إدارة مخزون قطع الغيار عالية الجودة ضرورية لنجاح أي مصنع أو فريق صيانة، ففي النهاية، قلة السيطرة والتخطيط لقطع الغيار يمكن أن تؤدي إلى تخزين غير فعال للمخزون ونقص في القطع عندما تحتاج إليها بشكل ملح، وهذا يتسبب في توقف غير مخطط له وتكاليف غير متوقعة، لذلك، من أجل نجاح عملك بشكل عام، من المصلحة المثلى لك أن تستثمر في إدارة مخزون قطع الغيار المحسّنة، وهذه هي النصائح التسع لإدارة مخزون قطع الغيار:
1.اختر طريقة لتسمية المكونات الحيوية
الخطوة الأولى لإدارة مخزون قطع الغيار الخاص بك هي تسمية كل مكون بوضوح حتى لا يكون هناك أي شك فيما يتعلق بكل قطعة، هذا مهم بشكل خاص للمكونات الحيوية – أي قطع الغيار المخصصة للآلات الحرجة لعمليات الأعمال، هناك طريقتان شائعتان لتصنيف وتسمية المخزون:
- تحليل ABC ” التحليل الثلاثي للمخزون “.
تحليل ABC هو تصنيف المواد حسب الأهمية النسبية وعلى أساس نسبة قيمـة الـصنف فـي الاستخدام (القليل المؤثر، الكثير ضعيف التأثير).
- وتحليل XYZ”طريقة تقييم استقرار بعض الأشياء او العمليات”.
تحليل XYZ فيعتمد على هيكل الاسـتخدام، حيث تصنف المواد فيه حسب تذبذب الاحتياج، مستقر، متذبذب، عشوائي
إن تحليل ABC ,XYZ من الأساليب الجديدة للتوصل إلى أداء أفضل باعتماده بشكل خاص على مفاهيم علمية متطورة في اختـصاص إدارة المواد ويستخدم للاسترشاد به لإجراء بحوث الشراء، عقود الشراء، حجم الاستثمار في المخـزون، تقديرات التكلفة، الرقابة على الجودة… وغيرها.
وتستخدم لحساب كميات وقيم مواد للأصناف ABC وتصنفت المواد حسب تذبذب الاحتياج باسـتخدام معامل التذبذب للتوصل إلى دقة التنبؤ واستخدام التداخل بين التحليلين، لأغراض تصنيف وتسجيل المواد وتثبيت تنظيم عقود الشراء.
إن استخدام التداخل بين تحليل ABC ,XYZ سوف يكتب لها النجاح في المستقبل أكثر من اليوم وعندها ستكون هدفاً بل طريقة مختلفة في بناء اتخاذ القـرار فـي الواقـع
العملي.
وفقًا لجمعية المحاسبين المحترفين الدولية المعتمدين (AICPA)، يُعد تحليل ABC “نهجًا لتصنيف المخزون استنادًا إلى قيمة استهلاك العناصر”، حيث تكون قيمة الاستهلاك “القيمة الإجمالية للعنصر المستهلك خلال فترة زمنية محددة”، مثال على ذلك:
تتمتع الأجزاء A بأعلى قيمة استهلاك، وتتمتع الأجزاء B بقيمة استهلاك متوسطة، وتتمتع الأجزاء C بأدنى قيمة استهلاك، يتماشى تحليل ABC مع مبدأ باريتو، أو قاعدة 80/20، حيث تأتي 80٪ من النتائج من 20٪ من الأسباب، نتيجة لذلك، تشتمل الأجزاء A على النسبة الأكبر من الأجزاء المستخدمة ولكن النسبة الأقل من مخزون المخزون، في حين تشتمل الأجزاء C على النسبة الأصغر من الأجزاء المستخدمة ولكن النسبة الأعلى من مخزون المخزون.
مرة أخرى، وفقًا للAICPA، يتم استخدام تحليل XYZ “لتصنيف عناصر المخزون وفقًا لتباين الطلب عليها”، تقدم الأجزاء X تباينًا ضئيلاً ويمكن التنبؤ بها بشكل موثوق، في حين تقدم الأجزاء Y بعض التباين، ولكن تباينها لا يزال قابلًا للتنبؤ بشكل نسبي، وتقدم الأجزاء Z أعلى درجة من التباين وصعوبة في التنبؤ بها، مثل تحليل ABC، يتبع تحليل XYZ أيضًا مبدأ باريتو، حيث تشكل الأجزاء X النسبة الأكبر من قيمة المخزون، ولكن النسبة الأقل من مخزون المخزون، في حين تشكل الأجزاء Z القلة من قيمة المخزون ولكن النسبة الأكبر من مخزون المخزون
2.توازن حجم المخزون مع الرسوم البيانية
واحدة من أهم ممارسات إدارة مخزون قطع الغيار الأفضل هي الحفاظ على حجم المخزون متوازنًا، ولكن هذا غالبًا ما يكون أسهل قولًا من فعله، تنفيذ تحليلات ABC وXYZ لتصنيف مخزون قطع الغيار هو بداية، ووالرسوم البيانية تساعدك في وضع سياق كامل لكيفية استنفاد وتجديد مخزونك على مر الزمن.
يجب أن يمثل المحور الصادي في الرسم البياني مستوى المخزون، بينما يجب أن يمثل المحور السينى الوقت، يجب أن تمثل الخطوط التي تشكل “الأسنان المنشارية” الانخفاض المستمر للمخزون مع مرور الوقت، يمثل كل قمة أقصى مستوى للمخزون، ويمثل المسافة بين كل قمة الوقت بين الشحنات، والمعروفة أيضًا بالوقت الدوري، يجب أن تمثل العلامات الإضافية داخل الرسم البياني المنشاري نقطة إعادة الطلب ووقت الرصد.
لكي يكون الرسم البيانى المنشارى الخاص بك يمثل انعكاسًا دقيقًا لحجم مخزون قطع الغيار الخاص بك، يجب عليك أولاً تحديد مستويات الحد الأدنى والحد الأقصى لكل قطعة غيار.
3.حافظ على تحديث قائمة المواد الخاصة بك
قائمة المواد الخاصة بك (BOM) هي الصيغة الفائزة لتصنيع منتج نهائي إذ تتفوق بمراحل على منافستها، وبالتالي، ومن الضروري أن تحافظ على قائمة المواد الخاصة بك محدثة لمنع حدوث عدم دقة المخزون ونقص قطع الغيار.
وللتخطيط الأفضل للصيانة الوقائية أو الخدمة، قم بمراجعة قائمة المواد الخاصة بك بشكل منتظم أو شبه منتظم لإضافة أو إزالة الأجزاء حسب الحاجة إليها
4.احسب الكمية الاقتصادية المثلى للطلب
وفقًا لـ Investopedia، الكمية الاقتصادية للطلب (EOQ) “هي الكمية المثلى التي يجب على الشركة شراؤها للمخزون بناءً على تكلفة الإنتاج المحددة ومعدل الطلب ومتغيرات أخرى”، و “يتم ذلك لتقليل تكاليف تحميل المخزون وتكاليف الطلب”.
يمكنك استخدام EOQ لتحديد الكمية من قطع الغيار التي تحتاج إلى طلبها بناءً على الطلب السنوي باستخدام الصيغة التالية
5.وضع عملية ترتيب عمل موحدة
قد يقوم المصنعون في بعض الأحيان بتخزين قطع الغيار الزائدة في قسم قليل الاستخدام في مستودعهم دون الاهتمام بوضع علامات عليها في نظام التحكم في المخزون الخاص بالشركة، وفي أحيان أخرى، قد ينسى الموظفون تقديم طلب عمل رسمي قبل إزالة عنصر من المخزون لإصلاح أو صيانة المعدات، وتؤدي مثل هذه الإهمالات إلى عدم دقة سجلات مخزون قطع الغيار الخاصة بك، مما قد يتسبب في مشاكل في وقت لاحق.
لذا، من المهم تنفيذ – وفرض – عملية طلب العمل القياسية للحصول على دقة أكبر.
هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعل عملية الترتيب الخاصة بك أكثر كفاءة:
- مساءلة الموظفين عن اتباع الإجراءات القياسية.
- تحديد عواقب عدم تقديم طلب عمل رسمي.
- إدخال أنظمة آلية لتقليل الأعمال الورقية اليدوية.
- تبسيط العملية في أقصى حد ممكن.
- الاستثمار في تدريب الموظفين على مستوى عالي.
6.ركز على التحكم في المخزون أثناء تدريب الموظفين
لا يمكنك أن تتوقع بشكل معقول أن يتبع موظفوك جميع العمليات والإجراءات المتعلقة بإدارة مخزون قطع الغيار بالضبط إذا لم يتم تدريبهم بشكل كاف للقيام بذلك، ومن المهم أن تستثمر في تدريب شامل وتقييمي في إدارة المخزون لأي موظف – في أي مستوى من المستويات التجارية – الذي يتعامل مع قطع الغيار، من الدورات عبر الإنترنت إلى الندوات، هناك العديد من برامج التدريب للاختيار من بينها؛ ومن الصالح لمصلحتك اختيار برنامج يغطي كل من العمليات والإجراءات القياسية، وكذلك أي تكنولوجيا يمكن أن تستخدمها شركتك لتحسين إدارة مخزون قطع الغيار.
7.إجراء جرد دورى على أساس منتظم
أحد أفضل الطرق لضمان دقة المخزون داخل مستودعك هو إجراء جرد دورى (تدقيقات لمجموعات منتجات محددة) طوال العام، يعتبر الجرد الدورى أكثر ملاءمة من مجموع المخزون الكلي لأنها لا تتداخل مع العمليات التجارية العادية، مما يعني أنه يمكن إجراؤها بشكل أكثر تكرارًا.
من أجل ضمان نجاح الجرد الدورى، حدد المعايير التالية:
- أي مجموعة من مخزون قطع الغيار تحتاج إلى جرد دورى حسب الأولوية؟
- كم عدد العناصر المختلفة التي تحتاج إلى جرد دورى لها؟
- من سيكون مسؤولاً عن الجرد الدورى؟
- كم عدد الأشخاص الذين سيكونون مسؤولين عن الجرد الدورى؟
- كم مرة تحتاج إلى إجراء جرد دورى لمجموعة المخزون المعنية؟
8.اجعل قطع الغيار سهل الوصول اليها
اجعل من السهل على موظفيك تقديم طلبات العمل وسحب قطع الغيار من رفوف المستودع عن طريق تخزين قطع الغيار في مخزن مركزي، بفهم واضح لمكان كل شيء داخل مستودعك، يمكنك ضمان دقة المخزون العامة.
9.استثمر في نظام إدارة صيانة حاسوبي ذو جودة عالية
يمكن لنظام إدارة صيانة حاسوبي (Dexef) أن يسهل تنفيذ بعض أفضل الممارسات في إدارة مخزون قطع الغيار المذكورة أعلاه، بالإضافة إلى تحليل قطع الغيار وتحسين نقاط إعادة الطلب، وأكثر من ذلك، التحدي الحقيقي، ومع ذلك، هو العثور على نظام إدارة صيانة حاسوبي يمكنه القيام بكل هذه المهام.
Dexef هو نظام إدارة صيانة حاسوبي مصمم لتحقيق مستويات مثلى للمخزون من أجل تقليل زيادة ونقصان قطع الغيار، يوسع توقعاتك بعرض ببيانات وتحليلات متقدمة ويستخدم تخطيط موارد المؤسسة وتعلم الآلة الذكي والإنترنت من الأشياء لتوفير توقعات دقيقة لمخزون قطع الغيار والطلبات.
مع مميزات برنامج قطع الغيار، يمكنك:
- تحسين وقت دوران مخزون قطع الغيار.
- تقليل عدم الدقة في المخزون ونقصان الكميات.
- التخلص من تأخيرات الخدمة بسبب عدم توفر العناصر في المخزون.
- تقليل تكاليف المخزون.
- زيادة رضا العملاء على الخدمة ومعدلات الإصلاح في المرة الأولى.
وأكثر من ذلك
يدعم توقعات قطع الغيار، من خلال اختيار توقعات قطع الغيار كنظام إدارة صيانة حاسوبي، ستحصل على دعم قيم من فريق Dexef، الذي يتمتع بعقود من الخبرة في صناعة البرمجيات.
