محاسبة الشركات الصغيرة.. 9 استراتيجيات تضمن لك النجاح
محاسبة الشركات الصغيرة.. 9 استراتيجيات تضمن لك النجاح
محاسبة الشركات الصغيرة غالبا ما تشار إليها بأنها “لغة الأعمال”، ولسبب وجيه: بدون فهم أساسياتها وكيفية الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع المعاملات المالية، تضع الشركات الصغيرة أنفسها في خطر المراجعات من قبل مصلحة الضرائب، والعقوبات والغرامات، ومشاكل التدفق النقدي والفشل، من ناحية أخرى، المعرفة الجيدة والممارسات المحاسبية الجيدة تحسن جودة البيانات المالية، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات تجارية أفضل معلومات، ولكن الشركات الصغيرة قد تواجه صعوبة في الاستمرار، خاصة عندما يتعلق الأمر بوظيفة المحاسبة، مثل العديد من المسؤوليات الأخرى، التي تقع على عاتق صاحب العمل الصغير، مع المعلومات التالية، يمكن أن تكون المحاسبة للشركات الصغيرة أكثر قابلية للإدارة، أقل استهلاكا للوقت، وتعطي معلومات أكثر فائدة.
عندما تكون مديرا أو مالكا للشركة من الشركات الصغيرة، فدائما ما يكون لديك فكر تسويقي وإنتاجي طموح وعبقري، وفي الأغلب فإن ما يعوق تقدمك هو بعض الأعمال البسيطة في المكاتب الخلفية، مثل محاسبة الشركات الصغيرة والموارد البشرية والسكرتارية، وللأسف فإن هذه الأعمال البسيطة تأكل من وقتك الذي كان يجب تطويعه واستغلاله في إنهاء الخطط الإنتاجية والبيعية وترجمتها إلى أموال تشير إلي نجاح رؤيتك، وفيما يلي سنعرض اهم النقاط التي تساعدك ع تنظيم الوقت والاستفادة منه وتلك النقاط تنقسم الي ثلاث نقاط رئيسية:
التنظيم: تنظيم الأعمال أمر حاسم في جميع وظائف الأعمال، ولكنه أمر خاصة هام في المحاسبة، يمكن أن تؤدي بضع إيصالات مفقودة أو سوء تدوين السجلات إلى حدوث أخطاء حسابية ترسم صورة غير دقيقة للوضع المالي للشركة، فيما يلي بعض الطرق للبقاء منظما :
الاحتفاظ بالحسابات البنكية منفصلة:
الخطوة الأولى في تنظيم أمور مالية الشركة هي فتح حسابات بنكية مخصصة وحسابات بطاقات الائتمان لالتقاط النشاط التجاري فقط، على الرغم من أن هذا الفصل بين الأموال الشخصية والأموال التجارية هو متطلب قانوني للشركات وشركات ذات المسؤولية المحدودة وبعض الشراكات، قد يجد حتى أصحاب الأعمال الفردية أن هذا الفصل يسهل الحياة.
تصنيف او توجيه النفقات من ضروريات محاسبة الشركات الصغيرة
تصنيف المصروفات بطريقة منطقية تتناسب مع العمل، تندرج معظم المصروفات ضمن فئات الأعمال العامة الموجودة في جداول الحسابات المعينة مسبقا، مثل السفر والترفيه ومستلزمات المكتب والخدمات العامة، تتيح لك معظم أنظمة المحاسبة تخصيص جدول الحسابات لتتناسب مع احتياجات عملك و يبسط هذا عملية ترميز الحساب – وهي عملية تعيين الرمز الصحيح في دفترالأستاذ العام للمعاملات الفردية و ضمان ترميز المعاملات بشكل صحيح أمر ضروري للحصول على تقارير دقيقة.
الاحتفاظ بسجلات دقيقة :
أهمية الحفاظ على سجلات دقيقة لا يمكن التشديد عليها بما فيه الكفاية، أفضل طريقة لإنشاء سلسلة “ورقية” دقيقة هي توثيق كل حدث بمجرد حدوثه وعدم الاعتماد فقط على الذاكرة، على سبيل المثال، قم بتدوين / كتابة ملاحظات أثناء المحادثات مع العملاء والبنوك والموردين، وقم بإضافة إدخالات “مذكرة” في الفواتير والشيكات.
الاحتفاظ بالإيصالات :
من المهم الحفاظ على وثائق داعمة عالية الجودة، مثل الفواتير، للمصروفات، يجب أن تكون الفواتير سهلة القراءة وتحتوي على جميع المعلومات اللازمة لتبرير المصروفات، مثل المبالغ المدفوعة والوصف والموردين، يوصي معظم المعدّين الضريبيين بالاحتفاظ بالفواتير لمدة تصل إلى سبع سنوات، مما قد يؤدي إلى كمية كبيرة وغير منظمة من الورق، توثيق الفواتير بشكل رقمي هو خدعة أخرى تجعل هذه العملية أكثر تنظيما وأقل عناء وأفضل طريقة لهذا هو الاعتماد على برامج المحاسبة ف حفظ التعاملات وسهولة الرجوع اليها.
-
الحفاظ على بيانات الربح والخسارة :
إن بيان الربح والخسارة و المعروف أيضا بقائمة الدخل، هو لقطة مفيدة للإيرادات والمصروفات والأرباح، يمكن أن يساعد في اتخاذ قرارات أفضل، إذا تم الاحتفاظ به بشكل حديث ودقيق، يمكن استخدام طريقة مفيدة لمقارنة بيانات الربح والخسارة من فترات مالية مختلفة لكشف الاختلافات الباطنة والحالات المفقودة والاتجاهات المحتملة.
- التخطيط : حتى مع وجود أفضل البرامج ، المحاسبة ليست بالنشاط الذي يمكن تعيينه ونسيانه، من بين العديد من الجوانب التي يجب التخطيط لها :
-
تسوية او تقفيل التعاملات أسبوعيا ع الأقل :
مقارنة أرصدة حسابات الدفتر العام بمصادر خارجية بشكل منتظم يساعد في ضمان دقة سجلاتك المالية وتحديثها، دون الحاجة إلى جهد هائل، يعد التوازن الأسبوعي للنقدية/البنك مهما لإدارة التدفق النقدي ومراقبة الاحتيال، إجراء التوازن الأسبوعي للحسابات المدينة/تطبيق النقدية – مطابقة فواتير العملاء مع فواتيرهم المقابلة – هو وسيلة أخرى لمتابعة التدفق النقدي وحالة دفع العملاء.
-
دفع ضرائب الاعمال :
دفع الضرائب في الوقت المحدد يقلل من مخاطر فرض غرامات وعقوبات مكلفة، وهذا يعد أمرا مهما بشكل خاص للشركات الصغيرة ، وتشمل الضرائب التجارية الضرائب على الدخل والمبيعات والرواتب والعمل الحر والضرائب القيمة المضافة و يجب أن تتحلى بالحذر عند دفع الضرائب المقدرة حيث يقلل ذلك من احتمالية فرض رسوم تأخير ويساعد في تجنب التكاليف غير المتوقعة في اللحظة الأخيرة.
-
تحديد الهدف من محاسبة الشركات الصغيرة:
يحتوي هذا الطرف على مكونين:
- أولا وضع أهدافا للمهام المحاسبية اليومية لضمان اكتمالها في غضون إطار زمني مقبول لان عندما تتراكم المهام، فإنها غالبا ما تستغرق وقتا أطول لإكمالها .
- ثانيا، وضع أهداف طويلة الأجل لوظيفة المحاسبة الشاملة ووظيفتها التسليمات، ومن الأمثلة على ذلك تحديد المواعيد النهائية ذات الصلة، مثل الضرائب أو إيداعات كشوف المرتبات.
-
تتبع المواعيد النهائية:
المحاسبة هي وظيفة مدفوعة بالموعد النهائي، والتي قد تكون صعبة بشكل خاص لأصحاب الأعمال الصغيرة الذين يتلاعبون بأولويات متعددة رسم وتنظيم المواعيد النهائية قصيرة الأجل ومتوسطة الأجل وطويلة الأجل مما قد يؤدي إلى عقوبات وغرامات ومضاعفات تشغيلية، النظر في المواعيد النهائية لمعالجة كشوف المرتبات الأسبوعية، الإغلاق المالي الشهري، القرض ربع السنوي الامتثال وضرائب الدخل .
-
ادارة التدفق النقدي:
ان قضايا التدفق النقدي هي واحدة من الأسباب الرئيسية لفشل الشركات الصغيرة ، لذلك استخدام النصائح للمساعدة في إدارة التدفق النقدي أمر بالغ الأهمية منها الفواتير الآلية وإدارة المستحقات تساعد على زيادة التدفق النقدي إلى الأعمال، وبالمثل ، فإن الإدارة الدقيقة من الحسابات المستحقة الدفع وتوقيت المدفوعات تساعد على موازنة التدفقات النقدية الخارجة من الأعمال و أخيرا يمكن أن يساعد الاستخدام الحكيم للائتمان في سد الفجوات التي لا مفر منها في التدفق النقدي.
-
اداره المستحقات من أهم أركان محاسبة الشركات الصغيرة:
إدارة حسابات القبض بنشاط هو ارتفاع الأولوية لأي حجم من الأعمال، ولكن بشكل خاص للشركات الصغيرة التي تميل إلى أن تكون كذلك أكثر عرضة لتقلبات التدفق النقدي، الاختراق المفيد هو مراجعة الحسابات المفتوحة مستحقات القبض على أساس منتظم (على سبيل المثال، يوميا أو أسبوعيا) لتحديد بسرعة حسابات العملاء التي تجاوزت أو على وشك أن تصبح متأخرة، نظرا لاحتمال انخفاض التحصيل الناجح مع مرور الوقت، بنفس الروح، إنه من المهم تطبيق مدفوعات العملاء على الذمم المدينة المفتوحة في الوقت المناسب الحفاظ على سجلات وعلاقات جيدة للعملاء.
-
استخدام مساعد افتراضي:
أصحاب الأعمال الصغيرة يرتدون العديد من القبعات يديرون أعمالهم، ومع ذلك، من المهم بالنسبة لهم أن يجلبوا مساعدة عند الحاجة، بعض الشركات الصغيرة تشرك مساعدين افتراضيين، أقل بديل باهظ الثمن لتوظيف محاسب بدوام كامل، التسليم اليومي يمكن للمهام المحاسبية لمساعد افتراضي واعتماد المزيد من دور الرقابة توفير الوقت للمساعي التي يتم التعامل معها بشكل أفضل من قبل صاحب الشركة.
-
التنبؤ بالمستقبل:
استخدام المعلومات والتقارير المالية التي تم إنشاؤها واتخاذ الوقت الكافي للتفكير في مستقبل الشركة، تحديد الميزانيات والأداء والأهداف، وإنشاء التنبؤات المالية والتشغيلية التي من شأنها إعداد منظمة للمستقبل.
- الالية او العملية: تعمل الية تنفيذ العديد من العمليات المحاسبية والمالية تحرر أصحاب الأعمال الصغيرة والموظفين من المهام اليدوية حتى يتمكنوا من التركيز على تنمية الأعمال وتعمل أيضا على تقليل أخطاء العنصر البشري ويزيد الإنتاجية وفيما يلي سنعرض تلك النقاط:
- ربط الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان:
يوفر ربط حسابات البنوك التجارية وبطاقات الائتمان بدفتر الأستاذ العام وقتا أثناء عملية المصالحة، كما يساعد أصحاب الأعمال الصغيرة على تتبع موقفهم النقدي، وتقلل التحول الرقمي بشكل كبير من فرص حدوث أخطاء إدخال البيانات.
-
تجنب المعاملات النقدية:
شكل عام، تزيد إجراءات العمل بالنقد من العبء المحاسبي، وبخاصة الشركات الصغيرة تحتاج إلى وضع ضوابط محاسبية إضافية لحماية أموالها النقدية، بالإضافة إلى ذلك، تفحص البنوك الأمريكية ومصلحة الضرائب المعاملات النقدية التي تزيد عن 10،000 لاكتشاف الأنشطة غير القانونية؛ وهم يتطلبون أيضا تقديم تقارير تنظيمية إضافية، مثل نموذج IRS 8300، بدلا من المعاملات النقدية، استخدم طرق الدفع الرقمية الالي قدر الإمكان.
-
استخدام البرامج المحاسبية:
الاستثمار في البرامج المحاسبة هو الافضل – ولكن اختيار الحل الصحيح، مع الميزات المناسبة، لعملك هو أكثر أهمية من اجل تحديد البرامج التي يمكنها إضافة ميزات ووظائف تساعدك ف انجاز عملك، التي قد تصبح ضرورية مع نمو الأعمال وبنفس القدر من الأهمية، قم بحماية استثمارك في البرامج بشكل رائع للتدريب ودعم العملاء،
-
استخدام أنظمة محاسبة الشركات الصغيرة السحابية:
تقدم تلك الأنظمة السحابية الخدمات عبر الانترنت والتي تساعد الشركات الصغيرة التي لا تمتلك الميزانية اللازمة لشراء البرامج المحلية الخاصة بهم وتكنولوجيا المعلومات الأخرى ومن بين تلك الفوائد العديدة تعامل مزود المحاسبة السحابية مع جميع تثبيت البرامج وصيانتها وترقياتها ويمكن الوصول اليها من أي متصفح ويب او الهاتف المحمول وهذا يساعد قادة الأعمال إدارة الشؤون المالية للشركة من أي مكان، وميزة إضافية هي أن مزودي الخدمات السحابية غالبا ما يكونون توفير التدريب والدعم الفني لعملائها.
-
اليه الفواتير:
الممارسات الجيدة في إصدار الفواتير في المقدمة من عملية الفوترة تساعد في تسهيل عملية جمع النقد وتوفير الوقت في المقابل، إن إنشاء الفواتير وإرسالها تلقائيا يبسط ما كان في الماضي عملية يدوية تستغرق وقتا طويلا، اختر برنامج محاسبة الذي يتضمن فوترة متكاملة، في الأفضل مع قوالب فواتير قابلة للتخصيص وقدرة على التسليم الإلكتروني، تساعد هذه الخدعة في تقليل احتمال الأخطاء اليدوية، والقضاء على عملية تقديم الأوراق، وعند استخدام برامج الفوترة المستندة إلى السحابة، يتيح الوصول إلى الحسابات بشكل أسهل لأن المعلومات لم تعد مرتبطة بخزائن الملفات الورقية، بالإضافة إلى ذلك، تصل الفواتير المرسلة بشكل رقمي إلى العملاء بشكل أسرع من الإشعارات المرسلة عبر البريد العادي، مما يؤدي بناء على ذلك إلى تسديد المدفوعات بشكل أسرع
أشهر أربعة أنواع من المحاسبة
أربعة أنواع من المحاسبة هي محاسبة الشركات الصغيرة والحكومية والعامة والمحاسبة الجنائية، المحاسبة الشركات هي إعداد الكتب والسجلات والبيانات المالية والتقارير الخارجية لمعظم الأعمال التجارية، تنطبق المحاسبة الحكومية على الكيانات الفدرالية والولائية والبلدية، ولها قواعد وأساليب فريدة، تشمل المحاسبة العامة صناعة الخبراء الذين يساعدون العملاء في إنشاء معلومات محاسبية دقيقة، مثل البيانات المالية والتقارير التنظيمية الخارجية، المحاسبة الجنائية هي فرع من المحاسبة يساعد في استعادة أو إعادة إنشاء أو التحقيق في البيانات المحاسبية.
أسهل برنامج محاسبة كما فى برنامج إدارة المشتريات للاستخدام هو الذي يناسب احتياجات الأعمال الحالية بشكل أفضل ويمكن التوسعة مع نمو الأعمال، تميل حلول المحاسبة السحابية إلى أن تكون الأسهل في الإعداد والصيانة والأمان والتوسعة.
كيف يمكنني تسهيل محاسبة الشركات الصغيرة
النصائح والحيل التي تساعد في تسهيل الحفاظ على السجلات المحاسبية تندرج في ثلاث فئات: التصنيف، التنظيم والتخطيط، أكثر طريقة تأثيرية لتسهيل الحفاظ على السجلات المحاسبية هي الاستثمار في برنامج المحاسبة.
كيف يمكنني أن أكون ناجحا في المحاسبة؟
بينما لا يتطلب الحفاظ على السجلات المحاسبية درجة في المحاسبة، إلا أن يصبح محاسبا يتطلب تدريبا متخصصا، يجب على محاسب معتمد عموما أيضا اجتياز امتحان ترخيص متعدد الأجزاء ، وتراكم الخبرة المهنية المعتمدة واتخاذ دورات تعليم مهني مستمر، يتطلب تفوق دروس المحاسبة مستوى عال من الجهد والانتباه للتفاصيل ومهارات جيدة في الدراسة.
وأخيرا، أود أن أنصحك بإدارة الوقت، وأنا مدرك تماما أن هذا الموضوع من أهم القضايا، أريد أن أخبرك أنه لا يمكنك استخدام وقتك بطريقة مفيدة إلا من خلال تنظيمه.
من الجيد معرفة أن كل شيء له وقت عمل خاص، فلا بد من وجود وقت للعمل، وأيضا من وجود وقت عائلي، ووقت محدد للجلوس مع صديق، ووقت آخر لطاعة الله القدير.
ولتحقيق أهداف ومهام عديدة، والقدرة على تحقيقها بطريقة بسيطة وسهلة، والوقت أيضا سلاح يستخدمه الإنسان لمحاربة فراغه.
إذا كان بإمكان الناس ترتيب وقتهم بهذه الطريقة، فيمكن أن يكون في فترة قصيرة من الزمن، إتمام العديد من المهام المختلفة.