1. ترتيب مخازن الاقمشة و مستلزمات التنجيد
اولا قسم المخزن على أساس النوع
لو عندك مخزن كبير أو حتى صغير، خد لحظة تشوف فيه المساحة اللي عندك وحدد الأركان أو الجوانب اللي هتستغلها عشان تقسم المخزن و بعد كده اعمل التالي :
1. قسم كل حاجة من نفس النوع مع بعض
1. قسم الأقمشة
خصص زاوية كاملة لجميع أنواع الأقمشة المتوفرة في المخزن. احرص على تجميعها بناءً على نوعها لتسهيل الوصول إليها عند الحاجة. يمكنك تقسيمها داخليًا كالتالي:
- قطن
- حرير
- جلد
- أقمشة صناعية
- أقمشة خاصة بالتنجيد
2. قسم مستلزمات التنجيد
اجمع جميع المستلزمات الخاصة بالتنجيد في مكان واحد وقم بتقسيمها لتجنب الفوضى:
- فوم بأحجامه المختلفة
- أسلاك معدنية أو بلاستيكية
- أزرار كبيرة
- خيوط خاصة بالتنجيد
من الأفضل تخزين هذه الأدوات داخل صناديق أو حقائب مقسمة بأقسام داخلية.
3. قسم الأدوات الصغيرة
خصص مكانًا محددًا للأدوات الصغيرة الضرورية في الأعمال اليومية. يمكن استخدام أدراج صغيرة ذات تقسيمات متعددة. ضع فيها:
- المقصات
- دبابيس التثبيت
- الأزرار الصغيرة
- إبر وخيوط الحياكة
4. قسم أدوات القياس والرسم.
لا تنس تخصيص ركن للأدوات التي تُستخدم في قياس الأقمشة أو رسم التصاميم:
- مساطر بمقاسات مختلفة
- شريط القياس
- أقلام التحديد والخياطة
5. قسم المعدات الثقيلة
إذا كنت تملك معدات كبيرة مثل آلات التنجيد أو الخياطة، فخصص لها زاوية آمنة وسهلة الوصول، مع ترك مساحة كافية للعمل.
6. قسم الأقمشة المُعالجة والمُتبقية
خصص منطقة لتخزين بقايا الأقمشة التي يمكن إعادة استخدامها، وقم بفرزها بناءً على النوع أو اللون لتسهيل الاستفادة منها.
7. استخدم حاجز أو رفوف عشان تفصل الأقسام
- لو عندك رفوف قديمة أو جديدة، نظم عليها الأشياء.
- لو مش عندك رفوف، ممكن تستخدم صناديق أو حتى لوح خشب بسيط تعمله حاجز بين الأقسام :
- ضع الرف الأول للأقمشة.
- الرف الثاني للمستلزمات الكبيرة زي الفوم والسحّابات.
- الرف الثالث للأشياء الصغيرة زي الزراير والدبابيس.
7. ضع علامات واضحة لكل قسم
1. بعد ما فصلت الأشياء، خد ورقة وقلم واكتب عليها اسم كل قسم.
- أقمشة
- مستلزمات التنجيد
- أدوات صغيرة
2. لو عندك طابعة، اطبع العلامات وحطها على كل رف أو قسم.
3. لو مش عندك طابعة، اكتبها بخط واضح على ورقة وثبّتها باستخدام شريط لاصق.
8. اجعل كل شيء في متناول يدك
- الأشياء اللي بتستخدمها كتير (زي الأقمشة الشائعة أو الخيوط) ضعها في مكان قريب منك.
- الأشياء اللي بتستخدمها نادراً (زي الأقمشة النادرة أو الأدوات اللي مش بتستخدمها يومياً) ضعها في مكان أعلى أو أبعد.
ثانيا افصل الأقمشة حسب النوع واللون
بعد ما خلصت تقسيم المخزن ووضعت الأقمشة في القسم الخاص بيها (زي ما شرحنا في الخطوة الأولى)، دلوقتي دورك تفصل الأقمشة اللي عندك بشكل أدق.
1. رتب الأقمشة حسب النوع
1. خد كل نوع من الأقمشة وضعه مع بعضه.
– الأقمشة القطنية.
– الأقمشة الحريرية.
– الأقمشة الجلدية أو الجلد الصناعي.
2. لو عندك أنواع كتيرة من الأقمشة، استخدم الرفوف أو الصناديق عشان تفصلهم.
2. نظم الأقمشة حسب اللون
بعد ما فصلت الأقمشة حسب النوع، خلي الألوان مرتبة.
- الأقمشة القطنية البيضاء: ضعهم فوق بعض في ركن واحد.
- الأقمشة القطنية الزرقاء: ضعهم فوق بعض في ركن تاني.
- نفس الكلام ينطبق على الحرير والجلد.
3. استخدم نظام التكدس العمودي
- خلي الأقمشة مرتبة بشكل عمودي (واحد فوق الآخر) مش أفقي.
يعني لو عندك قماش قطني أبيض طوله 10 متر، لفه بطريقة مرتبة وخليه في مكانه.
- لو عندك كمية كبيرة من نفس النوع واللون، ضع القطع فوق بعض بشكل مرتب.
4. ضع ملصقات للأقمشة
بعد ما رتبت الأقمشة، ضع ملصقات بجانب كل مجموعة.
- قطني أبيض
- حريري أحمر
- جلدي أسود
الملصقات دي هتساعدك تلاقي أي قماش بسرعة بدون ما تضطر تقلب في كل الأقمشة.
5. استخدم أدوات تخزين مناسبة
- لو عندك أقمشة بتستخدمها كتير، ضعها في أماكن سهل الوصول ليها.
- الأقمشة اللي بتستخدمها نادراً، ضعها في أماكن أعلى أو أبعد.
- لو عندك أقمشة ثقيلة زي الجلد، ضعها على الأرض أو على رفوف متينة.
6. جرب النظام الجديد وعدل عليه
بعد ما خلصت التنظيم، جرب تجيب أي قماش من المخزن. لو لقيت نفسك بتروح للمكان الصح وبتجيب القماش بسرعة، يبقى النظام صح. لو لقيت إن فيه مشكلة أو صعوبة، راجع التنظيم وعدل عليه.
مثال
تخيل إن عندك رف كبير مخصص للأقمشة.
-
- الرف الأول:
ضع الأقمشة القطنية:
-
-
-
- القطن الأبيض في أول صف.
- القطن الأزرق في الصف الثاني.
- القطن الأخضر في الصف الثالث.
-
- الرف الثاني:
-
ضع الأقمشة الحريرية بنفس الطريقة:
-
-
-
- الحرير الأحمر في أول صف.
- الحرير الذهبي في الصف الثاني.
-
- الرف الثالث:
-
ضع الأقمشة الجلدية:
-
-
-
- الجلد الأسود في أول صف.
- الجلد البني في الصف الثاني.
-
-
2. فعل نظام الـ الأول دخل أول خرج
النظام ده بيسمى FIFO (First In, First Out) ومعناه إن البضاعة اللي دخلت المخزن الأول هي اللي تخرج الأول. الفكرة هنا إنك تتجنب تلف أو انتهاء صلاحية المواد (خاصة لو عندك أقمشة أو مستلزمات حساسة).
1. رتب الأشياء من الأمام للخلف
- لما تجيب شحنة جديدة من الأقمشة أو المستلزمات، ضعها في الخلف.
- الأشياء اللي موجودة من فترة طويلة (أي اللي دخلت الأول)، ضعها في الأمام عشان تستخدمها أول.
- لو عندك قماش قطني أبيض جديد، ضعه خلف القطن الأبيض القديم.
- نفس الكلام ينطبق على السحّابات أو الفوم.
2. استخدم الرفوف بطريقة ذكية
- لو عندك رفوف، اجعل الأشياء اللي دخلت أول تكون في الصف الأمامي.
- الأشياء الجديدة ضعها في الصف الخلفي.
- كده لما تيجي تجيب أي حاجة، هتجيب الحاجة اللي دخلت أول.
3. ضع تاريخ الشراء على كل شيء
- عشان تطبق النظام ده كويس، اكتب تاريخ الشراء على كل شيء جديد بتدخله المخزن.
مثال
لو جبت قماش جديد، اكتب عليه: تاريخ الشراء: 1/10/2023.
- لو مش عندك مكان تكتب فيه التاريخ، استخدم ملصقات صغيرة وتكتب عليها.
4. راجع المخزون بشكل دوري
- كل فترة (زي مرة في الشهر)، افتح المخزن وراجع الأشياء اللي موجودة.
- لو لقيت حاجات قديمة جدًا ومش بتستخدمها، حاول تستعملها أو تتخلص منها (إذا كانت تالفة)
3. استخدام برنامج أو دفتر لتسجيل المخزون
تقدر تسجل المخزون إما في دفتر ورقي أو برنامج إلكتروني (زي Excel). كلاهما فعال، لكن البرنامج الإلكتروني بيكون أسهل لو عندك كمية كبيرة من الأشياء.
1. لو اخترت الدفتر الورقي
اكتب فيه جدول بسيط يشمل:
- اسم المادة.
- الكمية الموجودة.
- تاريخ الشراء.
- الكمية المستخدمة.
- الكمية المتبقية.
مثال على دفتر ورقي:
- كل مرة تجيب شحنة جديدة أو تستعمل شيء، تكتب التغيير في الجدول.
مثلاً: لو استخدمت 5 متر من القماش القطني، خليها في خانة الكمية المستخدمة، وبعدين احسب الكمية المتبقية.
2. شيت الاكسيل
لو عندك موبايل أو كمبيوتر، ممكن تستخدم Excel أو أي برنامج مشابه. البرنامج ده هيسمحلك تعمل نفس الجدول اللي فوق، لكن بطريقة أسرع وأكتر تنظيمًا.
مثال على Excel:
كيفية استخدام Excel:
-
- افتح صفحة جديدة في Excel.
- اكتب العناوين زي ما موجودة في الجدول.
- ابدأ تضيف البيانات بتاعتك.
3.استخدام برنامج Dexef لإدارة مخازن الأقمشة
1. إيه هو برنامج Dexef؟
- Dexef هو برنامج محاسبة وإدارة مخازن مصمم عشان يساعد التجار وأصحاب المحلات يتابعوا بضاعتهم بشكل دقيق.
- البرنامج ده بيسمح لك تدير المخزون، المشتريات، المبيعات، وكل العمليات اللي بتخص محل الأقمشة أو التنجيد.
2. إزاي Dexef يساعدك في إدارة مخازن الأقمشة؟
(أ) تسجيل الأصناف (الأقمشة والمستلزمات)
البرنامج يتيحلك تسجل كل الأصناف اللي عندك في المخزن:
- الأقمشة (قطني، حريري، جلد صناعي…).
- مستلزمات التنجيد (فوم، سحّابات، خيوط…).
- الأدوات الصغيرة (زراير، دبابيس، مقص…).
لكل صنف تقدر تضيف:
- الاسم.
- الكمية.
- السعر.
- الوحدة (متر، قطعة…).
- حتى صورة للقماش لو عايز تتذكر شكله.
(ب) تتبع المخزون أونلاين
- البرنامج بيخليك تتابع المخزون بشكل لحظي:
كل مرة تجيب شحنة جديدة، تضيفها في البرنامج.
كل مرة تبيع أو تستعمل شيء، البرنامج ينقص الكمية تلقائيًا.
- كده مش هتحتاج تكتب في دفتر أو تعمل حسابات يدوية. البرنامج بيظبط كل حاجة ليك.
(ج) تنبيهات عند نقص المخزون
- البرنامج بيخليك تحدد حد أدنى لكل صنف (كمية معينة لما توصل ليها ينبهك إنك تحتاج تجيب جديد).
مثلاً: لو الكمية المتبقية من القماش القطني الأبيض وصلت 10 متر، البرنامج يبعتلك تنبيه إنك تحتاج تجيب شحنة جديدة.
- كده مش هتفاجأ إن عندك نقص في أي صنف.
(د) إدارة المشتريات
- البرنامج بيسمحلك تسجل كل المشتريات اللي بتجيبها للمحل:
اسم المورد.
تاريخ الشراء.
الكميات والأسعار.
- كده تقدر ترجع تشوف أي شحنة قديمة أو تتواصل مع الموردين بسهولة.
(هـ) تقارير دقيقة
- البرنامج بيوفرلك تقارير شاملة عن المخزون:
الأصناف اللي موجودة.
الأصناف اللي انتهت أو قريبة من النفاد.
الأرباح والخسائر.
حتى تقارير عن أكثر الأقمشة أو المستلزمات اللي بتنفد سريعًا.
- التقارير دي هتساعدك تفهم السوق وتعرف ايه اللي محتاج تركيز.
(و) نظام صلاحيات
- لو عندك عاملين أو موظفين، البرنامج بيخليك تحدد لكل شخص صلاحيات معينة:
مين اللي يقدر يضيف أو ينقص من المخزون.
مين اللي يقدر يسجل المشتريات أو المبيعات.
- كده تضمن إن كل حاجة مضبوطة ومفيش أي خطأ أو تلاعب.
(ز) سهولة الاستخدام
- البرنامج سهل الاستخدام ومصمم عشان يكون ملائم لأصحاب المحلات الصغيرة والكبيرة.
- فيه واجهة بسيطة وواضحة، ولو عندك أي مشكلة، الشركة بتقدم دعم فني.