم أن يفهموا وضعك، ما الذي يمكنك تحمله للدفع الآن؟ إلى متى تتوقع أن تستمر مشاكل السيولة؟ وهذا يوفر نقطة انطلاق يمكن من خلالها التفاوض، ولا تركز فقط على المعدلات المنخفضة، فيمكن أن تساعد شروط الدفع الأكثر قابلية للإدارة في التدفق النقدي.
- ماذا تعنى بالنسبة لهم ؟ فهذه شراكة – وقد يؤدي دفع مبلغ أقل أو لاحقا إلى الإضرار بالمورد، الذي يتحمل مصروفاته الخاصة، وبعد كل شيء، يحدد البائعون شروطهم لسبب ما، فهل هناك طرق يمكن لشركتك من خلالها إضفاء قيمة جديدة على هذه العلاقة؟
ف على سبيل المثال، المزيد من المرونة النقدية قد تسمح لشركتك بطلب المزيد، أو هل يمكنك مساعدتهم في الحصول على موطئ قدم مع أقرانهم في الصناعة أو في الأسواق الجديدة؟
- استخدم استراتيجية الفوز، استخدام استراتيجية الفوز يعتبر أمرًا مهمًا في مختلف المجالات، سواء في العمل أو في الحياة الشخصيةفهذه الاستراتيجية تساعد على تحقيق الأهداف والنجاح بشكل أكبر وتساعد فى تخفيض المصروفات، وتعزز الثقة بالنفس وتحفز على العمل بجدية وتحدي وبالتالي، أنصح بتبني استراتيجية الفوز وتطبيقها بشكل دائم لتحقيق النجاح والتطور في حياتنا. .
- بالنسبة للمديرين الماليين، فإن إطلاق عملية خفض المصروفات يمكن أن يأتي مع جرعة مبررة من الخوف، وقد يشعر الموظفون بالقلق بشأن المنتجات والخدمات التي يعتمدون عليها، وحتى في أفضل الأوقات، ويعد خفض التكاليف بمثابة عملية موازنة صعبة.
من الواضح أن خفض المصروفات غير الضرورية هو أمر ذكي دائما، ولكن عندما تكون الأوقات صعبة – كما هي الآن – وتعاني الشركات من نقص الأموال، فإن التخفيضات التي تقوم بها الشركة في أغلب الأحيان هي من النوع الذي سيعيق النمو”.
لقد ناقشنا الدروس المستفادة من فترات الركود السابقة، وأفضل الممارسات لخفض التكاليف وطرق تقييم خطط الإنفاق الرأسمالي مع الاستمرار في الاستثمار في النمو، والشركات التي تكون استباقية وتخفض المصروفات بوعي وبخطة – وليس كرد فعل غير محسوب على مشكلة ما – تميل إلى تحقيق نجاح أفضل.
