دورة حياة المشتريات تعتبر أمراً حيوياً في أي منظمة أو شركة. فهى تشمل عدة خطوات مهمة مثل تحديد احتياجات المشتريات، واختيار الموردين المناسبين، وإجراء عمليات المفاوضات، وإصدار الطلبيات، ومتابعة تسليم المنتجات أو الخدمات.
كل هذه الخطوات تتطلب تخطيطاً جيداً ومراقبة دقيقة لضمان سلامة العملية وتحقيق الأهداف المحددة. وبالتالي، يجب على الشركات والمنظمات الاهتمام بفهم دورة حياة المشتريات وتطبيق أفضل الممارسات في هذا المجال.
وتعتبر عمليات الشراء جزءا لا يتجزأ من كل الأعمال تقريبا، سواء كان الأمر يتعلق بالحصول على المواد الخام أو الآلات أو خدمات الاستشارات التكنولوجية أو تدريب الموظفين، فتعتمد الشركات على السلع والخدمات من الموردين الخارجيين لتحقيق النمو وتحقيق أهدافها الاستراتيجية.
كما تساعد دورة المشتريات الفعالة المؤسسات في الحصول على السلع والخدمات المناسبة في الوقت المناسب مع تقليل التكاليف غير الضرورية.
يمكن لهذا المقال الشامل عن دورة حياة المشتريات وآثارها أن يمهد الطريق لنجاح شركتك، بما في ذلك الخطوات التي يجب اتخاذها وأفضل الممارسات لإدارة المشتريات.
ما هي دورة حياة المشتريات؟
تشير دورة المشتريات إلى جميع الخطوات التى تشمل الحصول على السلع أو الخدمات لشركتك، وتهدف إدارة المشتريات إلى تحقيق الكفاءة من حيث السرعة والفعالية، كما أن دورة المشتريات الفعالة تتيح إمكانية الحصول على السلع والخدمات الحيوية بأقل قدر من التأخير، مما يؤدي بدوره إلى تقليل التكاليف.
هناك فائدة رئيسية أخرى للشركات التي تستخدم دورة حياة المشتريات الخاصة بها وهي تحسين العلاقات مع العملاء، لأن الحصول على الإمدادات المناسبة في الوقت المناسب يساعد الشركات على توصيل منتجاتها للعملاء بشكل موثوق، على سبيل المثال، اكتسبت أسواق التجارة الإلكترونية الكبرى سمعة جيدة في توفير المنتجات التي يحتاجها عملاؤها بسرعة وبشكل موثوق، مما ساعدهم على اكتساب حصة كبيرة في السوق.
فقد تقوم الشركات أيضا بشراء مجموعة واسعة من السلع والخدمات، بدءا من آلات التصنيع الحيوية إلى اللوازم المكتبية اليومية والخدمات الاستشارية، لذلك يتم عادة تجميع أنشطة المشتريات في الفئات التالية:
- الشراء المباشر
وهو الحصول على السلع أو المواد المستخدمة في صنع منتجات الشركة وتحقيق الربح لشركتك بشكل مباشر، وتشمل هذه المواد الخام للتصنيع، على سبيل المثال رقائق السيليكون التي تستخدمها بعض الشركات، ويشمل أيضا شراء المنتجات لإعادة بيعها، وكذلك التقنيات أو الآلات التي تستخدمها الشركة لتطوير سلعها أو خدماتها، مثل روبوتات المصانع التي تستخدمها شركة تصنيع السيارات.
- الشراء غير المباشر
هو شراء السلع أو الخدمات التي تعتبر بالغة الأهمية للعمليات اليومية لشركتك ولكنها لا تساهم بشكل مباشر في النتيجة النهائية، في الواقع، فإن العديد من هذه التكاليف، مثل رسوم الصيانة والمصروفات العامة المكتبية ومصروفات السفر، تؤثر على النتيجة النهائية، مما يجعل كفاءة دورة المشتريات غير المباشرة أكثر أهمية.
- شراء الخدمات
ويشير إلى تأمين الخدمات القائمة على الأشخاص، يمكن أن تتراوح هذه المراكز من مراكز اتصال تابعة لجهات خارجية إلى خدمات العمل أو الأمن في الموقع،
شرح دورة حياة المشتريات
الغرض من الشراء هو الحصول على السلع والخدمات التي تحتاجها مؤسستك من أجل العمل بكفاءة وخدمة العملاء قدر الإمكان، لهذا السبب تحقق المشتريات الفعالة هذه الأهداف مع تقليل التكاليف والتأخيرات غير الضرورية، ويختلف التوازن بين السرعة والكفاءة والتكلفة من شركة إلى أخرى.
على سبيل المثال، لا تستطيع العلامة التجارية للسلع الفاخرة أن تتحمل التنازل عن الخامات ذات الجودة الجيدة إذا كانت تريد الحفاظ على ثقة العملاء، في حين أن بائع التجزئة الذي يقدم خصما قد يركز على سرعة تسليم المنتج للعملاء بدلا من الجودة عند تفاديا لضياع الوقت وتحقيق أكبر ربح ممكن.
وتشمل دورة المشتريات جميع الخطوات المتبعة للحصول على السلع والخدمات، بدءا من تحديد احتياجات عملك وحتى طلب العطاءات ومنح العقود وإدارة العلاقات مع الموردين، في العديد من الشركات، تعتبر هذه دورة ديناميكية ومستمرة، تتداخل بعض الخطوات، ويعتمد بعضها على الأقسام الأخرى – على سبيل المثال، قد يتم تحديد قرارات الشراء من خلال القرارات التي تمليها يقوم بها قسم الحسابات.
أهم الخطوات في دورة المشتريات
على الرغم من أن تفاصيل دورة حياة المشتريات تختلف من شركة إلى أخرى، إلا أن العديد من الخطوات مشتركة بين الشركات والصناعات المختلفة، تستطيع بعض الشركات تقليل عدد الخطوات بمجرد إنشاء شبكة موثوقة من الموردين الموثوقين، مما يسمح لها بتخطي بعض عمليات المناقصة والتحقق من صحة الموردين.
ولنتأمل هنا على سبيل المثال شركة أثاث راقية تطلب أقمشتها من نفس القائمة المختصرة لمصنعي المنسوجات في كل مرة، وبالتالي تلغي الحاجة إلى التحقق من مورديها قبل شراء مواد خام جديدة.
- حدد احتياجات شركتك
إن تحديد معايير واضحة سيساعدك على اختيار الحل الذي يلبي جميع احتياجات شركتك، من المهم إشراك العديد من أصحاب الخبرة في هذا الطلب الأولي لدورة حياة المشتريات – بدءا من الموظف وحتى من يبدأ طلب البضاعة – حيث يساعد ذلك في ضمان موافقتهم عندما يحين الوقت لاختيار مورد في طلب الشراء الخاص بهم، غالبا ما تؤدي مبادرات الأعمال الجديدة إلى احتياجات شراء جديدة، أيضا هنا بعض برامج المحاسبة التي توفر دورة كاملة للمشتريات مثل برنامج Dexef
- إجراء تحليل للسوق
بمجرد تحديد احتياجاتك بوضوح، قم بإجراء تحليل للسوق لمعرفة ما هو متاح والحصول على فكرة عن تكلفة المنتجات، تعد هذه الخطوة بمثابة التحقق من احتياجاتك وتحليل التكلفة والعائد، لذلك قد تقرر بعض الشركات تطوير السلع أو الخدمات داخليا إذا كانت التكاليف باهظة.
- حدد الموردين الذين سيوفرون لك البضائع
في هذه الخطوة يتوجب عليك إعداد خطة جيدة لتحديد الموردين الذين ستشترى منهم البضائع وذلك من خلال عمل تحليل للسوق كما ذكرنا ومن ثم إقامة علاقات جيدة مع مختلف الموردين ومعرفة الأسعار ومدى التزامهم بأوقات شحن البضائع
- معرفة منافسيك في السوق
قد يكون من المغري تقييم عروض الأسعار حصلت عليها من الموردين على أساس التكلفة وحدها، ولكن من المهم أيضا تقييم الموردين للتأكد من قدرتهم على تقديم ما يعدون به بمصداقية، ابحث عن تعليقات العملاء الآخرين على مشاريعهم السابقة واطلب عينات من المنتج، إذا كان ذلك مناسبا، للتحقق من الجودة.
- راجع فواتيرك وقم بإعداد المستودعات التي ستستلم فيها البضائع
عند شراء السلع المادية، خاصة على نطاق واسع، فمن المنطقي وضع شروط واضحة لتسليمها حتى تتمكن من إدارة عمليات المستودعات والمخزون بشكل فعال، يمكن أن تساعد هذه الأحكام الشركة على قبول عمليات التسليم بكفاءة، مع الحد الأدنى من قبول التأخير في التسليم، وفي بعض الحالات، قد تغطي الشروط أيضا فرق المدة الزمنية بين شحن البضائع واستلامها في المستودعات.
- قم بمتابعة حساباتك والتقارير الخاصة بك
بعد إتمام عملية الشراء يجب عليك مراجعة حساباتك بشكل دقيق والاطلاع على كافة التقارير الخاصة بالمشتريات لتعرف حساب الأرباح فيما بعد هذه العملية بالطبع تكون صعبة في حالة أنك ما زلت تستخدم الدفاتر والأوراق لكن إذا كان لديك حل محاسبي مثل Dexef تستطيع فعل كل هذه الخطوات من خلال البرنامج بسهولة مع مراعاة تقارير محاسبية دقيقة جدا.
كيفية إدارة دورة حياة المشتريات الخاصة بك؟
إن أفضل طريقة لإدارة دورة حياة المشتريات هو فهمك لخطواتها بشكل جيد، كما هو الحال عند تحديد احتياجات العمل في المراحل الأولى من الشراء، يمكن أن يؤدي الفشل في إدارة دورة المشتريات إلى تأخيرات في التوريد وزيادة تكاليف التشغيل، مما قد يؤدي إلى تعريض العلاقات مع الموردين الرئيسيين للخطر والإضرار بقدرتك على خدمة العملاء، فيما يلي أفضل الممارسات لتحسين دورة المشتريات.
- تنظيم المهام الإدارية في شركتك
يمكن أن يكون العبء الإداري لإدارة المشتريات يدويا وسط ظروف السوق المتغيرة عبئا كبيرة، كما يمكن أن تؤدي تنظيم خطوات دورة المشتريات، مثل إعادة الطلب ودفع الفواتير ومتابعة عملية الموافقة عليه، إلى توفير الكثير من الوقت والتكلفة مع تقليل مخاطر الأخطاء البشرية.
- الرؤية الجيدة للأمور
تعد الرؤية والشفافية ضروريتين لإدارة دورة المشتريات بشكل فعال فيمكن لعوامل مثل ضيق وقت بين الحاجة إلى البدأ في البيع ووصول المشتريات أن تجبر الشركات على إعادة تشكيل الخطط بين عشية وضحاها، عندما يتمكن كل أصحاب الأعمال من الوصول إلى البيانات والتحديثات طوال عملية الشراء، فإنهم يكونون مجهزين جيدا للوفاء بدورهم وإدارة التعديلات في اللحظة الأخيرة عندما تتغير الظروف.
- إدارة المخزون بشكل فعال
تعد الإدارة الفعالة للمخزون أمرا بالغ الأهمية للشركات التي تسعى إلى شراء الكميات المناسبة من الإمدادات الجديدة في الوقت المناسب، ولهذا السبب تعتمد العديد من الشركات على أنظمة إدارة المخزون السحابية لتحقيق التوازن الصحيح بين سعة المخزون والتكاليف، يمكن لأنظمة إدارة المخزون توفير رؤية في الوقت الفعلي لمستويات المخزون، ومساعدة الشركات على التنبؤ بالطلب وتنبيه موظفي الشراء تلقائيا عندما يحين وقت تجديد المخزون.
قم بتحسين دورة حياة المشتريات الخاصة بك باستخدام البرامج
تتطلب إدارة عمليات الشراء الكبيرة والتوريدات المستمرة بجميع مراحلها تركيزا كبيرا، لذلك يقوم Dexef ERP بتسجيل وتحديث بيانات الإنتاج والتقارير المالية والمخزون والأوامر المعلقة في الوقت الحالي، بحيث تكون أنظمة إدارة عمليات الشراء محدثة وتعمل على نفس المعلومات، وهذا يساعد الشركات على التحكم في التكاليف المرتبطة بتخطيط وتنفيذ عمليات الشراء.
في نهاية المطاف تساعد دورة المشتريات الجيدة شركتك على تأمين السلع والخدمات الحيوية التي تحتاجها للحفاظ على العمليات وخدمة العملاء، مع تقليل التكاليف، باستخدام البرامج المناسبة، يمكن للشركات تنسيق عمليات الشراء وتنظيمها بشكل أفضل، والتنبؤ بالطلب وتقليل الخطأ البشري وذلك من خلال الاعتماد على أحد برامج المحاسبة.
