هذه المقالة تساعدك في تخطيط شجرة الحسابات لشركتك عندما تتضمن الشركات أو المؤسسات بمتطلبات محلية محددة. شجرة الحسابات هي أداة هامة لإدارة وتنظيم الحسابات المالية، وتتضمن قائمة بجميع الحسابات الرئيسية والفرعية اللازمة لتسجيل وتتبع المعاملات المالية.

المصطلحات المستخدمة في شجرة الحسابات

فيما يلي المصطلحات الأساسية المستخدمة في شجرة الحسابات:

• الموحدة (Global): شجرة الحسابات التي تُستخدم لتوحيد التقارير المالية عبر جميع الفروع والشركات أو المؤسسات التابعة للشركة. يهدف هذا النوع من شجرة الحسابات إلى توفير اتساق وسهولة في إعداد التقارير المالية الموحدة على مستوى الشركة ككل.
• المحلية (Local): شجرة الحسابات التي تُستخدم من قبل الشركات أو المؤسسات في بلد أو منطقة معينة لتلبية المتطلبات المحلية الخاصة بالقوانين والمعايير المحاسبية. هذا النوع من شجرة الحسابات يضمن التوافق مع اللوائح المحلية والممارسات المحاسبية، مما يساعد الشركات أو المؤسسات على الامتثال للمتطلبات المحلية والحصول على تقارير مالية دقيقة تتناسب مع احتياجات السوق المحلي.
• المشتركة (Shared): شجرة الحسابات التي يمكن استخدامها من قبل أكثر من شركة أو مؤسسة. يمكن أن تكون شجرة الحسابات الموحدة والمحلية مشتركة، مما يسهل مشاركة الحسابات بين الشركات أو المؤسسات المختلفة داخل الشركة. يتيح هذا النهج تحقيق كفاءة أكبر في إدارة الحسابات وتقليل الحاجة إلى تكرار الحسابات عبر الشركات أو المؤسسات المختلفة.

أهمية التخطيط لشجرة الحسابات

التخطيط الجيد لشجرة الحسابات يعتبر خطوة أساسية لضمان النجاح المالي لأي شركة. تشمل فوائد التخطيط الجيد ما يلي:

• توحيد البيانات المالية: يساهم في توفير رؤية شاملة ودقيقة للبيانات المالية على مستوى الشركة.
• تسهيل إعداد التقارير المالية: يجعل من السهل إعداد التقارير المالية وتقديمها إلى الجهات الرقابية والمساهمين.
• تحسين الحوكمة والسيطرة: يساعد في تحسين الحوكمة والسيطرة على العمليات المالية.
• تعزيز الكفاءة التشغيلية: يساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال تسهيل عملية إدارة الحسابات.

إنشاء ومشاركة شجرة الحسابات

يمكنك إنشاء ومشاركة عدة أشجار حسابات داخل الشركة. يمكن استخدام شجرة الحسابات المشتركة من قبل أكثر من شركة أو مؤسسة، ولكن يمكن تعيين شجرة حسابات واحدة فقط لكل شركة أو مؤسسة. يتم تعريف شجرة الحسابات التي تستخدمها شركة أو مؤسسة في صفحة دفتر الأستاذ (Ledger).

خطوات إنشاء شجرة الحسابات

لإنشاء شجرة الحسابات بشكل فعال، يجب اتباع الخطوات التالية:

1. تحليل الاحتياجات المالية: تحديد جميع الحسابات المالية التي تحتاجها الشركة لتتبع جميع المعاملات المالية.
2. تصميم هيكل شجرة الحسابات: تحديد الحسابات الرئيسية والفرعية وتنظيمها بطريقة تسهل إدارتها.
3. تعيين الحسابات لكل شركة أو مؤسسة: تحديد شجرة الحسابات المناسبة لكل شركة أو مؤسسة داخل الشركة.
4. مراجعة وتحديث شجرة الحسابات بانتظام: مراجعة وتحديث شجرة الحسابات بانتظام لضمان توافقها مع المتطلبات المالية المتغيرة للشركة.

فوائد شجرة الحسابات الموحدة

 

يفضل معظم الشركات شجرة حسابات موحدة، لأنها الأسهل في التنفيذ وتوفر الفوائد التالية:

• الحوكمة والسيطرة (Governance and Control): تسهيل الإشراف والمراقبة على العمليات المالية، مما يساهم في تحقيق الشفافية والمصداقية في التقارير المالية.
• الصيانة (Maintenance): تسهيل عمليات الصيانة والتحديث لشجرة الحسابات، مما يقلل من الجهد المبذول في إدارة الحسابات ويضمن دقة البيانات المالية.
• التقارير (Reporting): تبسيط إعداد التقارير المالية، مما يسهل تقديم تقارير دقيقة وشاملة للمساهمين والجهات الرقابية.

متطلبات شجرة الحسابات المحلية

بعض الشركات أو المؤسسات تتطلب شجرة حسابات محلية للأسباب التالية:

• متطلبات قانونية محلية (Local Statutory Requirements): تلبية القوانين المحلية والمتطلبات التنظيمية التي تفرضها الجهات الرقابية في البلد أو المنطقة.
• متطلبات معايير المحاسبة المحلية (Local Accounting Standards): الامتثال للمعايير المحاسبية المحلية التي تحدد كيفية تسجيل المعاملات المالية وإعداد التقارير المالية.
• متطلبات صناعية (Industry Requirements): تلبية المتطلبات الخاصة بالصناعة التي تعمل فيها الشركة، والتي قد تتطلب تسجيل وتقرير أنواع معينة من المعاملات المالية.
• متطلبات الشركة للتقارير والتحليل (Company-Specific Reporting and Analysis Requirements): توفير تقارير وتحليلات تتناسب مع احتياجات الشركة وأهدافها الاستراتيجية.

خيارات تنفيذ شجرة الحسابات المحلية

يمكن تنفيذ شجرة الحسابات المحلية بطريقتين رئيسيتين:

1. تعيين شجرة حسابات موحدة وتحديد وسائل أخرى لتلبية المتطلبات المحلية: في هذا النهج، يتم تعيين شجرة حسابات موحدة للشركة أو المؤسسة واستخدام وسائل أخرى لتلبية المتطلبات المحلية مثل إضافة الأبعاد المالية أو إنشاء حسابات رئيسية محلية داخل شجرة الحسابات الموحدة.
2. تعيين شجرة حسابات محلية للشركة أو المؤسسة وتحديد العلاقات مع شجرة الحسابات الموحدة: في هذا النهج، يتم تعيين شجرة حسابات محلية للشركة أو المؤسسة وتحديد العلاقات والارتباطات مع شجرة الحسابات الموحدة لضمان التكامل والتوافق بينهما.

خيارات تلبية المتطلبات المحلية

إذا تم تعيين شجرة الحسابات الموحدة للشركة أو المؤسسة، تتوفر الخيارات التالية لتلبية المتطلبات المحلية:

• التجميع المحلي (Local Consolidation): يتضمن تجميع البيانات المالية المحلية وتحويلها إلى الشجرة الموحدة.
• استخدام بعد مالي لتتبع شجرة الحسابات المحلية (Use a Financial Dimension to Track the Local Chart of Accounts): إضافة بعد مالي يمثل شجرة الحسابات المحلية.
• إنشاء حسابات رئيسية محلية في شجرة الحسابات الموحدة (Create Local Main Accounts in the Global Chart of Accounts): إضافة الحسابات الرئيسية المحلية إلى الشجرة الموحدة.
• استخدام التعيين الخارجي لشجرة الحسابات المحلية (Do External Mapping to the Local Chart of Accounts): استخدام أدوات خارجية لتعيين الحسابات المحلية بالشجرة الموحدة.

التجميع المحلي

إعداد التجميع لشجرة الحسابات المحلية

لإعداد التجميع المحلي، اتبع الخطوات التالية:

1. إنشاء شجرة حسابات موحدة تشمل جميع الحسابات الرئيسية المطلوبة.
2. تعيين شجرة الحسابات الموحدة في كل شركة أو مؤسسة في صفحة دفتر الأستاذ.
3. إنشاء شركة منفصلة للتجميع لكل توطين مطلوب.
4. تنفيذ عملية التجميع لنقل القيم من الشركة أو المؤسسة التي تستخدم شجرة الحسابات الموحدة إلى شركة التجميع التي تستخدم شجرة الحسابات المحلية.

المزايا

• توفير طريقة متسقة للعمل عبر الشركة.
• يتم تنفيذ ترجمة واحدة للوضع المحلي، مما يقلل من الأخطاء ويحسن دقة التقارير.

العيوب

• يتطلب إنشاء شركة تجميع إضافية.
• يجب إكمال عملية التجميع الإضافية.
• يمكن إعداد التقارير على شجرة الحسابات المحلية فقط بعد إكمال عملية التجميع، مما قد يؤدي إلى تأخير في إعداد التقارير المالية.

استخدام بعد مالي لتتبع شجرة الحسابات المحلية

إعداد بعد مالي لشجرة الحسابات المحلية

لإعداد بعد مالي لشجرة الحسابات المحلية، اتبع الخطوات التالية:

1. إنشاء شجرة حسابات موحدة تشمل جميع الحسابات الرئيسية المطلوبة.
2. تعيين شجرة الحسابات الموحدة في كل شركة أو مؤسسة في صفحة دفتر الأستاذ.
3. إنشاء بعد مالي يمثل شجرة الحسابات المحلية.

المزايا

• يوفر تقارير فورية وعرض للوضع المالي الموحد والمحلي في نفس الوقت.
• يساعد في تحسين دقة البيانات المالية وسهولة تتبع المعاملات المالية.

العيوب

• يمكن أن يصبح العمل مع القيم الطويلة للأبعاد المالية صعبًا ومعقدًا.
• يمكن أن تؤثر الأبعاد المالية المضافة على الأداء واستخدام النظام، مما يتطلب موارد إضافية لإدارة وصيانة هذه الأبعاد.

إنشاء حسابات رئيسية محلية في شجرة الحسابات الموحدة

إعداد الحسابات الرئيسية المحلية في شجرة الحسابات الموحدة

لإعداد الحسابات الرئيسية المحلية في شجرة الحسابات الموحدة، اتبع الخطوات التالية:

1. إنشاء شجرة حسابات واحدة تشمل الحسابات الرئيسية لكل من شجرة الحسابات الموحدة والمحلية.
2. تعيين شجرة الحسابات في كل شركة أو مؤسسة في صفحة دفتر الأستاذ.
3. إنشاء حسابات إجمالية في شجرة الحسابات لجمع الحسابات الرئيسية التي تمثل نفس الغرض.

المزايا

• يوفر عرضًا فوريًا للوضع المالي الموحد والمحلي في تقارير محددة.
• لا يتطلب إضافة جزء إضافي في حساب دفتر الأستاذ، مما يبسط الهيكل العام لشجرة الحسابات.

العيوب

• يتطلب صيانة إضافية وإدارة الحسابات.
• يتطلب إعداد التقارير المالية جهدًا يدويًا إضافيًا لضمان دقة التقارير.

استخدام التعيين الخارجي لشجرة الحسابات المحلية

إعداد التعيين الخارجي لشجرة الحسابات المحلية

لإعداد التعيين الخارجي لشجرة الحسابات المحلية، اتبع الخطوات التالية:

1. إنشاء شجرة حسابات موحدة تشمل جميع الحسابات الرئيسية المطلوبة.
2. تعيين شجرة الحسابات الموحدة في كل شركة أو مؤسسة في صفحة دفتر الأستاذ.
3. تنفيذ التعيين لشجرة الحسابات المحلية خارج النظام.

المزايا

• توفير طرق موحدة للعمل عبر الشركة.

العيوب

• لا تتوفر تقارير محلية من النظام.
• يمكن أن يكون هذا النهج عرضة للأخطاء عند إنشاء التقارير المالية، مما قد يؤثر على دقة التقارير المالية النهائية.

تعيين شجرة حسابات محلية للشركة أو المؤسسة

إذا قررت شركتك عدم استخدام شجرة حسابات موحدة عبر الشركات أو المؤسسات، يتم إنشاء شجرة حسابات منفصلة لكل شجرة حسابات محلية فريدة. ثم يتم ربط كل شركة أو مؤسسة بالشجرة المناسبة في صفحة دفتر الأستاذ. هذا النهج يمكن أن يكون مناسبًا للشركات التي تحتاج إلى تلبية متطلبات محلية صارمة ولا تستطيع استخدام شجرة حسابات موحدة بشكل كامل.